ORDEM INTERNA 1/14 - SGM

O SUPERVISOR GERAL DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS/SGM, no uso de suas atribuições legais, em conformidade com o disposto no Decreto 54.873, de 25/02/2014 e nas Portarias SF 92, de 16/05/2014 e 143, de 08/08/2014 estabelece os seguintes PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS EM PROCESSOS DE COMPRAS E DE CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E NA ADMINISTRAÇÃO DOS CONTRATOS E SEUS RESPECTIVOS PAGAMENTOS a serem adotados no âmbito da Secretaria do Governo Municipal:

I – COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

1. A Unidade solicitante, sob a responsabilidade da Secretaria do Governo Municipal - SGM (Gabinete do Prefeito, SGM, Secretaria Municipal de Relações Governamentais -SMRG) envia e-mail ao Sr. Supervisor Geral de Assuntos Administrativos/SGM solicitando o material/serviço a ser adquirido, com justificativa, especificação do material/serviço, quantidade etc.

2. Supervisão Geral de Assuntos Administrativos - SGAA/SGM

avalia e se manifesta a respeito. Estando em conformidade, autoriza e encaminha o pedido à Administração de Compras e Contratos-ACC para autuar processo e prosseguir.

3. ACC, em relação à compra ou serviço solicitado:

. autua o PA,

. delimita o objeto,

. identifica fornecedores,

. efetua pesquisa de preços

. avalia o enquadramento da despesa - tipo de procedimento licitatório a ser incorrido: Comprasnet ou Pregão.

. envia o processo à SGAA/SGM, solicitando autorização para reserva de recurso.

4. SGAA/SGM

. analisa e, estando em conformidade, autoriza e envia o Processo Administrativo - PA à Divisão Técnica de Contabilidade e Finanças - DTCF.

5. DTCF

. providencia a reserva de recursos,

. devolve o PA à ACC.

6. ACC

6.1 - Se o valor da despesa enquadrar-se em dispensa de licitação, Comprasnet , o PA será instruído, entre outros procedimentos que se fizerem necessários, com:

. encaminhamento ao Sr.Supervisor Geral/SGM para ciência do resultado alcançado no Sistema Comprasnet o qual, estando de acordo, devolverá o PA à ACC para prosseguimento.

. minuta do despacho autorizatório, exame jurídico, etc.

O P.A., estando em conformidade, será submetido à apreciação do Sr. Secretário do Governo Municipal.

6.2 - Se o valor da despesa enquadrar-se na modalidade de licitação - Pregão, o PA será instruído, entre outros procedimentos que se fizerem necessários, com:

. minuta do despacho autorizatório para abertura da licitação,

. minuta do edital,

. minuta do contrato e, após, será submetido ao exame jurídico.

7. Assessoria Jurídica/SGM

. analisa e se posiciona sobre a instrução do PA,

. aprovando a(s) minuta(s), devolve o PA à ACC, para prosseguimento.

8. ACC - Setor de Licitação,

8.1. dispensa de licitação: providencia a publicação do despacho referente à autorização da despesa e, após, encaminha o PA à DTCF,

8.2. - certame licitatório - Pregão: providencia a publicação do despacho autorizatório referente à abertura do certame assim como do Edital,

8.3. Define a data de abertura do Pregão.

9. Sessão Pública de Pregão, Comissão de Licitação:

Processa o certame e apura o resultado.

10. ACC

. Publica a decisão alcançada pela Comissão de Licitação,

. Encaminha o PA para homologação da autoridade competente, decorrido o prazo legal,

. Encaminha o PA à DTCF, após homologação, para emissão de NE.

11. DTCF

Emite a Nota de Empenho e retorna o PA à ACC.

12. ACC

12.1. Para o processo de despesa formalizado com dispensa de licitação (Comprasnet) ou decorrente de certame licitatório (Pregão), a ACC providenciará a entrega da Nota de Empenho à empresa credora, encaminhando a seguir o PA à Unidade Responsável (Divisão de Serviços Complementares - DSC ou Divisão de Serviços Gerais - DSG ou ao solicitante do material ou serviço) para ciência e acompanhamento da entrega do material ou da prestação de serviço. O responsável pela Unidade deverá, após, encaminhar o PA à DTCF, para as providências cabíveis.

12.2. Em relação ao PA que gere contrato: permanecerá sob a custódia da ACC.

12.2.1 A ACC enviará e-mail com o link onde o contrato está disponibilizado para consulta ao Fiscal do ajuste e à DTCF, para ciência e adoção das providências cabíveis.

13. Em relação ao PA que não gere contrato: permanecerá sob a custódia da DTCF.

13.1. As unidades fiscalizadoras se incumbirão de encaminhar à DTCF a Nota Fiscal ou Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal Fatura ou Fatura ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica ou Recibo ou documento equivalente para ser encartado no processo de liquidação e pagamento, cuja instrução será complementada com os seguintes documentos:

I) Cópia da Requisição de compras, serviços ou obras;

II) Cópia do Despacho de Autorização da Despesa, quando for o caso;

III) Cópia do contrato ou outro instrumento hábil equivalente e seus termos aditivos;

IV) Cópia da Nota de Empenho correspondente;

V) Cópia do Ofício de encaminhamento da Nota de Empenho para o credor, quando couber;

VI) Cópia do ato que designou o fiscal de contrato;

13.2. A DTCF, após, enviará o processo à Unidade correspondente para que o Fiscal, conforme fixado no art. 1º da Portaria SF 92, de 16/05/2014, e Portaria SF 143, de 08/08/2014, providencie o encarte dos documentos pertinentes, reproduzidos abaixo:

Documentos a serem entregues pela Contratada e encartados ao Processo de Liquidação e Pagamento pelo Fiscal

1) Nota Fiscal ou Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal Fatura ou Fatura ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica ou Recibo ou documento equivalente;

2) Demonstrativo da retenção dos impostos devidos e outros descontos referentes pagamento da despesa;

3) Quando couber, medições detalhadas que atestem a execução das obras ou serviços executados no período a que se refere o pagamento;

4) Prova de regularidade com o FGTS e as contribuições previdenciárias, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, além de outras certidões de regularidade fiscais reputadas necessárias, conforme previsão no respectivo contrato ou documento que o substitui.

§ 1° Para liquidação e pagamento de despesas referentes à prestação de serviços contínuos com alocação de mão de obra, além dos documentos elencados no “caput” deste artigo, deverão constar os seguintes:

I) Relação atualizada dos empregados vinculados à execução do contrato;

II) Folha de frequência dos empregados vinculados à execução do contrato;

III) Folha de pagamento dos empregados vinculados à execução de contrato;

IV) Cópia do protocolo de envio de arquivos, emitido pela conectividade social (GFIP/SEFIP);

V) Cópia da relação dos trabalhadores constantes do arquivo SEFIP do mês anterior ao pedido de pagamento;

VI) Cópia da guia quitada do INSS correspondente ao mês anterior ao pedido de pagamento;

VII) Cópia da guia quitada do FGTS correspondente ao mês anterior ao pedido de pagamento;

§2° Devem estar discriminados nos documentos fiscais, detalhadamente, a quantidade e o preço dos materiais e/ou a identificação dos serviços, o período a que se referem, com os correspondentes preços unitários e totais.”

14. ATESTE

O Fiscal do Contrato ficará responsável pelo recebimento de todos os documentos, elencados acima, e deverá:

14.1. identificar no documento fiscal a data de seu recebimento e dos documentos constantes do art. 1º da Portaria SF 92/2014, em carimbo próprio conforme disposto no § 2º da referida Portaria, nos termos de seu Anexo I.

14.2. promover o ateste da Nota Fiscal ou Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal Fatura ou Fatura ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica ou Recibo ou documento equivalente, conforme disciplinado no Decreto 54.873/2014 e de acordo com o Anexo II da Portaria SF 92/2014.

15. TRÂMITES DO PROCESSO DE LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO

15.1. Quando se tratar de processo de compras e/ou serviços, cuja despesa será representada pelo Anexo da Nota de Empenho, substituindo o Contrato, o processo de Liquidação e Pagamento, após ser instruído conforme disposto no item 14, será encaminhado pelo Fiscal à DTCF para análise e demais providências cabíveis.

15.2. Quando se tratar de despesas decorrentes de Contrato ou de outro instrumento que o substitua, estando o processo de Liquidação e Pagamento instruído em conformidade com o disposto no item 14, com conclusão de que o serviço foi realizado e/ou a mercadoria foi entregue a contento, em conformidade com as normas vigentes, o Fiscal o encaminhará à Supervisão Geral de Assuntos Administrativos/SGM, Gestora dos Contratos, onde serão efetuadas as verificações cabíveis. Apurando-se que a execução foi realizada de acordo com as condições contratadas, o Sr. Supervisor Geral/SGM autorizará o pagamento da despesa e encaminhará o processo à DTCF para prosseguimento.

15.3. Em caso de ocorrência de faltas, descumprimento do prazo ou de outra cláusula, o Fiscal enviará o processo à DTCF para serem realizados os cálculos para aplicação da multa conforme cláusulas determinadas no Contrato ou no Anexo da Nota de Empenho.

Após efetuados os cálculos, a DTCF retornará o processo ao Fiscal para notificar a empresa.

Após o recebimento da defesa da empresa, o Fiscal encaminhará o processo de Liquidação e Pagamento à ACC para as providências subsequentes cabíveis.

15.4 Quando o ANEXO da Nota de Empenho substituir o Contrato, a DTCF submeterá o Processo de Liquidação e Pagamento à deliberação do Sr. Supervisor para emissão da Nota de Liquidação e Pagamento da despesa.

16. DTCF

Em situação de conformidade, com respaldo nas normas vigentes e com as cautelas de praxe, adotará as providências cabíveis de emissão da Nota de Liquidação para pagamento e enviará o Processo de Pagamento à SGAA/SGM para assinatura do documento Nota de Liquidação e Pagamento - NLP.

16.1 Após, pela ordem, enviará o Processo de Pagamento, quando couber, à Divisão de Programação de Pagamentos - DIPAG da Subsecretaria do Tesouro Municipal – SUTEM da Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico - SF, que efetuará o pagamento ao credor.

II – COMPRAS POR ADIANTAMENTO DE PEQUENO VULTO

As despesas de pequeno valor serão requisitadas à SGAA/SGM que analisará e deliberará a respeito, em conformidade com a legislação vigente, bem como com sua urgência e necessidade. Caso as despesas não se enquadrem no art. 1º da Lei 10.513, de 11/05/1988, encaminhará a solicitação à ACC para serem adotadas as providências de autuação e instrução de PA, em conformidade com as normas vigentes, objetivando adquirir o material pelo processo normal de aplicação.

III – Esta Ordem Interna entrará em vigor na data de sua publicação, revogando a Ordem Interna 1/2012-SGAA, de 18/05/2012.

IV – Publique-se e cumpra-se.

PAULO MARANHÃO, Supervisor Geral de Assuntos Administrativos/SGM