Portaria

ESTABELECE NORMAS/CRITERIOS PARA REGULAR A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS PARA ASSINATURA DO SUBPREFEITO.

Portaria nº 47/2025/SUB-EM

ALEX FERREIRA DA SILVA, Subprefeito de Ermelino Matarazzo, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei nos termos do artigo 9º da Lei nº 13.399/2002 e pela Portaria Intersecretarial nº 06/SMSP/SGM/SGP/2002;

Considerando a necessidade de racionalizar e agilizar os procedimentos administrativos desta Subprefeitura no âmbito das Coordenadorias, Supervisões, Assessorias e Setores;

RESOLVE:

Art. 1º - Estas Instruções têm por finalidade estabelecer normas e critérios para regular a criação de documentos oficiais, especialmente ofícios, memorandos, despachos e portarias de autorizações para assinatura do Subprefeito;

Art. 2º - Os documentos oficiais a serem assinados pelo Subprefeito receberão numeração própria do Gabinete, devendo o setor responsável pela criação solicitar a referida numeração;

Art. 3º - Os documentos oficiais a serem assinados pelo Subprefeito serão identificados com a denominação: XXX (número)/ XXXX(ano)/SUB-EM;

Art. 4º - Os ofícios endereçados para o Poder Judiciário, Ministério Público, Polícia Federal, Polícia Civil, Polícia Militar, Tribunal de Contas do Município, Procuradoria Geral do Município e Controladoria Geral do Município, quando relacionados com solicitação de informações em processos, inquéritos ou reclamações, bem como para Secretários Municipais, Câmara Municipal e de outras esferas (Estadual, Federal) para fins de encaminhamento serão elaborados pelo Gabinete e assinados pelo Subprefeito de Ermelino Matarazzo;

§1º - As Coordenadorias, Supervisões, Assessorias e Setores deverão instruir os processos com todas as informações necessárias para encaminhamento das respostas aos órgãos de forma objetiva, fundamentada e juntando os documentos comprobatórios (fotos, registros, relatórios entre outros) digitalizados de forma nítida e legível;

§2º - Os ofícios, despachos e demais expedientes quando demandarem informações técnicas, solicitações de providências ou quando se tratarem de assuntos padronizados no respectivo setor serão elaborados pelos setores responsáveis e disponibilizados para análise e assinatura do Subprefeito;

Art. 5º - A elaboração de ofícios e demais expedientes de solicitações, envio de informações e providências a serem emitidos às empresas prestadoras de serviços terceirizados oriundos dos contratos firmados por esta Subprefeitura, aos munícipes, aos órgãos públicos serão de responsabilidade das Coordenadorias, Supervisões, Assessorias e Setores, devendo os documentos serem disponibilizados via sistema SEI para análise e assinatura do Subprefeito;

Art. 6º - Os expedientes elaborados pela Subprefeitura Ermelino Matarazzo deverão transmitir informações de maneira simples, objetiva e inclusiva, facilitando a compreensão do público alvo;

Art. 7º - Os casos omissos e as dúvidas interpretativas sobre esta Portaria devem ser solucionados junto ao Gabinete, pela transparência imposta ao Poder Público, pela razoabilidade, proporcionalidade e urbanidade entre os servidores, além da eficiência e do espírito público.

Art. 8º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário.