PORTARIA 21/06 - PGM

O PROCURADOR GERAL DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO, no uso das atribuições que são conferidas por lei;

CONSIDERANDO as alterações impostas pela Lei de Diretrizes Orçamentárias com a eliminação das Unidades Orçamentárias e à unificação dos recursos destinado à administração dos departamentos e da Procuradoria Geral do Município em uma única dotação;

CONSIDERANDO a necessidade da Procuradoria Geral do Município melhor gerir o atendimento das necessidades comuns e específicas dos Departamentos que a compõem e de seu próprio Gabinete, no novo modelo orçamentário centralizado;

RESOLVE:

1. Criar, no âmbito do Gabinete da Procuradoria Geral do Município, a Coordenadoria Orçamentária e Financeira – COF, para o fim de análise, gerenciamento, otimização e execução do orçamento desta Unidade Orçamentária.

2. A Coordenadoria Orçamentária e Financeira contará com um Núcleo de Compras – NC; um Núcleo de Gestão de Suprimentos – NGS; e um Núcleo de Bens Patrimoniais Móveis – NBPM, núcleos estes, igualmente, criados pela presente portaria.

3. A Coordenadoria será exercida pelo Diretor Técnico de Contabilidade e estará diretamente subordinada à Chefia de Gabinete da Procuradoria Geral do Município.

4. A Coordenadoria Orçamentária e Financeira, os Departamentos e as Comissões Permanente de Licitação, Serviços e Compras - CPLCS desta Procuradoria Geral deverão observar rigorosamente, as diretrizes e rotinas que seguem:

AQUISIÇÃO DE BENS PERMANENTES

5. Todo o procedimento de compra de bens permanentes será realizado no âmbito da Procuradoria Geral do Município.

6. Para melhor administração da dotação destinada à aquisição de bens permanentes, será realizada reunião no início do exercício orçamentário, com a participação de todos os departamentos e do Gabinete desta Procuradoria Geral, para eleição das prioridades e programação das compras durante o exercício, de forma que os recursos possam ser suficientes para atender às principais necessidades de cada Unidade.

7. No caso de compra de bens de interesse comum de todas as Unidades, a especificação técnica, a pesquisa de mercado, e os demais atos do processo serão realizados pela Coordenadoria Orçamentária e Financeira - COF, devendo as Unidades encaminhar, no prazo estabelecido para este fim, as informações solicitadas para a instrução do processo.

7.1. Decorrido o prazo estabelecido, a ausência de manifestação será considerada como desinteresse da Unidade, na aquisição objeto do processo.

8. No caso de compra de bens de uso específico de uma única Unidade, o processo deverá ser encaminhado a esta Procuradoria Geral devidamente autuado e instruído, contendo as especificações técnicas e preferencialmente a pesquisa de mercado, para prosseguimento da aquisição.

9. Os pedidos de aquisição de equipamentos de informática deverão ser encaminhados ao Núcleo de Informática desta Procuradoria Geral para consolidação e verificação da real necessidade.

10. Atendidas as prioridades estabelecidas de acordo com o item 2 acima e havendo, ainda, saldo na dotação, caberá à Procuradoria Geral do Município definir as necessidades que serão atendidas desde logo e quais ficarão para atendimento no próximo exercício orçamentário.

11. A formalização dos ajustes, eventuais alterações, rescisão, etc., deverão se dar no âmbito desta Procuradoria Geral, cabendo as Unidades o recebimento dos bens e o respectivo atestado.

AQUISIÇÃO DE BENS DE CONSUMO

12. Todo o procedimento de compra de bens de consumo será realizado no âmbito desta Procuradoria Geral do Município. Os pedidos de aquisição deverão ser encaminhados ao Núcleo de Gestão de Suprimentos - NGS, com justificativa, indicando a posição de estoque e previsão de consumo no período de 12 meses, ou prazo inferior, se assim estabelecido no decreto de execução orçamentária.

12.1. O Núcleo de Gestão de Suprimentos - NGS deverá consultar todos os departamentos e a própria Procuradoria Geral acerca de seu interesse na aquisição do bem, e providenciar a consolidação do pedido encaminhando na seqüência à Divisão Técnica de Contabilidade para prosseguimento.

13. Os departamentos interessados na aquisição do bem deverão encaminhar resposta a consulta a que se refere o subitem acima, no prazo máximo de 03 (três) dias úteis.

13.1. Decorrido o prazo estabelecido, a ausência de manifestação será considerada como desinteresse da Unidade, na aquisição objeto do processo.

14. Os pedidos de aquisição de bens de consumo de informática serão consolidados pelo Núcleo de Gestão de Suprimentos - NGS e posteriormente encaminhados ao Núcleo de Informática para conhecimento e prosseguimento.

15. Os almoxarifados dos departamentos serão desativados, cabendo ao Núcleo de Gestão de Suprimentos - NGS da Procuradoria Geral do Município todo o controle de estoque e distribuição dos materiais entre os departamentos.

16. A formalização dos ajustes, eventuais alterações, rescisão, etc., deverão se dar no âmbito desta Procuradoria Geral, cabendo ao Núcleo de Gestão de Suprimentos - NGS o recebimento dos bens e o respectivo atestado.

CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

17. O processamento da contratação de serviços se dará no âmbito desta Procuradoria Geral, tendo início na Unidade Requisitante, a qual deverá encaminhar memorando solicitando a contratação, com justificativa, minucioso detalhamento dos serviços, e preferencialmente com pesquisa de mercado.

18. O pedido de prorrogação de contratos de serviços em curso deverá ser encaminhado à Procuradoria Geral do Município, devidamente justificado, com manifestação do responsável pela fiscalização, sobre a execução a contento dos serviços e com expressa concordância da contratada com a prorrogação, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, com a pesquisa de mercado realizada, ou 60 (sessenta) dias, sem a pesquisa realizada, contados da data do encerramento dos serviços.

19. O pedido de nova contratação de serviços deverá ser encaminhado à Procuradoria Geral do Município, devidamente justificado, com minucioso detalhamento dos serviços requeridos, com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias, com a pesquisa de mercado realizada, ou 75 (setenta e cinco) dias, sem a pesquisa realizada, contados da data do encerramento dos serviços.

20. A formalização dos ajustes, prorrogações, eventuais alterações, rescisão, etc., deverão se dar no âmbito desta Procuradoria Geral.

20.1. Na hipótese de prorrogação o processo só será restituído à Unidade de origem após a formalização do competente aditamento, devendo o empenho respectivo ser emitido pela Divisão Técnica de Contabilidade - DTC.

21. Os contratos celebrados no âmbito desta Procuradoria Geral serão gerenciados pela Coordenadoria Orçamentária e Financeira - COF e fiscalizados pela Unidade destinatária dos serviços, responsável pelo seu recebimento. Compete à Coordenadoria Orçamentária e Financeira - COF o controle dos prazos de vigência dos contratos.

21.1. A Divisão Técnica de Contabilidade deverá alertar, em tempo hábil, as Unidades para adotarem as providências tendentes às prorrogações.

PESQUISA DE MERCADO

22. A pesquisa de mercado deverá ser elaborada na mais estrita conformidade com os bens/serviços requeridos e devidamente descritos e especificados, entre, no mínimo, 05 (cinco) fornecedores, devendo constar da instrução do processo respectivo, pelo menos, 03 (três) propostas.

BENS PATRIMONIAIS

23. Os bens patrimoniais a serem adquiridos serão incorporados pela Coordenadoria Orçamentária e Financeira - COF, sendo posteriormente movimentados para os departamentos que ficarão com a responsabilidade do controle dos mesmos. As transferências dos bens móveis para outras Unidades, serão efetuadas por meio do formulário de movimentação interna de bens patrimoniais móveis, através da Procuradoria Geral do Município/Coordenadoria Orçamentária e Financeira – PGM-COF.

24. No final de cada exercício financeiro será elaborado, por cada Unidade, o Inventário de Bens Patrimoniais Móveis, sendo encaminhado a esta Procuradoria Geral, com a assinatura do responsável pela guarda dos bens, pelo Diretor do Departamento, e nesta Procuradoria Geral, a Coordenadoria Orçamentária e Financeira - COF efetuará sua unificação, sendo, após, assinado pelo Responsável da Unidade Orçamentária e, posteriormente, encaminhado ao Departamento de Contabilidade - CONT 12.

ADIANTAMENTO BANCÁRIO E DIRETO

25. A autuação dos processos, emissão de suas reservas, empenhos e liquidações serão processados pela Coordenadoria Orçamentária e Financeira - COF.

26. Após estas providências, os processos serão encaminhados as Seções Técnicas de Contabilidade de cada Departamento para seu gerenciamento e devida prestação de contas nos prazos estabelecidos por lei.

27. O valor a ser reservado mensalmente para os Adiantamentos deverá ser informado pelos Departamentos. As alterações nos valores a serem reservados, deverão ser encaminhadas pela Seção Técnica de Contabilidade dos Departamentos até o 15º dia do mês anterior ao da efetiva utilização do crédito, sem o que será processado pela COF, que estabelecerá seu valor, considerando-se a utilização nos meses anteriores pelo Departamento e, dentro dos limites estabelecidos pela legislação vigente.

PROCESSAMENTO DE FEITOS

28. Os processos relativos ao pagamento de Peritos, Assistentes Técnicos e Oficiais de Justiça, deverão ser encaminhados à Coordenadoria Orçamentária e Financeira - COF por todos os Departamentos que efetuem tais pagamentos, com a indicação de valor e devidas formalizações e determinações e/ou solicitações de pagamentos efetuadas pelos responsáveis dos autos judiciais correspondentes, para as providências de reserva de recursos.

29. A autorização de empenho e liquidação se dará por despacho do responsável pela execução orçamentária, publicado no Diário Oficial da Cidade – D.O.C.

30. Após estas providências, os processos serão devolvidos aos Departamentos para empenho e liquidação, sem a necessidade de se efetivarem novas publicações.

RELATÓRIOS MENSAIS

31. Serão elaborados, a partir do exercício de 2006, pela Coordenadoria Orçamentária e Financeira - COF, os relatórios de Sistema Eletrônico de Remessa de Informações - SERI, os relatórios de Empenhos e Liquidações emitidos, constando a natureza da aquisição ou serviços (NSs), conforme Lei Municipal nº 10.187/86 – produtividade, e os relatórios para publicação das compras e serviços, posição de contratos e demonstração eletrônica de serviços – DES., devendo as informações necessárias à elaboração dos relatórios, serem encaminhadas pelos Departamentos até o 3º dia útil de cada mês.

32. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.