INSTRUÇÃO NORMATIVA SECRETARIA MUNICIPAL DE GESTÃO – SEGES Nº 2 DE 10 DE DEZEMBRO DE 2025.

Dispõe sobre a implantação e operacionalização do serviço de suprimento e fornecimento de material de consumo, por meio do Almoxarifado Virtual Municipal – AVM, destinado aos órgãos da Administração Direta da Prefeitura do Município de São Paulo - PMSP, e dá outras providências.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE GESTÃO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 8º da Lei 16.974, de 23 de agosto de 2018, e pelo Decreto nº 62.208, de 28 de fevereiro de 2023, e

CONSIDERANDO o disposto no art. 90 do Decreto Municipal nº 62.100, de 27 de dezembro de 2022, que trata da centralização do Sistema de Registro de Preços para compras e serviços comuns no âmbito da Administração Pública Municipal;

CONSIDERANDO a necessidade de modernizar e racionalizar a gestão de suprimentos, reduzindo custos administrativos e logísticos relacionados à estocagem e distribuição de materiais de consumo;

CONSIDERANDO o disposto no art. 10 da Instrução Normativa nº 4/SEGES/2023, que trata da obrigatoriedade de utilização das Atas de Registro de Preços e demais soluções centralizadas pelos órgãos da Administração Municipal Direta.

RESOLVE:

CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Instrução Normativa dispõe sobre a implantação e operacionalização do serviço de suprimento e fornecimento de material de consumo, por meio do Almoxarifado Virtual Municipal – AVM, destinado aos órgãos da Administração Direta da Prefeitura do Município de São Paulo - PMSP, e estabelece diretrizes, competências e outras providências visando à sua implementação.

Art. 2º O AVM é um modelo de gestão de estoques onde os materiais de consumo são fornecidos por meio de um serviço terceirizado e uma plataforma online, sob demanda, com entrega direta nas unidades administrativas da PMSP.

Parágrafo único. Os serviços relacionados à operação do AVM serão precedidos de registro de preços, competindo à Secretaria Municipal de Gestão, por meio da Coordenadoria de Gestão de Bens e Serviços (SEGES/COBES), realizar todos os procedimentos necessários à formalização da ata de registro de preços, sem prejuízo das demais competências previstas nesta norma.

Art. 3º O AVM tem como objetivos:

I - reduzir custos de estocagem e gestão de almoxarifados;

II - simplificar processos, desburocratizar compras e agilizar o fornecimento de materiais;

III - uniformizar e padronizar o consumo de bens de uso comum;

IV - garantir eficiência logística e rastreabilidade;

V - promover a sustentabilidade, evitando o desperdício e o armazenamento desnecessário de materiais;

VI - ampliar a transparência e controle sobre as aquisições municipais.

Art. 4º Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I - administrador: servidor do órgão/entidade contratante designado para atuar como gestor do contrato, competindo-lhe supervisionar o funcionamento do sistema em sua unidade, solicitar à contratada a criação ou alteração de cadastros de usuários, unidades, locais de entrega e limites financeiros, além de zelar pela integridade dos registros e pela conformidade das operações com as normas estabelecidas por SEGES/COBES;

II - aprovador: servidor do órgão/entidade contratante do serviço dotado de poder decisório e de competência para aprovar o pedido de fornecimento gerado no sistema web da empresa contratada e atestar ou, em caso de falha na entrega, contestar o pedido;

III - cesta de itens: lista de materiais de consumo disponíveis para fornecimento pelo sistema do AVM;

IV - fiscal técnico: servidor do órgão/entidade contratante do serviço responsável pelo acompanhamento com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação dos serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis mínimos de desempenho estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento conforme o resultado;

V - material de consumo: material utilizado nas rotinas de trabalho da Administração, caracterizado pela sua utilização imediata ou em curto prazo, não classificado como permanente ou personalizado, tais como itens de escritório, limpeza e higiene, copa, suprimentos de informática, dentre outros;

VI - sistema web: sistema disponibilizado pela empresa contratada para a execução do AVM, próprio ou de terceiros, que contenha o pacote de funcionalidades que serão disponibilizadas aos usuários de forma a facilitar a elaboração, aprovação, encaminhamento, faturamento e controle dos pedidos de fornecimento;

VII - solicitante: servidor do órgão/entidade contratante do serviço, previamente autorizado, que ficará a cargo de realizar o acompanhamento interno de sua respectiva unidade no que tange à gestão de materiais de consumo e, por conseguinte, elaborar o pedido de fornecimento, e, em caso de falha, contestar o recebimento de pedidos.

CAPÍTULO II – DA GOVERNANÇA

Art. 5º Compete à SEGES/COBES:

I - atuar como órgão gerenciador da ata de registro de preços do AVM;

II - instituir, administrar, gerenciar e atualizar a cesta de itens que será operacionalizada no AVM para aquisição exclusiva por meio do sistema web;

III - reajustar, anualmente, os preços dos itens disponibilizados no AVM;

IV - estabelecer as regras operacionais do serviço, inclusive sobre o uso do sistema web;

V - validar e parametrizar o sistema fornecido pela contratada;

VI - promover a capacitação e orientação às unidades participantes do AVM;

VII - dirimir dúvidas e casos omissos relativos à operação do AVM;

VIII - monitorar e avaliar a execução do serviço, gerando indicadores que possibilitem acompanhar o desempenho do AVM.

Art. 6º Compete às unidades participantes e aderentes:

I - firmar contratos decorrentes da ata de registro de preços, observando as regras estabelecidas nesta Instrução Normativa e demais orientações expedidas por SEGES/COBES;

II - designar servidores para as funções de solicitante, aprovador, administrador e fiscal técnico;

III - realizar seus pedidos exclusivamente pelo sistema do AVM, no que se refere aos materiais de consumo disponíveis;

IV - manter atualizados os dados cadastrais das unidades administrativas e de todos os solicitantes e aprovadores no sistema web, no seu âmbito de atuação, realizando periodicamente rotinas de verificação de divergências;

V - monitorar a utilização do AVM pelas unidades administrativas, no seu âmbito de sua atuação;

VI - adotar tempestivamente as providências para resolução de pendências de ateste das unidades administrativas, no seu âmbito de atuação;

VII - fiscalizar a execução contratual, reportando irregularidades à SEGES/COBES.

CAPÍTULO III – DA PARTICIPAÇÃO E ADESÃO DOS ÓRGÃOS E ENTIDADES

Art. 7º O registro de preços que tenha por objeto a prestação de serviços de operação do AVM de que trata esta Instrução Normativa será obrigatoriamente utilizado por todos os órgãos da Administração Direta.

Parágrafo único. As entidades da Administração Indireta Municipal poderão participar do registro de preços ou aderir ao Almoxarifado Virtual Municipal – AVM e, nesses casos, estarão sujeitas às diretrizes, definições e procedimentos desta Instrução Normativa e demais regras e orientações de SEGES/COBES.

Art. 8º Todos os participantes e aderentes da ata de registro de preços deverão celebrar e gerir seus próprios contratos.

Parágrafo único. Fica vedado a todos os órgãos e entidades que firmarem contratos decorrentes da ata de registro de preços:

I - adquirir fora do sistema web do AVM os materiais constantes da cesta de itens definidas por SEGES/COBES;

II - negociar ou repassar diretamente à empresa contratada inclusões de itens, customizações de sistema ou alterações da cesta, que serão sempre submetidas previamente à SEGES/COBES.

CAPÍTULO IV – DA CESTA DE ITENS DISPONÍVEIS NO AVM

Art. 9º A cesta de itens disponibilizada no AVM será definida e divulgada por SEGES/COBES, que poderá, a seu critério ou mediante solicitação dos órgãos envolvidos, incluir ou excluir itens ao longo da execução do serviço.

Art. 10 Os preços dos itens disponibilizados no AVM serão reajustados anualmente, observados os critérios definidos pela SEGES/COBES.

§1º A data-base para fins de cálculo do reajuste será a data do orçamento estimado.

§2º Considera-se data do orçamento estimado, para os fins desta Instrução Normativa, a data correspondente ao relatório de precificação dos itens que irão compor a cesta definida por SEGES/COBES no âmbito do procedimento de registro de preços para prestação de serviços de operação do AVM.

Art. 11 O órgão ou entidade usuário do serviço poderá solicitar à SEGES/COBES a inclusão de materiais de consumo que não estejam disponíveis na cesta de itens do AVM.

§ 1º A solicitação de que trata o caput deste artigo deverá conter as seguintes informações para que seja analisada:

I - justificativa da necessidade para a inclusão do item no AVM;

II - descrição do material solicitado, detalhando suas características e atributos, de forma que seja possível individualizá-lo dentre os demais da mesma categoria; e

III - unidade de fornecimento do material solicitado.

§ 2º A análise da solicitação de que trata o caput será realizada pela SEGES/COBES, que considerará:

I - o cabimento do item como material de consumo, conforme definição do inciso V do art. 4º;

II - a essencialidade, racionalização e padronização do item; e

III - a exclusividade de que trata o inciso II do art. 5º.

Art. 12 A eventual inclusão de novos itens na cesta ocorrerá trimestralmente.

Art. 13 Nos casos de eventual pedido de revisão de preços para restabelecimento do equilíbrio econômico-financeiro, relacionado, exclusivamente, a itens da cesta, será observado o procedimento estabelecido na legislação municipal pertinente.

Art. 14 A inclusão de novos materiais de consumo na cesta de itens do AVM vincula automaticamente a aquisição exclusiva por meio do sistema web pelas unidades da Administração Municipal Direta.

CAPÍTULO V – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15 As competências da SEGES/COBES quanto à parametrização do sistema, à gestão da cesta de itens, aos reajustes anuais e à certificação da manutenção da economicidade dos preços dos itens da cesta para fins análise de vantajosidade de prorrogação contratual prevalecerão durante toda a execução dos contratos firmados no âmbito do AVM, inclusive após o término da vigência da ata de registro de preços.

Art. 16 O fluxo de pedidos e entregas no âmbito do AVM seguirá o disposto no Anexo Único desta Instrução Normativa.

Art. 17 A SEGES/COBES poderá publicar comunicados, notas técnicas, guias, manuais e normas complementares com o objetivo de orientar e disciplinar os órgãos e entidades da Administração Municipal nos atos e procedimentos relacionados às matérias tratadas nesta Instrução Normativa.

Art. 18 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

__________________________________________________________________________

ANEXO ÚNICO

FLUXO DOS PEDIDOS NO AVM

1. Solicitante seleciona materiais requeridos e elabora o pedido no sistema (carrinho de compras).

2. Aprovador avalia o pedido:

· se aprovado, segue para a contratada;

· se rejeitado, retorna ao Solicitante para ajustes.

3. Contratada processa o pedido e providencia a entrega.

4. Entrega realizada no endereço da unidade contratante.

5. Solicitante confere o material:

· se conforme, registra recebimento;

· se divergente, abre contestação no sistema.

6. Aprovador atesta o pedido, salvo em caso de contestação.

7. Contratada corrige falhas (quando houver), dentro do prazo contratual.

8. Fiscal acompanha, registra ocorrências e gera relatórios de conformidade.