PORTARIA 92/14 - SF de 16 de maio de 2014

Padroniza os procedimentos para liquidação e pagamento de despesas no âmbito da Administração Direta, das Autarquias e das Fundações de Direito Público do Município de São Paulo.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE FINANÇAS E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO , no uso de suas atribuições legais,

Considerando a necessidade de padronização dos procedimentos para liquidação e pagamento de despesas no âmbito da Administração Direta, das Autarquias e das Fundações de Direito Público do Município de São Paulo;

Considerando as disposições constantes nas Leis Federais nºs 4.320, de 17 de março de 1964, e 8.666, de 21 de junho de 1993, para os procedimentos de liquidação e pagamento das despesas públicas;

Considerando o conceito de liquidação como procedimento pelo qual se verifica a legitimidade e a exigibilidade dos títulos e documentos comprobatórios das despesas públicas, ou seja, o direito adquirido do credor, a origem, o objeto e a exata importância da despesa a fim de extinguir a obrigação;

Considerando a EMENTA nº 11.267, da Procuradoria Geral do Município, quanto à impossibilidade de condicionar o pagamento de prestações contratuais à regularidade fiscal.

RESOLVE:

Art. 1º O processo de liquidação e pagamento das despesas provenientes de compras, de prestação de serviços ou de execução de obras será formalizado pela Unidade Orçamentária Contratante, em expediente devidamente autuado, com a junção dos seguintes documentos, conforme o caso:

I) Nota fiscal, nota fiscal-fatura, nota fiscal de serviços eletrônica ou documento equivalente;

II) Cópia do contrato ou outro instrumento hábil equivalente e seus termos aditivos;

III) Cópia da Nota de Empenho correspondente;

IV) Ateste da nota fiscal, nota fiscal-fatura, nota fiscal de serviços eletrônica ou documento equivalente, conforme disciplinado no Decreto 54.873, de 25 de fevereiro de 2014, e de acordo com o Anexo II desta Portaria;

V) Demonstrativo da retenção dos impostos devidos e outros descontos referentes ao pagamento da despesa;

VI) Cópia da requisição de fornecimento de materiais, de prestação de serviços ou execução de obras;

VII) Medições detalhadas que atestem a execução das obras ou serviços executados no período a que se refere o pagamento;

VIII) Cópia do ato que designou o fiscal de contrato;

IX) Prova de regularidade com o FGTS e as contribuições previdenciárias, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, além de outras certidões de regularidade fiscal reputadas necessárias, conforme previsão no respectivo contrato ou documento que o substitui.

§ 1º Para liquidação e pagamento de despesas referentes à prestação de serviços contínuos com alocação de mão de obra, além dos documentos elencados no “caput” deste artigo, deverão constar os seguintes:

I) Relação atualizada dos empregados vinculados à execução do contrato;

II) Folha de frequência dos empregados vinculados à execução do contrato;

III) Folha de pagamento dos empregados vinculados à execução do contrato;

IV) Cópia do protocolo de envio de arquivos, emitido pela conectividade social (GFIP/SEFIP);

V) Cópia da relação dos trabalhadores constantes do arquivo SEFIP do mês anterior ao pedido de pagamento.

VI) Cópia da guia quitada do INSS correspondente ao mês anterior ao pedido de pagamento.

VII) Cópia da guia quitada do FGTS correspondente ao mês anterior ao pedido de pagamento.

§2º O Fiscal do Contrato, ao receber todos os documentos relacionados nesta Portaria, deverá identificar no documento fiscal a data de recebimento, em carimbo próprio nos termos do Anexo I desta Portaria.

§3º Devem estar discriminados nos documentos fiscais, detalhadamente, a quantidade e o preço dos materiais e/ou a identificação dos serviços, o período a que se referem, com os correspondentes preços unitários e totais.

§ 4º Apontamentos de débitos nos documentos previstos no inciso IX do caput ou a falta dos documentos previstos no § 1º, ambos deste artigo, não impedem a realização do pagamento, devendo a CONTRATANTE analisar a hipótese de aplicação de penalidade e/ou rescisão contratual.

§ 5º Para os fins de aplicação do disposto no § 1º deste artigo, consideram-se:(Incluído pela Portaria SF 143/2017)

I – alocação de mão de obra: disponibilização ao órgão ou entidade contratante de empregados da  contratada para prestação de serviços contínuos, em suas dependências ou nas de terceiros, em caráter não eventual, respeitados os limites do contrato;(Incluído pela Portaria SF 143/2017)

II – serviços contínuos: aqueles que constituem necessidade permanente do órgão ou entidade contratante, que se repetem sistemática ou periodicamente, ligados ou não à sua atividade fim, ainda que sua execução seja realizada de forma intermitente ou por diferentes trabalhadores;(Incluído pela Portaria SF 143/2017)

III – dependências de terceiros: são aquelas indicadas pelo órgão ou entidade contratante, que não sejam suas próprias e que não pertençam à empresa contratada prestadora de serviços;(Incluído pela Portaria SF 143/2017)

§ 6º São enquadradas na situação prevista no §1º deste artigo as seguintes atividades, entre outras:(Incluído pela Portaria SF 143/2017)

I- limpeza, conservação e zeladoria;(Incluído pela Portaria SF 143/2017)

II- vigilância e segurança;(Incluído pela Portaria SF 143/2017)

III- empreitada de mão de obra;(Incluído pela Portaria SF 143/2017)

Art. 1º O processo de liquidação e pagamento das despesas provenientes de compras, de prestação de serviços ou de execução de obras será formalizado pelo Fiscal do Contrato, em expediente devidamente autuado, com a junção dos seguintes documentos, conforme o caso:(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

Art. 1º O processo de liquidação e pagamento das despesas provenientes de compras, de prestação de serviços ou de execução de obras será formalizado pelo fiscal do contrato em expediente devidamente autuado, com a junção dos seguintes documentos, em ordem cronológica, conforme o caso:(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

I- cópia do contrato ou outro instrumento hábil equivalente e seus termos aditivos;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

II- cópia da Nota de Empenho correspondente;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

III- cópia do ato que designou o fiscal de contrato;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

IV- cópia da requisição de fornecimento de materiais, de prestação de serviços ou execução de obras;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

V- nota fiscal, nota fiscal-fatura, nota fiscal de serviços eletrônica ou documento equivalente;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

VI- medições detalhadas comprovando a quantidade produzida, no caso de serviço prestado por produção, no período a que se refere o pagamento;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

VII- medições detalhadas comprovando a execução das obras no período a que se refere o pagamento, quando o for caso;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

VIII- demonstrativo da retenção dos impostos devidos e outros descontos referentes ao pagamento da despesa;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

IX- prova de regularidade com o FGTS e as contribuições previdenciárias, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, além de outras certidões de regularidade fiscal reputadas necessárias, conforme previsão no respectivo contrato ou documento que o substitui, e(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

X- ateste da nota fiscal, nota fiscal-fatura, nota fiscal de serviços eletrônica ou documento equivalente, conforme disciplinado no Decreto 54.873, de 25 de fevereiro de 2014, e de acordo com o Anexo III ou IV desta Portaria.(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

X – ateste da nota fiscal, nota fiscal-fatura, nota fiscal de serviços eletrônica ou documento equivalente, conforme disciplinado no Decreto Municipal nº 54.873, de 25 de fevereiro de 2014, e de acordo com os Anexos II, III e IV desta Portaria.(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

§1º Nos processos tramitados no âmbito do SEI fica dispensada a junção das cópias referidas nos incisos I, II e III do caput.(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

§ 1º Para os acordos firmados até 31 de dezembro de 2015 e que estejam em andamento, os respectivos processos deverão observar, no tocante aos procedimentos de autuação, as disposições do Decreto Municipal nº 51.714, de 13 de agosto de 2010, ao passo que, a partir de 4 de janeiro de 2016, os processos serão regidos pelo Decreto Municipal nº 55.838, de 15 de janeiro de 2015, e pela Portaria SMG nº 61, de 27 de novembro de 2015, prescindindo, neste último caso, da junção das cópias referidas nos incisos I, II e III do “caput” deste artigo.(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

§2º Nos processos tramitados fora ou no âmbito do SEI, referentes à prestação de serviços contínuos com alocação de mão de obra, além dos documentos elencados acima, deverão constar os seguintes:(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

I- relação atualizada dos empregados vinculados à execução do contrato;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

II- folha de frequência dos empregados vinculados à execução do contrato;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

III- folha de pagamento dos empregados vinculados à execução do contrato;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

IV- cópia do protocolo de envio de arquivos, emitido pela conectividade social (GFIP/SEFIP);(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

V- cópia da relação dos trabalhadores constantes do arquivo SEFIP do mês anterior ao pedido de pagamento.(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

VI- cópia da guia quitada do INSS correspondente ao mês anterior ao pedido de pagamento.(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

VII-cópia da guia quitada do FGTS correspondente ao mês anterior ao pedido de pagamento.(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

§3º Para os fins de aplicação do disposto no §2º deste artigo, consideram-se:(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

I- alocação de mão de obra: disponibilização ao órgão ou entidade contratante de empregados da contratada para prestação de serviços contínuos, em suas dependências ou nas de terceiros, em caráter não eventual, respeitados os limites do contrato;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

II- serviços contínuos: aqueles que constituem necessidade permanente do órgão ou entidade contratante, que se repetem sistemática ou periodicamente, ligados ou não à sua atividade fim, ainda que sua execução seja realizada de forma intermitente ou por diferentes trabalhadores;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

III- dependências de terceiros: são aquelas indicadas pelo órgão ou entidade contratante, que não sejam suas próprias e que não pertençam à empresa contratada prestadora de serviços.(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

§4º São enquadradas na situação prevista no § 2º deste artigo as seguintes atividades, entre outras:(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

I- limpeza, conservação e zeladoria;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

II- vigilância e segurança;(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

III- empreitada de mão de obra.(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

§5º Nos processos tramitados fora do SEI, o Fiscal do Contrato ao receber todos os documentos relacionados nesta Portaria, deverá identificar a data de recebimento, apondo carimbo próprio (Modelo de carimbo de recebimento da documentação – processo físico - Anexo I desta Portaria) no verso do documento fiscal.(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

§ 5º Nos processos tramitados fora do SEI, o fiscal do contrato, ao receber todos os documentos relacionados nesta Portaria, deverá identificar a data de recebimento, apondo carimbo próprio (Modelo de carimbo de recebimento da documentação – processo físico – Anexo I desta Portaria), e, após conferência, atestar o fornecimento de bens ou a prestação de serviços, apondo o carimbo próprio de ateste (Modelo de carimbo de ateste de nota fiscal dentro/fora do prazo – processo físico – Anexos II e III desta Portaria), ambos no verso do documento fiscal.(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

§6º Nos processos tramitados no âmbito do SEI, o Fiscal do Contrato ao receber todos os documentos relacionados nesta Portaria, deverá identificar a data de recebimento, anexando folha de informação ao processo (Modelo de recebimento da documentação –SEI - Anexo II desta Portaria).(Redação dada pela Portaria SF 8/2016)

§ 6º Nos processos tramitados no âmbito do SEI, o fiscal do contrato, ao receber todos os documentos relacionados nesta Portaria, deverá identificar a data de recebimento, bem como atestar o fornecimento de bens ou a prestação de serviços contratados, anexando folha de informação ao processo (Modelo de recebimento da documentação e ateste de nota fiscal dentro/fora do prazo – SEI – Anexo IV desta Portaria)(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

§7º Não recebidos os documentos previstos neste artigo no prazo de 5 (cinco) dias, contados da data de recebimento da fatura ou de documento equivalente, o fiscal deverá solicitar à unidade competente que notifique a contratada para que apresente toda a documentação, sob pena de aplicação das sanções contratualmente previstas, inclusive com a possibilidade de rescisão do ajuste, sem que isso interrompa o andamento do processo para a liquidação e pagamento.(Incluído pela Portaria SF 8/2016)(Revogado pela Portaria SF 159/2017)

§8º Devem estar discriminados, detalhadamente, nos documentos fiscais, a quantidade e o preço dos materiais e/ou a identificação dos serviços, o período a que se referem, com os correspondentes preços unitários e totais.(Incluído pela Portaria SF 8/2016)

§9º Apontamentos de débitos nos documentos previstos no inciso IX do caput ou a falta dos documentos previstos no § 2º, todos deste artigo, não impedem a realização do pagamento.(Incluído pela Portaria SF 8/2016)

§ 9º Apontamentos de débitos nos documentos previstos no inciso IX do “caput” ou a falta dos documentos previstos no § 2º, todos deste artigo, não impedem a realização da liquidação e do pagamento.(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

§10º No âmbito do SEI, os processos de liquidação e pagamento de despesas referentes à prestação de serviços, aquisição de bens ou execução de obras deverão ser iniciados separadamente do processo licitatório ou de contratação, utilizando um processo para cada liquidação e pagamento, com o Tipo de Processo “Pagamentos: Compras”.(Incluído pela Portaria SF 8/2016)

§ 10. No âmbito do SEI, os processos de liquidação e pagamento de despesas referentes à prestação de serviços, aquisição de bens ou execução de obras deverão ser iniciados separadamente do processo licitatório ou de contratação, cabendo à unidade responsável associá-los entre si por meio do recurso de relacionamento de processos do SEI, conforme previsto no artigo 37, da Portaria 61/2015 SMG, de 27 de novembro de 2015.(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

§11º Os processos de que trata o §10º deverão estar relacionados ao processo licitatório ou de contratação por meio do recurso de relacionamento de processos do SEI, conforme previsto no artigo 37º, da Portaria 61/2015 SMG, de 27 de novembro de 2015.(Incluído pela Portaria SF 8/2016)

§ 11. Para fins do disposto no § 10 deste artigo, será iniciado, preferencialmente, um processo para cada liquidação e pagamento.(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

§ 12. O ateste do fornecimento de bens ou prestação de serviços nos processos registrados no Sistema Integrado de Gestão de Suprimentos e Serviços – SIGSS, quando de sua entrada em operação, deverá ser feito em modelo próprio de documento, no âmbito do sistema, afastando-se os modelos constantes dos Anexos I, II, III e IV desta Portaria.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

§ 13. O documento de ateste previsto no § 12, gerado pelo SIGSS, deve, obrigatoriamente, ser juntado aos autos dos processos físicos ou, no âmbito do SEI, aos processos eletrônicos.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

§ 14. Os documentos previstos no § 2º deste artigo poderão ser entregues pela contratada em formato digital, devendo os originais ser apresentados sempre que exigidos pela unidade responsável.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

§ 15. Os fiscais de contrato deverão atestar, aprovando ou rejeitando, total ou parcialmente, o recebimento de bens e/ou a prestação dos serviços, inclusive medições de obras, em até 5 (cinco) dias úteis, contados da entrega da fatura ou de documento equivalente, inclusive por meio eletrônico.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

§ 16. O fiscal de contrato deverá:(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

I – encaminhar a nota fiscal para pagamento imediatamente após o ateste;(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

II – no caso de erro na nota fiscal prevista no inciso V, do art. 1º, devolver a nota fiscal à contratada para correção;(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

III – no caso de erro nos demais documentos previstos no art. 1º, ou não recebimento desses, notificar a contratada para que apresente toda a documentação regular no prazo de 5 (cinco) dias úteis, sob pena de aplicação das sanções contratualmente previstas, inclusive com a possibilidade de rescisão do ajuste.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

§ 17. O disposto no inciso III, do § 16, não interrompe o andamento do processo para liquidação e pagamento.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

§ 18. As áreas responsáveis pela conferência da documentação, quando houver, e pela liquidação terão o prazo de 10 (dez) dias úteis para realização de suas atividades, contados a partir do ateste do fiscal.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

§ 19. A liquidação da despesa deve ser efetuada no mínimo 3 (três) dias antes da data de vencimento.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

§ 20. Se o contrato não contiver definição do dia do vencimento da obrigação ou apenas estipular “pagamentos mensais”, a Unidade adotará, como data de vencimento da obrigação, 30 (trinta) dias corridos contados a partir da data em que for atestado o fornecimento ou a prestação dos serviços, ou da data de aprovação da medição, ou da entrega da fatura ou da data final do adimplemento da obrigação, conforme determine cada contrato.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

Art. 2º Nos termos da legislação municipal, a inexistência de registro no Cadastro Informativo Municipal – CADIN deverá ser verificada:

I) quando da celebração do contrato: pelo órgão/unidade contratante; e

II) quando do pagamento da despesa: pelo Departamento de Administração Financeira – DEFIN da Subsecretaria do Tesouro Municipal - SUTEM da Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico – SF, em relação às obrigações da Administração Direta, e pelas respectivas Diretorias Financeiras, em relação às Autarquias e Fundações de Direito Público.

II – quando do pagamento da despesa: pelo Departamento de Administração Financeira – DEFIN da Subsecretaria do Tesouro Municipal – SUTEM da Secretaria da Fazenda – SF, em relação às obrigações da Administração Direta, e pelas respectivas Diretorias Financeiras, em relação às Autarquias e Fundações de Direito Público.(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

Parágrafo único A existência de pendência no Cadastro Informativo Municipal – CADIN não impede que seja realizada a liquidação da despesa.

Art 3º Na ocorrência de infração contratual, deverão ser adotados os procedimentos previstos nos arts. 54 e 56 do Decreto 44.279, de 24 de dezembro de 2003, e no Decreto anual de execução orçamentária e financeira.

§1º Aplicada penalidade pecuniária e transcorrido o prazo recursal sem interposição de recurso ou denegado provimento ao recurso interposto, o valor correspondente deverá ser retido na nota de liquidação e pagamento.

§2º Após a publicação do despacho que denegou provimento ao recurso ou o decurso do prazo sem interposição de recurso, não havendo tempo hábil para que seja respeitado o prazo legal para o pagamento, a retenção do valor da multa deverá ocorrer na próxima nota de liquidação e pagamento.

§3º Não havendo mais pagamentos a serem efetuados, a multa deverá ser recolhida por meio do DAMSP ou mediante execução da garantia contratual.

§4º Se a multa aplicada for superior à garantia prestada e não for recolhida a diferença, o valor remanescente deverá ser inscrito no Cadastro Informativo Municipal nos termos do Decreto nº 47.096, de 21 de março de 2006, e encaminhado para inscrição em dívida ativa.

Art. 3º-A Quando não for permitido o processamento da nota de empenho e, consequentemente, da nota de liquidação pelo Sistema de Orçamento e Finanças – SOF, em virtude de o credor estar apenado, conforme publicação do Departamento de Gestão de Suprimentos e Serviços – DGSS da Secretaria Municipal de Gestão – SMG, a Unidade Orçamentária deverá:(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

I – certificar-se junto à assessoria jurídica da Pasta a que pertence acerca da legitimidade de se emitir nota de empenho em favor do credor apenado;(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

II – havendo parecer favorável do órgão de assessoramento jurídico, acessar, no endereço eletrônico http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/financas/seosof/, a planilha da nota de empenho e o respectivo anexo, os quais deverão ser preenchidos e devidamente assinados, encaminhando-os à Divisão de Gerenciamento do Sistema de Execução Orçamentária – DISEO, do Departamento de Contadoria da Subsecretaria do Tesouro Municipal, acompanhados de declaração do titular da Unidade Orçamentária expressando a inteira responsabilidade pela emissão dos documentos.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

Parágrafo único. Os documentos mencionados no inciso II deste artigo deverão ser encaminhados à DISEO por meio de expediente físico, no caso de o respectivo processo de pagamento ter sido autuado no âmbito do Sistema SIMPROC, ou, na hipótese de o processo de pagamento ter sido iniciado no Sistema SEI, por meio de processo eletrônico, de sorte a que sejam adotadas as providências pertinentes, devendo posteriormente retornar à Unidade Orçamentária solicitante.(Incluído pela Portaria SF 159/2017)

Art.4º As dúvidas suscitadas em decorrência da aplicação desta Portaria e os casos omissos serão resolvidos pelo Departamento de Contadoria da Subsecretaria do Tesouro Municipal.

Art. 4º As dúvidas suscitadas em decorrência da aplicação desta Portaria e os casos omissos serão resolvidos pelo Departamento de Contadoria da Subsecretaria do Tesouro Municipal, no que se refere à execução orçamentária e ao processamento dos documentos decorrentes da execução da despesa; e quanto aos aspectos legais formais, pela Coordenadoria da Administração – COADM da Secretaria Municipal da Fazenda.(Redação dada pela Portaria SF 159/2017)

Art. 5º Esta Portaria entrará em vigor a partir do dia 16 de junho de 2014, revogadas as disposições em contrário a partir do dia 16 de junho de 2014, especialmente Portaria SF n.º 14/1998, a Portaria SF nº 106/2012.

Art. 6º A partir da publicação desta Portaria, fica revogada a Portaria SF nº 45, de 20 de março de 2014.