PORTARIA 395/00 - FM

DE 21 DE AGOSTO DE 2000.

Regulamenta os procedimentos para realização de despesas através do regime de adiantamento, previsto na Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1.988 e dá outras providências.

O Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, usando das atribuições legais e considerando o que dispõe o Decreto nº 33.805, de 17 de novembro de 1.993

RESOLVE:

1 - DA FORMALIZAÇÃO

1.1 - Os pedidos de adiantamento bancário e direto serão instruídos através de ofícios dos Chefe de Gabinete, Chefe da Assessoria Jurídica ou Diretores dos Departamentos que deverão definir, justificar e indicar o nome do servidor responsável pelas despesas nas respectivas áreas de atuação, até o 5º dia útil do mês anterior ao de referência.

1.2 - Os pedidos serão dirigidos ao Diretor do Departamento de Administração e Finanças que determinará a autuação dos mesmos.

2 - DA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO

2.1 - Após autorização do Diretor do Departamento de Administração e Finanças, o processo será encaminhado à Diretoria de Contabilidade, para a emissão de Nota de Empenho.

2.2 - A Divisão de Contabilidade encaminhará, até o dia 25 do mês anterior ao de referência, o processo à Tesouraria, para pagamento que se dará no mês de referência, às 2ª, 4ª e 6a feiras, das 13:00 às 16:00 horas.

2.3 - Após o recebimento do cheque o processo será encaminhado à unidade de origem para acompanhamento e prestação de contas, na forma de que dispõe o item 4.1.

2.4 - A Divisão de Contabilidade, após análise e conferência, na forma do que dispõem os itens 6.2 e 7.1, submeterá a prestação de contas à apreciação do Diretor de Administração e Finanças, que encaminhará o processo ao Tribunal de Contas do Município de São Paulo.

3 - DA CONTA BANCÁRIA

3.1 - O Cheque recebido a título de adiantamento será de imediato depositado em nome do responsável pelo adiantamento, acrescido da sigla "SFMSP", em conta corrente de instituição financeira conveniada ao Serviço Funerário, e não poderá ser utilizado para qualquer outra finalidade.

3.2 - A conta corrente a que se refere o sub-item anterior deverá ser distinta para os adiantamentos.

3.2.1 - Não será permitida, em qualquer hipótese, a abertura de conta conjunta para a movimentação do adiantamento.

3.2.2 - Os saques só deverão ser realizados após a compensação do cheque depositado, ficando sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas de eventuais cheques emitidos em desacordo com esta disposição.

3.2.3 - Fica expressamente vedado o saque no importe total do adiantamento.

3.2.4 - A movimentação da conta de adiantamento deverá ocorrer mediante a emissão de cheques.

3.2.5 - As disposições dos itens 3.2.3 e 3.2.4 não se aplicam aos adiantamentos de pequena monta, limitada em 50 UFIR's (Unidade Fiscal de Referência).

4 - DOCUMENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

4.1 - Para instrução dos processos de prestação de contas, conforme item 2.3, são necessários os documentos a seguir:

a) primeiras vias das notas fiscais de compras, com preço total expresso, contendo, ainda, quantidade, discriminação e preço unitário das mercadorias, ficando dispensados estes dados, no corpo da nota quando se tratar de despesas com refeições e combustível;

b) primeiras vias das notas fiscais de prestação de serviços;

c) faturas, quando for o caso, acompanhadas dos documentos de quitação;

d) recibos de quitação das despesas, fornecidos pelas empresas nos quais deverá constar identificação padronizada do CNPJ. Os recibos serão dispensados quando a quitação do próprio documento fiscal, sendo absolutamente necessária a aposição de carimbo identificador da empresa. Tanto os recibos de quitação como o documento fiscal do qual conste a quitação deverão, ainda, ser datados e assinados por responsável pela empresa. Da assinatura deverá constar a identificação do signatário;

e) notas fiscais ao consumidor, notas fiscais simplificadas e "tickets" de caixa, ficando estes documentos dispensados de quitação;

f) recibos de serviços prestados ou de fornecimento efetuados por pessoas não estabelecidas, com indicação do nome, endereço e documentos de identificação, bem como comprovante de recolhimento da importância devida a título de imposto sobre serviços de qualquer natureza, quando for o caso;

g) relação discriminada das despesas comprovadas por notas fiscais simplificadas ou "tickets" de caixa;

h) relação contendo a reprodução dos carimbos confeccionados, quando for o caso;

i) relação de despesas com condução, contendo a indicação do nome do servidor, valor mensal, "per capita", assinatura e total despendido;

j) relação de cheques emitidos;

k) comprovante de depósito, cheques cancelados e extratos bancários;

l) guia de recolhimento do saldo não utilizado do adiantamento devidamente autenticado;

m) formulário do sistema de execução orçamentária pertinente, no caso de cancelamento e ajuste contábil;

5 - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

5.1 - A apresentação de documentos para instruir os processos de prestação de contas deverá observar, quando for o caso, e para fins de uniformidade, o roteiro abaixo:

a) separar os documentos e relacioná-los por atividades orçamentárias;

b) utilizando-se do "Anexo 1" - "Notas Fiscais Simplificadas" e "Tickets de Caixa", colar os respectivos comprovantes, até o limite de 04 documentos por folha, discriminando e justificando, detalhadamente, o objeto da despesa:

c) utilizando-se do "Anexo - 2" - "Outros documentos fiscais legais", colar notas fiscais, faturas, duplicatas, recibos, guias de recolhimento de tributos e demais comprovantes das despesas, pela extremidade esquerda, até o limite de 04 documentos por folha, discriminados e justificados, detalhadamente;

d) utilizando-se do "Anexo 3" - "Despesas com Condução", relacionar as despesas por servidor;

e) utilizando-se do "Anexo 4" - "Resumo de Despesas" relacionar as despesas, classificando as atividades orçamentárias;

f) utilizando-se do "Anexo 5" - "Cheques Emitidos" relacionar os cheques em ordem cronológica e numérica, inclusive indicando no campo "OBSERVAÇÕES" os cheques cancelados e os não apresentados;

g) observar a ordem numérica dos Anexos;

f) juntar os formulários do sistema de execução orçamentária pertinente, no caso de cancelamento e ajuste contábil;

5.1.1 - Quando a matéria estiver relacionada com bens patrimoniais móveis, informar o número a chapa de identificação.

6 - DOS PRAZOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS

6.1 - O período de utilização do adiantamento será mensal de 01 a 30/31, ressalvada a necessidade de prazo maior, nos casos de viagens, conforme previsão do inciso VI, do artigo 2º, da Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1.988.

6.1.1 - O prazo para prestação de contas será até o dia 15 do mês subsequente;

6.1.2 - O prazo para recolhimento de saldos, será até o dia 5 do mês subsequente;

6.2 - Quando a prestação de contas não estiver em consonância com as normas legais a "Divisão de Contabilidade" retornará o processo ao responsável a fim de que isto a regularize, no prazo de 05 dias corridos, contados da data do protocolo de recebimento do processo em seu protocolo.

7 - DO EXAME DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

7.1 - A prestação de contas será examinada pela

Divisão de Contabilidade, quanto aos aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à legislação, legitimidade dos documentos, justificativa da despesa e conformidade com a dotação onerada.

8 - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

8.1 - Todos os documentos devem ser emitidos em nome do S.F.M.S.P.

8.2 - Os documentos relativos à prestação de contas não devem conter rasuras, erros e emendas.

8.3 - Não serão consideradas, e consequentemente glosadas, as despesas comprovadas mediante segundas vias ou cópias dos respectivos orçamentos.

8.3.1 - É vedada a aquisição de material existente em estoque, bem como com a finalidade de formá-lo.

8.3.2 - É vedada a aquisição de materiais ou serviços com o objetivo de evitar procedimentos licitatórios, em qualquer de suas modalidades.

8.4 - Não será admitida realização de despesas em período diferente ao fixado no adiantamento.

8.5 - Os comprovantes que instruirão a prestação de contas deverão conter, no verso, declaração de quem recebeu o material ou atestou a execução dos serviços, bem como assinatura do responsável pelas despesas, conforme resolução nº 02/84, do Tribunal de Contas do Município de São Paulo.

8.6 - Informações, declarações, demonstrativos e demais peças obrigatórias, bem como manifestações referentes à prestação de contas, deverão conter assinatura do responsável pelo Adiantamento.

8.7 - A Chefia Imediata comunicará ao Diretor Administrativo e Financeiro que solicitará, junto à Instituição Financeira, a emissão de cheque administrativo correspondente ao saldo apurado através de conciliação para fins de recolhimento, quando for o caso.

9 - DOS LIMITES DE ADIANTAMENTO

9.1 - Os limites para as despesas realizadas através do regime de adiantamento, constantes do Decreto nº 33.805, de 17 de novembro de 1.993, são os estipulados na Portaria SF nº 21/97 e suas alterações posteriores.

9.2 - Os limites de que trata o item 9.1 serão observados por área de atuação: Gabinete da Superintendência; Assessoria Jurídica; Departamento de Produção; Departamento de Administração e Finanças; Departamento de Cemitérios.

9.3 - A Divisão de Contabilidade deverá encaminhar aos Departamentos, comunicado de eventuais alterações procedidas por SF, referidas no item 9.1.

10 - Ficam expressamente proibidas as concessões de numerários que não estejam previstos na Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1.988.

11 - O não cumprimento da presente Portaria e dos prazos nela estipulados sujeitará os infratores às penalidades previstas em Lei.

12 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial as Portarias nºs 70/92 e 108/94.