PORTARIA 639/01 - SGP

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE GESTÃO PÚBLICA, usando das atribuições que lhe são conferidas por lei, e

CONSIDERANDO:

o número de irregularidades constatadas nos processos durante sua tramitação pelas unidades da PMSP;

que não devem pairar dúvidas quanto à seqüência de folhas e documentos em processos, bem como quanto à rotina para seu arquivamento;

a competência estabelecida no artigo 46 do Decreto 15.306, de 14 de setembro de 1978;

EXPEDE:

A presente portaria, disciplinando os Capítulos III, IV e VIII do Decreto 15.306, de 14 de setembro de 1978, que dispõem sobre juntada de folhas e documentos, desentranhamento de documentos e arquivamento de processos, respectivamente:

1 - Folha de informação é a impressa em papel timbrado com cabeçalho, podendo ser utilizado o formulário modelo MO-014, ou impresso em microcomputador nos mesmos moldes do formulário, na qual são transcritas informações, cotas, encaminhamentos, pareceres e despachos, pertinentes ao assunto tratado no processo, vedada a utilização de outra folha que não a descrita neste item.

2 - A junção da folha de informação, após a autuação, será feita mediante o completo preenchimento e assinatura do servidor responsável pela juntada, com a sua identificação por carimbo ou datilografia ou manuscrito em letra de forma legível, nos campos impressos, no cabeçalho e no rodapé do verso da folha anterior.

3 - A folha de informação deve ser utilizada na sua totalidade, evitando-se espaços em branco, margens grandes ou aposição de carimbos desnecessários.

4 - Documento é qualquer tipo de papel ou objeto necessário a instrução do processo.

5 - A junção de documentos obedecerá à ordem de apresentação e será precedida de um só termo de juntada, sempre seguida de uma folha de informação.

6 - Feita a juntada de documentos, as informações, pareceres e despachos serão exarados nas folhas de informação que se seguirem, não sendo permitida a colocação de cotas ou informações no verso de documentos.

7 - As unidades que, ao receberem um processo, constatarem erro, falta de folha e irregularidades na sua paginação, deverão devolvê-lo de imediato a unidade remetente para a devida correção.

7.1 - Excepcionalmente, quando a tramitação requerer urgência, a critério da chefia, o processo contendo irregularidades poderá ser recebido, cabendo ao responsável pelo recebimento registrar o acontecido e quais as ocorrências constatadas, em cota na seqüência de folhas.

7.2 - No caso do subitem supra, a numeração da folha a ser juntada deverá obedecer à seqüência correta, interrompendo-se o erro, encaminhando-se o processo para fins de regularização, à unidade que cometeu a irregularidade, antes do seu arquivamento.

8 - É de responsabilidade da chefia atual, ou autoridade de nível hierárquico igual ou superior, a regularização de páginas de processos, cuja assinatura e carimbo sejam de servidores ausentes por qualquer motivo.

9 - A correção de paginação deve ser feita passando-se um traço sobre o número errado e colocando-se o número correto ao lado, com a assinatura e carimbo do servidor que efetuar a correção, corrigindo-se, também, todas as folhas subseqüentes.

9.1 - E vedado escrever sobre o número incorreto rasurando-o ou passar corretivo, bem como utilizar a expressão "digo".

10 - Quanto for necessário desentranhar algum documento de processo ativo, o responsável pelo ato deverá fazer um Termo de Desentranhamento, devidamente assinado, a ser juntado na seqüência de folhas, do qual constará o número do processo, o documento desentranhado e a justificativa, substituindo o original por cópia reprográfica, sem carimbá-la ou renumerá-la.

10.1 - Quando houver no processo outro documento igual, dispensa-se a cópia reprográfica, registrando-se o fato no Termo de Desentranhamento.

10.2 - A entrega de quaisquer documentos será feita mediante recibo do interessado ou de seu procurador, no qual conste o nome, o R.G. ou CPF e a assinatura.

10.3 - A procuração deve ser juntada ao processo, bastando a exibição, em caso de instrumento público, para cópia reprográfica e posterior junção.

11 - Desentranhamento e junção de documentos em processos encerrados são de competência exclusiva do Departamento Administrativo Financeiro - DAF, que serão solicitados pelas unidades interessadas por memorando contendo justificativa.

12 - É vedada a aposição de folhas, carimbos e informações em processos encerrados, quando solicitados pelas unidades para consulta.

13 - A unidade que encaminhar processo à Seção de Encerramento de Processos - DAF.41, deve conferir se os mesmos estão corretamente paginados, providenciando:

a) o encaminhamento ao ARQUIVO (SIMPROC 60 99 99 999), solicitando o arquivamento utilizando a expressão "arquive-se", informando quantas folhas contém o processo, observando, quando for o caso, os desentranhamentos;

b) constatada irregularidade, o processo deverá ser devolvido à unidade que cometeu o erro, para regularização ou justificativa.

14 - São consideradas irregularidades em processos:

a) número da capa não conferir com o conteúdo;

b) falta de folhas;

c) ausência de assinatura e/ou carimbo na junção de folha de informação ou documentos, no Desentranhamento, na Nota Explicativa de Volume, e encaminhamento ao Arquivo;

d) falta do Termo de Desentranhamento;

e) duplicidade de folhas;

f) erro de paginação;

g) ausência de Nota Explicativa na formação de volumes;

h) ausência de Despacho, quantidade de folhas e/ou termo de "arquive-se";

i) ausência de assinatura no termo de "arquive-se".

15 - A unidade que enviar processos para arquivamento deverá ordená-los na mesma seqüência emitida no Protocolo de Encaminhamento.

16 - O processo em trânsito é de responsabilidade da unidade de origem, que deverá acompanhar a sua tramitação pelo SIMPROC, até que seja recebido pela unidade para a qual foi encaminhado.

17 - A Divisão de Arquivo Municipal de Processos - DAF.4 devolverá para a unidade que enviou para ARQUIVO, todos os processos que apresentarem alguma das irregularidades relacionadas no item 14 desta Portaria.

18 - As unidades deverão seguir o cronograma anexo a esta Portaria, para o envio de processos para arquivamento.

19 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Circular 2/DAF.G/96, de 6.11.96.

CRONOGRAMA PARA O ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS

Segunda-feira: RI/RM/TES, SUPEME-21, SAS-GAB, SIS-SPUA, AR-CS, AR-FÓ, AR-LA, AR-MO, AR-VP, DESAT, PROCED, ARS-7, PH-11.

Terça-feira: SEHAB, SEMAB, SMS-GAB, SEME, JUD, SGTI, SEMPLA, AR-AF, AR-PE, AR-ST, SSO, PATR, ARS-4, ARS-5, ARS-10, SJ.

Quarta-feira: RI/RM/TES, SMC, SIURB, PREF-GAB, CORREGEDORIA, SUPEME-2, AR-BT, AR-AD, AR-CL, AR-G, AR-PI, AR-PJ, AR-SM, CONT, SMS-BRIGADEIRO, ARS-6

Quinta-feira: SEHAB, SME, SMT, SIS-AUT, AR-IP, AR-IQ, AR-JA, AR-MP, EDIF, FISC, DESAP, AUD, ARS-2, GCM, ARS-8, ARS-9.

Sexta-feira: RI/RM/TES, SUPEME-21, LIMPURG, DSV, AR-CV, AR-EM, AR-JT, AR-PR, AR-SE, AR-VM, AR-MG, SMMA, SF, ARS-3, PGM.

* AS UNIDADES NÃO MENCIONADAS NESTE CRONOGRAMA TERÃO LIVRE ACESSO SEM DATA DEFINIDA PARA ARQUIVAMENTO.