INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2017

Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivísticos no Arquivo Histórico Municipal

O DIRETOR DO ARQUIVO HISTÓRICO MUNICIPAL, usando da atribuição que lhe confere a lei municipal nº 15.608, de 28 de junho de 2012. Considerando a lei federal nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991,

RESOLVE:

Estabelecer na forma dos Anexos 1, 2, 3 e 4 os procedimentos a serem observados quando do recolhimento de acervos arquivísticos para o Arquivo Histórico Municipal.

ANEXO I

CAPÍTULO I

DA ENTRADA DE ACERVOS

1.Os acervos arquivísticos a serem recolhidos ao Arquivo Histórico Municipal (AHM) deverão estar minimamente organizados e acondicionados, não podendo conter infestação de pragas. Todos os documentos recolhidos ao AHSP devem ser de guarda permanente, quando públicos, ou de interesse social da instituição, quando privados.

2.Os procedimentos a serem observados incluem:

I - Da parte do órgão ou entidade detentor (a) do acervo:

a) comunicação oficial ao Arquivo Histórico Municipal quanto ao acervo que se pretende recolher, solicitando, se necessária, orientação técnica;

b) elaboração de uma listagem de identificação dos documentos a serem recolhidos;

c) identificação das unidades de acondicionamento com etiquetas contendo o nome da secretaria/entidade produtora, datas-limite e número da unidade de acondicionamento em ordem sequencial;

d) elaboração de listagem descritiva, de acordo com o Anexo 2 deste ato;

e) destinação de recursos humanos, materiais e financeiros necessários à consecução dos procedimentos previstos nas alíneas anteriores, bem como para o transporte e alocação do acervo nos depósitos do Arquivo Histórico Municipal.

II - Da parte do Arquivo Histórico Municipal:

a) composição de grupo de trabalho, coordenado pela unidade de gestão de documentos, para orientar as atividades inerentes ao recolhimento;

b) visita do grupo de trabalho, ao local onde está armazenado o acervo, a fim de elaborar relatório e parecer técnico, considerando aspectos relacionados à organização, avaliação, higienização e acondicionamento. Para definição do cronograma de entrada no Arquivo Histórico Municipal deverá ser considerado, também, a disponibilidade de espaço físico, bem como, os seguintes fatores: complementaridade e complementação de fundos documentais já custodiados e demanda de pesquisa;

c) elaboração de Termo de Recolhimento do acervo a ser recolhido, de acordo com o Anexo 3 deste ato, a ser emitido em 3 (três) vias e assinado pelos representantes das partes. Após a assinatura do Termo, uma via será destinada ao órgão ou entidade celebrante, a segunda anexada ao processo relativo à entrada e a terceira arquivada na unidade do AHSP, responsável pela gestão de documentos;

d) definição, nos depósitos de guarda, do local e do mobiliário destinados a armazenar o acervo, procedendo à respectiva sinalização;

e) programação do período de transferência ou de recolhimento, informando a unidade administrativa, que apoiará a entrada do acervo;

f) acompanhamento da entrada do acervo, orientando sua alocação nos depósitos previamente determinados.

CAPÍTULO II

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

3.A formalização da entrada de acervo arquivístico no Arquivo Histórico Municipal dar-se-à com a assinatura, pelas partes, do Termo de Recolhimento, ficando o acervo até essa data sob a responsabilidade do órgão ou entidade que solicitou o recolhimento.

4.Para os fins deste ato considera-se:

I- Recolhimento: passagem para a guarda permanente no Arquivo Histórico Municipal de documentos produzidos e acumulados por órgãos ou entidades públicas, sendo assegurado ao mesmo, conforme disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, promover o acesso, a divulgação e a publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado no entanto o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.

ANEXO 2

LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO

Documentos recolhidos

( ) textuais ( ) filmográficos

( ) sonoros ( ) micrográficos

( ) cartográficos ( ) informáticos

( ) iconográficos

Secretaria ou entidade que envia os documentos: __________________________

Órgão/entidade produtor (a):_____________________________________________

Tipo e nº das embalagens utilizadas no transporte Tipo e nº das unidades de acondicionamento Descrição do conteúdo das unidades de acondicionamento Datas - Limite Obs

Data da entrada:

_____________________

Nome: __________________________

Cargo: __________________________

RF: ________________________

INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DA LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO

Documentos recolhidos - assinale com X entre os parênteses correspondentes ao gênero documental a ser recolhido ou transferido ao Arquivo Histórico Municipal, preenchendo uma listagem para cada gênero.

Gênero documental – Define se o documento é textual, cartográfico, sonoro, iconográfico, micrográfico, informático, etc.

Secretaria ou entidade que envia os documentos - nome do órgão, entidade ou pessoa física que está realizando o recolhimento.

Órgão/entidade produtor (a): nome do órgão, entidade ou pessoa física que produziu e acumulou o acervo.

Tipo e nº das embalagens utilizadas no transporte - indicar, em ordem numérica e seqüencial, o número das embalagens utilizadas no transporte, sejam caixas de mudança ou pacotes. Caso a unidade de embalagem do transporte seja a unidade de acondicionamento, por exemplo, caixas-arquivo, indicar o tipo e a numeração na coluna destinada às unidades de acondicionamento.

Tipo e nº das unidades de acondicionamento - indicar o tipo e a numeração das unidades de acondicionamento (caixas-arquivo, tubolatas, estojos plásticos, envelopes, embalagens em polipropileno etc.) contidas nas embalagens utilizadas no transporte.

Descrição do conteúdo das unidades de acondicionamento - descrever os documentos contidos em cada unidade de acondicionamento, usando elementos que o caracterizem.

Ex.: processos de prestações de contas, de aposentadoria, livros contábeis, atas de reuniões de diretoria, plantas de locomotivas, perfis de plataformas.

Observações:

Datas-limite - indicar o ano do documento mais antigo e do mais recente da unidade de acondicionamento. Ex.: 1966-1994.

Observações - indicar qualquer outro elemento que possa fornecer dados complementares sobre o acervo.

ANEXO 3

MODELO DE TERMO DE RECOLHIMENTO (DOCUMENTOS DO PODER PÚBLICO)

Termo de Recolhimento para guarda permanente no Arquivo Histórico Municipal do acervo documental produzido e acumulado por (nome do órgão ou entidade recolhedor/a), vinculado ou subordinado a Secretaria (nome da Secretaria ao qual o órgão ou entidade se encontrar vinculado ou subordinado).

O (nome do órgão ou entidade recolhedor/a), (natureza administrativa e vinculação/subordinação do órgão ou entidade recolhedor/a), situado à (endereço), neste ato representado por seu (nome do presidente ou diretor do órgão ou entidade recolhedor/a) e, de outro, o Arquivo Histórico Municipal órgão específico da Secretaria Municipal de Cultura da Prefeitura de São Paulo, com sede na Praça Coronel Fernando Prestes, 152 - São Paulo - SP, neste ato representado por (nome do Diretor do AHSP), nos termos das Leis nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e nº 15.608, de 28 de junho de 2012, resolvem assinar o presente Termo de Recolhimento mediante as seguintes cláusulas e condições.

Cláusula Primeira - Do objeto

Constitui objeto do presente Termo, o recolhimento para guarda permanente no Arquivo Histórico Municipal, do acervo produzido e acumulado pelo (nome do órgão ou entidade), abrangendo (indicar datas-limite), perfazendo (mensuração e quantificação), conforme discriminado nas listagens descritivas, que passam a fazer parte integrante de deste, como Anexos.

Cláusula Segunda - Das responsabilidades das partes

Para os fins previstos no presente Termo de Recolhimento as partes assumem as seguintes responsabilidades:

I) Caberá ao (nome do órgão ou entidade recolhedor/a) sob a orientação técnica do Arquivo Histórico Municipal, garantir a integridade do acervo até o seu destino final, às dependências do mesmo, bem como arcar com todas as despesas necessárias ao transporte e alocação da documentação nos depósitos do Arquivo Histórico Municipal

II) Caberá ao Arquivo Histórico Municipal a orientação e acompanhamento das providências para a entrada do acervo.

Cláusula Terceira - Do acesso e utilização

A assinatura do presente Termo de Recolhimento implica autorização plena, permanente e geral do órgão recolhedor para que o Arquivo Histórico proceda, nos termos da Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991 ao acesso, divulgação e publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, sendo vedado o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.

Cláusula Quarta - Dos novos recolhimentos

Mediante ulteriores entendimentos entre as partes, nas condições estabelecidas, na IN/AN nº 1, poderão ser efetivados outros recolhimentos de documentos que constituirão Anexos deste Termo.

Cláusula Quinta - Dos casos omissos

Os casos omissos e as controvérsias oriundas da execução do presente Termo serão resolvidos por acordo entre as partes, elegendo-se o foro da Seção Judiciária da Justiça Municipal da (cidade em que foi firmado o Termo) para aqueles não consensualmente acordados.

E, por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 3 (três) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo.

São Paulo, de de ___

TESTEMUNHAS:

1 - ______________________________

2 - ______________________________