PORTARIA Nº 29/2016 - SF, de 03 de fevereiro de 2016.

Institui a Comissão de Racionalização da Utilização de Documentos Físicos da Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico para coordenar a redução e a extinção de documentos públicos municipais.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE FINANÇAS E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO , no uso de suas atribuições legais,

Considerando o disposto no Decreto nº 29.745, de 14 de maio de 1991 e suas alterações.

Considerando a necessidade de racionalização do fluxo, redução da massa documental e liberação/redução de espaço físico, com o arquivamento, eliminação ou recolhimento permanente dos conjuntos documentais produzidos nesta Secretaria,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir a Comissão de Racionalização da Utilização de Documentos Físicos – CRD, para coordenar e executar a redução da massa documental e a liberação ou redução de espaço físico, com o arquivamento, eliminação ou recolhimento permanente dos conjuntos documentais produzidos pela Secretaria Municipal de Finanças e desenvolvimento Econômico, nos termos do Decreto nº 29.745, de 14 de maio de 1991 e suas alterações.

Art. 2º A Comissão será constituída de, no mínimo, 4 (quatro) membros com conhecimento da estrutura organizacional e da tramitação de documentos na Secretaria.

Parágrafo Único. A CRD será composta pelos seguintes servidores:

a) Coordenadora: Carolina Alves de Almeida – RF 826.603.4/1 – AFTM – QPAT-01;

b) Equipe de apoio: Diogo Henrique Tibães Borsato – RF 729.632.1/1 – AGPP – M-05;

c) Equipe de apoio: Solange Aparecida Sant’ana – RF 758.663.9/2 – AGPP – M-03;

d) Equipe de apoio: Rodrigo Araújo Azevedo – RF 818.860.2/1 – AFTM – QPAT-01.

Art. 3º A CRD terá as seguintes competências:

I) Cabe ao Coordenador:

a) elaborar plano de trabalho, cronograma de atividades, entrar em contato com as unidades para agendar os trabalhos, consolidar as informações obtidas pela equipe de apoio e gerar um relatório final;

b) informar diretamente o Gabinete da Secretaria sobre o andamento dos trabalhos;

II) Cabe à Equipe de Apoio:

a) auxiliar o Coordenador na execução dos trabalhos;

b) juntamente com o servidor responsável da área específica, providenciar o levantamento, in loco, dos documentos acumulados na respectiva área, a fim de preencher o formulário padrão, conforme Anexo I – Formulário Padrão desta Portaria.

Art. 4º Os membros da CRD desenvolverão as atividades previstas no art. 3º desta Portaria sem prejuízo de suas funções.

Art. 5º Os prazos de guarda e da destinação final dos documentos públicos deverão atender ao disposto na tabela de temporalidade elaborada pela Comissão Setorial de Avaliação dos documentos da Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico – CSA/SF.

Art. 6º Em nenhuma hipótese será permitida a eliminação de documentos que não constem das tabelas de temporalidade ou não tenham completado os prazos de guarda nela previstos.

§ 1º As cópias poderão ser eliminadas, desde que identificados os originais e garantido o seu ciclo de vida, ressalvadas as excepcionalmente indicadas nas tabelas de temporalidade.

§ 2º Deverá ser mantida uma única cópia, no caso de não haver o documento original.

§ 3º Os documentos de valor mediato e guarda permanente, devido ao seu valor histórico e científico, não deverão ser eliminados.

Art. 7º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Anexo I – Formulário Padrão

Nome do documento:

Assunto:

Quantidade aproximada: ___________ documentos, ou ________ m³.

Previsto na tabela de temporalidade?

( ) Sim

( ) Não

Se previsto na tabela de temporalidade:

Prazo de Guarda:

( ) Fase Corrente. Qual?

( ) Fase Intermediária. Qual?

Pode eliminar?

( ) Sim

( ) Não. Prazo de permanência: _________________.

Observações:

Se não previsto na tabela de temporalidade:

Observações:

Destinação final:

( ) Destruição total

( ) Destruição parcial

( ) Custodiar em SF sem digitalizar

( ) Custodiar em SF e digitalizar

( ) Custodiar fora de SF sem digitalizar

( ) Custodiar fora de SF e digitalizar

Observações:

São Paulo, ______ de ______________________________ de _________.

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Coordenador da CRD

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Superior imediato da área específica