Dispõe sobre o fluxo de procedimentos para aquisição e contratação de bens e serviços em todas as unidades da Coordenadoria de Administração e Finanças.
ORDEM INTERNA 1/10 - CAF/SMC
Elizangela Rodrigues de Moraes, Coordenadora Geral de Administração e Finanças da Secretaria Municipal de Cultura, no uso de suas atribuições legais:
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar os procedimentos para aquisição e contratação de bens e serviços em todas as Unidades desta Coordenadoria,
DETERMINA
O fluxo de procedimentos passa a ser o seguinte:
1. PARA AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS a Unidade Requisitante deverá, preliminarmente:
1.1. No tocante à aquisição de bens, consultar a unidade de Armazenamento (Almoxarifado) quanto à situação do estoque e à identificação do Código SUPRI do bem pretendido.
1.1.1. Havendo a disponibilidade do material no estoque, este deverá ser solicitado por meio de Requisição Automática.
1.1.2. Encontrando-se o estoque com saldo zero ou insuficiente, a Unidade de Armazenamento deverá encaminhar pedido de compra para a Supervisão de Infra-Estrutura, consolidando as demandas de todas as Unidades de Consumo.
1.1.3. Considerando a disponibilidade de recursos orçamentários, a Supervisão de Infra-Estrutura fará, se necessário, as devidas adaptações no pedido de compra e emitirá a Requisição de Bens. A requisição padronizada deverá ser assinada pelo responsável e encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
1.2. Caso o material não conste do rol daqueles passíveis de serem estocados no Almoxarifado ou tratando-se de serviços, a Unidade Requisitante procederá ao preenchimento do formulário padronizado Requisição de Bens (Anexo I) ou Requisição de Serviços (Anexo II), em todos os seus campos, especialmente no tocante à descrição detalhada do objeto com o respectivo Código SUPRI, quando houver, bem como quanto à justificativa para a aquisição ou contratação pretendida. A seguir, a requisição padronizada, assinada pelo responsável, deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
1.2.1. A requisição padronizada, devidamente preenchida, deverá ser acompanhada, se for o caso, de projetos, especificações técnicas, orçamentos, plantas, quadros explicativos, gráficos e outros elementos pertinentes ao objeto em questão, de forma a detalhá-lo o mais amplamente possível.
1.2.2. No caso da aquisição de vários itens, quando do preenchimento da requisição padronizada, deverá ser observado o agrupamento daqueles de mesma classe de material, considerando-se a dotação orçamentária a ser onerada. Em caso de dúvida, deverá ser consultada a Contabilidade da Coordenadoria.
1.2.3. A identificação do Código SUPRI do material poderá ser obtida mediante consulta aos relatórios Relação por Ordem Alfabética dos Materiais de Consumo ou Relação por Ordem Alfabética dos Bens Patrimoniais do Sistema SUPRI, fornecidos pelo Departamento de Gestão de Suprimentos e Serviços da Secretaria Municipal de Modernização, Gestão e Desburocratização SMG. Os relatórios estão disponíveis para consulta na Seção de Licitações e Contratos.
1.3. Aprovada a proposta de contratação pela Coordenadora, os documentos serão encaminhados à Seção de Licitações e Contratos para prosseguimento.
1.4. A Seção de Licitações e Contratos deverá:
1.4.1. Verificar a existência de Ata de Registro de Preços para o objeto da contratação ou se este não figura no rol dos materiais cuja aquisição depende da autorização do órgão gerenciador da Ata de R.P..
1.4.1.1. No caso de bens ou serviços cujos preços foram registrados, adotar os procedimentos descritos no item 6 desta Ordem Interna.
1.4.2. Na hipótese da não existência de Ata de Registro de Preços, consultado o Cadastro de Fornecedores, deverá proceder à pesquisa mercadológica, com orçamentos enviados por pelo menos 3 (três) empresas, via fax ou internet, com prazo de validade e condição de pagamento não inferior a 30 (trinta) dias corridos e elaborar o quadro resumo da pesquisa mercadológica.
1.4.2.1. A pesquisa mercadológica deverá ser realizada por meio de consulta ao maior número possível de empresas integrantes do Cadastro de Fornecedores da SMC e outros, se necessário.
1.4.2.2. O resumo da pesquisa mercadológica deverá conter, no mínimo, a razão social, telefone/fax, nome do contato da empresa e e-mail, se houver; prazo de validade das propostas, preços unitários e totais e preços médios (no caso de tratar-se de licitação), bem como assinatura e identificação do pesquisador.
1.4.3. A Seção de Licitações e Contratos deverá autuar o processo, encaminhando ao Setor de Autuação:
1.4.3.1. Memorando de autuação, que determinará em seu bojo, além das informações solicitadas pelo SIMPROC, a necessidade do retorno dos autos para adoção das providências complementares;
1.4.3.2. A requisição padronizada e eventuais documentos acompanhantes encaminhados pela Unidade Interessada.
1.4.4. Observados os limites estabelecidos para dispensa de licitação (artigo 24, incisos I e II da Lei 8.666/93 e suas atualizações), no tocante à proposta de menor preço, juntar aos autos a documentação relacionada nos subitens seguintes:
1.4.4.1. Prova de inscrição perante o Ministério da Fazenda (CNPJ);
1.4.4.2. Prova de regularidade perante o Sistema de Seguridade Social INSS (CND);
1.4.4.3. Prova de Regularidade perante o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
1.4.4.4. Prova de inexistência de inscrição no Cadastro Informativo Municipal (CADIN);
1.4.4.5. Prova de regularidade junto à Fazenda do Município de São Paulo (tributos mobiliários) em nome da empresa, na hipótese de sociedade com estabelecimento prestador de serviços ou com domicílio neste Município, unicamente no caso de prestação de serviços.
1.4.4.5.1. No caso de sociedade com estabelecimento prestador de serviços ou com sede ou domicílio fora do Município de São Paulo, que não possuam inscrição no cadastro de contribuintes do Município de São Paulo, em substituição ao documento descrito no item 1.4.4.5., deverá apresentar prova de inscrição no cadastro de pessoas jurídicas prestadoras de serviços que emitam nota fiscal autorizada por outro município, na forma do artigo 9º-A da Lei nº 13.701/2003 e Decreto Municipal nº 46.598/2005 nas hipóteses de serviços não tributados no local da prestação.
1.4.5. Os documentos obtidos via INTERNET deverão ser certificados e autenticados por servidor da Unidade.
1.4.6. Tanto a documentação exigida quanto as propostas deverão estar com sua validade em vigor.
1.4.7. No caso da proponente ser pessoa física, deverá apresentar cópia autenticada do documento de identidade (R.G.) e do comprovante de inscrição perante o Ministério da Fazenda (CPF). indicação do número de inscrição do PIS/PASEP/NIT (Número de Identificação do Trabalhador) e prova de inexistência de inscrição no Cadastro Informativo Municipal (CADIN).
1.4.7.1. Sendo a pessoa física considerada contribuinte individual deverá apresentar o NIT, caso contrário a Unidade Requisitante dos Serviços deverá providenciar a inscrição do referido contribuinte no INSS.
1.4.8. Toda a documentação necessária deverá, preferencialmente, ser relacionada, separada e organizada na ordem estabelecida no item 1.4.4.
1.4.9. No caso de empresa consultada não enviar resposta, a solicitação de proposta efetuada pela Unidade deverá ser indicada no quadro de preços, observando-se a quantidade mínima de três propostas. Havendo disparidade entre os preços orçados, deverá a Unidade ampliar a pesquisa, de modo a fornecer média rasoável
1.4.10. Na hipótese em que o valor estimado para a contratação ultrapassar os limites estabelecidos para dispensa de licitação, torna-se desnecessária a junção aos autos dos documentos elencados no item 1.4.4.
1.4.11. Em se tratando de pesquisa mercadológica para subsidiar a prorrogação de contratos ou O.E.S., deverá ser juntada aos autos a documentação relacionada nos itens 1.4.4..1. a 1.4.4.5.
1.4.12. A seguir, a Seção de Licitações e Contratos, após a manifestação da Unidade Requisitante quanto à conformidade das propostas, encaminhará o processo ao Gabinete da Coordenadoria para autorização da reserva de recursos na dotação orçamentária própria.
1.4.13. Emitida a nota de reserva de recursos, a Contabilidade encaminhará os autos à Assessoria Jurídica do Gabinete, dando conta das providências adotadas.
1.4.14. A Assessoria Jurídica proporá e fundamentará a contratação ou, quando for o caso, opinará sobre a autorização para a utilização de Ata de Registro de Preços ou a abertura de certame licitatório na modalidade apropriada e a designação da Comissão Julgadora da licitação, elaborando o despacho autorizatório.
1.4.15. O despacho autorizatório será assinado pelo Chefe de Gabinete, se e quando cumpridos todos os requisitos objetivos anteriormente disciplinados.
1.4.16. Uma vez aprovado o despacho e colhida a assinatura competente, o processo seguirá à Seção de Licitações e Contratos, que providenciará a publicação do ato autorizatório, cujo texto ou cópia será encaminhado via e-mail pela Assessoria Jurídica, em se tratando de dispensa de licitação ou da utilização de Ata de Registro de Preços.
1.4.16.1. Confirmada a publicação, a Seção de Licitações e Contratos promoverá a remessa dos autos à Contabilidade quando se tratar de utilização de Atas de R.P. ou dispensa de licitação. (Em se tratando de certame licitatório, adotar-se-á os demais procedimentos atinentes, conforme item 7).
1.4.17. A Contabilidade, observadas as normas pertinentes e o prazo de validade da documentação da Contratada, procederá à emissão de Nota de Empenho e encaminhará os autos à Supervisão de Infra-Estrutura, desde que a documentação fiscal da Contratada esteja atualizada. Observando-se a irregularidade ou o vencimento da validade da documentação, o processo deverá retornar à Seção de Licitações e Contratos para fins de regularização.
1.4.17.1. A Supervisão de Infra-Estrutura, observada a atualização da documentação fiscal da Contratada, providenciará a entrega da N.E. ao interessado e remeterá o p.a. com cópia da Nota de Empenho e seu Anexo para anotações e controle à Unidade de Armazenamento, nos casos de aquisição de materiais de consumo. Já nos casos de aquisição de materiais permanentes, enviará o processo à Comissão de Recebimento de Bens e Serviços para o recebimento e encaminhamento do bem à unidade interessada e responsável pela sua guarda. Tratando-se da contratação de serviços, os autos seguirão à unidade interessada para acompanhamento da execução.
1.4.17.1.1. A empresa interessada deverá ser convocada para retirar a Nota de Empenho, no prazo de 3 (três) dias úteis a contar da publicação do Comunicado no D.O.C.
1.4.17.1.2. A Supervisão de Infra-Estrutura providenciará a elaboração do Comunicado e encaminhará para a Seção de Licitações e Contratos 2 (duas) vias impressas do mesmo, bem como e-mail com arquivo em formato de texto anexado visando a publicação no D.O.C.
1.4.18. Havendo a necessidade de formalização de termo de contrato (ou outros instrumentos hábeis), o processo retornará à Seção de Licitações e Contratos para elaboração do instrumento.
1.4.19. Após a entrega do objeto da requisição ou conclusão dos serviços e de posse dos documentos fiscais (Notas Fiscais, Faturas, Duplicatas, Recibos, etc.), a Unidade de Armazenamento, o Setor de Bens Patrimoniais ou a Unidade responsável pelos serviços deverá atestar o seu recebimento e conformidade com as condições e especificações contratadas, bem como nos termos da Portaria SF 14/98, encaminhando o processo à Contabilidade, para processamento da liquidação e pagamento.
1.4.20. A Unidade de Armazenamento deverá comunicar à(s) Unidade(s) Requisitante(s) o recebimento dos materiais para que a(s) mesma(s) providencie(m) a requisição interna para sua retirada.
2. PARA CONTRATAÇÃO MEDIANTE EXCLUSIVIDADE (ARTIGO 25, INCISO I DA LEI 8666/93 E SUAS ATUALIZAÇÕES
2.1 A UNIDADE REQUISITANTE deverá proceder ao preenchimento da requisição padronizada em todos os seus campos, inclusive justificativa e assinatura do responsável, conforme modelo dos Anexos I e II. A seguir, a requisição padronizada deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
2.1.1. A requisição padronizada, deverá ser acompanhada, se for o caso, de projetos, especificações técnicas, orçamentos, plantas, quadros explicativos, gráficos e outros elementos pertinentes ao objeto em questão, de forma a detalhá-lo o mais amplamente possível.
2.2. A seguir, deverão ser adotados os procedimentos descritos no item 1.4.3. e seguintes, no que couber.
2.2.1. Além dos documentos relacionados nos subitens 1.4.4.1. a 1.4.4.5., deverá ser juntado comprovante de exclusividade do fornecedor expedido pela entidade competente, com prazo de validade em vigor e na forma admitida pela legislação pertinente.
2.2.2. A empresa deverá apresentar comprovação ou declaração demonstrando que o preço proposto é compatível com o que vem sendo praticado no mercado, conforme a exigência contida no art. 26, inciso III da Lei nº 8.666/93 e suas atualizações.
2.2.3. Deverão ser juntados ainda, conforme o caso, os seguintes documentos:
2.2.3.1. Contrato social e ultima alteração contratual ou contrato social consolidado;
2.2.3.2. R.G. e C.P.F. do representante legal da empresa;
2.2.3.3. Comprovante bancário ou indicação do número da agência e da conta corrente em Instituição Financeira indicada pela Secretaria de Finanças;
2.3. Observadas as peculiaridades desta contratação, as unidades deverão adotar os demais procedimentos indicados no item 1 desta Ordem Interna, para aquisição mediante dispensa de licitação, seguindo o mesmo fluxo.
3. PARA CONTRATAÇÃO DE EMPRESAS POR NOTÓRIA ESPECIALIZAÇÃO (ARTIGO 25, INCISO II DA LEI 8666/93 E SUAS ATUALIZAÇÕES):
3.1 A UNIDADE REQUISITANTE deverá proceder ao preenchimento da requisição padronizada em todos os seus campos, inclusive justificativa e assinatura do responsável, conforme modelo dos Anexos I e II. A seguir, a requisição padronizada deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
3.1.1. Deverão acompanhar a requisição padronizada a proposta comercial com prazo de validade de no mínimo 30 (trinta) dias corridos, datada e assinada pelo representante legal da empresa;
3.1.2. Além dos documentos relacionados nos subitens 1.4.4.1. a 1.4.4.5. e 2.2.3.,se for o caso, deverão ser juntados os seguintes documentos:
3.1.2.1. Programa/ sinopse do objeto da contratação;
3.1.2.2. Material de imprensa;
3.1.2.3. R.G.,´ C.P.F. e currículo do profissional detentor da notória especialização;
3.1.2.4. Ficha de Atualização de Cadastro de Credores - FACC formulário padronizado da Secretaria de Finanças. (no caso de tratar-se da primeira contratação junto à PMSP).
3.2. Aprovada a proposta de contratação pela Coordenadora, os documentos serão encaminhados à Seção de Licitações e Contratos para fins de autuação do processo de acordo com o descrito nos itens 1.4.3.1. e 1.4.3.2.
3.3. A seguir, a Seção de Licitações e Contratos e encaminhará o processo à Assessoria Jurídica do Gabinete para:
3.3.1. Elaboração da Portaria de constituição da Comissão Especial de Avaliação da Notória Especialização;
3.3.2. Encaminhamento dos autos à referida Comissão para junção do respectivo parecer.
3.4. Na seqüência, o processo retornará ao Gabinete da Coordenadoria de Administração e Finanças para as providências relativas à reserva de recursos na dotação orçamentária própria.
3.5. A seguir, deverão ser adotados os procedimentos descritos no item 1.4.13. e seguintes, no que couber.
4. PARA CONTRATAÇÃO DE EMPRESAS PARA LOCAÇÃO DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS DE NATUREZA ARTÍSTICA (ARTIGO 25, INCISO III DA LEI 8666/93 E SUAS ATUALIZAÇÕES):
4.1 A UNIDADE REQUISITANTE deverá proceder ao preenchimento da requisição padronizada em todos os seus campos, inclusive justificativa e assinatura do responsável, conforme modelo do Anexo II. A seguir, a requisição padronizada deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
4.1.1. Deverão acompanhar a requisição padronizada:
4.1.1.1. Proposta comercial com prazo de validade de no mínimo 30 (trinta) dias corridos, datada e assinada pelo representante legal da empresa;
4.1.1.2. Parecer da Comissão de Atividades Artísticas e Culturais.
4.1.2. Além dos documentos relacionados nos subitens 1.4.4.1. a 1.4.4.5., deverão acompanhar a requisição padronizada, conforme o caso, os seguintes documentos:
4.1.2.1. Contrato social e última alteração contratual ou contrato social consolidado;
4.1.2.2. R.G. e C.P.F. do representante legal da empresa;
4.1.2.3. Comprovante bancário ou indicação do número da agência e da conta corrente em Instituição Financeira indicada pela Secretaria de Finanças ;
4.1.2.4. Programa / sinopse do objeto da contratação;
4.1.2.5. Material de imprensa;
4.1.2.6. R.G. e C.P.F. do(s) artista(s);
4.1.2.7. Currículo(s);
4.1.2.8. Número do registro profissional na Delegacia Regional do Trabalho - DRT do(s) artista(s);
4.1.2.9. Garantia dos direitos autorais de acordo com a Sociedade Brasileira de Autores Teatrais SBAT ou Escritório Central de Arrecadação e Distribuição ECAD (para obras musicais);
4.1.2.10. Declaração do(s) artista(s) relativa à exclusividade da contratação e autorização para recebimento dos valores decorrentes dos serviços pela empresa representante, conforme formulário padrão;
4.1.2.11. Ficha de Atualização de Cadastro de Credores - FACC formulário padronizado da Secretaria de Finanças. (no caso de tratar-se da primeira contratação junto à PMSP).
4.1.2.12. Indicação do número do telefone e e-mail do(s) artista(s);
4.2. A seguir, deverão ser adotados os procedimentos descritos no item 1.4.3. e seguintes, no que couber.
5. PARA CONTRATAÇÃO DE PESSOAS FÍSICAS PARA LOCAÇÃO DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS DE NATUREZA ARTÍSTICA (ARTIGO 25, INCISO III DA LEI 8666/93 E SUAS ATUALIZAÇÕES):
5.1 A UNIDADE REQUISITANTE deverá proceder ao preenchimento da requisição padronizada em todos os seus campos, inclusive justificativa e assinatura do responsável, conforme modelo do Anexo II. A seguir, a requisição padronizada deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
5.1.1. Deverão acompanhar a requisição padronizada:
5.1.1.1. Proposta comercial com prazo de validade de no mínimo 30 (trinta) dias corridos, datada e assinada pelo profissional;
5.1.1.2. Parecer da Comissão de Atividades Artísticas e Culturais.
5.1.1.3. Ficha técnica, programa / sinopse do objeto da contratação;
5.1.1.4. Material de imprensa;
5.1.1.5. Currículo do artista;
5.1.1.6. R.G. e C.P.F. do artista;
5.1.1.7. Número do registro profissional na Delegacia Regional do Trabalho - DRT;
5.1.1.8. Prova de regularidade junto à Fazenda do Município de São Paulo (tributos mobiliários)
5.1.1.9. Prova de inexistência de inscrição no Cadastro Informativo Municipal (CADIN);
5.1.1.10. Indicação do número de inscrição do PIS/PASEP/NIT (Número de Identificação do Trabalhador);
5.1.1.11. Indicação do número do telefone e e-mail do artista;
5.1.1.12. Comprovante bancário ou indicação do número da agência e da conta correnteem Instituição Financeira indicada pela Secretaria de Finanças ;
5.1.1.13. Garantia dos direitos autorais de acordo com a Sociedade Brasileira de Autores Teatrais SBAT ou Escritório Central de Arrecadação e Distribuição ECAD (para obras musicais);
5.1.1.14. Ficha de Atualização de Cadastro de Credores - FACC formulário padronizado da Secretaria de Finanças. (no caso de tratar-se da primeira contratação junto à PMSP).
5.2. A seguir, deverão ser adotados os procedimentos descritos no item 1.4.3. e seguintes, no que couber.
6. PARA AQUISIÇÃO DE BENS OU SERVIÇOS MEDIANTE A UTILIZAÇÃO DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS
6.1 A Seção de Licitações e Contratos deverá adotar os procedimentos descritos no item 1.4.3. no tocante à autuação do processo:
6.1.1. Juntar aos autos o extrato ou cópia da Ata de Registro de Preços com respectivos aditamentos, se houver, com a indicação do prazo de validade e providenciar a pesquisa mercadológica, nos termos do item. 1.4.2., observando as condições de fornecimento e especificações técnicas da Ata de R.P.
6.1.2. Caso a pesquisa mercadológica indique a viabilidade da utilização da Ata de R.P. deverá ser juntada aos autos a documentação relativa à regularidade fiscal, relacionada nos subitens 1.4.4.1. a 1.4.4.5..
6.1.3. Constatada a existência de preço(s) inferior(es) àquele registrado, adotar-se-á o seguinte procedimento:
6.1.3.1. Verificação da regularidade fiscal da(s) empresa(s) que ofertou(aram) preço(s) inferior(es) àquele registrado. Comprovada a regularidade fiscal, o preço registrado será considerado unicamente como um item da pesquisa mercadológica.
6.2. Quando for o caso, a Seção de Licitações e Contratos deverá obter do gerenciador da Ata de R.P. autorização para sua utilização.
6.3. A seguir, deverá ser observado o fluxo estabelecido no item 1.4.12. em diante, no que couber.
6.4. Havendo necessidade da formalização de Termo de Contrato, a Contabilidade procederá à emissão de Nota de Empenho e remeterá o processo à Seção de Licitações e Contratos, a qual deverá elaborar o Contrato e, após análise e aprovação da Assessoria Jurídica e coleta da assinatura da Autoridade competente, formalizar o ajuste colhendo a(s) assinatura(s) do(s) responsável (is) pela Contratada, providenciar a publicação do respectivo resumo e a entrega de uma via do Contrato e da N.E. à empresa, à Unidade Gerenciadora ou interessada e à Delegacia Regional do Trabalho.
6.4.1. Caso seja necessário, deverá ser providenciada a atualização da documentação fiscal antes da entrega da N.E. e de uma via do Contrato à empresa.
6.5. Em seguida, os autos deverão ser encaminhados à Unidade Gerenciadora/interessada para expedição da Ordem de Início dos Serviços ou Ordem de Fornecimento, se necessário, e custódia.
6.5.1. Cópia da Ordem de Início dos Serviços, assim que for recebida pela Contratada, deverá ser encaminhada à Seção de Licitações e Contratos para os devidos apontamentos.
6.6. Nos casos de aquisição de bens permanentes por meio de Atas de Registro de Preços gerenciadas pelo DGSS, a Unidade requisitante deverá observar as disposições da Ordem Interna nº 060/95 SF e atualizações.
7. PARA AQUISIÇÃO DE BENS OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS ATRAVÉS DE CERTAMES LICITATÓRIOS.
7.1. A Seção de Licitações e Contratos deverá providenciar elaboração da minuta do edital ou do Convite, adaptando no que couber os modelos padronizados, observando:
7.1.1. Em se tratando de aquisição de bens ou contratação de serviços comuns adotar-se-á a modalidade de licitação Pregão. No caso de obras ou serviços de engenharia, a modalidade da licitação será definida nos termos do inciso I do Artigo 23 da Lei Federal nº 8.666/93.
7.1.1.1. A definição da modalidade de licitação cabe à autoridade competente, nos termos da delegação de competência em vigor.
7.2. Providenciada a elaboração da minuta do edital ou do Convite, os autos deverão ser encaminhados à Assessoria Jurídica do Gabinete para aprovação e rubrica do Pregoeiro e do Chefe de Gabinete ou do Presidente da Comissão Julgadora, conforme o caso.
7.3. Aprovado o edital de licitação ou o Convite, a Seção de Licitações e Contratos providenciará a sua divulgação no D.O.C. e no Portal da P.M.S.P. (e-negócios) e em jornal de grande circulação quando se tratar de Pregão ou de Tomada de Preços cujo valor estimado de contratação for igual ou superior a R$ 650.000,00 (seiscentos e cinquenta mil reais) ou de Concorrência para obras ou serviços de engenharia.
7.4. Concluída a licitação, os autos serão encaminhados à Assessoria Jurídica do Gabinete para fins de elaboração do despacho de homologação da decisão da Comissão de Licitação pela autoridade competente.
7.5. Em seguida deverá ser observado o fluxo descrito no item 1.4.16. em diante.
7.6. Havendo a necessidade de formalização de Termo de Contrato, após a emissão da Nota de Empenho, o processo retornará à Seção de Licitações e Contratos, que providenciará:
7.6.1. A elaboração do Contrato de acordo com o Anexo integrante do edital da licitação, a aprovação da Assessoria Jurídica do Gabinete, a colheita das assinaturas das partes, providenciar a publicação do respectivo resumo e a entrega de uma via do Contrato e da N.E. à empresa, à Contabilidade e à Delegacia Regional do Trabalho, se for o caso.
7.6.2. Caso seja necessário, deverá ser providenciada a atualização da documentação fiscal antes da entrega da N.E. e de uma via do Contrato à empresa.
7.7. Em seguida, os autos deverão ser encaminhados à Unidade Gerenciadora/interessada para expedição da Ordem de Início dos Serviços ou Ordem de Fornecimento, se necessário.
7.7.1. Cópia da Ordem de Início dos Serviços, assim que for recebida pela Contratada, deverá ser encaminhada à Seção de Licitações e Contratos para os devidos apontamentos.
7.7.2. O processo ficará custodiado na Unidade Gerenciadora/interessada durante a vigência do Contrato.
8. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
8.1. No caso de aquisições ou contratações que envolvam conhecimentos técnicos especializados, a Unidade Interessada deverá, além da requisição padronizada, fornecer os demais elementos necessários, nos termos do estabelecido nesta Ordem Interna.
8.2. Quando houver a ocorrência de despesa, as informações relativas aos Termos de Contrato, Ordens de Execução de Serviços, Termos de Aditamento, Termos de Co-patrocínios e outros deverão ser cadastradas mensalmente no SERI e encaminhadas ao Tribunal de Contas do Município pela Seção de Licitações e Contratos até o 10º dia útil do mês subsequente à contratação.
8.2.1. Todos os dados e informações referentes aos Contratos e outros deverão igualmente ser incluídos na Internet através da página eletrônica da Prefeitura do Município de São Paulo, observando-se a atualização a cada 15 (quinze) dias.
8.3. Nos casos em que a contratação realizar-se mediante a emissão de nota de empenho e respectivo anexo, as providências referidas nos item 8.2. e 8.2.1. deverão ser adotadas pela Supervisão de Infra-Estrutura.
8.4. Deverão ser observadas as disposições do art. 21 da Lei Municipal nº 13.278/2002, no tocante à caracterização de fracionamento nas contratações de parcelas do mesmo fornecimento, serviço ou obra no âmbito da mesma unidade orçamentária.
8.5. Compete à Unidade gerenciadora/fiscalizadora interessada acompanhar a vigência dos respectivos contratos e adoção das providências cabíveis, seja quanto à prorrogação do contrato ou à instauração de nova contratação.
8.5.1. As unidades gerenciadoras/fiscalizadoras dos contratos administrativos, com interesse na continuidade dos serviços, deverão manifestar-se formalmente quanto ao interesse na prorrogação contratual ou à abertura de novo procedimento licitatório, se for o caso, com antecedência mínima de 3 (três) meses da previsão do término do contrato.
8.6. Compete à Seção de Licitações e Contratos providenciar a formalização dos seus aditivos, de acordo com os despachos autorizatórios elaborados pela Assessoria Jurídica e a formalização do Termo de Quitação ou Termo de Recebimento Definitivo Unilateral.
8.7. As unidades administrativas subordinadas a esta Coordenadoria deverão zelar pelo fiel cumprimento e regularidade dos procedimentos elencados na presente Ordem Interna, observando rigorosamente os prazos estabelecidos na legislação vigente, bem como as demais normas municipais.
8.8. Os casos não previstos nesta Ordem Interna deverão ser submetidos a esta Coordenadoria.
ORDEM INTERNA 1/10 - CAF/SMC
REPUBLICAÇÃO
Elizangela Rodrigues de Moraes, Coordenadora Geral de Administração e Finanças da Secretaria Municipal de Cultura, no uso de suas atribuições legais:
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar os procedimentos para aquisição e contratação de bens e serviços em todas as Unidades desta Coordenadoria,
D E T E R M I N A:
O fluxo de procedimentos passa a ser o seguinte:
1. PARA AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS a Unidade Requisitante deverá, preliminarmente
1.1. No tocante à aquisição de bens, consultar a unidade de Armazenamento (Almoxarifado) quanto à situação do estoque e à identificação do Código SUPRI do bem pretendido.
1.1.1. Havendo a disponibilidade do material no estoque, este deverá ser solicitado por meio de Requisição Automática.
1.1.2. Encontrando-se o estoque com saldo zero ou insuficiente, a Unidade de Armazenamento deverá encaminhar pedido de compra para a Supervisão de Infra-Estrutura, consolidando as demandas de todas as Unidades de Consumo.
1.1.3. Considerando a disponibilidade de recursos orçamentários, a Supervisão de Infra-Estrutura fará, se necessário, as devidas adaptações no pedido de compra e emitirá a Requisição de Bens. A requisição padronizada deverá ser assinada pelo responsável e encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
1.2. Caso o material não conste do rol daqueles passíveis de serem estocados no Almoxarifado ou tratando-se de serviços, a Unidade Requisitante procederá ao preenchimento do formulário padronizado Requisição de Bens (Anexo I) ou Requisição de Serviços (Anexo II), em todos os seus campos, especialmente no tocante à descrição detalhada do objeto com o respectivo Código SUPRI, quando houver, bem como quanto à justificativa para a aquisição ou contratação pretendida. A seguir, a requisição padronizada, assinada pelo responsável, deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
1.2.1. A requisição padronizada, devidamente preenchida, deverá ser acompanhada, se for o caso, de projetos, especificações técnicas, orçamentos, plantas, quadros explicativos, gráficos e outros elementos pertinentes ao objeto em questão, de forma a detalhá-lo o mais amplamente possível.
1.2.2. No caso da aquisição de vários itens, quando do preenchimento da requisição padronizada, deverá ser observado o agrupamento daqueles de mesma classe de material, considerando-se a dotação orçamentária a ser onerada. Em caso de dúvida, deverá ser consultada a Contabilidade da Coordenadoria.
1.2.3. A identificação do Código SUPRI do material poderá ser obtida mediante consulta aos relatórios Relação por Ordem Alfabética dos Materiais de Consumo ou Relação por Ordem Alfabética dos Bens Patrimoniais do Sistema SUPRI, fornecidos pelo Departamento de Gestão de Suprimentos e Serviços da Secretaria Municipal de Modernização, Gestão e Desburocratização SMG. Os relatórios estão disponíveis para consulta na Seção de Licitações e Contratos.
1.3. Aprovada a proposta de contratação pela Coordenadora, os documentos serão encaminhados à Seção de Licitações e Contratos para prosseguimento.
1.4. A Seção de Licitações e Contratos deverá:
1.4.1. Verificar a existência de Ata de Registro de Preços para o objeto da contratação ou se este não figura no rol dos materiais cuja aquisição depende da autorização do órgão gerenciador da Ata de R.P..
1.4.1.1. No caso de bens ou serviços cujos preços foram registrados, adotar os procedimentos descritos no item 6 desta Ordem Interna.
1.4.2. Na hipótese da não existência de Ata de Registro de Preços, consultado o Cadastro de Fornecedores, deverá proceder à pesquisa mercadológica, com orçamentos enviados por pelo menos 3 (três) empresas, via fax ou internet, com prazo de validade e condição de pagamento não inferior a 30 (trinta) dias corridos e elaborar o quadro resumo da pesquisa mercadológica.
1.4.2.1. A pesquisa mercadológica deverá ser realizada por meio de consulta ao maior número possível de empresas integrantes do Cadastro de Fornecedores da SMC e outros, se necessário.
1.4.2.2. O resumo da pesquisa mercadológica deverá conter, no mínimo, a razão social, telefone/fax, nome do contato da empresa e e-mail, se houver; prazo de validade das propostas, preços unitários e totais e preços médios (no caso de tratar-se de licitação), bem como assinatura e identificação do pesquisador.
1.4.3. A Seção de Licitações e Contratos deverá autuar o processo, encaminhando ao Setor de Autuação:
1.4.3.1. Memorando de autuação, que determinará em seu bojo, além das informações solicitadas pelo SIMPROC, a necessidade do retorno dos autos para adoção das providências complementares;
1.4.3.2. A requisição padronizada e eventuais documentos acompanhantes encaminhados pela Unidade Interessada.
1.4.4. Observados os limites estabelecidos para dispensa de licitação (artigo 24, incisos I e II da Lei 8.666/93 e suas atualizações), no tocante à proposta de menor preço, juntar aos autos a documentação relacionada nos subitens seguintes:
1.4.4.1. Prova de inscrição perante o Ministério da Fazenda (CNPJ);
1.4.4.2. Prova de regularidade perante o Sistema de Seguridade Social INSS (CND);
1.4.4.3. Prova de Regularidade perante o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
1.4.4.4. Prova de inexistência de inscrição no Cadastro Informativo Municipal (CADIN);
1.4.4.5. Prova de regularidade junto à Fazenda do Município de São Paulo (tributos mobiliários) em nome da empresa, na hipótese de sociedade com estabelecimento prestador de serviços ou com domicílio neste Município, unicamente no caso de prestação de serviços.
1.4.4.5.1. No caso de sociedade com estabelecimento prestador de serviços ou com sede ou domicílio fora do Município de São Paulo, que não possuam inscrição no cadastro de contribuintes do Município de São Paulo, em substituição ao documento descrito no item 1.4.4.5., deverá apresentar prova de inscrição no cadastro de pessoas jurídicas prestadoras de serviços que emitam nota fiscal autorizada por outro município, na forma do artigo 9º-A da Lei nº 13.701/2003 e Decreto Municipal nº 46.598/2005 nas hipóteses de serviços não tributados no local da prestação.
1.4.5. Os documentos obtidos via INTERNET deverão ser certificados e autenticados por servidor da Unidade.
1.4.6. Tanto a documentação exigida quanto as propostas deverão estar com sua validade em vigor.
1.4.7. No caso da proponente ser pessoa física, deverá apresentar cópia autenticada do documento de identidade (R.G.) e do comprovante de inscrição perante o Ministério da Fazenda (CPF). indicação do número de inscrição do PIS/PASEP/NIT (Número de Identificação do Trabalhador) e prova de inexistência de inscrição no Cadastro Informativo Municipal (CADIN).
1.4.7.1. Sendo a pessoa física considerada contribuinte individual deverá apresentar o NIT, caso contrário a Unidade Requisitante dos Serviços deverá providenciar a inscrição do referido contribuinte no INSS.
1.4.8. Toda a documentação necessária deverá, preferencialmente, ser relacionada, separada e organizada na ordem estabelecida no item 1.4.4.
1.4.9. No caso de empresa consultada não enviar resposta, a solicitação de proposta efetuada pela Unidade deverá ser indicada no quadro de preços, observando-se a quantidade mínima de três propostas. Havendo disparidade entre os preços orçados, deverá a Unidade ampliar a pesquisa, de modo a fornecer média rasoável
1.4.10. Na hipótese em que o valor estimado para a contratação ultrapassar os limites estabelecidos para dispensa de licitação, torna-se desnecessária a junção aos autos dos documentos elencados no item 1.4.4.
1.4.11. Em se tratando de pesquisa mercadológica para subsidiar a prorrogação de contratos ou O.E.S., deverá ser juntada aos autos a documentação relacionada nos itens 1.4.4..1. a 1.4.4.5.
1.4.12. A seguir, a Seção de Licitações e Contratos, após a manifestação da Unidade Requisitante quanto à conformidade das propostas, encaminhará o processo ao Gabinete da Coordenadoria para autorização da reserva de recursos na dotação orçamentária própria.
1.4.13. Emitida a nota de reserva de recursos, a Contabilidade encaminhará os autos à Assessoria Jurídica do Gabinete, dando conta das providências adotadas.
1.4.14. A Assessoria Jurídica proporá e fundamentará a contratação ou, quando for o caso, opinará sobre a autorização para a utilização de Ata de Registro de Preços ou a abertura de certame licitatório na modalidade apropriada e a designação da Comissão Julgadora da licitação, elaborando o despacho autorizatório.
1.4.15. O despacho autorizatório será assinado pelo Chefe de Gabinete, se e quando cumpridos todos os requisitos objetivos anteriormente disciplinados.
1.4.16. Uma vez aprovado o despacho e colhida a assinatura competente, o processo seguirá à Seção de Licitações e Contratos, que providenciará a publicação do ato autorizatório, cujo texto ou cópia será encaminhado via e-mail pela Assessoria Jurídica, em se tratando de dispensa de licitação ou da utilização de Ata de Registro de Preços.
1.4.16.1. Confirmada a publicação, a Seção de Licitações e Contratos promoverá a remessa dos autos à Contabilidade quando se tratar de utilização de Atas de R.P. ou dispensa de licitação. (Em se tratando de certame licitatório, adotar-se-á os demais procedimentos atinentes, conforme item 7).
1.4.17. A Contabilidade, observadas as normas pertinentes e o prazo de validade da documentação da Contratada, procederá à emissão de Nota de Empenho e encaminhará os autos à Supervisão de Infra-Estrutura, desde que a documentação fiscal da Contratada esteja atualizada. Observando-se a irregularidade ou o vencimento da validade da documentação, o processo deverá retornar à Seção de Licitações e Contratos para fins de regularização.
1.4.17.1. A Supervisão de Infra-Estrutura, observada a atualização da documentação fiscal da Contratada, providenciará a entrega da N.E. ao interessado e remeterá o p.a. com cópia da Nota de Empenho e seu Anexo para anotações e controle à Unidade de Armazenamento, nos casos de aquisição de materiais de consumo. Já nos casos de aquisição de materiais permanentes, enviará o processo à Comissão de Recebimento de Bens e Serviços para o recebimento e encaminhamento do bem à unidade interessada e responsável pela sua guarda. Tratando-se da contratação de serviços, os autos seguirão à unidade interessada para acompanhamento da execução.
1.4.17.1.1. A empresa interessada deverá ser convocada para retirar a Nota de Empenho, no prazo de 3 (três) dias úteis a contar da publicação do Comunicado no D.O.C.
1.4.17.1.2. A Supervisão de Infra-Estrutura providenciará a elaboração do Comunicado e encaminhará para a Seção de Licitações e Contratos 2 (duas) vias impressas do mesmo, bem como e-mail com arquivo em formato de texto anexado visando a publicação no D.O.C.
1.4.18. Havendo a necessidade de formalização de termo de contrato (ou outros instrumentos hábeis), o processo retornará à Seção de Licitações e Contratos para elaboração do instrumento.
1.4.19. Após a entrega do objeto da requisição ou conclusão dos serviços e de posse dos documentos fiscais (Notas Fiscais, Faturas, Duplicatas, Recibos, etc.), a Unidade de Armazenamento, o Setor de Bens Patrimoniais ou a Unidade responsável pelos serviços deverá atestar o seu recebimento e conformidade com as condições e especificações contratadas, bem como nos termos da Portaria SF 14/98, encaminhando o processo à Contabilidade, para processamento da liquidação e pagamento.
1.4.20. A Unidade de Armazenamento deverá comunicar à(s) Unidade(s) Requisitante(s) o recebimento dos materiais para que a(s) mesma(s) providencie(m) a requisição interna para sua retirada.
2. PARA CONTRATAÇÃO MEDIANTE EXCLUSIVIDADE (ARTIGO 25, INCISO I DA LEI 8666/93 E SUAS ATUALIZAÇÕES):
2.1 A UNIDADE REQUISITANTE deverá proceder ao preenchimento da requisição padronizada em todos os seus campos, inclusive justificativa e assinatura do responsável, conforme modelo dos Anexos I e II. A seguir, a requisição padronizada deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
2.1.1. A requisição padronizada, deverá ser acompanhada, se for o caso, de projetos, especificações técnicas, orçamentos, plantas, quadros explicativos, gráficos e outros elementos pertinentes ao objeto em questão, de forma a detalhá-lo o mais amplamente possível.
2.2. A seguir, deverão ser adotados os procedimentos descritos no item 1.4.3. e seguintes, no que couber.
2.2.1. Além dos documentos relacionados nos subitens 1.4.4.1. a 1.4.4.5., deverá ser juntado comprovante de exclusividade do fornecedor expedido pela entidade competente, com prazo de validade em vigor e na forma admitida pela legislação pertinente.
2.2.2. A empresa deverá apresentar comprovação ou declaração demonstrando que o preço proposto é compatível com o que vem sendo praticado no mercado, conforme a exigência contida no art. 26, inciso III da Lei nº 8.666/93 e suas atualizações.
2.2.3. Deverão ser juntados ainda, conforme o caso, os seguintes documentos:
2.2.3.1. Contrato social e ultima alteração contratual ou contrato social consolidado;
2.2.3.2. R.G. e C.P.F. do representante legal da empresa;
2.2.3.3. Comprovante bancário ou indicação do número da agência e da conta corrente em Instituição Financeira indicada pela Secretaria de Finanças;
2.3. Observadas as peculiaridades desta contratação, as unidades deverão adotar os demais procedimentos indicados no item 1 desta Ordem Interna, para aquisição mediante dispensa de licitação, seguindo o mesmo fluxo.
3. PARA CONTRATAÇÃO DE EMPRESAS POR NOTÓRIA ESPECIALIZAÇÃO (ARTIGO 25, INCISO II DA LEI 8666/93 E SUAS ATUALIZAÇÕES):
3.1 A UNIDADE REQUISITANTE deverá proceder ao preenchimento da requisição padronizada em todos os seus campos, inclusive justificativa e assinatura do responsável, conforme modelo dos Anexos I e II. A seguir, a requisição padronizada deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
3.1.1. Deverão acompanhar a requisição padronizada a proposta comercial com prazo de validade de no mínimo 30 (trinta) dias corridos, datada e assinada pelo representante legal da empresa;
3.1.2. Além dos documentos relacionados nos subitens 1.4.4.1. a 1.4.4.5. e 2.2.3.,se for o caso, deverão ser juntados os seguintes documentos:
3.1.2.1. Programa/ sinopse do objeto da contratação;
3.1.2.2. Material de imprensa;
3.1.2.3. R.G.,´ C.P.F. e currículo do profissional detentor da notória especialização;
3.1.2.4. Ficha de Atualização de Cadastro de Credores - FACC formulário padronizado da Secretaria de Finanças. (no caso de tratar-se da primeira contratação junto à PMSP).
3.2. Aprovada a proposta de contratação pela Coordenadora, os documentos serão encaminhados à Seção de Licitações e Contratos para fins de autuação do processo de acordo com o descrito nos itens 1.4.3.1. e 1.4.3.2.
3.3. A seguir, a Seção de Licitações e Contratos e encaminhará o processo à Assessoria Jurídica do Gabinete para:
3.3.1. Elaboração da Portaria de constituição da Comissão Especial de Avaliação da Notória Especialização;
3.3.2. Encaminhamento dos autos à referida Comissão para junção do respectivo parecer.
3.4. Na seqüência, o processo retornará ao Gabinete da Coordenadoria de Administração e Finanças para as providências relativas à reserva de recursos na dotação orçamentária própria.
3.5. A seguir, deverão ser adotados os procedimentos descritos no item 1.4.13. e seguintes, no que couber.
4. PARA CONTRATAÇÃO DE EMPRESAS PARA LOCAÇÃO DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS DE NATUREZA ARTÍSTICA (ARTIGO 25, INCISO III DA LEI 8666/93 E SUAS ATUALIZAÇÕES):
4.1 A UNIDADE REQUISITANTE deverá proceder ao preenchimento da requisição padronizada em todos os seus campos, inclusive justificativa e assinatura do responsável, conforme modelo do Anexo II. A seguir, a requisição padronizada deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
4.1.1. Deverão acompanhar a requisição padronizada:
4.1.1.1. Proposta comercial com prazo de validade de no mínimo 30 (trinta) dias corridos, datada e assinada pelo representante legal da empresa;
4.1.1.2. Parecer da Comissão de Atividades Artísticas e Culturais.
4.1.2. Além dos documentos relacionados nos subitens 1.4.4.1. a 1.4.4.5., deverão acompanhar a requisição padronizada, conforme o caso, os seguintes documentos:
4.1.2.1. Contrato social e última alteração contratual ou contrato social consolidado;
4.1.2.2. R.G. e C.P.F. do representante legal da empresa;
4.1.2.3. Comprovante bancário ou indicação do número da agência e da conta corrente em Instituição Financeira indicada pela Secretaria de Finanças ;
4.1.2.4. Programa / sinopse do objeto da contratação;
4.1.2.5. Material de imprensa;
4.1.2.6. R.G. e C.P.F. do(s) artista(s);
4.1.2.7. Currículo(s);
4.1.2.8. Número do registro profissional na Delegacia Regional do Trabalho - DRT do(s) artista(s);
4.1.2.9. Garantia dos direitos autorais de acordo com a Sociedade Brasileira de Autores Teatrais SBAT ou Escritório Central de Arrecadação e Distribuição ECAD (para obras musicais);
4.1.2.10. Declaração do(s) artista(s) relativa à exclusividade da contratação e autorização para recebimento dos valores decorrentes dos serviços pela empresa representante, conforme formulário padrão;
4.1.2.11. Ficha de Atualização de Cadastro de Credores - FACC formulário padronizado da Secretaria de Finanças. (no caso de tratar-se da primeira contratação junto à PMSP).
4.1.2.12. Indicação do número do telefone e e-mail do(s) artista(s);
4.2. A seguir, deverão ser adotados os procedimentos descritos no item 1.4.3. e seguintes, no que couber.
5. PARA CONTRATAÇÃO DE PESSOAS FÍSICAS PARA LOCAÇÃO DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS DE NATUREZA ARTÍSTICA (ARTIGO 25, INCISO III DA LEI 8666/93 E SUAS ATUALIZAÇÕES):
5.1 A UNIDADE REQUISITANTE deverá proceder ao preenchimento da requisição padronizada em todos os seus campos, inclusive justificativa e assinatura do responsável, conforme modelo do Anexo II. A seguir, a requisição padronizada deverá ser encaminhada, em duas vias, ao Gabinete da Coordenadoria para autorização quanto ao prosseguimento.
5.1.1. Deverão acompanhar a requisição padronizada:
5.1.1.1. Proposta comercial com prazo de validade de no mínimo 30 (trinta) dias corridos, datada e assinada pelo profissional;
5.1.1.2. Parecer da Comissão de Atividades Artísticas e Culturais.
5.1.1.3. Ficha técnica, programa / sinopse do objeto da contratação;
5.1.1.4. Material de imprensa;
5.1.1.5. Currículo do artista;
5.1.1.6. R.G. e C.P.F. do artista;
5.1.1.7. Número do registro profissional na Delegacia Regional do Trabalho - DRT;
5.1.1.8. Prova de regularidade junto à Fazenda do Município de São Paulo (tributos mobiliários)
5.1.1.9. Prova de inexistência de inscrição no Cadastro Informativo Municipal (CADIN);
5.1.1.10. Indicação do número de inscrição do PIS/PASEP/NIT (Número de Identificação do Trabalhador);
5.1.1.11. Indicação do número do telefone e e-mail do artista;
5.1.1.12. Comprovante bancário ou indicação do número da agência e da conta correnteem Instituição Financeira indicada pela Secretaria de Finanças ;
5.1.1.13. Garantia dos direitos autorais de acordo com a Sociedade Brasileira de Autores Teatrais SBAT ou Escritório Central de Arrecadação e Distribuição ECAD (para obras musicais);
5.1.1.14. Ficha de Atualização de Cadastro de Credores - FACC formulário padronizado da Secretaria de Finanças. (no caso de tratar-se da primeira contratação junto à PMSP).
5.2. A seguir, deverão ser adotados os procedimentos descritos no item 1.4.3. e seguintes, no que couber.
6. PARA AQUISIÇÃO DE BENS OU SERVIÇOS MEDIANTE A UTILIZAÇÃO DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS
6.1 A Seção de Licitações e Contratos deverá adotar os procedimentos descritos no item 1.4.3. no tocante à autuação do processo:
6.1.1. Juntar aos autos o extrato ou cópia da Ata de Registro de Preços com respectivos aditamentos, se houver, com a indicação do prazo de validade e providenciar a pesquisa mercadológica, nos termos do item. 1.4.2., observando as condições de fornecimento e especificações técnicas da Ata de R.P.
6.1.2. Caso a pesquisa mercadológica indique a viabilidade da utilização da Ata de R.P. deverá ser juntada aos autos a documentação relativa à regularidade fiscal, relacionada nos subitens 1.4.4.1. a 1.4.4.5..
6.1.3. Constatada a existência de preço(s) inferior(es) àquele registrado, adotar-se-á o seguinte procedimento:
6.1.3.1. Verificação da regularidade fiscal da(s) empresa(s) que ofertou(aram) preço(s) inferior(es) àquele registrado. Comprovada a regularidade fiscal, o preço registrado será considerado unicamente como um item da pesquisa mercadológica.
6.2. Quando for o caso, a Seção de Licitações e Contratos deverá obter do gerenciador da Ata de R.P. autorização para sua utilização.
6.3. A seguir, deverá ser observado o fluxo estabelecido no item 1.4.12. em diante, no que couber.
6.4. Havendo necessidade da formalização de Termo de Contrato, a Contabilidade procederá à emissão de Nota de Empenho e remeterá o processo à Seção de Licitações e Contratos, a qual deverá elaborar o Contrato e, após análise e aprovação da Assessoria Jurídica e coleta da assinatura da Autoridade competente, formalizar o ajuste colhendo a(s) assinatura(s) do(s) responsável (is) pela Contratada, providenciar a publicação do respectivo resumo e a entrega de uma via do Contrato e da N.E. à empresa, à Unidade Gerenciadora ou interessada e à Delegacia Regional do Trabalho.
6.4.1. Caso seja necessário, deverá ser providenciada a atualização da documentação fiscal antes da entrega da N.E. e de uma via do Contrato à empresa.
6.5. Em seguida, os autos deverão ser encaminhados à Unidade Gerenciadora/interessada para expedição da Ordem de Início dos Serviços ou Ordem de Fornecimento, se necessário, e custódia.
6.5.1. Cópia da Ordem de Início dos Serviços, assim que for recebida pela Contratada, deverá ser encaminhada à Seção de Licitações e Contratos para os devidos apontamentos.
6.6. Nos casos de aquisição de bens permanentes por meio de Atas de Registro de Preços gerenciadas pelo DGSS, a Unidade requisitante deverá observar as disposições da Ordem Interna nº 060/95 SF e atualizações.
7. PARA AQUISIÇÃO DE BENS OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS ATRAVÉS DE CERTAMES LICITATÓRIOS.
7.1. A Seção de Licitações e Contratos deverá providenciar elaboração da minuta do edital ou do Convite, adaptando no que couber os modelos padronizados, observando:
7.1.1. Em se tratando de aquisição de bens ou contratação de serviços comuns adotar-se-á a modalidade de licitação Pregão. No caso de obras ou serviços de engenharia, a modalidade da licitação será definida nos termos do inciso I do Artigo 23 da Lei Federal nº 8.666/93.
7.1.1.1. A definição da modalidade de licitação cabe à autoridade competente, nos termos da delegação de competência em vigor.
7.2. Providenciada a elaboração da minuta do edital ou do Convite, os autos deverão ser encaminhados à Assessoria Jurídica do Gabinete para aprovação e rubrica do Pregoeiro e do Chefe de Gabinete ou do Presidente da Comissão Julgadora, conforme o caso.
7.3. Aprovado o edital de licitação ou o Convite, a Seção de Licitações e Contratos providenciará a sua divulgação no D.O.C. e no Portal da P.M.S.P. (e-negócios) e em jornal de grande circulação quando se tratar de Pregão ou de Tomada de Preços cujo valor estimado de contratação for igual ou superior a R$ 650.000,00 (seiscentos e cinquenta mil reais) ou de Concorrência para obras ou serviços de engenharia.
7.4. Concluída a licitação, os autos serão encaminhados à Assessoria Jurídica do Gabinete para fins de elaboração do despacho de homologação da decisão da Comissão de Licitação pela autoridade competente.
7.5. Em seguida deverá ser observado o fluxo descrito no item 1.4.16. em diante.
7.6. Havendo a necessidade de formalização de Termo de Contrato, após a emissão da Nota de Empenho, o processo retornará à Seção de Licitações e Contratos, que providenciará:
7.6.1. A elaboração do Contrato de acordo com o Anexo integrante do edital da licitação, a aprovação da Assessoria Jurídica do Gabinete, a colheita das assinaturas das partes, providenciar a publicação do respectivo resumo e a entrega de uma via do Contrato e da N.E. à empresa, à Contabilidade e à Delegacia Regional do Trabalho, se for o caso.
7.6.2. Caso seja necessário, deverá ser providenciada a atualização da documentação fiscal antes da entrega da N.E. e de uma via do Contrato à empresa.
7.7. Em seguida, os autos deverão ser encaminhados à Unidade Gerenciadora/interessada para expedição da Ordem de Início dos Serviços ou Ordem de Fornecimento, se necessário.
7.7.1. Cópia da Ordem de Início dos Serviços, assim que for recebida pela Contratada, deverá ser encaminhada à Seção de Licitações e Contratos para os devidos apontamentos.
7.7.2. O processo ficará custodiado na Unidade Gerenciadora/interessada durante a vigência do Contrato.
8. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
8.1. No caso de aquisições ou contratações que envolvam conhecimentos técnicos especializados, a Unidade Interessada deverá, além da requisição padronizada, fornecer os demais elementos necessários, nos termos do estabelecido nesta Ordem Interna.
8.2. Quando houver a ocorrência de despesa, as informações relativas aos Termos de Contrato, Ordens de Execução de Serviços, Termos de Aditamento, Termos de Co-patrocínios e outros deverão ser cadastradas mensalmente no SERI e encaminhadas ao Tribunal de Contas do Município pela Seção de Licitações e Contratos até o 10º dia útil do mês subsequente à contratação.
8.2.1. Todos os dados e informações referentes aos Contratos e outros deverão igualmente ser incluídos na Internet através da página eletrônica da Prefeitura do Município de São Paulo, observando-se a atualização a cada 15 (quinze) dias.
8.3. Nos casos em que a contratação realizar-se mediante a emissão de nota de empenho e respectivo anexo, as providências referidas nos item 8.2. e 8.2.1. deverão ser adotadas pela Supervisão de Infra-Estrutura.
8.4. Deverão ser observadas as disposições do art. 21 da Lei Municipal nº 13.278/2002, no tocante à caracterização de fracionamento nas contratações de parcelas do mesmo fornecimento, serviço ou obra no âmbito da mesma unidade orçamentária.
8.5. Compete à Unidade gerenciadora/fiscalizadora interessada acompanhar a vigência dos respectivos contratos e adoção das providências cabíveis, seja quanto à prorrogação do contrato ou à instauração de nova contratação.
8.5.1. As unidades gerenciadoras/fiscalizadoras dos contratos administrativos, com interesse na continuidade dos serviços, deverão manifestar-se formalmente quanto ao interesse na prorrogação contratual ou à abertura de novo procedimento licitatório, se for o caso, com antecedência mínima de 3 (três) meses da previsão do término do contrato.
8.6. Compete à Seção de Licitações e Contratos providenciar a formalização dos seus aditivos, de acordo com os despachos autorizatórios elaborados pela Assessoria Jurídica e a formalização do Termo de Quitação ou Termo de Recebimento Definitivo Unilateral.
8.7. As unidades administrativas subordinadas a esta Coordenadoria deverão zelar pelo fiel cumprimento e regularidade dos procedimentos elencados na presente Ordem Interna, observando rigorosamente os prazos estabelecidos na legislação vigente, bem como as demais normas municipais.
8.8. Os casos não previstos nesta Ordem Interna deverão ser submetidos a esta Coordenadoria.
Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial da Cidade de São Paulo
