ORDEM INTERNA 3/11 - SP/JT/SMSP

INTERESSADO: TODOS OS SERVIDORES DA SP-JT

ASSUNTO: Utilização da Frota

ANEXO: 1. Ficha de Requisição (modelo)

2. Ordem de Serviço Externo (modelo)

Visando à racionalização no uso da frota disponível nesta SP-JT, passam a vigorar, a partir de 18abr11, as seguintes normas atinentes ao assunto:

1. DO ESTACIONAMENTO

1.1 Todos os veículos da frota SP-JT (próprios ou locados) deverão ficar estacionados, durante o expediente, na Unidade de Transportes Internos (UTI) desta Subprefeitura, localizada à Rua Antonio Cesar Neto, 20 – Jaçanã, com exceção dos veículos do Gabinete.

1.2 Os veículos próprios, inclusive aqueles destinados à Coordenadoria de Defesa Civil, deverão pernoitar no local acima indicado.

1.3 O Chefe da UTI será o responsável pela guarda e conservação dos veículos próprios.

1.4 Os veículos locados, no que se refere à guarda e conservação, obedecerão as cláusulas contratuais vigentes.

2. DA UTILIZAÇÃO

2.1 Serão utilizados, preferencialmente, os veículos locados e, na falta destes, os veículos próprios.

2.2 Todos, porém, estarão dispostos em uma sequência, devidamente numerados em ordem crescente e identificados com prismas numéricos.

2.3 A numeração acima deverá ser distinta em 02 categorias: veículos de passageiros e veículos de carga.

2.4 À medida em que forem sendo requisitados, o Chefe da UTI irá atendendo a demanda na sequência em que os carros estiverem dispostos, priorizando a utilização das kombis apenas quando o número de usuários em uma única viagem for superior a 04.

Portanto, não haverá veículo, nem motorista exclusivos para qualquer Unidade desta Subprefeitura.

3. DA REQUISIÇÃO

3.1 Para utilização de veículo da frota da SP-JT, o usuário deverá fazer a reserva junto ao Chefe da UTI, com antecedência mínima de 30 minutos.

3.2 A reserva de que trata o subitem acima deverá ser feita, preferencialmente, com o envio de requisição, cujo modelo consta do anexo 1.

3.3 Não sendo possível, a reserva poderá ser feita por telefone, e-mail ou outro meio, desde que atente para o prazo estabelecido em 3.1.

3.4 No entanto, em qualquer uma das circunstâncias acima, o usuário deverá, obrigatoriamente, preencher e assinar a ficha de requisição. Deverá, ainda, detalhar o máximo possível os campos “LOCAL DE DESTINO” e “ESPECIFICAR MOTIVO” .

4. DA LIBERAÇÃO

4.1 Tão logo o Chefe da UTI receba a requisição de utilização, este deverá dispor do veículo para o local e horário requisitados.

4.2 O motorista deverá apresentar-se com o veículo ao usuário no local e horário requisitados. De pronto, o usuário deverá iniciar sua utilização. No entanto, a tolerância para o início da utilização será de 15 minutos, os quais após decorridos, o motorista deverá retornar à UTI, apresentando-se ao Chefe e fazendo constar tal situação em OSE.

4.3 O motorista deverá preencher, integralmente, uma Ordem de Serviço Externo (OSE), inclusive colhendo assinatura do usuário no campo próprio, cujo modelo consta do anexo 2 e ao final do dia, entregá-la ao Chefe da UTI.

4.4 Os motoristas deverão ser orientados pelo Chefe da UTI a preencherem o campo “DESTINO” da OSE, o mais completo e específico possível.

4.5 Ao final do expediente, o Chefe da UTI deverá assinar e carimbar todas as OSE do dia, comparando-as com o número de requisições.

5. DA UTILIZAÇÃO FORA DO EXPEDIENTE

5.1 Fora do horário de expediente, aos finais de semana e feriados, serão observadas as seguintes rotinas:

5.1.1 Operações programadas : serão seguidas as normas constantes dos sub itens 3.1, 4.1 e 4.2, porém, com a assinatura e carimbo do Chefe da UTI na OSE sendo efetivado no primeiro expediente útil após a utilização do veículo.

5.1.2 Operações de emergência : nestes casos, o usuário preencherá a requisição, que estará disponível na UTI e a entregará ao motorista de plantão, que deverá atendê-lo.

5.1.3 Também cabe ao motorista preencher, como de praxe, a OSE e todo este expediente deverá ser entregue ao Chefe da UTI no primeiro expediente útil, o qual procederá em conformidade com o estabelecido nesta Ordem.

6. DO STATUS

A frota desta SP-JT terá apenas os status abaixo discriminados:

6.1 em utilização : situação na qual o veículo está sendo empregado em uma ação (operacional ou administrativa) desta SP-JT, por usuário, devidamente autorizado, e em conformidade com as presentes normas.

6.2 em espera : situação na qual o veículo encontra-se devidamente estacionado no pátio da UTI, aguardando requisição para utilização.

6.3 em manutenção : situação na qual o veículo encontra-se fora de operação, para manutenção de primeiro escalão ou limpeza e nestes casos este status é temporário, ou para reparos que demandem maior tempo e nestes casos, o status perdurará até que sejam sanados os defeitos e o veículo esteja, novamente, em condições de operar.

7. DO CONTROLE DE ATENDIMENTO

7.1 Caberá ao Chefe da UTI elaborar um controle de atendimento às demandas de solicitações de veículos desta SP-JT, elaborando quadro estatístico, contendo, inclusive, as causas do não atendimento.

7.2 O Chefe de Gabinete deverá elaborar a leitura analítica dos dados, propondo outras medidas de melhoria e de controle ao Subprefeito.

7.3 As fichas originais das OSE referentes aos veículos locados deverão compor o processo para o devido pagamento à empresa locadora; cópia das referidas OSE deverão permanecer arquivadas na UTI.

7.4 As OSE dos carros próprios deverão permanecer arquivadas na UTI.

8. PRESCRIÇÕES DIVERSAS

8.1 Fica proibido o uso do veículo desta frota para deslocamentos para SMSP, Edifício Matarazzo, ou demais localidades nas imediações de estações do metrô, para participação em reuniões, cursos ou outros eventos.

8.1.1 nestes casos, o usuário poderá requisitar veículo que o conduzirá à estação do metrô mais próxima da SP-JT e este completará o percurso por meio de transporte coletivo supra citado.

8.1.2 caberá à CAF/SAS providenciar bilhetes do metrô para que o usuário possa se deslocar ao evento para o qual tenha sido convocado.

8.1.3 os casos excepcionais, como transporte de grandes volumes, problemas no sistema do metrô, entre outros, serão avaliados pelo Chefe de Gabinete, o qual poderá deliberar pela liberação do veículo.

8.2 O Coordenador de Administração e Finanças será o responsável pela observância e cumprimento da presente OI, devidamente supervisionado pelo Chefe de Gabinete.

9. Esta Ordem Interna não esgota o assunto, podendo ser complementada, alterada e/ou atualizada a qualquer tempo, por autoridade devidamente competente.