PORTARIA N° 10/2016 - SMRG

Dispõe sobre o descarte do Material utilizado na Eleição de 2013 e 2014 do Conselho Participativo Municipal e da Cadeira Extraordinária para Imigrantes.

A SECRETARIA MUNICIPAL DE RELAÇÕES GOVERNAMENTAIS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Municipal nº 15.764, de 27 de maio de 2013.

CONSIDERANDO que o art. 28, IV, 34 e 35 da Lei Municipal nº 15.764/2013, que dispõe sobre a estrutura organizacional da Secretaria Municipal de Relações Governamentais, a qual incluiu os Conselhos Participativos Municipais.

CONSIDERANDO que o mandato dos Conselheiros Participativos Municipais é de 02 (dois) anos, nos termos do que disponha o art. 12, do Decreto 54.156, de 1º de agosto de 2013.

CONSIDERANDO que o mandato dos Conselheiros Participativos Municipais, eleitos na Eleição de 2013, já se encerrou;

CONSIDERANDO que a Secretaria Municipal de Relações Governamentais não dispõe de local para armazenamento e que expressivo volume de documentos de conservação não permanente poderiam ser descartados,

RESOLVE

Item 1. Proceder com o descarte e à inutilização de documentos e materiais utilizados na Eleição de 2013 e 2014, respectivamente do Conselho Participativo Municipal e da Cadeira Extraordinária para Imigrantes:

I – as folhas de votação;

II – atas de votação;

III – os comprovantes de comparecimento à eleição (canhotos) que permanecerem junto à folha de votação;

IV – os boletins de urna e as zerésimas, emitidos pela urna eletrônica;

V – cédulas não utilizadas no processo de votação, sobras de material de eleição e impressos em desuso;

VI – cédulas apuradas se houver;

VII – pedido de dispensa e justificação de mesários;

VIII – lista de presença dos servidores que trabalharam na eleição do Conselho Participativo Municipal e da Cadeira Extraordinária para Imigrantes;

IX – caderno de eleitores.

Item 2. Não deverão ser descartados:

2.1 os documentos de valor histórico, como documentos de inscrição de candidatos, registro de candidaturas e atas gerais de eleições, proclamação de eleitos e diplomação;

2.2 Outros documentos e materiais existentes, não previstos nesta Portaria, também poderão ser descartados, uma vez submetidos à apreciação de sua necessidade pela Secretaria Municipal de Relações Governamentais, inclusive quanto ao valor histórico.

Item 3. A inutilização de materiais ou documentos deverá ocorrer mediante processo eletrônico, mecânico ou químico, proibida a incineração.

Item 4. Para a realização do descarte, a Secretaria Municipal de Relações Governamentais, por meio da Chefia de Gabinete, designará 03 (três) servidores, para proceder com o procedimento "Descarte de Material" – DM.

4.1. A designação dos servidores será publicada por meio de portaria no Diário Oficial da Cidade de São Paulo, até 05 (cinco) dias úteis, após a publicação desta Portaria.

Item 5. Os servidores designados realizarão a triagem de documentos e materiais que serão inutilizados.

Item 6. O Edital de Descarte de Documentos e Materiais deverá ser publicado, no mínimo em 20 dias corridos, após a publicação desta Portaria.

Item 7. O Edital será publicado no Diário Oficial da Cidade, devendo constar:

I – indicação dos atos legais e/ou oficiais que legitimam a eliminação;

II – lista de documentos e materiais a serem eliminados, bem como a data a que se referem;

III – data, horário e local do descarte do Material;

Item 8. Deve constar no Edital que o material a ser descartado ficará disponível na Secretaria Municipal de Relações Governamentais, pelo prazo de 10 (dez) dias corridos, para fins de consulta, fiscalização pelos interessados e/ou requerimento de pedido de doação do material para fins de pesquisa.

Item 9. Deve ser juntada ao procedimento de descarte a cópia do edital, a certidão de publicação e a listagem dos materiais a serem descartados, conforme Anexo I.

Item 10. A Secretaria Municipal de Relações Governamentais, após o termino do prazo a que se refere o Item 8, determinará a coleta dos materiais a serem descartados.

Item 11. O Termo de entrega de documentos e materiais a serem descartados (Anexo II) será assinado, na ocasião da coleta, por um dos Servidores designados (conforme Item 4), pelo responsável pela coleta e, por fim pelo responsável pelo recebimento.

Item 12. Os documentos e materiais recolhidos ficarão sob a responsabilidade da cooperativa, que irá providenciar o processo de inutilização.

Item 13. O processo de inutilização deverá, obrigatoriamente, ser realizado na presença de um dos servidores designados, a que se refere o Item 4, desta Portaria.

Item 14. Após a inutilização, deverá ser lavrado o Termo de Inutilização de Documentos, consoante modelo constante no Anexo III desta Portaria, que deverá ser juntado ao respectivo processo de “Descarte de Material”.

Item 15. As situações não previstas nesta Portaria serão resolvidas pela Secretaria Municipal de Relações Governamentais.

Item 16. Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

São Paulo, 12 de fevereiro de 2016.

JOSÉ AMÉRICO DIAS

Secretário Municipal de Relações Governamentais