PORTARIA 9/02 - AHMRCL
- Dispõe sobre procedimentos para realização de despesas através do Regime de Adiantamento
A Superintendente da Autarquia Hospitalar Municipal Regional do Campo Limpo, no uso das atribuições que lhe são conferidas por Lei e,
CONSIDERANDO a necessidade de normatização no Âmbito desta Autarquia, dos processos especiais de Adiantamentos Bancário e Direto e suas respectivas Prestações de Contas, conforme disposto pela Lei Municipal 10.513, de 11 de Maio de 1.988, regulamentada pelo Decreto Municipal nº 40.533 de 08 de Maio de 2.001 e suas alterações posteriores,
RESOLVE:
1 - DA FORMALIZAÇÃO, INSTRUÇÃO E TRAMITAÇÃO DO PROCESSO:
1.1 - Os processos especiais de Adiantamento Bancário, Adiantamento Direto e Respectivas Prestações de Contas, serão formalizados e instruídos pela Coordenação dos Serviços Contábeis do Departamento Administrativo e Financeiro, devendo onerar, por atividade específica, o Elemento de Despesa 3390.3900 - Outros Serviços de Terceiros - Pessoa Jurídica, observadas ainda, as normas do Decreto Municipal nº 23.639, de 24 de Março de 1.987.
1.2 - Fica delegada a Chefia de Gabinete a competência e responsabilidade sobre os processos especiais de Adiantamento Bancário e sua Prestação de Contas, para a Sede da Autarquia, sua Unidade Hospitalar e Pronto Socorros, destinados ao atendimento das despesas previstas nos Incisos I, II e III do art. 2º da Lei Municipal 10.513/88.
1.3 - Ficam instituídas como Unidade de Serviços de Natureza Operacional, nos termos do art. 3º do Decreto Municipal 40.533, de 08 de Maio de 2.001, para fins de realização das despesas previstas nos Incisos I, II e III do art. 2º da Lei Municipal 10.513 de 11 de Maio de 1.988, as Unidades abaixo relacionadas:
a) Hospital Municipal Dr. Fernando Mauro Pires da Rocha
b) Pronto Socorro Municipal Balneário São José
c) Pronto Socorro Municipal D. Maria Antonieta F. Barros
d) Pronto Socorro Municipal Dr. José Sylvio de Camargo
e) Pronto Atendimento Jardim Macedônia
f) Pronto Atendimento Parelheiros
1.4 - Poderão ser concedidos, ao "Serviço Social" da Unidade Hospitalar e Pronto Socorros, mensalmente, por intermédio de "Adiantamento Direto", forma estabelecida pelo Inciso II do art. 2º do Decreto Municipal 40.533, de 08 de Maio de 2.001, recursos para atendimento das Despesas previstas pelo Inciso IV do art. 2º da Lei Municipal 10.513, de 11 de Maio de 1.988, especificamente, para auxílio transporte.
1.5 - Poderão ser concedidos, eventualmente, por intermédio de "Adiantamento Direto" em nome de servidores da Autarquia, recursos para atendimento das Despesas Previstas nos Incisos V e VI do art. 2º, da Lei Municipal 10.513, de 11 de Maio de 1.988.
1.6 - As Despesas de que trata o sub-ítem 1.2, abrange aquelas consideradas miúdas, excepcionais, inadiáveis e urgentes, cuja postergação acarretaria em prejuízos irreversíveis às atividades das Unidades.
1.7 - Ao instruir o processo, a Chefia de Gabinete, deverá definir e justificar o objeto da Despesa, juntando, quando for o caso, os documentos necessários.
1.8 - Os valores mensais dos Adiantamentos previstos nos sub-ítens 1.2, 1.3 e 1.4, serão definidos mensalmente pela Sra. Superintendente.
1.9 - Após a formalização, o processo será encaminhado à Coordenação dos Serviços Contábeis, que o analisará sob os aspectos formal e legal, adotando as medidas necessárias para emissão dos documentos contábeis e o encaminhará à Tesouraria.
1.10 - A Tesouraria efetuará o pagamento anexando o respectivo comprovante e devolverá o processo ao Departamento Administrativo e Financeiro.
1.11 - Após a realização da Despesa, a Unidade responsável juntará os documentos comprobatórios e apensará os formulários exigidos para Prestação de Contas, encaminhando o processo à Coordenação dos Serviços Contábeis, dentro do prazo estabelecido por esta Portaria.
1.12 - A Coordenação dos Serviços Contábeis, após adotar as providências de sua competência, devolverá o processo ao Departamento Administrativo e Financeiro, para submissão da Prestação de Contas à deliberação da Sra. Superintendente dentro do prazo estabelecido nesta Portaria.
1.13 - Aprovada a Prestação de Contas pela Superintendência, esta encaminhará o processo ao Conselho Deliberativo e Fiscal da Autarquia, para apreciação e posterior remessa ao Ecrégio Tribunal de Contas do Município de São Paulo.
1.14 - Após a apreciação da Prestação de Contas pelo Tribunal de Contas do Município de São Paulo, o processo será devolvido à Autarquia - Superintendência que o encaminhará, inexistindo óbices, ao Departamento Administrativo e Financeiro para anotações finais e arquivamento.
2 - DA CONTA BANCÁRIA
2.1 - O cheque recebido a título de Adiantamento deverá ser, de imediato, depositado em nome do responsável pelo Adiantamento em conta corrente de Instituição Bancária conveniada com a Autarquia, que não poderá ser utilizada para qualquer outra finalidade, e que deverá ser aberta da seguinte forma: AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL DO CAMPO LIMPO, ou abreviadamente como: A.H.M.R.C.L., acrescido do nome do responsável pelo Adiantamento.
2.2 - A conta corrente a que se refere o ítem anterior, deverá ser distinta para os Adiantamentos e será aberta mediante solicitação da Superintendente, dirigida à agência ou posto de serviço da Instituição Bancária conveniada com a Autarquia.
2.3 - Não será permitida, em qualquer hipótese, abertura de conta conjunta para movimentação do Adiantamento.
2.4 - Os saques só deverão ser realizados após a compensação do cheque à título de Adiantamento, ficando sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas decorrentes de eventuais cheques emitidos em desacordo com esta disposição.
2.5 - No caso de afastamento permanente do responsável pelo Adiantamento, a Superintendente solicitará à Instituição Bancária, a emissão de cheque Administrativo correspondente ao saldo apurado por meio de conciliação, para fins de recolhimento (quando for o caso), bem como o encerramento da conta corrente.
3 - DA DOCUMENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
3.1 - Para a instrução dos processos de Prestação de Contas são necessários os documentos a seguir:
a) Primeiras vias das Notas Fiscais de compra, com preço total expresso, contendo ainda quantidade, discriminação e preço unitário das mercadorias, ficando dispensados estes dados, no corpo da Nota, quando se tratar de despesas com refeições e combustíveis;
b) Primeiras vias da Notas Fiscais de prestação serviços;
c) Faturas, quando for o caso acompanhadas dos documentos de quitação;
d) Recibos de quitação, das despesas, fornecidos pelas firmas onde deverá constar identificação padronizada do CNPJ, ficando aqueles dispensados quando houver no próprio documento fiscal, quitação com aposição de carimbo identificador da firma, sendo obrigatórias, em ambos os casos, a assinatura do preposto;
e) Notas Fiscais ao consumidor, Notas Fiscais de micro empresas, Notas Fiscais simplificadas e Cupons Fiscais, ficando estes documentos dispensados de quitação;
f) Recibos de serviços prestados por pessoas não estabelecidas, com a indicação do nome, endereço e documento de identificação, bem como comprovante da importância retida a título de Imposto de Renda e Imposto sobre Serviços de qualquer natureza, quando for o caso;
g) Relação contendo a reprodução dos carimbos confeccionados, quando for o caso;
h) Relação de despesas com condução, contendo indicação do nome e registro funcional do servidor, valor mensal, por servidor, se for o caso, assinatura e total despendido;
i) Relação de cheques emitidos;
j) Comprovante de depósito, cheques cancelados e extrato bancário;
k) Guia de Recolhimento do saldo não utilizado pelo Adiantamento, autenticada pela agência da Instituição Bancária conveniada com a Autarquia, quando for o caso;
l) Guia de Recolhimento da Previdência Social, se houver, devidamente autenticada por Agência Bancária ou outra forma legal de comprovação, do recolhimento;
m) Outras Guias de Recolhimento, quando houver;
n) Nota(s) de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis, quando for o caso;
o) Documentos Contábeis pertinentes, no caso de cancelamento e ajuste contábil;
p) Passagem (aérea, rodoviária, ferroviária) ou do recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial;
4 - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS:
4.1 - Para fins de uniformidade na instrução de processos especiais de Prestação de Contas, deverão ser utilizados os Anexos específicos, observando a ordem numérica e seguindo o roteiro abaixo:
a) Anexo 2 - "Documentos Fiscais e Legais", colar pela extremidade esquerda Notas Fiscais, Cupons Fiscais, Recibos de Quitação e demais comprovantes de Despesas, juntamente com a "requisição de compra à vista", discriminando e justificando detalhadamente a Despesa, inclusive especificando sua utilização;
b) Anexo 3 - "Despesas com Condução", relacionar as Despesas por servidor;
c) Anexo 4 - "Resumo das Despesas", relacionar as Despesas, classificando-as por tipo;
d) Anexo 5 - "Cheques Emitidos", relacionar os cheques emitidos em ordem cronológica e numérica, inclusive os cancelados;
e) Juntar, como folhas de processo, os demais documentos referidos no ítem 3.1 desta Portaria;
f) Apensar a(s) Nota(s) de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis, quando for o caso;
g) Apensar os documentos contábeis pertinentes, no caso de cancelamento e ajuste contábil;
4.2 - Na utilização dos Anexos à esta Portaria, além dos requisitos referidos, deverão ser observadas as disposições específicas neles contidas.
4.3 - Quando a despesa estiver relacionada com Bens Patrimoniais Móveis, informar o número da chapa de identificação ou do documento que comprove sua incorporação.
4.4 - Quando a matéria estiver relacionada com moeda estrangeira, deverá ser juntado ao processo, informativo contendo a divulgação do valor do câmbio oficial da data da despesa, bem como o da data na qual foi efetuado o recolhimento do saldo não utilizado, se houver.
5 - DOS PRAZOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS:
5.1 - O prazo para Prestação de Contas, é de 20 (vinte) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da Despesa.
5.2 - No caso de Adiantamento Direto, igual prazo deverá ser observado para recolhimento do saldo não utilizado para ajuste contábil.
5.3 - No caso do Adiantamento Bancário, a Chefia de Gabinete, recolherá o saldo não utilizado no prazo máximo de 10(dez) corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa e solicitará o cancelamento do saldo da Nota de Empenho.
5.4 - A Coordenação dos Serviços Contábeis deverá encaminhar o processo de Prestação de Contas à apreciação da Superintendente, no prazo de 30(trinta) dias corridos, contados do recebimento do processo.
5.5 - O prazo previsto no ítem anterior poderá, desde que justificado, ser prorrogado por mais 30(trinta) dias, por decisão da Superintendente para Adiantamento Bancário e Adiantamento Direto.
5.6 - Quando a Prestação de Contas não estiver em consonância com as normas legais, a Coordenação de Serviços Contábeis, encaminhará o processo a Chefia de Gabinete ou a Superintendência, a fim de que o Adiantamento seja regularizado no prazo de 10(dez) dias corridos, contados da data do recebimento do processo.
6 - DO EXAME DA PRESTAÇÃO:
6.1 - A Prestação de Contas será examinada pela Coordenação dos Serviços Contábeis, quanto aos aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à Legislação, legitimidade dos documentos, justificativa da despesa e conformidade com a Dotação onerada, utilizando-se do Anexo 6.
7 - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS:
7.1 - Todos os documentos/comprovantes deverão ser emitidos em nome da AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL DO CAMPO LIMPO, CNPJ 05.025.695/0001-80 ou ser for o caso , da Unidade de Serviço de natureza operacional que realizou as despesas, precedidos da sigla A.H.M.R.C.L.
7.2 - Os documentos inerentes à Prestação de Contas não devem conter rasuras, erros ou emendas.
7.3 - Não serão consideradas e conseqüentemente glosadas, as despesas não comprovadas com as primeiras vias dos documentos ou através de cópias reprográficas.
7.4 - Executa-se do disposto do ítem anterior, os documentos expedidos por Órgão da Administração Pública.
7.5 - Não será admitida realização de despesa em período diferente do fixado no Adiantamento.
7.6 - Os comprovantes que instruirão a Prestação de Contas deverão conter, no verso, declaração de quem recebeu o material ou atestou a realização dos serviços, sob carimbo.
7.7 - Informações, declarações, demonstrativos e demais peças obrigatórias, bem como manifestações referentes às Prestações de Contas, deverão conter assinatura da Chefia de Gabinete e da Superintendente.
7.8 - Em caso de impedimento, por qualquer motivo, do servidor responsável pelo Adiantamento Bancário/Adiantamento Direto, a Superintendente designará, de imediato um responsável para providenciar as medidas necessárias à Prestação de Contas.
8 - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS:
8.1 - O não atendimento aos prazos fixados nesta Portaria, implicará em representação dos responsáveis pelos Adiantamentos a Superintendente.
8.2 - Dúvidas e casos omissos deverão ser submetidos à Superintendência
8.3 - Os Anexos citados nesta Portaria serão oportunamente divulgados pelo Departamento Administrativo e Financeiro.
8.4 - Deverão ser observadas rigorosamente, no que couber, as normas estabelecidas pelo Decreto Municipal 40.533/2001 e suas alterações posteriores.
9 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
