PORTARIA Nº 121/2018-SMS.G

PROCEDIMENTOS PARA MAIOR EFICIENCIA NA TRAMITAÇÃO ADMINISTRATIVA INTERNA DE OFÍCIOS E EXPEDIENTES EXTERNOS

WILSON MODESTO POLLARA, Secretário Municipal da Saúde, no uso das atribuições que lhes são conferidas por lei e;

CONSIDERANDO a necessidade de se instituir um Sistema Descentralizado e Integrado de Controle de Informações na Secretaria Municipal da Saúde;

CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 57.857 de 05 de setembro de 2017, que reestrutura a SMS;

CONSIDERANDO a necessidade de conferir maior eficiência e eficácia nas respostas às solicitações encaminhadas pelos órgãos de controle e demais órgãos municipais, estaduais e federais, em especial no que tange aos prazos estipulados para resposta;

RESOLVE:

Artigo 1º - Os ofícios e demais expedientes de solicitações de informações e providências protocolados na Secretaria Municipal da Saúde serão enviados, imediatamente, aos departamentos competentes ao qual se destinam, observado o previsto no art. 2º.

§1º - Os servidores designados pelas chefias serão os responsáveis por acompanhar e providenciar o atendimento da demanda, dentro do prazo especificado no expediente, tramitando os ofícios às unidades competentes de seus Departamentos.

§2º - Não havendo no expediente/ofício prazo estipulado, será considerado este de 20 (vinte) dias.

§3º - Os ofícios de reiteração de informações não prestadas no prazo inicialmente estipulado deverão ter prioridade de atendimento, devendo ainda, nesses casos, os servidores aqui designados informarem às suas chefias imediatas acerca da reiteração, indicando o número do TID, o objeto, o órgão solicitante e o Departamento competente.

Artigo 2º - Em se tratando de ofícios e expedientes de solicitações de informações e providências oriundos dos Ministérios Públicos Federal, Estadual e do Trabalho; Defensorias Públicas Estaduais e da União; Tribunais de Contas e Autoridades Policiais; endereçados ao Secretário, ao Chefe de Gabinete e à Secretária Adjunta desta Pasta serão enviados a Divisão de Atendimento aos Órgãos de Controle (Assessoria Especial do Gabinete), que dará o devido encaminhamento.

§1º - Após o recebimento no departamento competente, os servidores designados na presente Portaria serão os responsáveis por acompanhar e providenciar o atendimento da demanda, dando prioridade aos ofícios de reiteração, observando o prazo de atendimento e de resposta constante no documento.

§2º - As respostas formuladas pelo departamento deverão atender na íntegra o solicitado, respondendo pontualmente, de forma clara e objetiva, ao requerido, com o acolhimento da Chefia da Unidade/Departamento/Coordenadoria na resposta.

§3º - Cópias de documentos e processos deverão vir anexas ao expediente, quando assim o especificar.

Artigo 3º - Os servidores de cada Departamento/Coordenadoria designados pelas Chefias, titulares e suplentes, e os que vierem a os substituir, zelarão pelo controle dos prazos e fluxo de informações, mantendo, para tanto, planilha atualizada, primando pela veracidade e qualidade das informações prestadas, sem prejuízo de suas funções originárias.

Artigo 4º - As perdas de prazo injustificadas ou omissão de informações que possam eventualmente gerar qualquer espécie dano, responsabilização cível, administrativa e/ou criminal serão devidamente apuradas em expediente próprio.

Artigo 5º - Em qualquer hipótese de desligamento dos quadros da SMS ou afastamento das suas funções, o funcionário designado deverá comunicar sua chefia imediata para que indique um substituto, cabendo aos suplentes exercerem as funções até que o novo titular seja designado ou retorne normalmente às suas funções.

Artigo 6º - Eventuais dilações de prazo aos Tribunais de Contas, Ministérios Públicos Federal, Estadual e do Trabalho, Defensorias Públicas da União e Estadual e Autoridades Policiais, bem como outros órgãos/entidades encaminhados ao Secretário, ao Chefe de Gabinete e a Secretária Adjunta deverão ser solicitadas formalmente a Divisão de Atendimento aos Órgãos de Controle, no prazo mínimo de 72 horas antes a sua expiração, mediante justificativa fundamentada, com o acolhimento por parte da chefia do departamento, devendo ser realizada através e-mail funcional.

Parágrafo único - Em caso de inviabilidade de dilação, as informações deverão ser prestadas dentro do prazo, impreterivelmente. Caberá ao funcionário, no e-mail de solicitação de dilação, enviar cópia digitalizada das informações relevantes do ofício.

Artigo 7º - Por meio de designação da chefia imediata, caberão aos suplentes prestarem o auxílio necessário aos titulares no cumprimento das atribuições designados na presente Portaria.

Artigo 8º - A responsabilidade pelas respostas fornecidas, sua completude, coerência, tempestividade e providências devem seguir a competência estabelecida no Decreto Municipal nº 57.857/2017 a cada Departamento.

Artigo 9º - Os casos omissos e as dúvidas interpretativas sobre esta Portaria devem ser solucionados pela transparência imposta ao Poder Público, pela razoabilidade, proporcionalidade e urbanidade entre os servidores, além da eficiência e do espírito público.

Artigo 10º - Deverão as Chefias de cada Coordenadoria/Departamento indicar o funcionário responsável e suplente para o cumprimento das atribuições da presente Portaria, devendo os nomes serem encaminhados à Divisão de Atendimento da COJUR para ciência e providências.

Artigo 11º - Todas as Coordenadorias, Departamentos e as Unidades da SMS deverão dar ciência formal desta Portaria aos seus funcionários, especialmente aos designados, afixando cópia em local de fácil visualização.

Artigo 12º - No prazo de 30 (trinta) dias a contar da data da publicação da presente Portaria, será publicada a lista de funcionários designados.

Artigo 13º - Ficam revogadas quaisquer disposições em contrário.