Portaria Conjunta SF/SUREM-COTEC nº 01, de 02 de junho de 2026.

Institui o Grupo de Trabalho do Programa Optimus no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda e estabelece diretrizes de gestão, funcionamento, acompanhamento e operação.

O SUBSECRETÁRIO DA RECEITA MUNICIPAL e o COORDENADOR DE TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO, no uso das atribuições que lhes são conferidas por lei,

CONSIDERANDO a relevância estratégica do Programa Optimus para elevar a produtividade institucional mediante o desenvolvimento, a implementação, a evolução e a operação de soluções tecnológicas e ferramentas de inteligência artificial no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar o uso eficiente, responsável, seguro, ético e juridicamente adequado de sistemas de Inteligência Artificial no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda;

CONSIDERANDO, por fim, a conveniência de instituir instância colegiada, com participação integrada das áreas de negócio, jurídica e tecnológica, para conduzir o desenvolvimento, a implementação, a evolução, a administração e o suporte das soluções sistêmicas vinculadas ao Programa Optimus.

RESOLVEM:

Art. 1º Fica instituído, no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda, o Grupo de Trabalho do Programa Optimus, com a finalidade de coordenar, acompanhar e apoiar os projetos e as atividades de operação vinculados ao Programa, assegurada a integração entre as áreas de negócio, jurídica e técnica.

§ 1º Para os fins desta portaria, considera-se Programa Optimus o conjunto de projetos, soluções, fluxos e atividades operacionais voltados ao desenvolvimento, à implementação, à evolução e ao uso institucional de ferramentas tecnológicas e de inteligência artificial no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda.

§ 2º Os projetos vinculados ao Programa Optimus correspondem às iniciativas com escopo, entregas, responsáveis, critérios de aceite e marcos de execução próprios, destinadas ao desenvolvimento, à implantação ou ao aprimoramento de soluções específicas.

§ 3º As atividades de operação vinculadas ao Programa Optimus compreendem o acompanhamento contínuo, a curadoria, o monitoramento, a sustentação, a orientação de uso, a melhoria incremental e o suporte às soluções e aos fluxos desenvolvidos no âmbito do Programa.

Art. 2º O Grupo de Trabalho tem por objetivos, no âmbito do Programa Optimus, dos projetos que o compõem e das respectivas atividades de operação:

I - consolidar, estruturar e priorizar as demandas e requisitos do Programa Optimus, de seus projetos e de sua operação, assegurando sua formalização, com definição clara de escopo, critérios de aceite, requisitos funcionais e não funcionais, responsáveis e prazos;

II - promover o alinhamento estratégico e operacional entre as unidades envolvidas, mediante a instituição de práticas mínimas de governança, padronização de documentos e fluxos processuais, definição de papéis e responsabilidades, bem como registro sistemático das decisões, deliberações e respectivos fundamentos;

III - acompanhar e apoiar a execução das entregas previstas nos planos de trabalho dos projetos, bem como das atividades de operação, curadoria, sustentação e aprimoramento contínuo, atuando na identificação, análise e saneamento de impedimentos, riscos e pontos críticos;

IV - monitorar a evolução do Programa Optimus, dos projetos e da operação, mediante a definição e acompanhamento de indicadores de desempenho, marcos de controle e relatórios periódicos de status, de modo a subsidiar a tomada de decisão e assegurar a aderência aos objetivos estratégicos estabelecidos;

V - zelar pela coerência técnica, negocial e institucional das soluções desenvolvidas, operadas ou aprimoradas no âmbito do Programa Optimus, bem como por sua integração com os processos institucionais e sistemas corporativos existentes.

Art. 3º O Grupo de Trabalho do Programa Optimus terá a seguinte composição:

I - gestor de Negócios: Isaac Libardi Godoy;

II - gestor Técnico: Paula Piantino Vitiritti Cirelo;

III - consultor de Negócios: Rodrigo Kreis de Paula;

IV - consultor Técnico: Masashi Kashimoto;

V - frente “Otimização de Projetos”: Ana Carolina Abrantes de Souza (Líder de Negócios), Dennis Ferreira Godoy (Líder Técnico); Gustavo Oliveira de Macedo e Mary Alice Aparecida Guilherme.

VI - frente “Automatização do IPTU”: Eduardo de Lima Souza (Líder de Negócios), Dennis Ferreira Godoy (Líder Técnico), Charles Barbosa Marlet e Vanderley Hermogenes Sampaio Junior.

§ 1º Os Líderes de Negócio deverão atuar de forma coordenada, a fim de assegurar a compatibilidade entre os projetos, frentes de trabalho e atividades de operação vinculados ao Programa Optimus.

§ 2º Sempre que necessário, os integrantes de uma das frentes do Programa Optimus poderão apoiar o desenvolvimento de outra, conforme deliberado pelos respectivos líderes de negócio.

Art. 4º Compete aos Gestores:

I - aprovar, coordenar e supervisionar o Plano de Trabalho, contendo escopo, objetivos, entregas, cronograma, responsáveis, dependências e matriz de riscos;

II - estabelecer a sistemática de governança, inclusive ritos de reunião, fluxo decisório, critérios de priorização e padrões mínimos de registro e documentação;

III - consolidar e priorizar as demandas do Grupo, observadas as diretrizes institucionais, a capacidade operacional e os prazos fixados;

IV - deliberar sobre alterações relevantes de escopo, cronograma, prioridades ou recursos, mediante justificativa técnica formal;

V - supervisionar a gestão de riscos e impedimentos críticos, definindo responsáveis e acompanhando as respectivas medidas mitigadoras;

VI - assegurar a definição de critérios de aceite e coordenar os procedimentos de validação e homologação das entregas;

VII - promover a articulação com unidades administrativas e áreas técnicas necessárias à execução dos trabalhos.

Art. 5º Compete à Consultoria de Negócios e Técnica:

I - prestar assessoramento técnico e metodológico aos Gestores e às equipes, especialmente quanto à arquitetura da solução, integrações, padrões tecnológicos, segurança da informação e viabilidade de implementação;

II - apoiar a modelagem de processos, a definição de requisitos e a especificação técnica das soluções;

III - orientar quanto aos critérios de qualidade, estratégias de teste e procedimentos de homologação;

IV - emitir recomendações técnicas formais e registrar eventuais riscos estruturais ou tecnológicos identificados;

V - apoiar a elaboração, organização, padronização e, quando cabível, a divulgação institucional de materiais, documentos, informações técnicas, manuais, relatórios, apresentações e demais artefatos relacionados ao Programa Optimus, inclusive quando destinados a outros órgãos, entidades ou entes públicos;

VI - prestar assessoramento técnico e negocial, bem como apoiar a coordenação dos trabalhos, nas hipóteses de compartilhamento de informações, metodologias, soluções, fluxos ou artefatos do Programa Optimus com demais órgãos ou entidades da Administração Pública, ou entes externos, observadas as competências dos Gestores e as autorizações institucionais cabíveis.

Art. 6º Compete aos integrantes das frentes de trabalho, no âmbito de suas atribuições:

I - levantar, detalhar e validar requisitos, regras de negócio e fluxos processuais, conforme priorização estabelecida;

II - executar e acompanhar testes, validações e homologações, produzindo evidências formais de aceite;

III - identificar riscos, impedimentos e dependências, propondo medidas mitigadoras;

IV - apoiar a implantação e a transição para operação assistida, inclusive com orientações operacionais e saneamento de inconsistências.

Art. 7º Compete aos Líderes das frentes de trabalho vinculadas ao Programa Optimus:

I - coordenar e acompanhar a execução das atividades do respectivo projeto ou frente de operação, assegurando aderência ao Plano de Trabalho e às diretrizes do Programa Optimus;

II - organizar reuniões, monitorar prazos, registrar deliberações e consolidar o andamento das atividades;

III - estruturar e manter atualizado o backlog do respectivo projeto ou frente de operação, submetendo priorizações e questões estratégicas aos Gestores;

IV - assegurar a padronização dos registros, da documentação técnica, dos artefatos de curadoria e das evidências de acompanhamento da respectiva frente de atuação.

Parágrafo único. Incumbe ainda aos Líderes dos projetos, no âmbito de seus respectivos projetos, organizar as pautas das reuniões, lavrar ou supervisionar a lavratura das atas, manter atualizado o arquivo de registros e deliberações e dar encaminhamento às decisões tomadas.

Art. 8º O Grupo de Trabalho reunir-se-á ordinariamente, no mínimo, mensalmente, e extraordinariamente mediante convocação de qualquer dos Gestores, com pauta e registro das deliberações.

Art. 9º O Grupo de Trabalho terá duração por prazo indeterminado, enquanto necessárias as atividades de desenvolvimento, implementação, evolução, operação, curadoria, administração, suporte e aprimoramento das soluções vinculadas ao Programa Optimus.

Art. 10. Em caso de afastamento, impedimento ou vacância de integrante do Grupo de Trabalho:

I - tratando-se de Gestor, a função será exercida interinamente pelo outro Gestor ou por servidor por ele indicado, até a regularização da situação ou nova designação;

II - tratando-se de Consultor ou integrante de projeto, caberá ao Gestor correspondente designar substituto ad hoc, formalizando a substituição por comunicado interno, sem prejuízo de portaria aditiva quando a substituição for de caráter permanente.

Art. 11. Para todos os fins, as atividades desempenhadas no âmbito do Grupo de Trabalho do Programa Optimus caracterizam-se como atividades institucionais de desenvolvimento, implementação, conclusão, administração, sustentação, evolução ou suporte de sistemas, soluções tecnológicas, plataformas digitais ou instrumentos de transformação digital.

Art. 12. Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.