PORTARIA 095/02 - AHMRJ
O SUPERINTENDENTE DA AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL DO JABAQUARA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Municipal nº 13.271 de 04 de janeiro de 2.002, regulamentada pelo Decreto Municipal nº 41.709 de 20 de fevereiro de 2002 e,
CONSIDERANDO a necessidade de aprovar normas para os processos especiais de Adiantamento Bancário e Adiantamento Direto e suas respectivas prestações de contas, conforme disposto pela Lei Municipal nº 10.513, de 11 de maio de 1988, regulamentada pelo decreto Municipal 40.533, de 08 de maio de 2001 e suas alterações posteriores,
RESOLVE:
1. DA FORMALIZAÇÃO, INSTRUÇÃO E TRAMITAÇÃO DO PROCESSO
1.1. Os Processos Especiais de Adiantamento Bancário, Adiantamento Direto e respectivas Prestações de Contas, serão formalizados e instruídos pela Gerência Orçamentária e Financeira do Departamento Administrativo e Financeiro, devendo onerar, por atividade específica, o Elemento de Despesa 33903900 - Outros Serviços de Terceiros- Pessoa Jurídica, observadas, ainda, as normas do Decreto Municipal 23.639 de 24 de Março de 1987.
1.2. Fica delegada ao Diretor Administrativo e Financeiro, competência sobre os Processos Especiais de Adiantamento Bancário e sua prestação de contas da Sede da Autarquia, de suas Unidades Hospitalares e de Prontos Socorros, para atendimento das Despesas previstas nos incisos I,II e III do art. 2º da Lei Municipal 10.513/88.
1.3. Ficam instituídas como Unidades de Serviços de Natureza Operacional, nos termos do art. 3º do Decreto Municipal 40.533, de 08 de maio de 2001, para fins de realização das despesas previstas nos incisos I, II,III do art. 2º da Lei Municipal 10.513 de 11 de maio de 1988:
a) HOSPITAL MUNICIPAL Dr. ARTHUR RIBEIRO DE SABOYA;
b) HOSPITAL MUNICIPAL Dr.BENEDICTO MONTENEGRO;
c) PRONTO SOCORRO MUNICIPAL Dr.AUGUSTO GUMES DE MATTOS.
1.4. O Serviço Social das unidades Assistenciais (hospitais e pronto-socorros) poderá dispor, mensalmente, por meio de Adiantamento Direto, forma estabelecida pelo inciso II do art. 2º do Decreto Municipal 40.533, de 08 de Maio de 2001, de recursos para atendimento das despesas previstas pelo inciso IV do art. 2º da Lei Municipal 10.513 de 11 de maio de 1988, especificamente para auxílio transporte.
1.5. Poderão ser concedidos, eventualmente, por meio de Adiantamento Direto, em nome de servidores da Autarquia, recursos para atendimento das despesas previstas nos incisos V e VI do art. 2º de Lei Municipal 10.513 de 11 de maio de 1988.
1.6. Ao instruir o processo, o responsável pelo Departamento Administrativo e Financeiro, deverá definir e justificar o objeto da Despesa, juntando, quando for o caso, os documentos necessários.
1.7. Os valores mensais de Adiantamento Bancário e Adiantamento Direto serão definidos, mensalmente pelo Senhor Superintendente.
1.8. Após a formalização, o processo será enviado à Gerência Orçamentária e Financeira, que o analisará sob o aspecto formal e legal , adotando as medidas necessárias para a emissão dos documentos contábeis encaminhando-o ao Departamento Financeiro.
1.9. O Departamento Financeiro efetuará o pagamento, anexando o respectivo comprovante.
1.10. As Unidades deverão,nos termos do decreto 41.772 art.4º parágrafos 1º e 2º, junto a três empresas que comercializem o produto ou serviço.
1.11. As despesas realizadas deverão ser justificadas e assinadas pelo diretor da Unidade juntamente com a área solicitante.
1.12. Após a realização da despesa, a Unidade responsável juntará os documentos comprobatórios e apensará os formulários exigidos para prestação de contas, enviando o processo à Gerência Orçamentária e Financeira, dentro do prazo estabelecido por esta Portaria.
1.13. A Gerência Orçamentária e Financeira, após adotar as providências de sua competência, devolverá o processo ao Departamento Administrativo e Financeiro, para submissão da Prestação de Contas à deliberação do Senhor Superintendente dentro do prazo estabelecido nesta Portaria.
1.14. Aprovada a Prestação de Contas pela Superintendência, esta enviará o processo ao Conselho Deliberativo e Fiscalizador da Autarquia, para apreciação e posterior remessa ao Tribunal de Contas do Município de São Paulo.
1.15. Após a apreciação da Prestação de Contas pelo Tribunal de Contas de Município de São Paulo, o processo será devolvido à Superintendência da Autarquia que o enviará ao Departamento Administrativo e Financeiro para arquivamento.
2. DA CONTA BANCÁRIA
2.1. A Ordem Bancária recebida a título de Adiantamento será expedida em nome do responsável pelo Adiantamento em conta corrente de instituição bancária conveniada com a Autarquia, que não poderá ser utilizada para qualquer outra finalidade e que será aberta da seguinte forma: AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL DO JABAQUARA, ou, abreviadamente, AHMRJ, acrescido do nome do responsável pelo adiantamento.
2.2. A Conta Corrente a que se refere o item anterior deverá ser distinta para os Adiantamentos e será aberta mediante solicitação do Superintendente, endereçada à Agência ou Posto de Serviço da Instituição bancária conveniada com a Autarquia.
2.3. Não será permitida, em qualquer hipótese, abertura de conta conjunta para a movimentação do Adiantamento.
2.4. A movimentação do Adiantamento deverá ser realizada somente após a compensação da Ordem Bancária, ficando sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas decorrentes de eventuais cheques emitidos em desacordo com esta disposição.
2.5. No caso de afastamento permanente do responsável pelo Adiantamento, o Superintendente solicitará à Instituição Bancária a emissão de cheque administrativo correspondente ao saldo apurado por meio de conciliação, para fins de recolhimento ( quando for o caso), bem como o encerramento da conta corrente.
3. DA DOCUMENTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
3.1. Para Instrução dos Processos de Prestação de Contas são necessários os seguintes documentos:
a) primeiras vias das notas fiscais de compra, com preço total expresso, contendo ainda quantidade, discriminação e preço unitário das mercadorias, dispensados estes dados, no corpo da nota, quando se tratar de despesas com refeições e combustíveis;
b) primeiras vias das notas de prestação de serviços;
c) faturas, quando for o caso, acompanhadas dos documentos de quitação;
d) recibos de quitação das despesas, fornecidos pelas firmas, onde deverá constar identificação padronizada do CNPJ, ficando aqueles dispensados quando houver, no próprio documento fiscal, quitação com aposição de carimbo identificador da firma, sendo obrigatórias, em ambos os casos, a assinatura do preposto;
e) notas fiscais ao consumidor, notas fiscais de microempresas, notas fiscais simplificadas e cupons fiscais, ficando estes documentos dispensados de quitação;
f) recibos de serviços prestados por pessoas não estabelecidas, com indicação do nome, endereço e documento de identificação, bem como comprovante de importância retida a título de Imposto de Renda Sobre Serviços de Qualquer Natureza, quando for o caso;
g) relação contendo a reprodução dos carimbos confeccionados, quando for o caso;
h) relação de despesas com a condução, contendo indicação do nome e registro funcional do servidor, valor mensal, por servidor, se for o caso, assinatura e total dispendido;
i) relação de cheques emitidos;
j) comprovante de depósito, cheques cancelados e extrato bancário;
k) guia de recolhimento do saldo não utilizado do Adiantamento, autenticada pela agência da instituição bancária conveniada com a Autarquia, quando for o caso;
l) guia de recolhimento da previdência social, se houver, devidamente autenticada por agência bancária ou outra forma legal de comprovação, do recolhimento;
m) outras guias de recolhimento, quando houver;
n) nota (s) de incorporação de Bens Patrimoniais Móveis, quando for o caso;
o) documentos do Sistema de Execução Orçamentária pertinentes, no caso de cancelamento e ajuste contábil;
p) passagem (aérea, rodoviária, ferroviária) ou do recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial.
4. DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
4.1. Para fins de uniformidade na instrução dos Processos Especiais de Prestação de Contas, deverão ser utilizados os Anexos Específicos, observando a ordem numérica e seguindo roteiro abaixo:
a) Anexo 2 "Documentos Fiscais e Legais", colar pela extremidade esquerda notas fiscais, cupons fiscais, recibos de quitação e demais comprovantes de despesa, juntamente com a "Requisição de Compra" a vista, discriminando e justificando detalhadamente a despesa, inclusive especificando sua utilização;
b) Anexo 3 "Despesas com Condução", relacionar as despesas por servidor;
c) Anexo 4 "Resumo das Despesas", relacionar as despesas, classificando-a por tipo;
d) Anexo 5 "Cheques Emitidos", relacionar os cheques emitidos em ordem cronológica e numérica, inclusive os cancelados;
e) Juntar, como folhas de processo, os demais documentos referidos no item 3.1 desta Portaria;
f) Apensar à contra-capa do Processo a(s) nota(s) de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis, quando for o caso;
g) Apensar os documentos Contábeis pertinentes, no caso de cancelamento e ajuste contábil;
4.2. Na utilização dos anexos a esta Portaria, além dos requisitos referidos, dever-se-á observar as disposições específicas neles contidas.
4.3 Quando a Despesa estiver relacionada com Bens Patrimoniais Móveis, informar o número da chapa de identificação ou o documento que comprove sua incorporação.
4.4. Quando a matéria estiver relacionada com moeda estrangeira, deverá ser juntado ao Processo, informativo contendo a divulgação do valor do câmbio oficial da data da despesa, bem como o da data na qual foi efetuado o recolhimento do saldo não utilizado, se houver.
5. DOS PRAZOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS
5.1. O prazo para prestação de contas é de 20 dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.
5.2. No caso de Adiantamento Direto, o mesmo prazo deverá ser observado para recolhimento do saldo não utilizado para o ajuste contábil.
5.3. No caso de Adiantamento Bancário, o responsável pelo Adiantamento recolherá o saldo não utilizado em até 05 (cinco) dias corridos do encerramento do período de realização da despesa através da Guia Mod. 12B em nome da AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL DO JABAQUARA.
5.4. A Gerência Orçamentária e Financeira, no caso previsto no item 5.3, providenciará o cancelamento do saldo da Nota de Empenho.
5.5. A Coordenação dos Serviços Contábeis deverá enviar o Processo de Prestação de Contas à apreciação do Superintendente, no prazo de 30 (trinta) dias corridos, contados do recebimento do Processo.
5.6. O prazo previsto no item anterior poderá, desde que justificado, ser prorrogado por mais 30 (trinta) dias por decisão do Superintendente para Adiantamento Bancário e Adiantamento Direto.
5.7. Quando a prestação de contas não estiver em consonância com as normas legais, a Gerência Orçamentária e Financeira enviará o Processo ao responsável, a fim de que o Adiantamento seja regularizado no prazo de 10 (dez) dias corridos, contados da data do recebimento do Processo.
6. DO EXAME DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
6.1. A Prestação de Contas será examinada pela Gerência Orçamentária e Financeira quanto aos aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à Legislação, legitimidade dos documentos, justificativas da Despesa e conformidade com a dotação onerada.
7. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
7.1. Todos os documentos/comprovantes deverão ser emitidos em nome da AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL REGIONAL DO JABAQUARA (A.H.M.R.J), CNPJ 05.014.109/0001-00 , seguido do nome da Unidade de realizou as despesas.
7.2 Os documentos inerentes à prestação de contas não devem conter rasuras, erros ou emendas.
7.3 Não serão consideradas e conseqüentemente glosadas, as despesas comprovadas com segundas vias ou cópias dos respectivos documentos, bem como as não comprovadas com as primeiras vias.
7.4 Excetuam-se do disposto do item anterior, os documentos expedidos por órgãos da Administração Pública.
7.5. Não será admitida realização de despesa em período diferente do fixado no Adiantamento.
7.6. Os comprovantes que instruirão a prestação de contas deverão conter, no verso, declaração de quem recebeu o material ou atestou a realização dos serviços, sob carimbo.
7.7. Informações, declarações, demonstrativos e demais peças obrigatórias, bem como manifestações referentes as Prestações de Conta, deverão conter assinatura do responsável pelo Departamento Técnico Administrativo Financeiro e do Superintendente.
7.8. Em caso de impedimento, por qualquer motivo, do servidor responsável pelo Adiantamento Bancário/Adiantamento Direto, o Superintendente designará, de imediato, um responsável para providenciar as medidas necessárias à Prestação de Contas.
8. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
8.1. O não atendimento aos prazos fixados nesta Portaria implicará em representação dos responsáveis pelos Adiantamentos ao Superintendente.
8.2. Dúvidas e casos omissos deverão ser submetidos à Superintendência.
8.3. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
