COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS - CCAD

Regimento interno da Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD

O presente documento dispõe sobre o regimento interno da Comissão Central de Avaliação de Documentos – CCAD do município de São Paulo.

Finalidade :

Art. 1 - A Comissão Central de Avaliação de Documentos – CCAD criada pela portaria nº 39, de 22/01/1990 reorganizada através dos Decretos nº 29.745 de 14/05/1991 e 35.042 de 05/04/1995 tem como finalidade acompanhar e implementar o processo de avaliação de documentos públicos municipais com vistas à:

1. Racionalização e controle da produção de documentos;

2. Normalização do fluxo documental;

3. Elaboração de plano de destinação de documentos;

4. Preservação do patrimônio documental do Município.

Do Funcionamento

Art.2 – A coordenação dos trabalhos ficará a cargo do presidente da CCAD.

Art.3 – As reuniões ordinárias da CCAD serão realizadas trimestralmente, podendo, a critério da comissão, ser alterada esta periodicidade.

Art.4- As reuniões serão realizadas em local previamente definido pelo presidente da CCAD, sendo a data marcada avisada aos demais membros com pelo menos 1 semana de antecedência.

Art.5- A CCAD poderá ser convocada extraordinariamente por seu presidente ou mediante solicitação de qualquer um dos seus membros, com antecedência de três dias, reunindo-se com o quorum de 2/3 (dois terços) de seus membros.

Parágrafo único – A solicitação de convocação será sempre acompanhada de pauta a ser discutida.

Das competências

Art.6 – Cabe a CCAD a implantação das atividades de gestão documental no âmbito da administração pública municipal de São Paulo. A Comissão deverá:

1. Propor critérios de racionalização e de controle de produção de documentos;

2. Definir critérios de valoração de documentos destinados à preservação do patrimônio documental do Município;

3. Elaborar e propor a aprovação dos instrumentos de gestão (plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos);

4. Orientar e coordenar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos nas Secretarias e Órgãos da Administração Direta e Indireta;

5. Auxiliar as Comissões Setoriais de Avaliação no processo de levantamento e avaliação prévia dos documentos produzidos e acumulados em suas unidades;

6. Supervisionar as transferências ou recolhimento de documentos, de acordo com a destinação proposta nas tabelas de temporalidade;

7. Aprovar as amostragens de documentos destinados ao Arquivo Histórico de São Paulo;

8. Apresentar o plano de trabalho anual com a indicação de cronograma para a execução das ações previstas.

Da Composição

Art.7 - A CCAD será integrada pelos seguintes membros:

1. O diretor do Departamento do Arquivo Histórico de São Paulo, da Secretaria Municipal de Cultura;

2. O diretor da Divisão do Arquivo Municipal de Processos, da Secretaria Municipal de Gestão;

3. O coordenador da Coordenadoria de Gestão de Documentos Públicos, da Secretaria de Gestão;

4. Um assessor jurídico da Secretaria de Gestão;

5. Um historiador, indicado pelo Secretário Municipal de Cultura;

6. Um especialista em arquivologia, indicado pelo Secretário Municipal de Cultura;

7. Um analista de sistemas, indicado pela presidência da PRODAM;

8. Um representante da administração indireta.

Parágrafo único – A CCAD poderá convocar especialistas identificados com as áreas cujos documentos estiverem sendo organizados ou avaliados para auxiliar nos seus trabalhos.

Das Atribuições básicas dos Membros da CCAD

Art.8 - São atribuições do Presidente:

1. Indicar seu substituto, dentre os demais membros da comissão, para substituí-lo em seus impedimentos.

2. Convocar os membros para as reuniões.

3. Presidir e coordenar as ações da comissão nas reuniões.

4. Delegar atribuições aos membros da comissão, definindo prazos para o cumprimento das mesmas.

5. Receber os expedientes dirigidos à comissão, encaminhando para decisão.

6. Proferir decisão em caso de divergência de opiniões entre os membros da Comissão.

7. Cumprir e fazer cumprir as deliberações da comissão.

Art.9 - São atribuições dos membros da CCAD:

1. Participar das reuniões da comissão, discutir os assuntos da pauta e aprovar recomendações.

2. Colaborar para que as atribuições da comissão sejam cumpridas.

3. Auxiliar e coordenar as ações desenvolvidas pelas Comissões Setoriais Avaliação de Documentos – CSA das secretarias e demais órgãos integrantes da prefeitura.

4. Realizar estudos, apresentar proposições, apreciar e relatar as matérias que lhes forem distribuídas.

Das Disposições Gerais

Art.10 – Esse regimento interno somente poderá ser alterado em reuniões ordinárias havendo item especifico em pauta.

1. As sugestões de alteração deverão ser apresentadas pelos membros em reunião da comissão.

2. O quorum necessário para aprovação de sugestão de alteração do regimento interno será de 2/3 (dois terços) dos membros da CCAD.

Art.11 – As decisões das reuniões deliberativas da comissão serão aprovadas preferencialmente por consenso dentre seus membros presentes.

Art.12 – Este regimento entra em vigor a partir da data de sua publicação.