PORTARIA 2375/11 - SMS

O Secretário Municipal da Saúde, usando das atribuições que lhe são conferidas por Lei, e

CONSIDERANDO o disposto no Dec. 29.745 de 14/05/1991, com a redação conferida pelos Dec. 35042 de 05/04/1995 e Dec. 46.400 de 28/09/2005,

CONSIDERANDO a necessidade de retomar os trabalhos de avaliação dos documentos produzidos, constituído no Processo nº 2003.0.184.658-0, e

CONSIDERANDO a necessidade de elaborar e manter Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade, para orientar a destinação dos documentos produzidos no âmbito desta Pasta,

RESOLVE:

Artigo 1º Constituir no âmbito da Secretaria Municipal da Saúde, como órgão permanente, a Comissão de Avaliação de Documentos (CAD).

Artigo 2º São atribuições da CAD

a) Coordenar a implementação da Política de Gestão de Documentos da Secretaria Municipal da Saúde.

b) Orientar e apoiar os trabalhos das Comissões Setoriais Especializadas (CSE), a serem constituídas que deverão elaborar Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), referentes aos documentos produzidos, recebidos e acumulados, em processo natural, nas diversas unidades de SMS.

c) Avaliar proposta de Plano de Classificação e TTD apresentados pelas CSEs, resultantes do levantamento e avaliação de documentos, com indicação de prazos de guarda, em virtude do valor que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos, ou ainda, reconhecimento do seu valor para guarda permanente.

d) Garantir e acompanhar a aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da SMS

e) Coordenar e autorizar os procedimentos de eliminação de documentos da Secretaria conforme legislação vigente

f) Definir critérios para aplicação de amostragens ou seleção de documentos destinados à eliminação

g) Homologar as atualizações e alterações do Plano de Classificação e da TTD propostas pelas CSEs

h) Comunicar ao Arquivo Público do Município as alterações da TTD

i) Zelar pelo efetivo cumprimento das normas e procedimentos técnicos emanados da legislação arquivística em vigor e das instâncias normativas municipais

j) Representar a Secretaria Municipal de Saúde junto a Comissão central de Avaliação de Documentos do Município de São Paulo

k) Encaminhar, periodicamente, relatório de suas atividades ao Chefe de Gabinete da Secretaria e manter atualizados os registros de seus trabalhos.

Paragrafo Único: A CAD poderá, sempre que necessário, solicitar o apoio de especialistas internos e externos à SMS para execução dos trabalhos.

Artigo 3º A CAD será composta por um representante titular, e seu suplente, das áreas responsáveis pelo desenvolvimento e execução das atribuições específicas (atividades-fim) da Saúde, contando com o auxílio de áreas estratégicas, executantes de atividades-meio da Secretaria. Todos os componentes deverão possuir conhecimento da estrutura organizacional e da tramitação de documentos das unidades que compõem a Administração Direta e Indireta da SMS abaixo especificada.

a) Assessoria Jurídica;

b) Assessoria Técnica de Tecnologia da Informação;

c) Divisão Administrativa;

d) Coordenação de Epidemiologia e Informação;

e) Coordenação do Sistema Municipal de Regulação, Controle, Avaliação e Auditoria;

f) Coordenação de Gestão Hospitalar;

g) Coordenação da Atenção Básica;

h) Coordenação de Gestão de Pessoas;

i) Coordenação Financeira e Orçamentária;

j) Coordenadoria de Vigilância em Saúde;

k) Programa Municipal de DST/Aids;

l) Autarquia Municipal Hospitalar;

m) Autarquia do Hospital do Servidor Público Municipal

Paragrafo Único: Os responsáveis de cada uma das unidades referidas no artigo 3º deverão indicar oficialmente seus representantes ao gabinete do Secretario Adjunto, no prazo de 5 (cinco) dias úteis após a publicação.

Artigo 4º Fica vedado a eliminação de documentos relativos às atividades-fim da SMS até a oficialização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos.

Artigo 5º Os trabalhos da Comissão serão coordenado por servidor indicado pelo Gabinete do Secretário

Artigo 6º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário e a Portaria nº 2213/01.