DECRETO Nº 29.745 , DE 14 DE MAIO DE 1991

Estabelece normas de avaliação e destinação para os documentos, da Administração Pública do Município de são Paulo, e dá outras providências.

LUIZA ERUNDINA DE SOUSA, Prefeita do Município de São Paulo, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei,

CONSIDERANDO o disposto nos artigos 14 e 16 da Lei nº 8.777, de 14 de setembro de 1978;

CONSIDERANDO a necessidade de se definir o ciclo de vida dos documentos produzidos, seus prazos de vigência e, es­pecialmente, de identificar os documentos que têm valor permanente, como registro de direitos ou informações im­prescindíveis ã pesquisa pública e à preservação do patrimônio documental no Município de São Paulo,

CONSIDERANDO a necessidade de agilização e permanência dos trabalhos da Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD e a importância dos trabalhos das Comissões Setoriais de Avaliação - CSA, no sentido de desenvolver a avaliação de documentos públicos, DECRETA:

Art. 1º - Consideram-se documentos públi­cos municipais, para efeitos deste decreto, todos os registros de informações gerados, em qualquer tempo pelo exercicio das atribuições dos Orgaos que compõem a Administração Pública Direta e Indireta da Prefeitura do Município de São Paulo.

Parágrafo único - Incluem-se na categoria de documentos públicos municipais os produzidos ou recebidos pelos Órgãos da Administração Municipal, independente mente da natureza de seu suporte, sejam papel, filme, fi­ta magnética ou disco magnético.

Árt. 2º - Para os efeitos de sua destinação final, os documentos públicos municipais classificam- se em documentos de valor imediato e documentos de valor mediato.

§ 1º - são documentos de valor imediato e guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de vi­gência e precaucional estabelecidos em tabelas de temporalidade, podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração.

§ 2º - São documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de vigência e precaucional estabelecidos em tabelas de temporalidade, apresentem, no seu conteúdo ou forma, informações que devam ser preservadas para a memória da Administração ou possam servir de pesquisa ou prova à coletividade.

Art. 3º - Consideram-se, obrigatoriamente, de valor mediato evidente à guarda permanente, os documentos de Unidade ou Órgão Municipal, consubstanciados em todo procedimento do qual resultem:

I - Atos de criação, constituição ou ex­tinção, atribuições e competências, tais como leis, decretos, estatutos, portarias e resoluções;

II - Atos relativos ao patrimônio imobiliário;

III - Atos que reflitam a organização da Administração, como organogramas, fluxogramas, regimentos e regulamentos;

IV - Atos que reflitam o desenvolvimento da atividade-fim, como:

a) planos, projetos, estudos e programas;

b) convênios, ajustes e acordos;

c) atas e relatórios de Departamento ou Unidade equivalente e de nível superior;

d) séries documentais completas produzi­das no exercício da atividade-fim;

e) correspondência relativa à atividade- fim das Unidades da Superior Administração;

V - Atos relativos à administração de pessoal, como:

a) planos de salários e benefícios;

b) criação, classificação, reestruturação ou transformação de carreiras ou cargos;

c) política contratual.

Parágrafo único - são também de valor me­diato e guarda permanente os documentos:

I - Legislativos, inclusive os que fixem jurisprudência administrativa, como orientações, instru­ções, despachos normativos e pareceres jurídicos;

II - De divulgação, como cartazes, folhe­tos, boletins, cadernos, revistas, convites e postais, dos quais deverá ser guardado um exemplar e garantida sua transferência para o Arquivo Histórico Municipal;

III - Que contenham valor artístico e cultural, como vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografia antiga;

IV - De registro da memória da cidade e testemunho do seu cotidiano,' sejam visuais ou sonoros, independente da natureza de seu suporte, como fotografias, fil­mes e fitas, relativos a obras, eventos, atividades, manifestações culturais e populares.

Art. 4º - São de valor mediato não evidente e guarda temporária os. documentos que, contendo infor­mações repetitivas, refletem apenas o cotidiano da Admi­nistração.

Art. 5º - Os prazos de vigência e precaucional dos documentos públicos municipais constarão, obrigatoriamente, de tabelas de temporalidade elaboradas pela Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD, que serão publicadas para divulgação, sendo, posteriormente, aprovadas na forma de anexos a este decreto.

§ 1º - Os prazos de vigência e precaucional dos documentos de valor probatório, com proposta de eliminação, poderão ser submetidos ã apreciação final da Secretaria dos Negócios Jurídicos.

§ 2º - Em nenhuma hipótese será permitida a eliminação de documentos que não constem das tabelas de temporalidade, ou não tenham completado os prazos de vi­gência e precaucional nelas previstos.

§ 3º - Esgotados os prazos de vigência e precaucional estabelecidos nas tabelas de temporalidade, os documentos de valor mediato não evidente, referidos no artigo 49, poderão ser eliminados nas Unidades acumulado­ras .

§ 4º - As cópias serão eliminadas nas Unidades acumuladoras, desde que identificados os originais e garantido seu ciclo de vida, ressalvadas as excepcionalmente indicadas em tabelas de temporalidade.

Art. 5º. Os prazos de guarda dos documentos públicos municipais constarão, obrigatoriamente, de tabelas de temporalidade elaboradas pela Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD, que serão publicadas para divulgação e manifestação dos interessados no prazo de 30 (trinta) dias.(Redação dada pelo Decreto nº 46.400/2005)

§ 1º. Na fixação dos prazos de guarda dos documentos serão considerados os prazos de vigência e precaucional.(Redação dada pelo Decreto nº 46.400/2005)

§ 2º. Vencido o prazo para manifestação, as tabelas de temporalidade serão aprovadas pela Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD que as submeterá à homologação do Secretário Municipal de Gestão.(Redação dada pelo Decreto nº 46.400/2005)

§ 3º. Os prazos de guarda dos documentos de valor probatório, com proposta de eliminação, poderão ser submetidos à apreciação final da Secretaria Municipal dos Negócios Jurídicos.(Redação dada pelo Decreto nº 46.400/2005)

§ 4º. Esgotados os prazos de guarda estabelecidos nas tabelas de temporalidade, os documentos de valor mediato não evidente, referidos no artigo 4º deste decreto, poderão ser eliminados nas Unidades acumuladoras.(Redação dada pelo Decreto nº 46.400/2005)

§ 5º. As cópias serão eliminadas nas Unidades acumuladoras, desde que identificados os originais e garantido seu ciclo de vida, ressalvadas as excepcionalmente indicadas em tabelas de temporalidade.(Redação dada pelo Decreto nº 46.400/2005)

§ 6º. Em nenhuma hipótese será permitida a eliminação de documentos que não constem das tabelas de temporalidade ou não tenham completado os prazos de guarda nelas previstos.(Redação dada pelo Decreto nº 46.400/2005)

§ 7º. As tabelas de temporalidade deverão ser elaboradas na conformidade do modelo abaixo:(Redação dada pelo Decreto nº 46.400/2005)

Código do Documento Série Documental Prazos de Guarda Destinação Final Observações

Fase Corrente Fase Intermediária Eliminação Guarda Permanente

Art. 6º - A eliminação de documentos será formalizada por meio de registro em ata da Unidade ou Ór­gão, acompanhada de relação que identifique os respecti­vos documentos, e que consignará as datas limites e a quantidade, em metros lineares, dos documentos eliminados.

§ 1º - Os documentos eliminados serão transformados em aparas e doados ao Corpo Municipal de Voluntarios - CMV, ou instituição similar.

§ 2º - Em nenhuma hipótese será permitida a doação de documentos públicos na íntegra.

Art. 7º - Dos documentos eliminados serão conservadas amostragens para acervo do Arquivo Histórico Municipal, que serão a ele encaminhadas conforme calendário a ser estabelecido.      

§ 1º - As amostragens deverão, necessariamente, registrar alteração de rotinas administrativas ou atividades técnicas da Unidade ou órgão a que se referem.

§ 2º - O calendário a que se refere o "caput" deste artigo será elaborado pelo Diretor do Arquivo Histórico Municipal e, após aprovação da Secretaria Municipal de Cultura, será implantado por meio de portaria do Secretário Municipal da Administração.

Art. 8º. - Durante seu ciclo de vida, os documentos públicos municipais, inclusive os processos não encerrados, serão organizados, inicialmente, nas Uni­dades produtoras e receptoras denominadas acumuladoras neste decreto,de forma acessível á Administração.

Art. 9º - Os documentos com prazo de vi­gência ou precaucional longo e baixa frequência de uso serão guardados, até sua destinação final, em Arquivo Intermediario a ser criado.

Art. 10 - Os documentos de valor probató­rio ou cultural, sem vigência definida e com evidente in­teresse público, serão transferidos para o Arquivo Histó­rico Municipal, nos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade, e conforme calendário previsto no artigo 7º, parágrafo 2º deste decreto.

Art. 11 - Os processos encerrados manti­dos no Arquivo Municipal de Processos e Arquivos das Au­tarquias obedecerão os prazos de guarda estabelecidos nas tabelas de temporalidade.

Art. 12 - Fica transformada em permanente a Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD, com as seguintes atribuições:

I - Propor critérios de racionalização e controle da produção de documentos;

II - Definir critérios de valoração de do­cumentos destinados ã preservação do patrimônio documen­tal do Município;

III - Elaborar e propor ã aprovação as tabelas de temporalidade previstas neste decreto;         

IV - Orientar e coordenar as atividades desenvolvidas nas Secretarias e Órgãos da Administração In­direta pelas Comissões Setoriais de Avaliação, no proces­so de levantamento e avaliação dos documentos acumulados em suas Unidades;

V - Supervisionar as transferências ou recolhimento de documentos, de acordo com a destinação pro­posta nas tabelas de temporalidade;

VI - Aprovar as amostragens de documentos destinadas ao Arquivo Histórico do Município de São Pau­lo.

Art. 12 – Fica transformada em permanente a Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD, constituída pelos seguintes membros:(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

I - O Diretor do Arquivo Histórico Munici­pal do Departamento do Patrimônio Histórico da Secretaria Municipal de Cultura.(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

II - O Diretor do Arquivo Municipal de Processos do Departamento Administrativo Financeiro da Secretaria Municipal da Administração;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

III - O Diretor da Divisão do Sistema Ope­racional de Processos do Departamento Administrativo Fi­nanceiro da Secretaria Municipal da Administração;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

IV - Um Assessor Jurídico da Secretaria Municipal da Administração;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

V - Um Assessor Jurídico da Administração Indireta;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

VI - Um especialista em arquivologia, in­dicado pelo Secretário Municipal de Cultura;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

VII - Um historiador, indicado pelo Secre­tário Municipal de Cultura;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

VIII - Um analista de sistemas, indicado pelo Presidente da Companhia de Processamento de Dados do Município de São Paulo - PRODAM.(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

§1º - Os integrantes da CCAD serão se­lecionados entre servidores públicos municipais da Admi­nistração Direta, das Autarquias, das Sociedades de Economia Mista, ou Empresa Pública, todas da Prefeitura do Município de São Paulo, sem prejuízo de vencimentos e vantagens do cargo, emprego ou da função.(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

§2º - No prazo de 30 (trinta) dias a con­tar da designação de seus membros, a CCAD deverá apresen­tar o regimento interno e o cronograma de trabalho.(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

§3º - A CCAD poderá convocar especialista identificado com as áreas cujos documentos estiverem sendo organizados ou avaliados.(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

§4° - O recolhimento final de documentos de valor probatório e cultural se dará pelo Arquivo His­tórico Municipal.(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

§5º - O presidente da CCAD será o Diretor do Arquivo Histórico Municipal.(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

Art. 13 - A CCAD fica subordinada ao Ga­binete do Secretário Municipal da Administração, com com­petência para:(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

I - Propor critérios de racionalização e controle da produção de documentos;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

II - Definir critérios de valoração de do­cumentos destinados à preservação do patrimônio documen­tal do Município, bem como aprovar as amostragens de do­cumentos destinados ao Arquivo Histórico Municipal;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

III - Orientar e coordenar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação - CSAs, no processo de levantamento e avaliação dos documentos produzidos e acumulados em suas Unidades, e supervisionar as transferências ou recolhimento de docu­mentos de acordo com a destinação proposta nas tabelas de temporalidade;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

IV - Avaliar, adequar e aprovar as propos­tas de tabelas de temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação - CSAs, conforme os critérios definidos em legislação específica de cada Secretaria;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

V - Avaliar o teor de todas as tabelas de temporalidade já publicadas, e promover eventuais correções que venham a se fazer necessárias;(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

VI - Submeter as tabelas de temporalidade à homologação da autoridade competente.(Redação dada pelo Decreto nº 35.042/1995)

Art. 134- As Secretarias Municipais e os Órgãos da Administração Indireta deverão constituir, por meio de portaria, no prazo de 5 (cinco)-dias da publica­ção deste decreto, a Comissão Setorial de Avaliação - CSA respectiva, ou reiterar, mediante publicação, as Comissões já constituídas.(Renumerado pelo Decreto nº 35.042/1995)

Art. 145 - As Comissões Setoriais de Ava­liação - CSA deverão ser constituídas por, no mínimo, 5 (cinco) membros com conhecimento da estrutura organizacional e da tramitação de documentos nos respectivos Órgãos, entre os quais se incluirá um técnico na área específica de atuação e outro na área jurídica.(Renumerado pelo Decreto nº 35.042/1995)

§ 1º - Compete às Comissões Setoriais de Avaliação - CSA promover o levantamento de documentos acumulados nas Unidades da respectiva Secretaria ou Órgão e propor prazos de sua guarda, em função dos valores que apresentarem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos.

§ 2º - As propostas do prazo serão envia­das ã Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD, acompanhadas da justificativa dos prazos propostos, que será elaborada pelos membros da Assessoria Técnica e Ju­rídica da respectiva Comissão Setorial de Avaliação - CSA.

Art. 156 - A Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD e as Comissões Setoriais de Avalia­ção - CSA, em razão da especificidade ou volume dos docu­mentos a serem avaliados, poderão solicitar a constitui­ção de Grupos de Trabalho auxiliares.(Renumerado pelo Decreto nº 35.042/1995)

Art. 167 - Todas as Unidades das Secreta­rias e Órgãos da Administração Indireta ficam obrigados a prestar informações, esclarecimentos e apresentar os documentos solicitados pelas Comissões Setoriais de Avaliação - CSA.(Renumerado pelo Decreto nº 35.042/1995)

Art. 178 - Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.(Renumerado pelo Decreto nº 35.042/1995)

PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO, aos 14 de maio de 1991, 438º da fundação de São Paulo.

LUIZA ERUNDINA DE SOUSA, PREFEITA

DALMO DE ABREU DALLARI, Secretário dos Negocios Jurídicos

AMIR ANTONIO KHAIR, Secretário das Finanças

FERMINO FECHIO FILHO, Secretário Municipal da Administração

MARILENA DE SOUZA CHAUÍ, Secretária Municipal de Cultura

ERMÍNIA TEREZINHA MENON MARICATTO, Secretária da Habitação e Desenvolvimento Urbano

SÉRGIO RABELLO TAMM RENAULT, Secretário Especial da Reforma Administrativa

Publicado na Secretaria do Governo Municipal, em 1º de maio de 1991.

ALBA REGINA DO VAL, Respondendo pelo cargo de Secretaria do Governo Municipal