ORDEM INTERNA 2/02 - PROCED/SJ

A PROCURADORA DIRETORA DO DEPARTAMENTO DE PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES - PROCED , no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei e,

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar os fluxos de trabalho entre os Cartórios de PROCED-GAB, 1, 2, e 3 e a Divisão Administrativa e seus vários Setores;

CONSIDERANDO mais a necessidade de rapidez, eficiência e melhoria da qualidade dos trabalhos a serem desenvolvidos pelas Unidades supracitadas,

RESOLVE

I - QUANTO AO SETOR DE REPROGRAFIA:

I.1 - O Setor de Reprografia da Divisão Administrativa do Departamento de Procedimentos Disciplinares dará atendimento ao público interno e externo no horário das 09:00 às 17:00h diariamente. Atendimentos fora do horário estabelecido somente será possível em casos urgentes, devidamente justificados, com a autorização expressa do Diretor da Divisão.

I.2 - Uma vez deferida, pela Diretoria do Departamento, solicitação de cópias reprográficas, o Cartório responsável pelo processo encaminha-lo-á ao Setor de Reprografia, mediante carga em livro, devendo fazer constar que a paginação do feito foi devidamente conferida e que se encontra em ordem e/ou que, não se encontrando em ordem, foi devidamente corrigida pelo Cartório antes do envio. Se a correção não for possível, ainda assim constará da carga a irregularidade verificada.

I.3 - Feitas as cópias solicitadas, o Encarregado do Setor de Reprografia verificará se a paginação encontra-se correta, devolvendo o Processo à Unidade requisitante também mediante carga em livro em que fará constar que a paginação do feito foi devidamente conferida e que se encontra no estado em que foi recebido o processo.

I.4 - O Cartório fará a verificação da paginação antes de receber a carga enviada pelo Setor de Reprografia.

I.5 - Igual providência deverá ser adotada pelos Cartórios ao fazer a carga e receber devoluções de autos que são retirados para Tríduo Probatório ou Razões Finais por Defensores constituídos e ao enviar e receber Processos encaminhados à Defensoria Dativa.

I.6 - Recomenda-se que a Defensoria Dativa adote também a providência de conferir a paginação dos feitos ao recebê-los e por ocasião da devolução.

II - QUANTO À SEÇÃO TÉCNICA DE INFORMÁTICA:

II.1 - A Seção Técnica de Informática prestará atendimento permanente, das 09:00 às 17:00hs para atender eventuais emergências envolvendo os equipamentos de informática instalados neste Departamento.

II.2 - Ocorrendo emergência, o Setor de Informática será acionado pessoalmente devendo, posteriormente, ser encaminhado à Seção Técnica de Informática Memorando detalhando o ocorrido e avaliando o atendimento recebido.

II.3 - Não se tratando de emergência, deverá ser encaminhado à Seção Técnica de Informática memorando solicitando as providências necessárias e especificando qual é o equipamento que necessita de manutenção ou intervenção técnica.

II.4 - O acionamento da PRODAM para chamado técnico será feito exclusivamente pelo Assessor Técnico de Informática, mediante pedido escrito das Unidades, nos moldes preconizados no item II.3 da presente.

II.5 - O Assistente Técnico responsável pela Seção Técnica de Informática deverá encaminhar ao solicitante por escrito, em 48 horas, o resultado de suas diligências pessoais ou junto à PRODAM para solução dos pedidos que lhe forem encaminhados.

II.6 - A movimentação interna de equipamentos de informática só poderá ser feita com o acompanhamento de servidor da Seção Técnica de Informática a quem caberá desligar e religar os equipamentos e fazer, se necessário, a transferência de programas e arquivos.

II.7 - O Assistente Técnico responsável pela Seção Técnica de Informática fará, mensalmente, relatório das Atividades do Setor, acompanhado de cópias dos Memorandos de solicitação e de suas respostas, encaminhando-o à Diretoria da Divisão Administrativa que, fará seu encaminhamento à Diretoria do Departamento para análise.

II.8 - Ao final de 03 (três) meses, o Assistente Técnico responsável pela Seção Técnica de Informática fará um levantamento das emergências atendidas e das solicitações recebidas e organizará treinamento a fim de evitar a repetição das ocorrências verificadas no trimestre.

II.9 - Caberá à Seção Técnica de Informática a transmissão diária das laudas de publicação, originárias de PROCED-GAB, 1, 2, 3 e 4 à Imprensa Oficial. As laudas, cujo conteúdo é de inteira responsabilidade das Unidades, deverão ser entregues até as 15:00h, em disquete, ao plantão da Seção Técnica de Informática.

II.10 - Havendo urgência, devidamente justificada e, sempre mediante prévia autorização da Diretoria da Divisão Administrativa, o horário da entrega poderá ser estendido, quando for possível.

III - QUANTO AO SETOR DE PROTOCOLO:

III.1 - O Setor de Protocolo receberá carga dos Cartórios de PROCED-GAB, 1, 2 e 3 somente até as 11:00h (onze horas), devendo fazer a entrega de sua carga também até esse horário.

III.2 - Serão abertas exceções somente para as urgências devidamente justificadas pelas Chefias de Cartório, Chefias de Procuradoria ou Diretoria do Departamento.

III.3 - As Chefias de Procuradoria, dos Cartórios e os Presidentes de Comissões Processantes devem ficar cientes que o Setor de Protocolo NÃO PODE receber processos que venham com qualquer irregularidade formal, como falta de carimbo ou erro de junção, sob pena de responsabilidade funcional de seus servidores. Exceções podem ser abertas para urgências, devidamente justificadas por escrito, hipótese em que o processo irregular é recebido, consignando o Protocolo, dentro do Processo, as irregularidades encontradas.

III.4 - Aquele que requisitar qualquer processo deve, se houver urgência em seu recebimento, comunicar por escrito o fato ao Protocolo, que receberá o processo mesmo que não se encontre formalmente em ordem.

III.5 - É vedado ao Setor de Protocolo fazer o recebimento de qualquer documento relacionado a processos em tramitação, especialmente rol de testemunhas, petições, tríduos probatórios, razões finais e etc, exceto aqueles que forem encaminhados de Unidades externas. Caberá aos Cartórios fazer o recebimento.

IV - QUANTO AO SETOR DE INTIMAÇÕES:

IV.1 - Qualquer intimação deve ser encaminhada ao Setor de Intimação com no mínimo 20 (vinte) dias de antecedência da data da audiência, para que possa haver tempo hábil para o seu cumprimento, lembrando que o Setor depende dos Correios para cumprir sua função.

IV.2 - Os avisos de recebimento serão encaminhados, pelo Setor de Intimações aos Cartórios, para serem anexados aos respectivos autos, no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas a contar da data do retorno dos AR's ao Departamento.

IV.3 - Se houver urgência na intimação a ser realizada ou se houver necessidade de fazê-la pessoalmente, o fato deverá ser levado pelo Presidente da CPP à Diretoria da Divisão Administrativa verificando a possibilidade de cumprimento da diligência necessária, PREVIAMENTE ao encaminhamento da intimação ao Setor competente.

IV.4 - As Chefias de Procuradorias e de Cartórios, bem como os Presidentes de Comissões Processantes e a Coordenadoria do Setor de Diligências devem ficar cientes que os Ofícios encaminhados às Delegacias de Polícia da Capital são entregues todos no Distribuidor Geral - DECAP de onde são redistribuídos aos destinatários. Tratando-se de Ofício especial que deva ser entregue direta e pessoalmente no Distrito Policial, essa circunstância deverá ser explicitada em Memorando dirigido à Diretoria da Divisão Administrativa, anexo ao Ofício, para que não haja prejuízo ao processo ou às partes.

IV.5 - Os Ofícios deverão ser encaminhados ao Setor de Intimações com o endereçamento correto, a saber: nome completo do destinatário, endereço e CEP.

IV.6 - Quando houver necessidade de requisitar processos arquivados, os Cartórios de PROCED-GAB, 1, 2 e 3 deverão obedecer ao seguinte critério: primeiramente deve ser enviado por fax a DAF o memorando solicitando o desarquivamento. O sistema deverá ser consultado e, somente quando o processo já constar no sistema como desarquivado, é que o original do Memorando será encaminhado ao Setor de Intimações que providenciará então a retirada do Processo junto a DAF.

V - QUANTO AO SETOR DE PESSOAL:

V.1 - O horário de atendimento dos funcionários será das 10:00 às 16:00 horas, diariamente. As chefias imediatas deverão colaborar com o Setor de Pessoal liberando seus funcionários que tenham assuntos a resolver com o Setor dentro do horário de atendimento.

V.2 - Todo e qualquer pedido de férias, quinquênio, aposentadoria, etc, deverá ser requerido por escrito, através de formulários próprios.

V.3 - Os servidores deverão retirar seus Holleriths no Setor de Pessoal IMPRETERIVELMENTE até o quinto dia útil do mês.

V.4 - Os abonos e Certificados de participação dos servidores como membros de júri devem ser encaminhados ao Setor de Pessoal no primeiro dia útil subsequente à ocorrência para que sejam evitados transtornos relativos ao fechamento das FFI's, em prejuízo dos próprios funcionários.

VI - QUANTO ÀS PORTARIAS E AO USO DA GARAGEM:

VI.1 - Os Cartórios deverão encaminhar à Divisão Administrativa, toda sexta-feira, relação das audiências da semana subsequente.

VI.2 - As relações serão encaminhadas às Portarias para possibilitar a melhor identificação daqueles que adentram o prédio e propiciar um melhor direcionamento das pessoas que procuram o Departamento.

VI.3 - Caberá ao funcionário que estiver de plantão na Portaria do edifício identificar as pessoas que ali se apresentam, preenchendo o controle de presença, que deverá ser assinado e carimbado pelo funcionário que fizer o atendimento. A exibição de crachá de funcionário NÃO DISPENSA o preenchimento do controle de presença.

VI.4 - A Portaria do prédio será fechada às 18:30h devendo, após esse horário, ser utilizada a Portaria da Garagem.

VI.5 - Após as 18:30h não será permitido o ingresso de pessoas estranhas no prédio sem prévio aviso à Divisão Administrativa.

VI.6 - O funcionário que estiver aguardando uma visita ou um familiar deverá comunicar o fato à Divisão Administrativa para possibilitar o ingresso da pessoa aguardada.

VI.7 - O funcionário que estiver de plantão na Portaria da Garagem após as 18:30h, deverá solicitar à pessoa que apresente sua identificação, consultando o funcionário procurado para permitir seu ingresso no prédio, somente se for autorizado.

VI.8 - Os funcionários que fazem uso da garagem deverão manter seus cadastros rigorosamente atualizados, identificando os veículos de que fazem uso e seus ramais para quaisquer contatos que se fizerem necessários. É IMPRESCINDÍVEL QUE O CRACHÁ DE IDENTIFICAÇÃO SEJA DEIXADO NO VEÍCULO EM LOCAL VISÍVEL.

VI.9 - Fica TERMINANTEMENTE PROIBIDO o fechamento das vagas triplas do quarto subsolo. Aqueles que chegarem primeiro DEVEM , sob pena de responsabilidade funcional, estacionar seus veículos NAS VAGAS DO FUNDO , possibilitando o melhor uso do estacionamento. Todos devem ter consciência que a garagem é um espaço comunitário, de uso geral e que o respeito ao direito alheio é regra básica da boa convivência.

VI.10 - Os funcionários que fazem plantão na Portaria da Garagem NÃO ESTÃO AUTORIZADOS a manobrar veículos, nem a guardar as chaves dos mesmos devendo, cada usuário, fazer pessoalmente a remoção de seu carro quando for necessário.

VII - QUANTO AO ALMOXARIFADO:

VII.1 - As requisições de material deverão ser feitas até as 16:00h de quinta-feira, mediante acesso ao sistema SUPRI, via terminal, pelos servidores autorizados.

VII.2 - A entrega do material será feita no período compreendido entre as 11:00 e as 15:00h, às segundas e terças-feiras da semana posterior à da requisição.

VII.3 - Nenhum material será entregue sem a devida requisição.

VII.4 - Cabe ao Encarregado do Almoxarifado examinar as requisições de material adequando-as às efetivas necessidades, levando-se em conta o número de servidores e o volume de serviço da Unidade requisitante.

VII.5 - As requisições feitas após a data estipulada no item VII.1 serão atendidas automaticamente na semana subsequente, exceto se houver comprovada urgência, devidamente justificada.

VIII - QUANTO AO CADASTRAMENTO DE SENHAS DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS:

VIII.1 - Somente deverão solicitar o cadastramento de senha para operação do sistema SIMPROC aqueles servidores que EFETIVAMENTE vão utilizá-las. A solicitação deverá ser feita por escrito ao submestre do sistema, pela chefia do servidor, delimitando seu grau de atuação.

VIII.2 - Aqueles servidores que têm senhas cadastradas deverão acessar o sistema PELO MENOS UMA VEZ POR SEMANA , evitando dessa forma que a senha cadastrada perca a validade.

VIII.3 - Ao sair em gozo de férias, deverá o servidor COM NO MÍNIMO UMA SEMANA DE ANTECEDÊNCIA , comunicar POR ESCRITO o fato ao submestre do sistema evitando, desta forma, o cancelamento automático de sua senha.

VIII.4 - Se ainda assim a senha cadastrada perder a validade, deverá seu titular solicitar, POR ESCRITO , a reinicialização justificando os motivos que levaram à perda de validade de sua senha.

VIII.5 - Fica terminantemente vedada a utilização da senha de um funcionário por outro, mesmo que seja da mesma Unidade. Aqueles que o fizerem estarão sujeitos às medidas disciplinares cabíveis.

VIII.6 - Na ausência do submestre do sistema as requisições referentes ao cadastramento de senhas deverão ser encaminhadas ao Assistente Técnico de Informática que tomará as medidas cabíveis para o devido atendimento.

IX - DISPOSIÇÕES GERAIS:

IX.1 - As Comissões Processantes Permanentes que tiverem necessidade de utilizar veículos ou equipamentos para audiências ou diligências fora do Departamento, deverão requisitá-los, por escrito, à Divisão Administrativa com, NO MÍNIMO , 05 (cinco) dias de antecedência, para possibilitar a melhor programação das atividades e a racionalização do uso do equipamento disponível. Deverá ser obedecida a mesma forma e prazo para o uso dos equipamentos de reprodução de fitas de áudio e vídeo.

IX.2 - Os servidores que necessitarem, por motivo de serviço, realizar ligações telefônicas interurbanas ou para celulares, poderão fazê-lo mediante pedido escrito à Chefia Imediata, em que deverá ser especificado o número do Processo e o do telefone a que se refere a ligação. Quanto às ligações particulares, deverão ser criteriosamente anotadas para possibilitar posteriormente o devido ressarcimento aos cofres municipais.

IX.3 - Os servidores que estiverem inscritos em cursos a ser ministrados pela PRODAM e que não tenham possibilidade de comparecer a ele deverão manifestar sua desistência com PELO MENOS 72 (setenta e duas) horas de antecedência, possibilitando, desta forma, que seja feita uma nova inscrição, evitando o desperdício de recursos pela PMSP.

X - Revogam-se as disposições anteriores, especialmente a Ordem Interna nº 04/2001-PROCED-GAB e os Memorandos Circulares nºs 439/2001-PROCED-GAB e 01/2001-PROCED-4.

XI - CUMPRA-SE.