PORTARIA 41/03 - DEPAVE/SVMA

A Diretora do Departamento de Parques e Áreas Verdes - DEPAVE, da Secretaria Municipal do Verde e do Meio Ambiente - SVMA, no uso das atribuições, que lhe sã conferidas por lei,

CONSIDERANDO que os projetos paisagísticos a serem desenvolvidos por empresas da iniciativa privada decorrentes de convênios com a Secretaria Municipal do Verde e do Meio Ambiente - SVMA para áreas públicas ou particulares e que terão por finalidade a preservação das mesmas como espaços de uso público deverão seguir algumas orientações e critérios, estabelecidos pelo Departamento de Parques e Áreas Verdes - DEPAVE, além das normas técnicas e específicas em vigor; CONSIDERANDO ainda que, a implantação destes projetos deverá ainda ser acompanhada por técnicos do DEPAVE para assegurar a sua perfeita e completa execução conforme projeto aprovado por este Departamento. CONSIDERANDO também, a necessidade de padronização nos procedimentos de fiscalização de obras, com o objetivo de introduzir mecanismos que possibilitem a sistematização, e sempre que possível também, a automatização de procedimentos diversos relativos à função de fiscalização. CONSIDERANDO o previsto na legislação municipal, especificamente no Código de Obras e Edificações Lei Mun. 11.228/92, bem como a Lei Mun. 10.544/88 que trata das licitações municipais.

RESOLVE:

I - Estabelecer os "PROCEDIMENTOS PARA A FISCALIZAÇÃO DE OBRAS" por ocasião dos acompanhamentos dos projetos paisagísticos, arquitetônicos e complementares realizados pelo Departamento de Parques e Áreas Verdes - DEPAVE, em áreas de uso público a serem desenvolvidos pela iniciativa privada no Município de São Paulo, ou naqueles contratados, através de procedimentos licitatórios pela Administração Pública, na seguinte conformidade:

1. Indicação Oficial de Fiscal: através de ofício ou memorando ocorrerá à nomeação oficial do fiscal designado pela Chefia de Seção Técnica de Obras - DEPAVE-13, com anuência da Diretoria da Divisão Técnica de Paisagismo - DEPAVE-1 ou responsável pela assinatura do contrato. A designação oficial deverá ser anexada ao processo e uma cópia deve ser enviada ao fiscal para colocação na pasta de obra. Uma terceira via, poderá ser guardada em pasta específica nos assentamentos do expediente da divisão. A indicação do fiscal da obra, ou equipe de fiscais, deve ser feita logo após a homologação da licitação.

2. Vistoria Técnica Inicial: após a assinatura do contrato o fiscal oficialmente designado, deverá vistoriar o local da execução da obra, visando verificar a adequação do objeto do contrato aos elementos técnicos disponíveis, registrando as informações, através anotações e levantamento fotográficos em Pasta de Obras, para eventuais consultas pertinentes.

3. Apresentação de Cronograma Físico-financeiro: após a assinatura do contrato deverá ser elaborado cronograma físico-financeiro pela contratada, e apresentada à fiscalização, visando o bom andamento da obra e também as parcelas de pagamento mensal. Com base no cronograma, a fiscalização constatará eventuais irregularidades, tomando as medidas cabíveis.

4. Levantamento Geral da Obra: um levantamento orçamentário poderá ser feito até o fim do primeiro período de medição da obra (primeiro mês), detectando desde o início, a eventual necessidade de termo aditivo para adequação da planilha de orçamento.

5. Programação de Vistorias Técnicas: ao longo da execução da obra, o fiscal designado deverá fazer vistorias regulares à obra, de no mínimo duas vezes por semana, para acompanhar a execução dos trabalhos. Em todas as vistorias o fiscal deverá fazer anotações no Livro de Obras, sobre o andamento dos serviços, devendo ser observadas as condições do tempo, o avanço percentual físico das etapas e a qualidade dos serviços executados. Sempre que necessário, o fiscal deverá utilizar o Livro de Obras para advertir a contratada quanto a eventuais atrasos e também solicitar a correção de serviços. 6. Elaboração de Medições: o fiscal nomeado deverá elaborar as medições mensais dos serviços executados, de acordo com as anotações realizadas em vistoria à obra, constando memória de cálculo completa, justificando todas as quantidades de serviços a serem medidas. Também deverá ser elaborada a planilha de medição, contendo a descrição dos serviços, quantidades medidas e subtotais pagos para cada serviço executado, incluindo o subtotal acumulado pago de cada item anterior e atual.

7. Necessidade de solicitação de Termo Aditivo: Durante a execução dos serviços ou mesmo após o levantamento inicial da obra, poderá ocorrer à necessidade de adequações na planilha de orçamento, isto é, na planilha proposta da contratada. Pode ocorrer também a necessidade de prorrogação do prazo de execução inicialmente previsto. Tanto o ajuste da planilha como a prorrogação de prazo, quando necessários, deverão ser elaborados e encaminhados pelo fiscal através de solicitação de termo aditivo, devendo sempre ser observados os limites legais previstos para aditamentos, bem como, outras regulamentações existentes. Cabe destacar de que se necessário o acréscimo de quantidades e serviços novos na planilha de orçamento, não existindo recursos disponíveis, deverá ser feita uma verificação rigorosa de prioridades dos serviços a serem executados, com vistas ao melhor atendimento possível do objeto contratual.

8. Aplicação de Multa: através do acompanhamento do avanço físico da obra, sempre com base no cronograma físico-financeiro elaborado, o fiscal detectará eventuais atrasos, concedendo prazo e solicitando inicialmente as providências cabíveis por parte da contratada, para recuperação do atraso. Persistindo o impasse o fiscal deverá propor a aplicação da penalidade contratual cabível por atraso na obra. No caso de multa diária o fiscal deverá calcular o número de dias em atraso, levando em conta para o período medido o montante em reais (unidade monetária vigente) que deixou de ser pago, portanto a cada medição deve ser verificado o andamento dos serviços e caso necessário aplicar a multa cabível, conforme o previsto em contrato. Também no que se refere à qualidade dos serviços executados, se esta não estiver a contento, o fiscal deverá conceder prazo para as correções necessárias solicitando as providências da contratada. Persistindo os problemas de má execução, ao término da obra, o fiscal deverá propor a aplicação da multa cabível e demais penalidades contratuais, por má execução dos serviços. Em qualquer fiscalização, os serviços que não estiverem executados a contento não devem ser medidos, podendo ocorrer também defeitos não aparentes, que venham a surgir posteriormente. No referido caso o fiscal procederá de concessão de prazo para correções, com a aplicação de multa ao término do contrato se as correções necessárias não forem executadas.

9. Lavratura do Termo de Recebimento Provisório: durante o decorrer da obra podem surgir problemas ou restar pendências, que devem ser solucionadas para fins de Recebimento Provisório, portanto ao término da obra o fiscal deverá elaborar levantamento com eventuais pendências que devam ser solucionadas pela contratada. Não constatando irregularidades o fiscal deverá lavrar o Termo de Recebimento Provisório, passando a vigorar o prazo de observação.

10. Monitoramento da obra durante o prazo de observação: o período entre o Recebimento Provisório e o Recebimento Definitivo, deverá ser considerado como prazo de observação da obra, onde a fiscalização monitorará o surgimento de eventuais problemas com os serviços executados e solicitar providências à contratada.

11. Indicação de Comissão de Recebimento: a Diretoria da Divisão nomeará uma comissão para o recebimento da obra, sendo que oficio original deverá ser juntado ao processo administrativo da obra, uma cópia deve ser enviada ao fiscal para ser anexada na Pasta de Obra e uma terceira via poderá ser arquivada no expediente da divisão.

12. Encaminhamento do Termo de Recebimento Definitivo: após o prazo de observação da obra, não existindo irregularidades a serem solucionadas por parte da contratada, a comissão nomeada deverá lavrar com testemunhas o Termo de Recebimento Definitivo dos serviços executados.

II - Estabelecer ¨DOCUMENTAÇÃO OBRIGATÓRIA¨ a ser apresentada no decorrer da execução das obras civis e serviços paisagísticos:

1.Projeto: deverá constar o Projeto Básico aprovado pela Divisão Técnica de Paisagismo - DEPAVE-1, bem como os Projetos Complementares que poderão ser desenvolvidos na referida divisão técnica ou contratados.

2. Memorial Descritivo de Projeto: todos os projetos executados na Divisão Técnica de Paisagismo - DEPAVE-1 ou contratados devem ser acompanhados de memorial descrevendo as técnicas adotadas na elaboração dos mesmos, bem como as etapas construtivas necessárias à execução da obra.

3. Memória de Cálculo de Orçamento: o orçamento deverá apresentar memorial de cálculo padronizado, constando todas as suas quantidades, devidamente justificadas.

4. Memorial Descritivo de Orçamento: o orçamento deverá ser acompanhado de memorial descrevendo a metodologia de execução de serviços adotada.

5. Planilha de Orçamento: deverá ser confeccionada planilha contendo o código, a descrição, a unidade de medida, a quantidade, o custo unitário e o subtotal de cada serviço previsto.

6. Cronograma de Desembolso: a previsão de recursos deverá ser completa, incluindo a taxa de BDI - Benefícios e Despesas Indiretas, indicando o prazo de execução estimado, a data base do orçamento, a dotação a ser onerada e as parcelas de desembolso mensal, os quais serão submetidos à análise de Divisão Técnica de Paisagismo.

7. Planilha Proposta da Contratada: a planilha proposta da contratada deverá ter a mesma forma de numeração de itens da Planilha de Orçamento, podendo ser adotado o mesmo formulário básico para as duas.

8. Nota de Empenho: as notas de empenho são padronizadas pela Secretaria de Finanças, sendo que no corpo da Nota de Empenho estão apontadas as cotas de liquidação, que poderão ser do mesmo valor das parcelas de desembolso previstas na reserva de recursos.

9. Contrato: os contratos podem ser padronizados de acordo com as naturezas dos objetos a serem contratados.

10. Ordem de Início: a Ordem de Início pode ser padronizada de acordo com a natureza do objeto a ser contratado, devendo ser publicada no DOM - Diário Oficial do Município.

11. Pasta de Obras: deverá ser composta pasta reunindo toda a documentação necessária ao acompanhamento técnico, administrativo e financeiro da execução do período total da obra, incluindo registros fotográficos.

12. Caderno de Obras: deverá ser constituído o Livro de Obras com a itenização das etapas de obra para o acompanhamento do andamento físico dos serviços, podendo ocorrer mudanças nessa itenização, de acordo com o que for estabelecido para os bancos de dados de planos diretores, orçamentos e medições.

13. Solicitação de Termo Aditivo: através de ofício padronizado os termos aditivos devem ser utilizados para aditamentos de prazo e para aditamentos que envolvam serviços.

14. Carta de Advertência: através de ofício padronizado as cartas de advertências para a contratada devem conter justificativa da notificação, solicitação de providências, ciência e resposta, comunicando sobre penalidades previstas.

15. Memorial de Cálculo de Medição: todas as quantidades de serviços medidos devem ser justificadas em memória de cálculo.

16. Planilha de Medição: na medição deverá ser composta uma planilha contendo o código, a descrição, a unidade de medida, a quantidade, o custo unitário, os subtotais anterior, atual e acumulado de cada serviço previsto.

17. Termo de Vistoria do Recebimento Provisório: caberá ao fiscal elaborar Termo de Vistoria para Recebimento Provisório da obra.

18. Termo de Recebimento Provisório: deverá ser lavrado pelo fiscal, com a anuência da Diretoria de Departamento ou instância responsável pela assinatura do contrato.

19. Termo de Vistoria do Recebimento Definitivo: caberá a comissão de recebimento, elaborar Termo de Vistoria para Recebimento Definitivo da obra.

20. Termo de Recebimento Definitivo: deverá ser lavrado pela comissão nomeada, com a anuência da Diretoria de Departamento ou instância responsável pela assinatura do contrato, com posterior publicação no Diário Oficial do Município - DOM.

III - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.