PORTARIA 13/14 - SP/G/SMSP

O Subprefeito de Guaianases, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei,

CONSIDERANDO a necessidade de elaboração de Inventário Físico de Processos.

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer rotina de procedimentos a fim de realizar inventários.

CONSIDERANDO ainda a necessidade de normatizar procedimentos administrativos adequando-os à realidade atual.

RESOLVE:

Art. 1º - Determinar à Coordenadoria de Planejamento e Desenvolvimento Urbano- CPDU, que elabore relatórios dos processos administrativos em estoque, na seguinte conformidade:

1.1. Deverá ser elaborado relatório de processos administrativos especiais e comuns, nos termos da Lei 14141/06, incluindo aqueles cadastrados sob número TID ( Tramitação Interna de Documentos) em estoque na unidade, a partir dos dados obtidos através do SIMPROC e demais sistemas informatizados, realizando buscas físicas no intuito de inventariar os processos nos termos acima descritos que, de fato, encontram-se na unidade. Este procedimento deverá ocorrer no período de 16 a 18 de setembro do corrente, ficando determinada a paralisação de tramitação dos processos especiais e comuns durante tal período, salvo casos de urgência.

1.1.1. Após a realização de busca física, caso não sejam encontrados processos especiais e comuns, deverão ser adotadas as providências cabíveis visando à localização destes a partir da realização de buscas físicas na última unidade em que o processo tramitou ou para a qual foi tramitado pela última vez, a partir do histórico de tramitação de processos obtidos via sistema.

1.1.1.1. Caso, após adoção das providências referidas no item 1.1.1, ainda assim não sejam localizados os processos especiais e comuns, deverá constar do relatório de processos em estoque na unidade um campo informando a relação dos processos não localizados, discriminando o respectivo assunto e histórico de tramitações, de acordo com os dados obtidos através do SIMPROC e demais sistemas de gerenciamento, anexando, nesse caso, as respectivas telas ao relatório.

1.2. Após adoção de todas as providências cabíveis, não localizados os respectivos processos administrativos, o relatório deverá ser encaminhado a SP-G/Unidade de Informática para elaboração de relatório geral contendo todas as irregularidades encontradas. Exemplo: PA em ponto diferente do listado, PA não encontrado etc.

1.3. Após a confecção de relatório final os desdobramentos que advierem das informações prestadas se regularão pela legislação pertinente.

1.4. A Coordenadoria de Planejamento e Desenvolvimento Urbano poderá convocar os servidores em caráter excepcional, caso não seja possível o encerramento na data prevista acima.

1.5 Esta Portaria exclui os expedientes cuja tramitação e protocolo dá-se através do sistema SAC – Sistema de Atendimento ao Cidadão.

Art. 2º Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.