GABINETE DO SECRETÁRIO

ORDEM INTERNA SF nº 01, de 09 fevereiro de 2018

Disciplina a verificação para transferência ao Edifício Othon dos expedientes e processos administrativos em estoque nas unidades da Secretaria Municipal da Fazenda.

O CHEFE DE GABINETE DA SECRETARIA MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

DETERMINA:

1. A chefia imediata de cada unidade da Secretaria Municipal da Fazenda a ser instalada no Edifício Othon fica responsável por elaborar listagem de todos os expedientes e processos administrativos físicos que serão transportados para a nova sede.

1.1. A listagem contendo todos os expedientes e processos administrativos que serão efetivamente transportados para o Edifício Othon deve ser conciliada com os registros dos expedientes e processos administrativos constantes no Sistema Municipal de Processos - SIMPROC e no Sistema de Gestão de Documentos - SGD da unidade.

1.2. Até 5 (cinco) dias antes do início da mudança da unidade para o Edifício Othon, a Coordenadoria de Controle Interno – COCIN deverá encaminhar à chefia da respectiva unidade, via processo eletrônico SEI!, a relação de todos os expedientes e processos administrativos constantes do SGD e SIMPROC daquela unidade.

1.3. No processo eletrônico de que trata o item 1.2., compete à chefia imediata da unidade:

1.3.1. anexar a listagem de que trata o item 1;

1.3.2. registrar de forma clara e expressa cada um dos expedientes e processos administrativos constantes na relação enviada pela COCIN que não foram listados fisicamente para embalagem e transporte para a nova sede;

1.3.3. identificar nos registros de que trata o item 1.3.2., de forma diferenciada, os expedientes e processos administrativos não localizados daqueles que eventualmente tenham sido tramitados para outra unidade no prazo entre a emissão da relação pela COCIN e a efetiva checagem da unidade;

1.3.4. confirmado o extravio por buscas físicas em toda a unidade, comunicar ao seu superior hierárquico, até a Chefia de Gabinete, para que também seja efetuada busca física nas demais unidades de SF; e

1.3.5. adotar todas as providências que julgar necessárias à preservação do interesse público.

2. A COCIN deverá elaborar relatório individualizado por unidade e, posteriormente, um consolidado de todas as unidades da SF transferidas para a nova sede, de modo a auxiliar o Gabinete da pasta no encaminhamento de denúncia de extravio à Comissão Permanente de Processos Extraviados – CPPE , consoante o Decreto nº 51.714, de 2010.

3. Esta Ordem Interna entrará em vigor na data de sua publicação.