PORTARIA SF Nº 201, DE 24 DE JUNHO DE 2024

Institui o Programa Permanente de Aperfeiçoamento, Racionalização e Padronização dos Procedimentos Operacionais, Fortalecimento dos Controles Internos, Gestão de Risco, Prevenção de Fraudes, Segurança da Informação e Boas Práticas, no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda – Programa SF Conformidade.

CONSIDERANDO o aprimoramento da governança, da gestão de riscos e controles

CONSIDERANDO a necessidade contínua de melhoria dos processos com ênfase no grau de satisfação do contribuinte com os serviços fazendários

CONSIDERANDO a necessidade de aprimoramento da tecnologia visando a eficiência e eficácia dos processos;

CONSIDERANDO o disposto nos incisos IV, VI e VII do artigo 16, da Lei nº 17.262, de 13 de janeiro de 2020, que instituiu o Código de Direitos, Garantias e Obrigações do Contribuinte no Município de São Paulo; e

CONSIDERANDO, a publicação da Lei nº 17.273, de 14 de janeiro de 2020, que organiza a Política Municipal de Prevenção da Corrupção;

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituído o Programa Permanente de Aperfeiçoamento, Racionalização e Padronização dos Procedimentos Operacionais, Fortalecimento dos Controles Internos, Gestão de Risco, Prevenção de Fraudes, Segurança da Informação e Boas Práticas, no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda – Programa SF-Conformidade.

§ 1º Para fins de identificação de possíveis ações a serem incluídas no Programa SF-Conformidade, a Coordenadoria de Controle Interno - COCIN poderá utilizar como fontes temáticas sugestões apresentadas pelo Gabinete da Secretaria Municipal da Fazenda – SF, bem como por seus subsecretários, coordenadores, assessores, diretores de departamento e de divisão, podendo, ainda, realizar junto aos gestores das macroáreas da Secretaria amplo debate de ideias, com o objetivo de identificar as áreas e os processos relevantes e de caráter prioritário sob a ótica da melhoria de procedimentos operacionais, fortalecimento dos controles internos, segurança da informação, análise e prevenção de riscos e fraudes.

§ 2° Serão também consideradas, para efeito de identificação de possíveis ações a serem incluídas no Programa SF-Conformidade, as reclamações e sugestões encaminhadas pela Ouvidoria Geral do Município, bem como os apontamentos e as recomendações contidos nos relatórios de auditoria elaborados pelo Tribunal de Contas do Município de São Paulo e pela Controladoria Geral do Município de São Paulo.

§ 3º As ações relacionadas ao Programa SF-Conformidade integrarão o Plano Anual de Atividades de Controle Interno (PAACI), elaborado pela COCIN e submetido à aprovação do Secretário Municipal da Fazenda.

§ 4º Para fins de aplicação desta Portaria, consideram-se macroáreas:

I - Conselho Municipal de Tributos – CMT;

II - Coordenadoria de Administração – COADM;

III - Coordenadoria de Controle Interno – COCIN;

IV - Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação – COTEC;

V - Coordenadoria Jurídica – COJUR;

VI - Representação Fiscal;

VII - Subsecretaria da Receita Municipal – SUREM;

VIII - Subsecretaria de Planejamento e Orçamento Municipal – SUPOM;

IX - Subsecretaria do Tesouro Municipal – SUTEM.

Art. 2º O modelo de trabalho proposto no âmbito do Programa SF Conformidade submete-se a práticas contínuas e permanentes de gestão de riscos e de fortalecimento dos controles internos, utilizando-se do seguinte referencial para definição dos papeis e responsabilidades dos envolvidos no projeto:

I - Primeira linha, responsáveis pelos riscos e integrada por servidores que atuam diretamente na atividade fim, garantindo a operacionalização do processo de negócio;

II - Segunda linha, apoio e monitoramento dos riscos, integrada pela unidade de controle interno da SF;

III - Terceira linha, avaliação independente e objetiva dos riscos, integrada pelo órgão central de controle interno da Administração.

Art. 3º Compete aos servidores designados para composição do Grupo de Trabalho - GT, que participação do projeto representando a primeira linha (Art. 2º inciso I):

I - participação ativa nas etapas elencadas no Art. 5º dessa Portaria;

II - disponibilização de informações e dados gerenciais requisitados pela COCIN no desenvolvimento das atividades;

III - transcrição dos registros de reunião em atas;

IV - atuação nas ações decisórias relacionadas ao desenvolvimento de novos controles e desenho do cenário futuro.

Art. 4º A COCIN cumprirá o papel de segunda linha, designando servidores responsáveis para realização das atividades que consistirão, dentre outras, em:

I - facilitar os processos de avaliação de riscos da SF;

II - facilitar a autoavaliação de governança e de controles internos;

III - facilitar o processo de redesenho de controles e de procedimentos para uma atividade ou processo em transformação ou, ainda, para criação, expansão ou aperfeiçoamento de novos serviços;

IV - mediar discussões sobre controles e processos de negócio importantes para o alcance dos objetivos da SF.

I - elaborar ferramentas gerenciais para os registros do projeto;

II - definir a metodologia e ferramentas de gerenciamento de riscos que serão utilizadas no âmbito do projeto;

III - elaborar e gerenciar o cronograma de atividades prevendo as etapas de planejamento, identificação e análise de riscos e controles, plano de ação e desenho do cenário futuro;

IV - conduzir as reuniões de desenvolvimento do projeto e articulação com as demais áreas envolvidas;

V - recomendar os entregáveis produzidos pelo GT;

VI - reportar informações gerenciais aos gestores das macroáreas envolvidas no projeto;

VII - requisitar servidores da SF às chefias imediatas, inclusive de outras macroáreas, para auxiliar nos trabalhos, quando o GT entender que a participação deles é necessária no desenvolvimento das atividades do grupo.

VIII - representar o GT perante a Administração.

Parágrafo único. Em antecipação às etapas de desenvolvimento do projeto, caberá ao servidor designado pela COCIN a realização de atividade de capacitação relacionada aos principais conceitos de gerenciamento de riscos e controles, promovendo a aderência entre a metodologia aplicada e as atividades executadas pelo GT.

Art. 5º Uma vez definidas as ações na forma do Art. 1º desta Portaria, o Programa SF-Conformidade será executado preferencialmente nas etapas abaixo descritas, cabendo observar as orientações tratadas no Anexo I desta Portaria:

I - estabelecimento do contexto: realizar uma avaliação global do cenário, partindo da identificação dos fatores relacionados tanto ao ambiente interno quanto ao externo, destacando os recursos necessários para realização das atividades, a existência de normativos que institucionalizam o processo, e indicadores de desempenho relacionados ao serviço;

II - mapeamento dos processos: com objetivo de identificar gargalos e outras falhas de negócio; estabelecer a sequência das atividades realizadas, identificar as pessoas envolvidas e impactadas, o fluxo de documentos, os recursos tecnológicos e as interações com outros processos;

III - avaliação dos riscos: processo de levantamento, identificação e descrição dos riscos, tendo por base as informações obtidas durante o estabelecimento do contexto, contando com a comunicação e consulta contínua das equipes envolvidas e outras partes interessadas, com objetivo de elaborar um registro abrangente dos eventos que, caso ocorram, possam influenciar o atingimento dos objetivos institucionais da SF.

IV - plano de ação: definição das ações que contribuirão para tratamento dos riscos associados ao processo, por meio do estabelecimento de novos controles definidos para o desenho de cenário futuro;

V - cenário futuro: identificação das atividades, necessidades, requisições e possíveis riscos associados à implementação das propostas definidas no plano de ação em conjunto com a área de negócio.

Art. 6º As etapas descritas no Art. 5º desta Portaria serão desenvolvidas por Grupos de Trabalho – GTs, cabendo aos gestores das respectivas macroáreas a indicação dos servidores que participarão da atividade.

§ 1º Os GTs deverão ser instituídos no prazo de até 30 (trinta) dias da data em que a COCIN der ciência aos gestores das macroáreas, por processo eletrônico, das ações incluídas no Programa SF-Conformidade.

§ 2º A COCIN deverá manifestar-se quanto às entregas do projeto, por processo eletrônico, informando ao Gabinete da Secretaria Municipal da Fazenda e aos gestores das macroáreas a conclusão das atividades.

§ 3º Após a ciência do Gabinete da Secretaria Municipal da Fazenda, o processo eletrônico mencionado no § 1º deste artigo deverá ser encerrado pela COCIN.

Art. 7º O plano de ação das melhorias propostas tratado no inciso IV do Art. 5º, bem como sua implantação, será de responsabilidade dos gestores das macroáreas, podendo ser delegado aos gestores das unidades envolvidas.

§ 1º Caberá ao gestor da macroárea informar ao Gabinete da Secretaria Municipal da Fazenda quanto ao cronograma, andamento e término da implantação das melhorias propostas.

§ 2º Em caso de cancelamento da ação de controle proposta pelo GT, caberá ao gestor comunicar ao Gabinete da SF para anuência e assunção dos riscos não tratados.

§ 3º Em caso de proposta de alternativa à atividade indicada no Plano de Ação pelo GT, caberá ao gestor responsável pelo processo, apresentar a sugestão de reavaliação do risco residual identificado para validação do Gabinete da Secretaria Municipal da Fazenda.

§ 4º Caberá ao gestor responsável pelo processo reportar à COCIN o andamento das etapas de implantação das melhorias propostas até a sua efetiva conclusão, nos termos do disposto no Art. 9º desta Portaria.

§ 5º O apetite a risco no tratamento dos eventos identificados no plano de ação seguirá as diretrizes propostas pelo Comitê de Governança e Estratégia da Secretaria Municipal da Fazenda.

Art. 8º Caberá aos gestores das macroáreas definir se as atividades decorrentes desta Portaria serão executadas com prejuízo ou não das demais funções.

Art. 9º Caberá à COCIN o monitoramento e acompanhamento das atividades decorrentes desta Portaria, prestando apoio consultivo nas etapas estabelecidas nos Arts. 5º e 7º, podendo sugerir melhorias ou orientar as unidades envolvidas no Programa SF-Conformidade, visando ao fiel cumprimento das ações definidas como prioritárias pelo Gabinete da Secretaria Municipal da Fazenda.

Art. 10. Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as Portarias SF nº 181/2019 e SF nº 244/2020.

ANEXO I - PORTARIA SF Nº 201, DE 24 DE JUNHO DE 2024 (DOC. 105681942)

Publicação referente ao doc. SEI! nº 105479527