PORTARIA Nº 182/SMC-G/2024

Dispõe sobre os procedimentos para recolhimento e entrada de acervos arquivísticos permanentes no Arquivo Histórico Municipal - AHM.

A Secretária Municipal de Cultura, no uso de suas atribuições conferidas pela Lei Municipal n­º 8.204/75, e pelo Decreto Municipal nº 58.207/18

RESOLVE:

Artigo 1º . Os procedimentos para recolhimento e entrada de acervos arquivístico de caráter permanente pelo Arquivo Histórico Municipal – AHM estão estabelecidos nesta Portaria.

CAPÍTULO I - DA ENTRADA DE ACERVOS

Artigo 2º. A tomada de decisão quanto ao recolhimento de acervos arquivísticos de caráter permanente pelo Arquivo Histórico Municipal (AHM) será subsidiada inicialmente pelos seguintes critérios:

I - Os acervos deverão estar minimamente identificados e acondicionados, não podendo conter infestação de pragas, fungos ou outros qualquer outra contaminação.;

II - Todos os documentos dos acervos deverão ter sido avaliados como de guarda permanente, quando públicos ou de alto interesse público e social quando privados;

III - Nenhum documento do acervo poderá apresentar pendências administrativas ou judiciais;

Artigo 3º. No estudo inicial de recolhimento serão priorizados os seguintes acervos, nesta ordem:

I - Acervos em caráter de urgência, que apresentem iminência de perda do suporte e/ou da informação, e de acervos de órgãos instintos e/ou em processo de desestatização;

II - Acervos que complementem ou que supram lacunas de fundos documentais já custodiados pelo AHM;

III - Acervos que correspondam a marcos históricos ou figuras históricas da cidade de São Paulo, corroborando com os programas de difusão do AHM na produção de conhecimento interdisciplinar sobre os registros do passado para a compreensão do presente;

IV – Acervos que sejam representativos de uma realidade ou grupo social específicos e que proporcionem diversidade e pluralidade ao conjunto geral de acervos do AHM, apresentando alto potencial de pesquisa histórica e/ou cultural;

V – Acervos que proporcionem o alargamento das noções de documento histórico com vistas ao acolhimento de itens documentais capazes de testemunhar sujeitos invisibilizados pelo domínio hegemônico das narrativas exercido pelos grupos sociais dominantes;

Artigo 4º. Os procedimentos a serem realizados para o recolhimento incluem:

I - Da parte do órgão, entidade detentora do acervo, e/ou pessoa física no caso de arquivos pessoais que solicitou o recolhimento:

a) Endereçar ao AHM a comunicação oficial quanto ao acervo que se pretende transferir, solicitando aprovação, e se necessária, orientação técnica;

b) Elaborar uma listagem de identificação dos documentos a serem recolhidos, de acordo com o Anexo 2 desta portaria;

c) Identificar as unidades de acondicionamento (caixas e/ou pastas) com número da unidade em ordem sequencial, com etiquetas, contendo o nome do órgão produtor ou entidade produtora, datas-limite e, se possível, apontando o gênero documental identificado (textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, eletrônico, etc);

d) Destinar recursos humanos, materiais e financeiros necessários à consecução dos procedimentos previstos nas alíneas anteriores, bem como para o transporte e alocação do acervo nos depósitos do AHM;

e) Enviar, junto ao acervo a ser recolhido, quando houver, quaisquer instrumentos de recuperação da informação já existentes nos órgãos, entidades e produtores(as), que possibilitem o acesso as informações contidas nos acervos/documentos recolhidos.

f) Certificar-se da aplicação das Tabelas de Temporalidades antes do recolhimento a fim de cumprir os prazos de guarda na fase intermediária, e por fim, a eliminação, quando necessário, pois só serão recolhidos documentos na fase permanente;

II - Da parte do Arquivo Histórico Municipal (AHM):

a) Acionar a Supervisão de Acervo Permanente - SAP, a Supervisão de Conservação do Acervo – SCA, o Núcleo de Arquitetura e Manutenção - NAM e o Núcleo Biblioteca, os quais, sob supervisão de SAP, serão responsáveis pela avaliação das necessidades técnicas específicas ao recolhimento dos acervos em questão, das quais:

i) Visitar o local onde estão armazenados os acervos, a fim de elaborar relatório e parecer técnico, considerando aspectos relacionados à organização, preservação e acondicionamento do acervo.

ii) Elaborar cronograma de entrada dos acervos no AHM, definindo a exequibilidade da ação conforme disponibilidade de espaços de guarda, local de tratamento e o mobiliário destinado a armazenar os acervos, procedendo à respectiva identificação;

iii) Avaliar a complementaridade dos acervos aos fundos documentais já custodiados e às demandas de pesquisa em andamento no AHM;

iv) Avaliar a presença de acervo bibliográfico dentro dos acervos em questão e emitir parecer técnico quanto à disponibilidade de espaço físico na Biblioteca do AHM, bem como sua complementação aos acervos já custodiados e demandas de pesquisa;

v) Elaborar o Termo de Recolhimento do acervo a ser recolhido, de acordo com o Anexo 1 deste ato, a ser emitido e assinado pelas partes em 3 (três): ao órgão, entidade celebrante, e/ou produtor(a) do acervo, à Diretoria do AHM e à SAP, unidade responsável pela gestão de documentos;

vi) Planejar o período de recolhimento, informando a unidade administrativa, que apoiará a entrada do acervo;

vii) Acompanhar a entrada do acervo, orientando sua alocação nos depósitos previamente determinados;

viii) Conferir os documentos recebidos, logo após a entrega, assim como das unidades de acondicionamento.

ix) Propor o deferimento, o deferimento com ressalvas e o indeferimento à Diretoria do AHM por meio de parecer técnico suscinto, ouvidas as unidades competentes do AHM;

b) Deferir, deferir com ressalvas ou indeferir o recolhimento do acervo arquivístico para o AHM, valendo-se do direito de estabelecer condições e propostas específicas para o recolhimento final do caso em tela.

CAPÍTULO II - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 5º. A formalização da entrada de acervos arquivísticos no AHM será efetivada com a assinatura, pelas partes, do Termo de Recolhimento, ficando o acervo até essa data sob a responsabilidade do órgão, entidade, e/ou pessoa física que solicitou o recolhimento.

Artigo 6º. Para os fins deste ato, bem como de seus anexos, considera-se:

I - Datas-limite: indicar o ano do documento mais antigo e do mais recente da unidade de acondicionamento. Ex.: 1966-1994.

II - Descrição do conteúdo das unidades de acondicionamento: descrever os documentos contidos em cada unidade de acondicionamento, usando elementos que o caracterizem. Ex.: processos de prestações de contas, de aposentadoria, livros contábeis, atas de reuniões de diretoria, plantas de locomotivas, perfis de plataformas, ou quando pertinente, o assunto.

III - Gênero documental: Define se o documento é textual, audiovisual, cartográfico, sonoro, iconográfico, eletrônico, cartográfico, tridimensional, bibliográfico e micrográfico etc.

IV - Observações: indicar qualquer outro elemento que possa fornecer dados complementares sobre o acervo.

V - Órgão/Entidade e/ou produtor (a): nome do órgão, entidade ou pessoa física que produziu e acumulou o acervo.

VI - Recolhimento: passagem para a guarda permanente no Arquivo Histórico Municipal de documentos produzidos e acumulados por órgãos ou entidades públicas, sendo assegurado ao mesmo, conforme disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, promover o acesso, a divulgação e a publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.

VII - Secretaria/Entidade que envia os documentos: nome do órgão, entidade que está realizando o recolhimento.

VIII - Tipo e nº das unidades de acondicionamento: indicar o tipo e a numeração das unidades de acondicionamento (caixas-arquivo, pastas, envelopes, etc.) contidas nas embalagens utilizadas no transporte.

Artigo 7º. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando a Instrução Normativa do Arquivo Histórico Municipal – AHM nº 1, de 17 de abril de 2017.

São Paulo, na data da assinatura digital