PORTARIA  n° 028/SFMSP/2018

DATA: 05/02/2018

DIRIGIDA: A TODAS AS UNIDADES DO S.F.M.S.P.

Estabelece as atividades e os procedimentos a serem observados pelas unidades gestoras e pelos fiscais de contratos firmados pelo Serviço Funerário do Município de São Paulo, bem como a forma de recebimento dos objetos contratuais.

O Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO a edição do Decreto nº 54.873, de 25 de fevereiro de 2014, que estabelece as atividades e os procedimentos a serem observados pelas unidades gestoras e pelos fiscais de contratos firmados pelos órgãos da Administração Municipal Direta, autarquias e fundações de direito público, bem como a forma de recebimento dos objetos contratuais;

CONSIDERANDO a necessidade de adequar, no âmbito desta Autarquia,   as atividades e os procedimentos a serem observados pelas unidades gestoras e pelos fiscais de contratos firmados pelo Serviço Funerário do Município de São Paulo, bem como a forma de recebimento dos objetos contratuais, em conformidade com as disposições do citado Regulamento e;

CONSIDERANDO que o agente público está submetido à legalidade restrita, ou seja, só lhe é permitido fazer o que for expresso em lei e dela não pode se afastar ou desviar, sob pena de praticar  ato  inválido  e  expor-se  à  responsabilidade disciplinar, civil e criminal, conforme o caso, não lhe restando qualquer dose de discricionariedade, salvo disposição expressa em lei.;

DETERMINA:

1 - As atividades e os procedimentos necessários ao exercício das atribuições de gestão e fiscalização de contratos e ao recebimento do objeto contratual deverão, no âmbito do Serviço Funerário do Município de São Paulo, ser exercidos com observância do disposto no Decreto nº 54.873, de 25 de fevereiro de 2014.

2 -  Considera-se gestão de contratos, para os fins desta Portaria, o serviço geral administrativo realizado desde a formalização até o término do contrato, por qualquer das hipóteses previstas em lei e no contrato.

2.1 -  As atribuições necessárias à gestão dos contratos no âmbito do Serviço Funerário do Município de São Paulo serão exercidas pelas Diretorias dos Departamentos Técnicos (Produção – FM 1; Administração e Finanças – FM 2 e Cemitérios – FM 3);  Assessorias (Técnica; de Informática; de Imprensa e Jurídica)  e Divisão Técnica de Segurança, de acordo com o objeto do contrato ou entidade contratante.

3 -  Considera-se fiscalização de contratos, para os fins desta Portaria, a atribuição de verificação da conformidade dos serviços e obras executados e dos materiais entregues com o objeto contratado, de forma a assegurar o exato cumprimento do contrato, devendo ser exercida por representante da Administração especialmente designado, nos termos do artigo 67 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

4 - Constituem atividades a serem exercidas pelas Unidades Gestoras desta Autarquia, mantida a competência originária da Diretoria da Divisão Administrativa  - FM 22 relativa aos subitens 4.1; 4.2; 4.4; 4.7; 4.8; 4.11; 4.12; 4.13 e 4.14:

4.1 - fazer constar no processo administrativo correspondente as informações e os documentos necessários à formalização do contrato, inclusive quando o seu instrumento for substituído nos termos do artigo 62 da Lei Federal nº 8.666, de 1993;

4.2 -  encaminhar o processo administrativo ao fiscal do contrato, para subsidiar o exercício da respectiva fiscalização;

4.2.1 – nas hipóteses de fornecimento de materiais de consumo o processo administrativo será encaminhado à Unidade Receptora pela Seção Técnica de Contabilidade, após a emissão da Nota de Empenho, para recebimento do material e providências relativas a liquidação e pagamento, em conformidade com as normas referentes a execução orçamentária e financeira e demais normas de regência, dentro do mesmo processo;

4.3 – providenciar a documentação necessária à autuação do processo de liquidação e pagamento, em conformidade com as normas referentes a execução orçamentária e financeira e demais normas de regência, dentro do mesmo processo e remetê-la ao Departamento Técnico de Administração e Finanças;

4.4 -  verificar, com base na legislação vigente, a regularidade da documentação necessária à formalização do contrato, bem como mantê-la atualizada, nos termos da lei e do contrato;

4.5 - receber e anexar ao respectivo processo as anotações relativas às ocorrências registradas pelo fiscal do contrato, bem como adotar as providências cabíveis visando ao saneamento de falhas da execução contratual, em especial a prevista no subitem 4.8  deste item;

4.6 -  subsidiar a instrução dos pedidos de declarações, certidões e atestados de capacidade técnica em relação à execução dos serviços e aquisições contratados, ouvido o fiscal do contrato, para ulterior deliberação da Superintendência;

4.7 -  dar início aos procedimentos para a prorrogação dos contratos com a antecedência de 90 (noventa) dias que antecedem o término da vigência do contrato, levando em conta as informações prestadas pela unidade demandante do serviço sobre o interesse na prorrogação do ajuste e pelo fiscal do contrato sobre a qualidade da execução dos serviços objeto do contrato a ser prorrogado, os preços de mercado e demais elementos que auxiliem na identificação da proposta mais vantajosa para a Administração;

4.8 - executar as diligências e providenciar a tramitação necessária que precedem a assinatura dos contratos, termos aditivos e de apostilamento, termos de rescisão contratual, termos de recebimento contratual e afins pela autoridade competente para, ao final, promover a publicidade desses atos;

4.9 - identificar, com auxílio do fiscal do contrato, eventuais inadimplementos contratuais e, se for o caso, promover o encaminhamento do processo para adoção das providências cabíveis na forma da lei e do contrato, bem como informar, com a devida justificativa técnica, às autoridades responsáveis, os fatos que ensejam a aplicação de sanções administrativas em face da inexecução parcial ou total do contrato;

4.10 - encaminhar para a Assessoria Jurídica para a devida apuração, situação de inadimplemento com relação às obrigações trabalhistas, ao tomar conhecimento dela por qualquer meio, independentemente de ação judicial, e adotar, garantido o contraditório e a ampla defesa, as providências  previstas em lei e no contrato;

4.11 - manter o controle de todos os prazos relacionados aos contratos e informar à autoridade competente a necessidade de prorrogação contratual ou de realização de nova contratação, conforme o caso;

4.12 - manter o controle do prazo de vigência e da atualização do valor da garantia contratual, procedendo, em tempo hábil, o encaminhamento necessário à sua substituição e/ou reforço ou prorrogação do prazo de sua vigência, quando for o caso;

4.13 – verificar se a documentação necessária ao pagamento, encaminhada pelo fiscal do contrato, está de acordo com o disposto no contrato e com as normas e regulamentos que disciplinam os procedimentos para a liquidação e pagamento;

4.14 – encaminhar ao Departamento de Administração e Finanças a documentação a que se refere o subitem 4.12 deste item ou devolvê-la ao fiscal do contrato para regularização, quando for o caso;

4.15 -  – exercer qualquer outra incumbência que lhe seja atribuída por força de previsão normativa.

5 - Constituem atividades a serem exercidas pelo representante do Serviço Funerário com atribuição de fiscal de contrato, à Unidade Receptora ou Comissão de Recebimento:

5.1 -  acompanhar e registrar as ocorrências relativas à execução contratual, informando à unidade responsável pela gestão de contratos aquelas que podem resultar na execução dos serviços e obras ou na entrega de material de forma diversa do objeto contratual, tomando as providências necessárias à regularização das faltas ou defeitos observados;

5.2 - recepcionar da contratada, devidamente protocolados, os documentos necessários ao pagamento, previstos no termo de contrato e nas normas e regulamentos que disciplinam os procedimentos para a liquidação e pagamento, conferi-los e encaminhá-los à Divisão Administrativa, anexados ao processo especificamente autuado para fins de liquidação e pagamento correspondente;

5.3 - verificar se o prazo de entrega, as quantidades e a qualidade dos serviços, das obras ou do material encontram-se de acordo com o estabelecido no instrumento contratual, atestar a respectiva nota fiscal ou fatura, inclusive quanto a retidão dos valores, e encaminhá-la unidade responsável pela gestão de contratos, anexada ao processo de liquidação e pagamento correspondente;

5.4 - recusar materiais, serviços e obras que não estejam em conformidade com as condições pactuadas, comunicando imediatamente o fato à unidade responsável pela gestão de contratos;

5.5 - após executado todo o contrato, receber o respectivo objeto na conformidade do disposto no artigo 8º desta Portaria;

5.6 -  manifestar-se formalmente, quando consultado, sobre a prorrogação, rescisão ou qualquer outra providência que deva ser tomada com relação ao contrato que fiscaliza;

5.7 - consultar a unidade requisitante dos serviços, obras ou materiais sobre a necessidade de acréscimos ou supressões no objeto do contrato, se detectar algo que possa sugerir a adoção de tais medidas;

5.8 - propor medidas que visem à melhoria contínua da execução do contrato;

5.9 - exercer qualquer outra incumbência que lhe seja atribuída por força de previsão normativa.

6 -  O fiscal de contrato e o seu substituto serão indicados formalmente pela Chefia da unidade requisitante dos serviços, obras ou materiais objeto do contrato e designados por meio de Portaria ou de despacho do Superintendente, previamente à formalização do ajuste, devendo preencher os seguintes requisitos:

6.1 - possuir conhecimentos específicos do objeto a ser fiscalizado, se possível;

6.2 -  não estar respondendo a processo administrativo disciplinar;

6.3 - não possuir em seus registros funcionais punições em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera de governo.

6.4 - O Superintendente, mediante portaria, poderá designar um servidor ou comissão de servidores para exercer a atribuição de fiscalização dos contratos de aquisição de material de escritório ou outros materiais de consumo para os quais não sejam previstas obrigações futuras para o contratado.

6.5 -  Cabe à Administração promover regularmente cursos específicos para o exercício da atribuição de fiscal de contrato, ficando todos os servidores que estiverem exercendo a atividade obrigados a cursá-los.

7 - A fiscalização do contrato poderá ser compartilhada, devendo ser definida, no ato que designar os respectivos fiscais, a parcela do objeto contratual que será atribuída a cada um.

8 - Executado o contrato, o seu objeto será recebido:

8.1 - em se tratando de obras e serviços:

a) provisoriamente, pelo fiscal do contrato;

b) definitivamente, por servidor ou comissão designada pelo ordenador de despesa, mediante termo circunstanciado assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no artigo 69 da Lei nº 8.666, de 1993.

8.2 – em se tratando de compras ou locação de equipamentos, pelo fiscal do contrato:

a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação contratual;

b) definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação.

8.3 -  O recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido na alínea "a" do inciso II do artigo 23 da Lei Federal nº 8.666, de 1993, para a modalidade de convite, deverá ser confiado a uma comissão composta por, no mínimo, 3 (três) membros.

8.4 - Poderá ser dispensado o recebimento provisório nas hipóteses previstas no artigo 74 da Lei Federal nº 8.666, de 1993.

9 - O Departamento de Administração e Finanças poderá editar normas complementares necessárias ao cumprimento do disposto nesta Portaria no que diz respeito às contratações de bens e serviços comuns, e as demais Diretorias Técnicas no tocante às contratações específicas realizadas no âmbito de suas competências.

10 - Esta Portaria  entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.