Alcides Fagotti Junior, SECRETÁRIO MUNICIPAL DE SEGURANÇA URBANA em exercício, no uso das atribuições legais e regimentais conferidas pela Portaria n. 050/2024-CHG.PREF,

CONSIDERANDO o dever de implementar e manter mecanismos e instrumentos de governança das contratações públicas em consonância com o disposto nas normas gerais previstas na legislação federal e municipal e as normas específicas da Instrução Normativa n. 004/SEGES/2023 para a realização de licitação, a formalização e a execução de contratos;

CONSIDERANDO o dever da gestão por competências, previsto no art. 7° da Lei Federal n. 14.133/2021, e os princípios do planejamento e da padronização aplicáveis ao metaprocesso das contratações públicas;

CONSIDERANDO, nos termos do inciso VII do caput do art. 12 da Lei Federal n. 14.133/2021 c/c o caput do art. 5° do Decreto n. 62.100/2022, a faculdade da elaboração do Plano de Contratações Anual, a partir de Documentos De Formalização de Demanda, com o objetivo de racionalizar as contratações, garantir o alinhamento com o planejamento estratégico e subsidiar a elaboração das respectivas leis orçamentárias;

CONSIDERANDO as diretrizes, definições, procedimentos e prazos estabelecidos na Instrução Normativa n. 008/SEGES/2023 para a elaboração do Plano de Contratações Anual pelos órgãos e entidades da Prefeitura do Município de São Paulo;

RESOLVE:

Capítulo I - Disposições Preliminares

Art. 1° Esta Portaria regulamenta os procedimentos de elaboração, revisão, alteração e execução do Plano de Contratações Anual (PCA) do exercício de 2025 no âmbito da Secretaria Municipal de Segurança Urbana, considerando as especificidades de sua estrutura organizacional, em consonância com as regras definidas na Instrução Normativa n. 008/SEGES/2023.

Art. 2° Para os fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I – Documento de Formalização de Demanda (DFD): documento que fundamenta o PCA e no qual o requisitante evidencia e detalha a necessidade da contratação ou da prorrogação contratual.

II – Plano de Contratações Anual (PCA): instrumento de governança e gestão, constituído por DFDs e elaborado anualmente por órgãos e entes, que consolida, em um único documento, todas as contratações que se pretende realizar ou prorrogar no exercício subsequente ao da elaboração.

III – Requisitante: unidade responsável por identificar a necessidade da contratação de bens, serviços e obras e requerê-las.

IV – Área Técnica: unidade com conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, responsável por analisar os DFDs, promover a agregação de valor e a compilação de necessidades de mesma natureza;

V – Núcleos de Contratação: unidades responsáveis por gerir, no âmbito da SMSU, ações, atividades e providências das unidades sob sua responsabilidade, com vistas ao registro e à validação dos DFDs no sistema de Planejamento e Governança das Contratações da Plataforma de Compras do Governo Federal – Compras.gov.br.

VI – Núcleo de Governança: em substituição à figura do setor de contratações, é o colegiado responsável pelo planejamento, coordenação e gerenciamento das aquisições e contratações no âmbito da SMSU, composta por representantes da Coordenadoria de Administração e Finanças (CAF), da Divisão de Compras e Contratos (DCC) e da Divisão de Orçamento e Finanças (DOF).

VII – Sistema de Planejamento e Governança das Contratações (PGC): ferramenta informatizada integrante da Plataforma Compras.gov.br, para elaboração, revisão e acompanhamento do PCA.

§ 1° No âmbito da SMSU, as unidades cumularão as atribuições de requisitante e área técnica, haja vista os conhecimentos específicos acerca dos objetos demandados em seu campo de atuação, e, quando não classificadas como Núcleos de Contratação, serão doravante denominadas Unidades Técnicas Requisitantes (UTRs).

§ 2° A definição e classificação das unidades não ensejará a criação de estruturas organizacionais da SMSU.

Art. 3° Considerando os prazos do art. 6° da IN SEGES n. 008/2023, o PCA será elaborado a partir de DFDs registrados com base nas demandas encaminhadas para a formulação do Projeto de Lei Orçamentária Anual de 2025.

Art. 4° O cadastramento das unidades e dos DFDs será realizado de acordo com os manuais operacionais do sistema PGC, fornecidos pela Coordenadoria de Bens e Serviços da Secretaria Municipal de Gestão.

Capítulo II – Estrutura de Implementação do PCA

Art. 5° O processo de elaboração, revisão, alteração e execução do PCA compreende a atuação efetiva das UTRs, dos Núcleos de Contratação, do Núcleo de Governança e da autoridade competente, e constitui, para todos os fins, a hierarquia a ser observada ao longo da implementação do artefato de planejamento.

Art. 6° São Núcleos de Contratação na SMSU:

I – a Assessoria Técnica do Gabinete (ATG);

II – a Guarda Civil Metropolitana (GCM);

III – a Coordenadoria Municipal de Defesa Civil (COMDEC);

IV – a Coordenadoria de Políticas Integradas e Parcerias (CPIP);

V – a Coordenadoria de Logística e Infraestrutura (CLI);

VI – a Coordenadoria de Tecnologia, Integração e Segurança (CTIS);

VII – o Núcleo do Comando de Bombeiros Metropolitano (NCBM).

§ 1° Além das atribuições e responsabilidades definidas no Decreto n. 58.199/2018 e alterações, compete aos Núcleos de Contratação:

a) recepcionar, analisar, filtrar, revisar, excluir, aprimorar, complementar, consolidar e registrar as demandas próprias e as submetidas pelas UTRs que lhe são subordinadas, por meio de DFDs elaborados no sistema PGC da Plataforma Compras.gov.br; e

b) designar, orientar e supervisionar os servidores responsáveis pelas ações arroladas na alínea “a”, primando pela eficiência, observância das normas e cumprimento dos prazos estabelecidos nesta Portaria e na IN SEGES n. 008/2023.

§ 2° Para fins do disposto na alínea “b” do § 1° deste artigo, os gestores dos Núcleos de Contratação poderão designar servidores alocados nas Divisões que os compõem para realizar as ações previstas na alínea “a”, sem prejuízo à consecução das atividades e funções próprias.

§ 3° Para as demandas relacionadas à GCM, as competências definidas no § 1° deste artigo serão centralizadas na Superintendência de Planejamento (SUPLAN), que contará com apoio operacional dos servidores das demais UTRs para revisar e registrar os DFDs.

Art. 7° O Núcleo de Governança, além de coordenar UTRs e Núcleos de Contratação, será responsável por:

a) agregar, sempre que possível, e quando não realizado pelos Núcleos de Contratação, os DFDs com objetos de mesma natureza, visando à racionalização de esforços de contratação e à economia de escala;

b) aprovar preliminarmente os DFDs recepcionados, observado o grau de prioridade de cada demanda;

c) adequar e consolidar o PCA para apreciação da autoridade competente;

d) elaborar o calendário de contratações e prorrogações, por grau de prioridade das demandas, consideradas as datas estimadas para o início e o término do processo de contratação ou da prorrogação;

e) subsidiar tecnicamente o ordenador de despesas nas decisões relativas às contratações;

f) estabelecer prioridades para as contratações, observadas a estratégia organizacional e as diretrizes da Administração;

g) garantir o alinhamento das demandas a serem incluídas no PCA ao planejamento estratégico da SMSU;

h) apoiar o desenvolvimento e o estabelecimento de estratégias, indicadores e metas institucionais relacionados às contratações.

Art. 8° É vedada a formulação de PCAs apartados, na forma do § 2° do art. 9° da IN SEGES n. 008/2023.

Capítulo III – Fluxo e Etapas do PCA

Da elaboração

Art. 9° Até o final de maio de 2024, o Núcleo de Governança realizará reunião de alinhamento com os gestores dos Núcleos de Contratação da SMSU, na qual será concedido prazo para a organização das equipes e indicação dos nomes e registros funcionais dos servidores que operarão o sistema PGC da Plataforma Compras.gov.br e registrarão os respectivos DFDs.

Parágrafo único. Na primeira semana de junho de 2024, a Divisão de Compras e Contratos promoverá capacitação simplificada de, ao menos, dois servidores de cada Núcleo de Contratação.

Art. 10. As demandas já previstas nas planilhas encaminhadas para a elaboração do Projeto de Lei Orçamentária Anual de 2025 deverão ser classificadas pelos Núcleos de Contratação de acordo com os graus de prioridade baixa, média ou alta, excluindo-se as genéricas, abstratas e superficiais, cuja concretização seja remota.

Art. 11. Obtida a versão final das planilhas de demandas, os Núcleos de Contratação procederão, até 15 de julho de 2024, ao registro dos DFDs no sistema PGC, que conterão os seguintes elementos:

I – Justificativa da necessidade da contratação.

II – Descrição sucinta do objeto.

III – Categorização do objeto, por meio da indicação de sua correlação com a classe do material ou o grupo do serviço ou da obra correspondente, nos Sistemas de Catalogação de Material, de Serviços e de Obras do Governo Federal.

IV – Quantidade a ser contratada, quando couber, considerada a expectativa de consumo em doze meses.

V – Estimativa preliminar do valor da contratação, por meio de procedimento simplificado.

VI – Data pretendida para início e conclusão da contratação, a fim de não gerar prejuízos ou descontinuidades nas atividades da SMSU.

VII – Grau de prioridade da compra ou da contratação, classificada em baixo, médio ou alto.

VIII – Indicação de vinculação ou dependência com o objeto de outro DFD para a sua execução, com vistas a determinar a sequência em que as contratações serão realizadas.

IX – Identificação dos servidores envolvidos na elaboração dos DFDs e do responsável pelo Núcleo de Contratação correspondente.

§ 1° O procedimento simplificado para a estimativa do valor da contratação de que trata o inciso V do caput deste artigo compreenderá, no mínimo, a obtenção de preços adotados em contratos administrativos ou Atas de Registro de Preços celebrados por órgãos da PMSP, cujo objeto seja igual ou similar ao da demanda registrada, desde que a vigência tenha se encerrado com, no máximo, 1 (um) ano do registro do DFD, sem prejuízo à combinação, se possível, com os demais parâmetros de pesquisa previstos na Instrução Normativa n. 006/SEGES/2023 e à atualização monetária pelo IPCA, mediante aplicação da Calculadora do Cidadão para correção de valores, do Banco Central.

§2° Para fins do disposto no inciso VII do caput deste artigo, considera-se:

a) prioridade alta: demanda integrante do Programa de Metas, da Agenda Municipal de 2030, dos objetivos de desenvolvimento sustentável e dos projetos, programas e políticas prioritárias da SMSU;

b) prioridade média: demandas indispensáveis à consecução das atividades continuadas e programas estruturantes da SMSU;

c) prioridade baixa: demandas relacionadas à aquisição de bens de consumo ou permanentes e à prestação de serviços, que não impactam a continuidade das atividades da SMSU.

§ 3° A data indicada para o início e a conclusão da contratação de que trata o inciso VI do caput deste artigo deverá ser preferencialmente do primeiro semestre do exercício de 2025, salvo por motivo justificado para a indicação de data do segundo semestre.

§ 4° Cada DFD corresponderá a um único objeto de contratação.

§ 5° Admite-se um mesmo DFD conter mais de um objeto de contratação, caso os objetos contribuam para atender a mesma demanda.

§ 6° Os DFDs compreenderão todas as contratações que se pretendem realizar no exercício de 2025, incluídas:

a) as contratações diretas, nas hipóteses dos arts. 74 e 75 da Lei Federal n. 14.133/2021;

b) as contratações custeadas com recursos de emendas parlamentares;

c) as contratações que envolvam recursos provenientes de empréstimo ou de doação, oriundos de agência oficial de cooperação estrangeira ou de organismo financeiro de que o Município seja parte; e

d) as prorrogações e aditamentos de contratos e Atas de Registro de Preços vigentes.

§ 7° Excluem-se do registro por DFD:

a) as informações classificadas como sigilosas, nos termos do disposto na Lei Federal n. 12.527/2011, no Decreto Municipal n. 53.623/2012 e em demais hipóteses legais de sigilo;

b) as contratações realizadas por concessão de adiantamento a que se referem os incisos I e X do art. 2° da Lei n. 10.513/1988;

c) as pequenas compras e a prestação de serviços de pronto pagamento de que trata o § 2º do art. 95 da Lei Federal n. 14.133/2021;

d) as demandas em casos de guerra, estado de defesa, estado de sítio, intervenção federal ou grave perturbação da ordem; e

e) as necessidades emergenciais ou de calamidade pública.

§ 8° Na hipótese de classificação parcial das informações de que trata a alínea “a” do § 6° deste artigo, as partes não classificadas como sigilosas constarão do PCA, quando couber.

§ 9° Todos os DFDs deverão ser encaminhados, via PGC, ao Núcleo de Governança para análise, validação e prosseguimento.

§ 10° Para as demandas de contratação de Tecnologia da Informação e Comunicação serão observadas as normas do Decreto n. 57.653/2017.

Da consolidação

Art. 12 Recepcionados os DFDs, o Núcleo de Governança deverá compatibilizá-los com o Projeto de Lei Orçamentária Anual de 2025 e poderá, para tanto, reprovar, redimensionar ou alterar itens dos artefatos.

Parágrafo único. Feitos os ajustes cabíveis, o Núcleo de Governança concluirá a consolidação e a elaboração do calendário de que trata o inciso III do art. 8° da IN SEGES n. 008/2023 até o dia 15 de setembro de 2024.

Da aprovação

Art. 13. No período de 16 a 30 de setembro de 2024, a autoridade competente aprovará, no PGC, as contratações e/ou prorrogações nele previstas, podendo reprovar, no todo ou em parte, itens do PCA ou devolvê-lo ao Núcleo de Governança, se necessário, para a promoção de adequações pelos Núcleos de Contratação, apoiados pelas UTRs.

Parágrafo único. O PCA aprovado será divulgado no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) e no sítio eletrônico oficial da SMSU até o final do exercício de 2024 e entrará em vigor no ano subsequente.

Da revisão e alteração

Art. 14. O PCA poderá ser revisado ou alterado, com inclusão, exclusão ou redimensionamento de itens, nas seguintes hipóteses:

I – Durante o ano de sua elaboração e aprovação, em até 30 (trinta) dias da sanção da Lei Orçamentária Anual de 2025, para adequação ao orçamento aprovado;

II – Durante o ano de execução, mediante justificativa apreciada pelo Núcleo de Governança e aprovada pela autoridade competente.

§ 1° As alterações de que trata o inciso II deste artigo deverão ser propostas, aprovadas ou recusadas na primeira quinzena dos meses de abril, junho e outubro do ano de execução do PCA, considerados os prazos de abertura e reabertura de créditos adicionais.

§ 2° No caso de alteração do PCA para inclusão de novo item, deverá constar na justificativa a indicação da dotação orçamentária a ser onerada para custear a nova contratação, além das informações elencadas no art. 11 desta Portaria.

§ 3° O PCA atualizado e aprovado pela autoridade competente será disponibilizado automaticamente no PNCP e, em até 15 (quinze) dias da aprovação, no sítio eletrônico da SMSU.

Da execução

Art. 15. Em 2025, as demandas constantes do PCA vigente serão formalizadas mediante instrução de processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), contendo, no mínimo, o DFD correspondente, a requisição de materiais ou serviços com indicação do gestor e dos fiscais titular e suplentes do contrato, o estudo técnico preliminar, o documento de definição do objeto e a nota técnica de pesquisa de preços, devidamente assinados por seus autores e superior hierárquico.

§ 1° O processo SEI relativo à contratação ou à prorrogação deverá ser submetido à Coordenadoria de Administração e Finanças (CAF) com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias úteis da data de início para as providências cabíveis, indicada no calendário de contratações e prorrogações aprovado com o PCA de 2025.

§ 2° As UTRs, sob gestão dos Núcleos de Contratação, são responsáveis pela elaboração dos artefatos mencionados no caput deste artigo.

§ 3° Competirá aos Núcleos de Contratação gerir os prazos para início das providências necessárias às contratações e prorrogações pretendidas, garantindo que as UTRs sob sua responsabilidade observem a antecedência mínima para instrução e remessa dos processos administrativos.

§ 4° Como forma de supervisionar o cumprimento das obrigações funcionais, os Núcleos de Contratação deverão notificar, por e-mail, com cópia para os integrantes do Núcleo de Governança, os gestores das UTRs quanto à necessidade de instrução de nova contratação ou prorrogação, respondendo solidariamente por quaisquer atrasos percebidos.

§ 5° Ao longo do exercício, as demandas que não constarem do PCA ensejarão obrigatoriamente a sua revisão e alteração, nos termos do art. 14 desta Portaria.

Art. 16. A partir de julho do ano de execução do PCA, o Núcleo de Governança elaborará relatórios de riscos referentes à provável não efetivação da contratação de itens constantes do plano até o término do exercício, considerando todas as fases e etapas do metaprocesso de contratações públicas.

§ 1° O relatório de gestão de riscos terá frequência mínima bimestral e sua apresentação deverá ocorrer, no mínimo, nos meses de julho, setembro e novembro de 2025, indicando quais contratações previstas não foram concluídas e empenhadas, sem prejuízo à apuração de responsabilidade dos agentes públicos que deram causa ao atraso.

§ 2° O relatório de que trata o § 1º será encaminhado à autoridade competente para a adoção das medidas de correção pertinentes.

§ 3º Ao final do ano de vigência do PCA, as contratações planejadas e não realizadas serão justificadas quanto aos motivos de sua não consecução e, se permanecerem necessárias, serão incorporadas ao PCA de 2026.

Capítulo IV – Disposições Finais

Art. 17. Os servidores que operarem o sistema PGC da Plataforma Compras.gov.br responderão, nos termos da Lei, por ato ou fato que caracterize uso indevido de senhas de acesso ou que transgrida as normas de segurança instituídas.

Parágrafo único. Os setores e agentes públicos envolvidos assegurarão o sigilo e a integridade dos dados e das informações constantes do PGC e os protegerão contra danos e utilizações indevidas ou desautorizadas.

Art. 18. Os casos omissos decorrentes da aplicação desta Portaria serão dirimidos pelo Núcleo de Governança, representado pela Divisão de Compras e Contratos.

Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Alcides Fagotti Junior

Secretário Municipal de Segurança Urbana em Exercício

SMSU