Despacho interno SF/COTEC/DEPRO Nº 016585586

Ordem Interna SF/COTEC nº 02/2019

O COORDENADOR GERAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO, no uso de suas atribuições legais,

R E S O L V E:

Art. 1º Considerando as prerrogativas do Decreto Municipal 54.498 de 23 de outubro de 2013, em especial às constantes no art. 23, III, VII, IX, e do Decreto Municipal 57.968 de 7 de novembro de 2017, art. 2º inciso II e parágrafo 5, a Coordenadoria de Tecnologia de Informação e Comunicação vem, por meio deste instrumento, detalhar o processo do Grupo de Trabalho para a Gestão de Sistemas da Portaria SF/COTEC 01/2018 de 2 de julho de 2018, de forma a especificar as atribuições e papeis. Considera-se:

Catálogo de Sistemas: base de conhecimento que contém Informações dos sistemas, documentação, objetivos, definições, perguntas frequentes, processos de negócio, contatos da Secretaria Municipal da Fazenda – SF, integrações, entre outros.

Gestão de Demanda de Sistemas – GDS: ferramenta utilizada para gestão de demandas e serviços.

Incidente: interrupção não planejada de um serviço de Tecnologia de Informação e Comunicação - TIC ou uma degradação da qualidade de um serviço de TIC.

Gerenciamento de Incidentes: tem como foco restabelecer à normalidade o serviço, minimizando impactos na operação das unidades da Secretaria.

Gerenciamento de Problemas: cuida da resolução e da prevenção de falhas que causam incidentes nos serviços de TIC.

OTRS: Ferramenta para gerenciamento de incidentes e problemas.

FAQ: Perguntas mais frequentes, representa um documento no OTRS que contendo uma base de conhecimento sobre um sistema.

Diretor de TIC: Diretor de Divisão ou Departamento responsável pela atividade de TIC objeto do projeto ou solução.

Líder Técnico: Profissional de perfil técnico com conhecimentos sobre gerenciamento de projetos.

Backlog: É uma espécie de estoque de demandas relativas a produtos/serviços a implantar.

Art. 2º São atribuições do Grupo de Trabalho para Gestão de Demandas e Sistemas, dentre outras necessárias à gestão de sistemas:

* Propor, executar, gerir, orientar e divulgar os procedimentos de preenchimento, de instrução e de aprovação das demandas da ferramenta GDS e do Catálogo de Sistemas.

*  Interagir com as unidades de negócio, líderes técnicos, área de infraestrutura, gestores da COTEC, fiscais de contrato e empresas contratadas para a execução de suas atividades.

*  Extrair e analisar informações do repositório de demandas a fim de propor melhorias nos procedimentos administrativos e funcionalidades dos sistemas.

* Art 3º Para melhor execução das atribuições da Portaria COTEC 01/2018, institui-se núcleo de sistemas para reunir, organizar e gerir as demandas ligadas aos seguintes núcleos:

* Mobiliário – Agrupa os sistemas ligados à tributos mobiliários.

* Imobiliário – Agrupa os sistemas ligados à tributos imobiliários

*

* Declarações Fiscais – Agrupa os sistemas de Declarações Fiscais, entre elas a Nota Fiscal.

* Arrecadação – Agrupa os sistemas responsáveis pela Arrecadação.

* Orçamento – Agrupa os Sistemas Orçamentário e Financeiro do município de São Paulo.

* Art.4º Serão nomeados, pelo Diretor de DEPRO, Líderes Técnicos que deverão ser responsáveis pela gestão de demandas e sistemas que compõem cada núcleo.

* Art 5º De forma a efetivar as atribuições elencadas na Portaria SF/COTEC 01/2018 os Líderes Técnicos nomeados para gestão de demandas e sistemas devem realizar as seguintes atividades:

* Gerir a resolução de incidentes junto a fornecedores e unidades de negócio;

* Compreender o negócio, o ambiente institucional e tecnológico da Secretaria, qualificando as discussões sobre os incidentes, manutenções e melhorias nos sistemas, acionando a garantia quando necessário.

* Gerenciar o backlog de demandas, evitando demandas redundantes e conflitantes, buscando o alinhamento estratégico, eficiência, efetividade e priorização junto às unidades de negócio e fornecedores.

* Aprovar como líder técnico as demandas GDS de interveniência junto à equipe de operações.

* Prover informações sobre as demandas do núcleo aos Fiscais de Contrato e Gestores

* Criar FAQs no OTRS sobre:

* Erros conhecidos

* Soluções paliativas

* Avisos temporários

* Art. 6º Esta Ordem Interna entrará em vigor na data de sua publicação.