PORTARIA 28/05 - SP/ST/SMSP

Luiz Antonio Carvalho Pacheco, Subprefeito de Santana/Tucuruvi, no uso de suas atribuições legais e considerando a necessidade de disciplinar os procedimentos para aquisição e contratação de bens, serviços e obras,

DETERMINA:

O FLUXO DE PROCEDIMENTOS PASSA A SER O SEGUINTE:

1. PARA AQUISIÇÕES DE BENS, SERVIÇOS, OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA

1.1. A UNIDADE REQUISITANTE deverá, preliminarmente:

1.1.1. No tocante à aquisição de bens, consultar a respectiva Unidade de Armazenamento (Almoxarifado) quanto à situação do estoque e à identificação do Código SUPRI do bem pretendido.

1.1.1.1. Havendo a disponibilidade do material no estoque, o mesmo deverá ser solicitado pelo formulário padronizado Requisição Interna de Materiais.

1.1.1.2. Em se tratando de materiais que não são fornecidos pelo DGSS-13 ou nos casos em que se configure a possibilidade de aquisição mediante autorização do DGSS-1, encontrando-se o estoque com saldo zero ou insuficiente, a Unidade de Armazenamento deverá emitir a requisição de compra, observada a demanda de todas as respectivas Unidades de Consumo.

1.2. A Unidade de Armazenamento deverá estabelecer cronograma para recebimento dos pedidos de materiais das Unidades de Consumo visando a consolidação dos mesmos para fins de aquisição e distribuição.

1.3. Caso o material não conste do rol daqueles passíveis de ser estocado na Unidade de Armazenamento, a Unidade Requisitante procederá ao preenchimento do formulário padronizado Requisição de Bens, Serviços e Obras (Anexo I), em todos os seus campos, especialmente no tocante à descrição detalhada do objeto com o respectivo Código SUPRI, quando houver, bem como quanto à justificativa para a aquisição ou contratação pretendida. A seguir, a requisição padronizada, assinada pelo responsável, deverá ser encaminhada, em duas vias, à Supervisão de Administração e Suprimentos para prosseguimento.

1.3.1. A requisição padronizada, devidamente preenchida, deverá ser acompanhada, se for o caso, de projetos, especificações técnicas, orçamentos, plantas, quadros explicativos, gráficos e outros elementos pertinentes ao objeto em questão, de forma a detalhá-lo o mais amplamente possível.

1.3.2. No caso da aquisição de vários itens, quando do preenchimento da requisição padronizada, deverá ser observado o agrupamento daqueles de mesma classe de material, considerando-se a dotação orçamentária a ser onerada. Em caso de dúvida, deverá ser consultada SF/Divisão de Controle Orçamentário.

1.3.3. A identificação do Código SUPRI do material poderá ser obtido junto à Unidade de Armazenamento ou Unidade de Compras.

1.4. Aprovada a proposta de contratação, os documentos deverão ser encaminhados à Unidade de Compras para prosseguimento.

1.5. A UNIDADE DE COMPRAS, consultado o Cadastro de Fornecedores, deverá proceder à pesquisa mercadológica, observando:

1.5.1. Verificar a existência de Ata de Registro de Preços para o objeto pretendido ou se o mesmo não figura no rol dos materiais estocados pelo Depósito de Materiais - DGSS-13 (Almoxarifado Central).

1.5.2. Em caso de opção pela não utilização da Ata de Registro de Preços, deverá ficar consignada a justificativa, quando houver necessidade específica, ou que o(s) preço(s) pesquisado(s) é(são) inferior(es) ao registrado, devendo ser comunicado o fato ao gerenciador da Ata de R.P., nessa última hipótese.

1.6. A partir de orçamentos enviados, com prazo de validade e condição de pagamento não inferior a 30 (trinta) dias, por pelo menos 3 (três) empresas pesquisadas e, consultado o Sistema SUPRI (Tela E-606) quanto aos preços obtidos por outros órgãos da PMSP, elaborar o quadro resumo da pesquisa mercadológica, com a identificação do pesquisador.

1.7. A Unidade de Compras deverá autuar o processo, encaminhando ao Expediente do Gabinete:

1.7.1. Memorando de autuação, que determinará em seu bojo, além das informações solicitadas pelo SIMPROC, a necessidade de remessa do processo à Unidade de Compras para adoção das providências complementares.

1.7.2. A requisição padronizada e eventuais documentos acompanhantes encaminhados pela Unidade Interessada.

1.8. Observados os limites estabelecidos para dispensa de licitação (artigo 24, incisos I e II da Lei 8.666/93 e suas atualizações), em relação à proposta de menor preço, exigir da(s) pessoa(s) jurídica(s) a documentação relacionada nos subitens seguintes:

1.8.1. Prova de inscrição perante o Ministério da Fazenda (CNPJ);

1.8.2. Prova de regularidade perante o Sistema de Seguridade Social - INSS (CND);

1.8.3. Prova de Regularidade perante o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);

1.8.4. Prova de Regularidade de Situação para com a Fazenda do Município de São Paulo (tributos mobiliários) em nome da empresa.

1.8.4.1. Na hipótese em que a empresa não estiver cadastrada como contribuinte neste Município, em substituição ao documento descrito no subitem 1.8.4., deverá apresentar declaração, firmada pelo representante legal, sob as penas da Lei, do não cadastramento e de que nada deve à Fazenda do Município de São Paulo, relativamente aos tributos relacionados com o objeto da contratação.

1.9. Os documentos obtidos via "INTERNET" deverão ser certificados e autenticados por servidor da Unidade de Compras.

1.10. Tanto a documentação exigida, quanto as propostas deverão estar com sua validade em vigor.

1.11. No caso da proponente ser pessoa física deverá apresentar cópia autenticada do documento de identidade (R.G.) e do comprovante de inscrição perante o Ministério da Fazenda (CPF).

1.12. Toda a documentação necessária deverá, preferencialmente, ser relacionada, separada e colecionada na ordem estabelecida no item 1.8..

1.13. No caso de empresa consultada não enviar resposta, a solicitação de proposta efetuada pela unidade deverá ser juntada ao processo e indicada no quadro de preços, devendo sempre ser observada a quantidade mínima de três propostas;

1.14. Na hipótese em que o valor estimado para a contratação ultrapassar os limites estabelecidos para dispensa de licitação torna-se desnecessária a junção aos autos dos documentos elencados no item 1.8..

1.15. A seguir, a Unidade de Compras encaminhará o processo à Supervisão de Administração e Suprimentos, visando submetê-lo à deliberação da Coordenadoria de Administração e Finanças quanto à autorização para a emissão da nota de reserva de recursos na dotação orçamentária própria, através da Supervisão de Finanças.

1.16. Emitida a nota de reserva de recursos, a Supervisão de Finanças encaminhará os autos à Assessoria Jurídica dando conta das providências adotadas.

1.17. A Assessoria Jurídica deverá promover a análise sob os aspectos formal e legal do procedimento, manifestando-se a respeito, propondo e fundamentando a contratação ou, quando for o caso, a autorização para a utilização de Ata de Registro de Preços ou a abertura de certame licitatório na modalidade apropriada, elaborando a minuta do despacho autorizatório.

1.18. O despacho autorizatório será assinado pelo Subprefeito ou por autoridade delegada, se cumpridos todos os requisitos objetivos anteriormente disciplinados.

1.19. Uma vez aprovado o despacho e colhida a assinatura competente, o processo será encaminhado à Seção de Expediente do Gabinete, que providenciará a lauda da publicação do ato autorizatório e, posteriormente, promoverá a remessa dos autos à Supervisão de Finanças quando tratar-se de utilização de Atas de R.P. ou dispensa de licitação. (Em se tratando de certame licitatório, os autos retornarão à Supervisão de Administração e Suprimentos para adoção dos demais procedimentos atinentes)

1.20. A Supervisão de Finanças procederá a emissão de Nota de Empenho e sua respectiva entrega ao interessado, precedida de convocação pela Imprensa Oficial do Município, com prazo de retirada de 3 (três) dias úteis, observada a regularidade da documentação pertinente.

1.20.1. A Supervisão de Finanças remeterá o P.A. com cópia da Nota de Empenho e seu Anexo para anotações e controle à Unidade de Armazenamento, nos casos de aquisição de materiais de consumo. Já nos casos de aquisição de materiais permanentes, encaminhará o processo ao Setor de Bens Patrimoniais, para o recebimento e cadastramento do bem e a identificação da unidade inventariada responsável pela sua guarda.

1.21. Após a entrega do objeto da requisição e de posse dos documentos fiscais (Notas Fiscais, Faturas, Duplicatas, Recibos, etc.), a Unidade de Armazenamento ou o Setor de Bens Patrimoniais deverá atestar o seu recebimento e conformidade, encaminhando o processo à Supervisão de Finanças, para fins de liquidação e pagamento.

1.22. A Unidade de Armazenamento deverá comunicar à Unidade Requisitante o recebimento dos materiais para que a mesma providencie a requisição para sua retirada.

2. PARA AQUISIÇÕES MEDIANTE EXCLUSIVIDADE (ARTIGO 25, INCISO I DA LEI 8666/93 E SUAS ATUALIZAÇÕES):

2.1. A UNIDADE REQUISITANTE deverá proceder ao preenchimento da Requisição para Aquisição de Bens, Serviços e Obras em todos os seus campos, inclusive justificativa e assinatura do responsável, conforme modelo do Anexo I. A seguir, a requisição padronizada deverá ser encaminhada, em duas vias, à Supervisão de Administração e Suprimentos para prosseguimento.

2.1.1. A requisição padronizada, deverá ser acompanhada, se for o caso, de projetos, especificações técnicas, orçamentos, plantas, quadros explicativos, gráficos e outros elementos pertinentes ao objeto em questão, de forma a detalhá-lo o mais amplamente possível.

2.2. A UNIDADE DE COMPRAS deverá adotar os procedimentos descritos no subitem 1.7. no tocante à autuação do processo.

2.2.1. Além dos documentos relacionados nos subitens 1.8.1. a 1.8.4., deverá ser juntado comprovante de exclusividade do fornecedor, com data recente e na forma admitida pela legislação pertinente.

2.2.2. A empresa deverá apresentar declaração demonstrando que o preço estabelecido é compatível com o que vem sendo praticado no mercado, conforme a exigência contida no art. 26, inciso III da Lei nº 8.666/93 e suas atualizações.

2.3. Observadas as peculiaridades desta contratação, as unidades deverão adotar os demais procedimentos indicados no item 1 desta Portaria, para aquisição mediante dispensa de licitação, seguindo o mesmo fluxo.

3. PARA AQUISIÇÃO DE BENS OU SERVIÇOS MEDIANTE A UTILIZAÇÃO DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

3.1. A UNIDADE DE COMPRAS deverá adotar os procedimentos descritos no subitem 1.7. no tocante à autuação do processo.

3.1.1. Juntar aos autos o extrato ou cópia da Ata de Registro de Preços com a indicação do prazo de sua validade e autorização para sua utilização, quando SP-ST não fizer parte do rol de usuários da Ata de R.P.

3.1.2. Realizar pesquisa mercadológica de preços, observando as disposições do subitem 1.6.

3.1.2.1. A pesquisa mercadológica poderá ser realizada por meio de contato telefônico ou via internet, devendo ser indicada no quadro de preços a razão social, telefone ou e-mail, e nome do contato das empresas pesquisadas.

3.2. Quando a aquisição do material for da competência do Departamento de Gestão de Suprimentos e Serviços da Secretaria Municipal de Gestão - DGSS/SMG, e o mesmo não se encontrar disponível, a Unidade de Compras deverá obter daquele Departamento, autorização para que a aquisição seja processada diretamente por SP-ST.

3.3. A seguir, deverá ser observado o fluxo estabelecido nos subitens 1.15. em diante, no que couber.

3.4. Havendo necessidade da formalização de Termo de Contrato/Aditivo, a Supervisão de Finanças procederá à emissão de Nota de Empenho e remeterá o processo à Assessoria Jurídica, que deverá elaborar o Contrato/Termo Aditivo e formalizar o ajuste, colhendo as assinaturas necessárias e providenciando a publicação do resumo mesmo.

3.5. Em seguida, os autos deverão ser encaminhados à Unidade Requisitante para expedição da respectiva Ordem de Início dos Serviços ou Ordem de Fornecimento, conforme o caso e a entrega de uma via do contrato à empresa.

3.6. Nos casos de aquisição de material permanente, por meio de Atas de Registro de Preços gerenciadas pelo DGS, a unidade requisitante deverá observar as disposições da Portaria nº 060/95 - SF.

4. DOS PRAZOS

4.1. Considerando o fluxo ideal (com o empenho de todas as Unidades envolvidas e havendo a disponibilidade de recursos financeiros) são estimados os seguintes prazos médios entre a requisição do material ou serviços junto à Supervisão de Administração e Suprimentos e a efetiva contratação, com a emissão da Nota de Empenho:

4.1.1. Para os casos de dispensa ou inexigibilidade de licitação: 15 dias úteis;

4.1.2. Para os casos de utilização de Atas de Registro de Preços: 10 dias úteis;

4.1.3. Para os casos de licitação na modalidade Pregão: 33 dias úteis. Havendo a necessidade de Contrato: 40 dias úteis;

4.1.4. Para os casos de licitação na modalidade Convite (obras e serviços de engenharia): 40 dias úteis;

4.1.5. Para os casos de licitação na modalidade Tomada de Preços (obras e serviços de engenharia): 60 dias úteis.

5. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

5.1. No caso de aquisições ou contratações que envolvam conhecimentos técnicos especializados, a unidade interessada deverá, além da requisição padronizada, fornecer os demais elementos necessários, nos termos do estabelecido nesta Portaria.

5.2. Deverão ser observadas as disposições do art. 21 da Lei Municipal nº 13.278/2002 no tocante à caracterização de fracionamento na realização de licitações ou contratações de parcelas do mesmo fornecimento, serviço ou obra, no âmbito da mesma unidade orçamentária.

5.3. Compete as unidades gerenciadoras/fiscalizadoras de contratos administrativos, com interesse na continuidade dos serviços, adotar as providências cabíveis no sentido de se manifestar formalmente quanto ao interesse na prorrogação contratual ou à abertura de novo procedimento licitatório, se for o caso, com antecedência mínima de 3 (três) meses da previsão do término do contrato.

5.4. As unidades administrativas subordinadas a esta Pasta deverão zelar pelo fiel cumprimento e regularidade dos procedimentos elencados na presente Portaria, observando rigorosamente os prazos estabelecidos na legislação vigente, bem como as demais normas municipais.

5.5. As Coordenadorias poderão expedir Ordem Interna, estabelecendo fluxos e atribuições, no âmbito de suas unidades.

5.6. Os casos não previstos deverão ser submetidos à Assessoria Jurídica do Gabinete.

5.7. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Obs.: Anexos vide DOC de 02/08/2005, página 14.