PORTARIA Nº 3.270, DE 28 DE ABRIL DE 2016

ATRIBUI RESPONSABILIDADES PELAS INFORMAÇÕES LANÇADAS NOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CORPORATIVOS DA SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, no uso de suas atribuições legais e CONSIDERANDO que:

- a produção de informações e indicadores educacionais precisos é imprescindível ao planejamento e monitoramento de informações em consonância com a realidade das unidades educacionais;

- a falta de atualização adequada dos Sistemas conduz a erros, na medida em que superestima ou subestima as matrículas efetivadas, compromete a eficácia e eficiência das informações que subsidiam o planejamento de ações, programas e projetos da SME, dependentes de dados estatísticos confiáveis e precisos;

- os Sistemas de Informação corporativos desta Secretaria são a base de dados que alimentam, por meio de processo de migração, o censo escolar, definindo os recursos do FUNDEB e de outros programas relativos a repasses de recursos financeiros e materiais, inclusive o dimensionamento das necessidades de recursos humanos;

- a inserção e atualização dos dados nos Sistemas são obrigatórias e a precisão no lançamento dos registros das informações nos sistemas conduz ao correto dimensionamento das necessidades e alocação adequada de recursos públicos, conforme as reais necessidades da Rede Municipal de Ensino;

- a coerência na gestão dos recursos envolvidos implica em instrumentalizar a atuação de controle, de modo a aperfeiçoar os mecanismos de acompanhamento gerencial das informações,

RESOLVE:

Art. 1º - As informações lançadas nos Sistemas de Informação corporativos da Secretaria de Municipal de Educação são de responsabilidade do Diretor de Escola e dos funcionários por ele designados, bem como do Supervisor Escolar e dos operadores dos sistemas, no âmbito de sua atuação.

Art. 2º - Compete à Diretoria Regional de Educação:

I - estabelecer um trabalho articulado entre suas Assessorias, Equipes de Supervisão e Diretorias para garantir a credibilidade das informações cadastradas nos Sistemas;

II - adotar procedimentos para afastar os riscos de simulações por erros ou vícios funcionais e inobservância de critérios e prazos fixados para o lançamento das informações;

III - desencadear ações para o desenvolvimento de uma consciência crítica dos informantes e o compromisso ético e moral pelas informações prestadas;

IV - providenciar a correção de erros detectados pelos procedimentos usuais de cruzamentos de informações ou por meio de monitoramento, de forma ágil, e identificar suas possíveis causas.

Art. 3º - Compete às Equipes de Planejamento e de Gestão de Pessoas:

I - orientar e acompanhar o processo de digitação das informações nos Sistemas, repassando para a Equipe de Supervisão e para as Unidades Educacionais todas as orientações, comunicados, manuais e procedimentos operacionais dos Sistemas, efetuando capacitações e dirimindo dúvidas relativas às rotinas operacionais das funcionalidades, bem como aquelas relativas às normas e parâmetros legais.

II – manter atualizados os registros de sua competência referentes a ingressos, desligamentos, e movimentações e histórico de atos de pessoal, informando aos respectivos setores da COGEP – Recursos Humanos, quanto às eventuais necessidades de atualização de registros de sua competência.

III – garantir que sejam cumpridos os prazos estipulados para os registros nos Sistemas.

Art. 4º – Compete ao Supervisor Escolar responsável pela Unidade Educacional da rede direta ou conveniada, orientar e acompanhar:

I - quanto à necessidade de manutenção da ficha cadastral do educando, disponibilizada pelo Sistema EOL, documento de prontuário, com o código do mesmo – número identificador que permita o acompanhamento de toda a trajetória escolar do educando;

II - quanto à utilização da própria lista de educandos formação da classe, impressa do Sistema EOL, para a organização dos diários de classe do professor, de forma a garantir que os lançamentos dos eventos de movimentação escolar, registrados no Sistema, sejam confrontados com os diários de classe;

III - o controle da presença dos educandos, especialmente no início do ano letivo, visando a identificação e registro no Sistema de “Não Comparecimento” do aluno não frequente, de forma a garantir a coerência e exatidão dos dados, eliminando os riscos de dados superestimados;

IV - à análise dos lançamentos de registros da frequência e notas registradas, na periodicidade bimestral e por amostragem, que permitam identificar casos de desligamento sem o pertinente registro;

V - os lançamentos de transferência de educandos, de acordo com a legislação em vigor;

VI - quanto à necessidade permanente de atualização dos dados cadastrais da unidade;

VII – quanto à necessidade de atualização permanente dos dados pessoais dos funcionários, bem como manter atualizados os registros de sua competência referentes a ingresso e desligamento de pessoal, opção de jornada docente, pontuação e atribuição de aulas, histórico de atos, cadastro de títulos e concursos de remoção.

Art. 5º - Caberá ao Diretor de Escola, orientar e acompanhar:

I - os professores, quanto ao registro sistemático da frequência e avaliação dos educandos, nos Diários de Classe;

II - o Secretário de Escola e Equipe da Secretaria Escolar quanto à formação das turmas;

III – os operadores responsáveis pelos lançamentos das informações, de forma a garantir que os dados sejam precisos e fidedignos, dirimindo eventuais dúvidas relativas aos parâmetros legais, envolvendo a efetivação de matrícula e outros procedimentos correlatos: não comparecimento, desistência, remanejamento, transferência, nota/conceito e frequência de educandos;

IV - a digitação das informações, assegurando a observância dos prazos estabelecidos para o lançamento das mesmas, de forma a manter a base de dados sempre atualizada;

V - as informações lançadas, utilizando os relatórios disponibilizados pelos próprios Sistemas a fim de re/ratificação dos dados;

VI - os registros de frequência dos educandos, apurando motivos das faltas não justificadas, esgotando todas as possibilidades para o retorno dos mesmos, documentando os contatos com pais ou responsáveis e, no caso de insucesso, observar o disposto na legislação vigente;

VII - a atualização permanente dos dados cadastrais da unidade, referentes à localização, dispositivos de comunicação, ambientes com suas respectivas metragens e capacidade, bem como as demais informações constantes nas telas de dados gerais da escola;

VIII - a atualização permanente dos dados pessoais dos funcionários, assim como os registros de sua competência referentes a ingresso e desligamento de pessoal, atribuição de aulas e cadastro de títulos, para as unidades das redes direta e conveniada e opção de jornada docente, pontuação, histórico de atos, e concursos de remoção, para as unidades da rede direta, informando os respectivos setores da Diretoria Regional de Educação quanto a eventuais necessidades de atualização de registros de sua competência;

IX – o fiel cumprimento das atualizações, dando ciência expressa a todos os profissionais das publicações, orientações, procedimentos e cronogramas dos eventos que envolvam registros nos sistemas.

Art. 6º - Compete aos servidores responsáveis pelos registros de informações nos sistemas:

I – registrar a demanda nos respectivos sistemas;

II - efetivar a matrícula no sistema;

III - atualizar a ficha cadastral de acordo com a documentação civil dos educandos, atualização de endereços, bem como o devido lançamento de todas as informações referentes à participação em programas de distribuição de renda, transporte escolar e, quando for o caso, de caracterização de deficiência, sendo indispensáveis para a identificação precisa do educando e o atendimento de suas necessidades;

IV - efetuar os lançamentos de movimentação escolar dos educandos: transferência, desistência entre outros;

V - manter o Diretor da Escola informado sobre os eventos de movimentação dos educandos atualizações bimestrais além de outras;

VI- comunicar aos professores os lançamentos de transferência e desistência;

VII – manter o Diretor da Escola informado sobre as atualizações cadastrais da unidade e de todos os servidores;

Art. 7º - A inobservância das normas de atualização das informações, com a inclusão de registros não verdadeiros ou imprecisos que possam causar alteração dos indicadores, distorcendo a realidade, será objeto de investigação e de apuração de responsabilidade.

Art. 8º - Os registros de matrícula e vida escolar dos educandos serão objeto de auditoria interna (órgãos central e regionais) ou externa, por meio de exame de documentos, investigação nos Diários de Classe e outras diligências que se façam necessárias para apuração da veracidade e coerência das informações lançadas nos Sistemas.

Parágrafo único – No caso de auditoria, as autoridades educacionais deverão cooperar com os auditores, prestando os esclarecimentos necessários à execução do processo de auditagem e a tomada de decisões imediatas para a correção das informações, tendo em vista a melhoria da qualidade da gestão educacional.

Art. 9º – As atualizações de dados pessoais e funcionais dos servidores em exercício nos órgãos regionais e central serão de competência das respectivas Unidades de Gestão de Pessoas.

Art. 10 – Todos os operadores dos Sistemas deverão garantir sigilo sobre os dados pessoais de educandos e servidores.

Art. 11 – Caberá a todos os Diretores de Escola das Unidades Educacionais, Diretores Regionais e Coordenadores da SME a comunicação aos respectivos gestores dos Sistemas os desligamentos e/ou substituição de operadores.

Art. 12 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.