PORTARIA 23/10 – SP/BT/SMSP

POP-BT - LICITAÇÕES DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS E OBRAS

O SUBPREFEITO da Subprefeitura do Butantã, no uso das atribuições que lhe são conferidas nos termos do artigo 9º da Lei nº 13.399/2002 e pela Portaria Intersecretarial nº 06/SMSP/SGM/SGP/2002, que dispõem sobre a organização das Subprefeituras;

Considerando os termos da Lei Federal 8.666/93, da Lei Municipal 13.278/02, do Decreto Municipal 44.279/03, da Lei Complementar Federal 123/06, da Lei Municipal 14.145/2006, do Decreto Municipal 49.511/08 e das demais legislações e normas aplicáveis a licitações de serviços especializados e obras;

Considerando a necessidade de melhorar o atendimento das demandas e a gestão das atividades da Subprefeitura do Butantã em prazos adequados ao interesse público;

RESOLVE:

Regulamentar no âmbito da Subprefeitura do Butantã as atividades referentes a LICITAÇÕES DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS E OBRAS por meio do PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO (POP-BT) discriminado nos itens a seguir.

1. As licitações de serviços especializados e obras devem ser realizadas nas modalidades Convite, Tomada de Preços ou Concorrência por meio de processo administrativo devidamente autuado, exceto nos casos de serviços comuns ou aquisição de bens, em que devem ser aplicados os procedimentos da modalidade Pregão, e exceto nos casos de Registros de Preços específicos disponíveis no âmbito da Prefeitura de São Paulo.

2. São interpretados como serviços especializados os relacionados a cultura, esportes, comunicação, direito, engenharia consultiva, gerenciamento, assessorias técnicas, consultorias e outros similares.

3. Qualquer Unidade Administrativa da Subprefeitura pode submeter ao Subprefeito um pedido de avaliação de autuação de processo de licitação, apresentando justificativa técnica e estimativa de orçamento-base da licitação.

4. A autuação de processo de licitação deve ser determinada pelo Subprefeito por meio do formulário padrão “Determinação de Autuação de Processo de Licitação”, considerando o interesse público, as diretrizes da gestão e a disponibilidade orçamentária da Subprefeitura, e informando a Estimativa de Orçamento-Base.

5. Na “Determinação de Autuação de Processo de Licitação” o Subprefeito deve indicar a Unidade Administrativa responsável pelos elementos técnicos da licitação e pela futura Fiscalização do contrato (Coordenadoria, Supervisão, Assessoria ou Gerência), doravante denominada Unidade Técnica.

6. A secretaria do Subprefeito deve encaminhar à Unidade de Autuação a “Determinação de Autuação de Processo de Licitação” e, por correio eletrônico, cópia digital ao funcionário responsável da Unidade Técnica e aos funcionários responsáveis de todas as Unidades relacionadas à tramitação do processo, dirigida ao respectivo endereço eletrônico oficial da Prefeitura de São Paulo, a saber: 1- Chefia de Gabinete, 2- Autuação, 3- Coordenadoria de Administração e Finanças, 4- Supervisão de Suprimentos, 5- Supervisão de Finanças, 6- Assessoria Jurídica, 7- Comissão Permanente de Licitações, 8- Gerência de Planejamento Geral e 9- Assessoria de Comunicação.

7. A data de encaminhamento por correio eletrônico da cópia digital da Determinação será a “Data Base” para a contagem dos prazos de tramitação do processo, que será confirmada por publicação no Diário Oficial da Cidade.

8. A Chefia de Gabinete deve publicar a Determinação no Diário Oficial da Cidade no prazo máximo de até 2 dias úteis após a Data Base.

9. Cada referido funcionário: 1- deve acompanhar o seu correio eletrônico, 2- deve utilizar a comunicação por correio eletrônico, telefone ou pessoal para tomar as suas providências, embora possa sempre consultar o processo físico onde estiver, e 3- não pode alegar qualquer desconhecimento dos prazos de tramitação e das suas respectivas responsabilidades

10. A Unidade de Autuação deve no prazo de até 2 dias úteis após a Data Base: 1- autuar o processo físico, inserindo a Determinação na abertura do processo, 2- fazer o encaminhamento do processo no sistema SIMPROC para a Supervisão de Suprimentos e 3- entregar fisicamente o processo na Supervisão de Suprimentos recolhendo a devida assinatura no Relatório de Processos Encaminhados do SIMPROC.

11. A Supervisão de Suprimentos deve manter apenso na contracapa do processo o formulário padrão “Controle de Tramitação de Processo de Licitação”, com previsão de datas de tramitação em cada Unidade conforme disposto nesta Portaria, e encaminhar no prazo de até 2 dias úteis após a Data Base cópia por correio eletrônico a todas as Unidades relacionadas à tramitação do processo de licitação.

12. O Controle de Tramitação deve permanecer apenso ao processo físico até o término do processo de licitação e início da Fiscalização, ou seja, até a emissão da Ordem de Serviço inicial a uma licitante.

13. Para a realização da licitação deve ser utilizado um modelo de minuta de edital e de contrato padronizado e previamente aprovado, conforme disposto no § 1º do Art. 3º do Decreto 44.279/03.

14. Somente em caso excepcional pode ser utilizada uma minuta de edital e de contrato não padronizada, que deve ser justificada pela Assessoria Jurídica e aprovada pela Supervisão de Suprimentos e pelo Subprefeito.

15. A Assessoria Jurídica deve informar no prazo de até 2 dias úteis após a Data Base, a todos os funcionários responsáveis de todas as Unidades relacionadas à tramitação do processo, qual minuta de edital e de contrato deve ser utilizada na licitação, se padronizada ou específica, por meio: 1- de comunicado por correio eletrônico e 2- pelo preenchimento do formulário padrão “Encaminhamento de Minuta de Edital e de Contrato para a Licitação”, que deve ser encaminhado à Supervisão de Suprimentos para ser inserido no processo físico junto com cópia da respectiva minuta de edital e de contrato.

16. A Assessoria Jurídica deve: 1- elaborar e manter modelos de minuta de edital e de contrato padronizados, identificados por numeração, 2- buscar aprovação dos modelos também pela Supervisão de Suprimentos e pelo Subprefeito, 3- encaminhar os modelos à Assessoria de Comunicação e 4- revisar os modelos em casos de alterações de legislação ou de melhorias dos procedimentos operacionais.

17. Os modelos de minutas de edital devem conter Formulários Anexos que possam ser preenchidos de forma independente pelas unidades relacionadas à tramitação do processo de licitação, de acordo com as respectivas responsabilidades, e necessariamente os de números seguintes: 1- Objeto da Licitação e Prazo de Execução dos Serviços, 2- Itens de Fornecimento ou Projeto com Memorial Descritivo, 3- Orçamento Base da Subprefeitura do Butantã, 4- Cronograma Físico Financeiro Base, 5- Especificações Técnicas Gerais, 6- Dotação Orçamentária e 7- Entrega e Abertura das Propostas.

18. A Assessoria de Comunicação deve no prazo de até 2 dias úteis após aprovação colocar no site da Subprefeitura, para fácil consulta pública e de todos os funcionários, qualquer modelo de minuta de edital e de contrato.

19. A Comissão Permanente de Licitações deve no prazo de até 2 dias úteis após a Data-Base informar à Supervisão de Suprimentos, com base no Controle de Tramitação e nos prazos legais, a data de entrega e abertura das propostas, por correio eletrônico e impresso assinado, mediante preenchimento do Formulário Anexo de número 7- Entrega e Abertura das Propostas.

20. A Supervisão de Finanças, considerando a Estimativa de Orçamento-Base, deve no prazo de até 5 dias úteis após a Data Base encaminhar à Supervisão de Suprimentos: 1- a informação de qual dotação orçamentária da Subprefeitura será onerada pela licitação, por correio eletrônico e impresso assinado, mediante preenchimento do Formulário Anexo de número “6- Dotação Orçamentária” e 2- o Extrato de Reserva de recursos orçamentários.

21. A Unidade Técnica deve no prazo de até 15 dias úteis após a Data Base encaminhar à Supervisão de Suprimentos os elementos técnicos, por correio eletrônico e impressos assinados, mediante preenchimento dos seguintes Formulários Anexos: 1- Objeto da Licitação e Prazo de Execução dos Serviços, 2- Itens de Fornecimento ou Projeto com Memorial Descritivo, 3- Orçamento Base da Subprefeitura do Butantã, 4- Cronograma Físico Financeiro Base e 5- Especificações Técnicas Gerais.

22. Em razão da complexidade das obras ou dos serviços especializados a serem licitados e da disponibilidade momentânea de pessoal, a Unidade Técnica pode propor justificadamente ao Subprefeito, para sua aprovação, prazo superior a 15 dias úteis para encaminhamento dos elementos técnicos.

23. Se aprovado pelo Subprefeito prazo superior a 15 dias úteis para encaminhamento dos elementos técnicos, a Unidade Técnica deve encaminhar por impresso à Supervisão de Suprimentos, antes de vencidos os 15 dias úteis, a proposição justificada e aprovada com o novo prazo.

24. A Unidade Técnica deve comunicar por correio eletrônico à Supervisão de Suprimentos, à Coordenadoria de Administração e Finanças e à Gerência de Planejamento Geral: 1- qualquer alteração de previsão de prazo de encaminhamento dos elementos técnicos e 2- a data efetiva de encaminhamento dos elementos técnicos.

25. Para elaboração do Orçamento-Base da Subprefeitura do Butantã a Unidade Técnica pode utilizar para compor a planilha de orçamento as Tabelas de Preços em vigência no âmbito da Prefeitura de São Paulo e em caso de inexistência pode realizar Pesquisa de Preço.

26. A Pesquisa de Preço, conforme Art. 4º do Decreto 44.279/03, pode ser realizada com base em múltiplas consultas diretas ao mercado, a publicações especializadas, a bancos de dados de preços praticados no âmbito da administração pública, a listas de instituições privadas renomadas de formação de preços e, referente a mão-de-obra, a valores de pisos salariais das categorias profissionais correspondentes.

27. A Pesquisa de Preço deve ser de responsabilidade da Unidade Técnica, que pode solicitar apoio à Supervisão de Suprimentos para indicação de fontes de consultas ou auxílio nos procedimentos de consulta e registro das cotações de preços.

28. A Pesquisa de Preço deve ser feita com base em no mínimo 3 consultas a diferentes fontes e pode ser realizada formalmente por correio eletrônico, fax correspondência impressa ou cópia de publicação, ou informalmente por telefone ou contato pessoal.

29. Em caso de Pesquisa de Preço realizada informalmente o funcionário responsável deve: 1- registrar de forma clara no impresso “Cotação para Pesquisa de Preços” as fontes de consulta – contendo no mínimo nome de cada empresa, telefones e nomes de contatos –, os valores unitários e as condições de pagamento e 2- certificar a consulta por meio de assinatura, nos termos do § 1º do Art. 4º do Decreto 44.279/03.

30. Para compor o Orçamento Base considerando a Pesquisa de Preço, a Unidade Técnica deve apresentar o formulário “Cálculo do Orçamento-Base”: 1- considerando as 3 propostas mais adequadas ao interesse público, 2- utilizando para cada item de fornecimento a média de preços consultados, 3- descartando os preços considerados inexeqüíveis ou fora de média aceitável, seja para cima ou para baixo, 4- anotando qual o critério utilizado e 5- certificando o cálculo por meio de assinatura, nos termos do § 1º do Art. 4º do Decreto 44.279/03.

31. Se o Cálculo do Orçamento-Base for superior à Estimativa de Orçamento-Base, a Unidade Técnica pode rever os itens de fornecimento ou projeto, de modo a não ultrapassar o valor estimado, desde que seja tecnicamente viável e não haja prejuízo aos objetivos da licitação e ao interesse público, devendo encaminhar de modo impresso à Supervisão de Suprimentos a “Justificativa de Alteração de Itens de Fornecimento ou Projeto”.

32. Caso não seja possível a revisão conforme o item anterior, a Unidade Técnica deve submeter o Cálculo do Orçamento-Base à Supervisão de Finanças, que deve verificar se há dotação orçamentária suficiente para valor superior à Estimativa de Orçamento-Base, e, caso positivo, deve submeter ao Subprefeito para aprovar ou não o prosseguimento do processo de licitação.

33. A Unidade Técnica deve encaminhar à Supervisão de Suprimentos, junto com o Orçamento Base, impressos: 1- a Pesquisa de Preço, 2- todas as consultas recebidas e registradas, 3- cada Cotação para Pesquisa de Preço, 4- o Cálculo do Orçamento Base certificado por meio de assinatura do responsável, nos termos do § 1º do Art. 4º do Decreto 44.279/03, 5- caso exista, Justificativa de Alteração de Itens de Fornecimento ou Projeto, e 6- em caso de modalidade Convite, indicação de duas empresas a serem convidadas, preferencialmente entre as que serviram de base para a Pesquisa de Preço, se houve, sendo uma empresa diferente de convidadas em licitação anterior com objeto semelhante, mediante preenchimento do impresso “Indicação de Empresas para Convite”.

34. Após o recebimento de todos os anexos de composição do edital, no prazo de até 2 dias úteis a Supervisão de Suprimentos deve: 1- inserir todos os anexos recebidos no processo da licitação, 2- adequar todos os elementos do edital, 3- confirmar ou reprogramar com a Comissão Permanente de Licitações a data de entrega e abertura das propostas, 4- elaborar o edital e a minuta do contrato definitivos, 5- em caso de modalidade Convite, indicar duas empresas a serem convidadas, sendo uma empresa diferente de convidadas em licitação anterior com objeto semelhante, mediante preenchimento do impresso “Indicação de Empresas para Convite”, e 6- solicitar ao Subprefeito a “Autorização para Abertura de Procedimento Licitatório”, na modalidade adequada, conforme disposto no Art. 6º do Decreto 44.279/03.

35. Em caso de modalidade Convite, o Subprefeito pode: 1- solicitar à Unidade Técnica ou à Supervisão de Suprimentos informações acerca da experiência e do currículo de uma empresa indicada para convite, 2- vetar o convite a uma empresa, resguardada nos termos da Lei a sua possibilidade de participação na licitação, ou 3- indicar outras empresas a serem convidadas.

36. Autorizada a Abertura do Procedimento Licitatório pelo Subprefeito, a Supervisão de Suprimentos deve no prazo de até 2 dias úteis: 1- publicar o Aviso do Edital no Diário Oficial da Cidade, no site da Prefeitura de São Paulo e em outros locais exigidos legalmente de acordo com a modalidade da licitação; 2- afixar na Subprefeitura o Aviso do Edital; 3- disponibilizar para consulta o edital na Subprefeitura e no site da Prefeitura; e 4- no caso da modalidade Convite, enviar as cartas-convites às empresas indicadas.

37. Publicado o Aviso do Edital, devem ser seguidos todos os procedimentos para prosseguimento da licitação de acordo com a legislação vigente.

38. A Unidade Técnica deve indicar por correio eletrônico à Comissão Permanente de Licitações o seu representante técnico na sessão de abertura das propostas no prazo de até um dia antes da abertura, e o presidente da Comissão deve informar à Coordenadoria de Administração e Finanças caso não seja cumprido.

39. A Supervisão de Suprimentos deve apontar no Controle de Tramitação todos os prazos de tramitação cumpridos e informá-los à Coordenadoria de Administração e Finanças e à Gerência de Planejamento Geral sempre que solicitado.

40. A Gerência de Planejamento Geral deve manter cronograma atualizado semanalmente de todas as licitações em curso na Subprefeitura, com indicação clara de cada etapa de tramitação e dos respectivos prazos.

41. A Coordenadoria de Administração e Finanças deve: 1- acompanhar as responsabilidades e os prazos de tramitação do processo, 2- exigir justificativa de cada funcionário em caso de descumprimento de responsabilidade ou prazo de tramitação e 3- propor ao Subprefeito, se necessário, a aplicação de penalidades por descumprimento de acordo com o Estatuto do Servidor Público.

42. Somente em caráter de excepcionalidade o Subprefeito poderá autorizar disposição em contrário a esta Portaria.

43. Em caso de divergência de interpretação entre esta Portaria e Lei ou Decreto deve prevalecer a relativa a estes últimos, sem prejuízo de qualquer outra disposição desta Portaria.

44. A presente Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

ANEXOS - MODELOS DE FORMULÁRIOS DA PORTARIA

- Determinação de Autuação de Processo de Licitação

- Controle de Tramitação de Processo de Licitação

- Encaminhamento de Minuta de Edital e de Contrato para a Licitação

- Cotação para Pesquisa de Preços

- Cálculo do Orçamento-Base

- Justificativa de Alteração de Itens de Fornecimento ou Projeto

- Indicação de Empresas para Convite

- Autorização para Abertura de Procedimento Licitatório

PORTARIA 23/10 - SP/BT/SMSP

RETIFICAÇÃO

-Retificação da PORTARIA 023/10 – SP/BT

POP-BT - LICITAÇÕES DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS E OBRAS,

publicada no Diário Oficial da Cidade de São Paulo em 30/07/2010, às páginas 36, 37 e 38.

Na “DETERMINAÇÃO DE AUTUAÇÃO DE PROCESSO DE LICITAÇÃO”, onde se lê:

“O processo de licitação deve obedecer ao Procedimento Operacional Padrão (POP-BT) regulamentado pela Portaria 021/SP-BT.”

Leia-se:

“O processo de licitação deve obedecer ao Procedimento Operacional Padrão (POP-BT) regulamentado pela Portaria 023/SP-BT.”