PORTARIA Nº 17 /SUB-PE/GAB/2019

Dispõe sobre a definição de Pontos Focais para auxiliar na elaboração das Tabelas de Temporalidade no âmbito da Administração Pública Municipal.

O SUBPREFEITO DA SUBPREFEITURA PENHA, THIAGO DELLA VOLPI, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei 13.399 de 01/08/02 e pela Portaria Intersecretarial nº 06 de 21/12/02,

CONSIDERANDO a responsabilidade dos órgãos da Administração Pública Municipal na proteção e conservação dos documentos de valor probatório, informativo, cultural e histórico;

CONSIDERANDO a importância da implementação da política municipal de gestão documental nos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal, visando à elaboração e à aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, em conformidade com as disposições do Decreto nº 57.783, de 13 de Julho de 2017, em especial nos artigos 13 e 16 e Portaria 131/SG/2018,

CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada nos arquivos das Secretarias Municipais, da Controladoria Geral do Município, das Prefeituras Regionais (Subprefeituras), das Autarquias, das Fundações e das Empresas Públicas Municipais, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, bem como das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica,

RESOLVE:

Art. 1º - Designa um Titular e um Suplente, para atuarem como Pontos Focais da Tabela de Temporalidade, no âmbito desta Subprefeitura Penha, como segue:

• Titular: Pedro Henrique Rodrigues Rocha - RF 733.968.2

• Suplente: Simone Tavares de Santana Dias - RF 781.126.8

Art. 1º - São atribuições do Ponto Focal:

I – Ter conhecimento das áreas específicas da documentação a ser analisada;

II – Solicitar e acompanhar o preenchimento do Formulário de Identificação Documental, que será encaminhado pela Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, durante a elaboração da Tabela de Temporalidade;

III – Participar de reuniões com a Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, para alinhamento das ações;

IV – Ser o responsável pela comunicação entre a Subprefeitura e a CGDOC;

V – Centralizar o recebimento dos Formulários de Identificação Documental para posterior envio à CGDOC;

VI – Ser o responsável pela devolução dos Formulários de Identificação Documental à CGDOC;

VII – Agendar reuniões com os servidores responsáveis pela documentação de seu Órgão;

VIII - Auxiliar na definição dos prazos de guarda dos documentos que constarão nas Tabelas de Temporalidade: Atividades - Meio e Fim;

IX – Autuar o processo de elaboração e formalização da Tabela de Temporalidade;

X – Cumprir os prazos estabelecidos pela CGDOC no cronograma de atividades.

Art. 2º - A elaboração e formalização das Tabelas de Temporalidade devem observar as seguintes etapas:

I – Reuniões entre os Pontos Focais e a CGDOC para alinhamento do início das atividades, devidamente registradas em atas;

II – Definição do cronograma de atividades;

III – Autuação do processo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI;

IV – Encaminhamento do material referente à elaboração das Tabelas de Temporalidade;

V – Identificação Documental através de formulários e reuniões;

VI – Análise dos documentos identificados para padronização de terminologia;

VII – Definição de prazos de guarda;

VIII – Encaminhamento ao Arquivo Histórico Municipal, da Secretaria Municipal da Cultura, para manifestação, nos termos do art. 14, § 1º, do Decreto nº 57.783/2017;

IX – Remessa à CGDOC para análise final quanto aos aspectos materiais;

X - Envio da documentação avaliada na Tabela de Temporalidade à Assessoria Jurídica do Órgão de lotação do Ponto Focal, para análise quanto à regularidade do processo e validação do embasamento jurídico dos documentos e seus prazos de guarda, ressalvada a hipótese do parágrafo único deste dispositivo;

XI – Publicação da Tabela de Temporalidade mediante ato do titular do Órgão da Administração Pública Municipal responsável pela documentação avaliada, ressalvada a hipótese do parágrafo único deste artigo.

Parágrafo único. Caso se trate de Tabela de Temporalidade: Atividades - Meio, classificadas nos termos do Comunicado nº 1/SMG/2018, a análise prevista no inciso X deste artigo deverá ser feita pela Coordenadoria Jurídica – COJUR, da Secretaria Municipal de Gestão, devendo a publicação de que trata o inciso XI ser efetuada pelo Secretário Municipal de Gestão.

Art. 3º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

THIAGO DELLA VOLPI

SUBPREFEITO

SUBPREFEITURA PENHA