PORTARIA 524/02 - SGP

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE GESTÃO PÚBLICA , no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei,

CONSIDERANDO o atual processo de desconcentração de atividades técnico-administrativas, na área de Recursos Humanos, e a necessidade de fornecimento de informação;

CONSIDERANDO a necessidade imperiosa de racionalização das atividades e otimização dos recursos humanos, visando a prestação de serviços de qualidade;

CONSIDERANDO o Decreto 41.762, de 07 de março de 2002, que dispõe sobre o estabelecimento de normas e diretrizes para processamento da transferência dos prontuários para as Secretarias Municipais e Órgãos Equiparados, inclusive quanto às condições de guarda e conservação dos prontuários,

ESTABELECE:

Artigo 1° - A transferência da responsabilidade pela guarda, manutenção e controle dos prontuários dos servidores da Administração Direta do Município de São Paulo dar-se-á de forma gradativa, mediante a edição de portarias intersecretariais específicas firmadas entre a Secretaria Municipal de Gestão Pública e as demais Pastas ou Órgãos Equiparados.

Artigo 2° - A Divisão de Ingresso e Controle de Quadros - DRH-1, do Departamento de Recursos Humanos - DRH, da Secretaria Municipal de Gestão Pública - SGP, cientificará as Secretarias ou Órgãos Equiparados sobre a estimativa dos seguintes dados: quantidade de prontuários de seus servidores (ativos, aposentados, falecidos e ex - servidores), área necessária para instalação dos serviços em metros quadrados (m2), bem como quantidade de estantes para arquivamento das pastas e de equipamentos, com a devida antecedência.

Parágrafo 1° - De posse dos dados, a Secretaria deverá preparar o local e adequá-lo para a acomodação dos prontuários dos servidores a ela vinculados.

Parágrafo 2° - O agendamento de treinamento e da data de transferência dos prontuários será acordado previamente entre o Departamento de Recursos Humanos - DRH/SGP, Secretaria ou Órgãos Equiparados.

Artigo 3° - A responsabilidade pela conferência, retirada, transporte e armazenamento dos prontuários será de cada Secretaria ou Órgão Equiparado.

Parágrafo 1° - Após a conferência, os prontuários serão amarrados em lotes devidamente identificados e numerados, para retirada pela respectiva Secretaria.

Parágrafo 2° - O transporte deverá ocorrer preferentemente em veículo fechado, ou de outro modelo, adotadas medidas de segurança e de cuidados necessários para preservar a integridade física dos prontuários, para se evitar qualquer extravio dos mesmos.

Artigo 4° - Fica a cargo de cada Secretaria consultar a Companhia de Engenharia de Tráfego quanto aos horários de liberação de trânsito, bem como critérios de carga e descarga no local.

Artigo 5° -Entende-se por guarda e conservação do prontuário, o gerenciamento, a manutenção e anexação da documentação em pastas adequadas, visando a sua integridade física.

Parágrafo único - Por se tratar de um arquivo de documentos, a Secretaria receptora deverá adotar alguns cuidados para o arquivamento dos prontuários, especialmente no que se refere aos aspectos de segurança, ergonomia e manutenção, obedecendo às normas vigentes e os seguintes procedimentos gerais:

1 - Segurança e ergonomia

a) O peso do material armazenado não poderá exceder a capacidade de carga calculada para o piso;

b) As prateleiras deverão estar dispostas de forma a evitar obstrução de portas, equipamentos contra incêndio, saídas de emergência, ou prejudicar a ventilação, iluminação e o trânsito;

c) As prateleiras deverão ficar afastadas das estruturas laterais do prédio a uma distância de pelo menos cinqüenta centímetros (50cm), a fim de não forçar a estrutura do edifício. A mesma distância deverá ser observada do topo de armazenamento ao teto;

d) Deverá ser reservado um espaço de aproximadamente vinte centímetros (20 cm) entre o piso e a primeira prateleira de baixo para cima;

e) A distância mínima entre as prateleiras deverá ser de um metro e vinte centímetros (1,20 m);

f) Todas as prateleiras deverão ser "travadas" de modo a evitar tombamento;

g) A colocação dos prontuários nas prateleiras deverá ocorrer no sentido de cima para baixo;

h) Os prontuários devem ser acomodados verticalmente nas prateleiras, e em ordem crescente de registro funcional.

2 - Manutenção Física dos prontuários

a) Limpeza das estantes;

b) Limpeza diária no setor utilizando aspirador de pó;

c) Higienização periódica a ser estabelecida pelo setor, com a retirada dos prontuários das prateleiras para limpeza;

d) Pesagem dos prontuários;

- O controle do peso dos prontuários, que se encontram em uma mesma prateleira, deverá ser feito pelos servidores que trabalham no setor, de modo a garantir o máximo de peso para cada estante;

e) Vistorias periódicas

- Elaborar programa periódico, a serem feitas pelos servidores do setor, para inspeção dos corpos das estantes, com o intuito de verificar possíveis deformações;

f) Revisões periódicas nas numerações a ser feita pelos servidores do setor de prontuário;

g) Troca de capas dos prontuários dilacerados sempre que necessário.

3 - Manutenção Funcional do Prontuário

3.1 - Manutenção funcional do prontuário é anexar, averbar os documentos de toda e qualquer alteração na vida funcional do servidor, bem como de montar prontuários de servidores novos;

3.2 - Anexar é colocar no prontuário do servidor os documentos que fazem parte da sua vida funcional;

3.3 - Averbar é anotar no prontuário do servidor as decisões dos atos administrativos e judiciais que ocorrerem;

3.4 - Montar prontuário é proceder à abertura de pasta própria com toda documentação de ingresso, identificada pelo número do Registro Funcional do servidor;

3.5 - A Unidade de Recursos Humanos e/ou a Unidade de Pessoal será responsável pela montagem, anexação, averbação de documentos no prontuário do servidor lotado na Secretaria.

4 - Movimentação do Prontuário

4.1- Física

4.1.1 - Interna: Remoção de uma unidade para outra no âmbito da Secretaria Quando se tratar de remoção interna, o prontuário do servidor somente deverá ser encaminhado se for o caso.

4.1.2 - Externa: Movimentação de uma Secretaria para outra, ingresso de ex-servidor e/ou aposentado em nova Secretaria.

4.2 - A Unidade de Recursos Humanos e ou Unidade de Pessoal será responsável pelo encaminhamento do prontuário do servidor para a Nova Secretaria devidamente atualizado com emissão de Relatório para protocolo de remessa e recebimento.

4.3 - Sistêmica

4.3.1. - Os prontuários somente poderão ser movimentados para requisição, prorrogação, devolução e transferência física por meio do Sistema Informatizado de Movimentação de Prontuários -SIMP.

4.3.2 - Competirá as Secretarias e Órgãos Equiparados o gerenciamento da movimentação dos prontuários sob a sua custódia por intermédio do SIMP e ao Departamento de Recursos Humanos - DRH/SGP, a responsabilidade pelo assessoramento as mesmas e o gerenciamento das ocorrências do SIMP.

4.3.3 - Caberá a Companhia de Processamento de Dados - PRODAM fornecer o suporte e a manutenção do Sistema Informatizado de Movimentação de Prontuários - SIMP.

5 - Informações Funcionais

5.1- A Unidade de Recursos Humanos e/ou Unidade de Pessoal será responsável pela prestação de informações administrativas em geral com fornecimento de provas documentais sempre que a situação e os Órgãos Competentes determinarem.

5.2 - A Unidade de Recursos Humanos e ou/Unidade de Pessoal será responsável pela prestação das informações no prazo estabelecido pelos Órgãos Competentes.

6 - A Unidade de Recursos Humanos e ou/Unidade de Pessoal será responsável pela expedição da Certidão Funcional para os servidores ativos, inativos, ex-servidores lotados na Secretaria, inclusive de seus pensionistas.

7. - Cartelas de Pagamento

É a denominação dada a cheques numerários (demonstrativo de pagamento), os quais demonstram os códigos de vencimentos, descontos de servidores, desde ingresso na PMSP até agosto/1976 (véspera da implantação do Sistema de Folha de Pagamento - FOPAG).

Concomitantemente e na forma estabelecida nesta Portaria, a Divisão Técnica de Pagamento - DRH-2 disponibilizará as cartelas para as Secretarias Municipais e Órgãos Equiparados.

Art.º 6º - O Anexo Único, é parte integrante desta Portaria na forma prevista do art.º 3º item II do Decreto 41.762, de 07 de março de 2002.

Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Anexo Único da Portaria 524/2002/SGP

RELAÇÃO DOS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA ANEXAÇÃO NO PRONTUÁRIO DO SERVIDOR, DE ACORDO COM A SITUAÇÃO FUNCIONAL

Ingresso (categoria): efetivo, cargo em comissão, contratado

. Cópia autenticada de RG,CIC, CPF, PIS/PASEP, Título de Eleitor, Comprovante de Votação, Carteira de Reservista, Habilitação/Experiência, Certidão de Casamento

. Título de nomeação(efetivo, comissão, acesso)

. Termo de Posse

. Declaração para Ingresso no Serviço Público - DISP e Declaração de Alteração da Situação Funcional - DASF

. Laudo Médico

. Início de Exercício

. Termo de Contrato

. Expediente de Acúmulo de Cargos (quando houver)

Reingresso (somente nos casos de): reintegração, anistia, reversão ex-officio

- Título de Reintegração

- Portaria de Reingresso

- Portaria de Reversão ex-officio

- Declaração para Ingresso no Serviço Público - DISP

- Comprovante de votação

- Início de Exercício

Quando ocorrer alteração na vida funcional do servidor

. Termo de Aditamento de Contrato

. Expediente de Acúmulo de Cargos

. Requerimento de Movimentação de Pessoal

. Portaria de Ato de Insubsistência ou anulação

. Apostilas

. Portaria/Expediente de designação/substituição

. Portaria de Atribuição de Função

. Portaria de cessação de efeitos

. Cópia de Acórdão Judicial para efeitos de apostila quando necessário

. Título Assecuratório de Direitos

. Portaria de afastamento para outros órgãos públicos

. Portaria de Prorrogação de afastamento para outros órgãos públicos

. Portaria de cessação de efeitos de afastamento para outros órgãos públicos

. Freqüência fornecida pelos órgãos de afastamento

. Portaria de Afastamento ( Congresso, Cursos, etc...)

. Portaria de Afastamento para exercer Atividades Técnico Educacionais

. Expediente de Licença para tratar de assuntos particulares

. Cópia do Despacho (PA) para cumprir serviços obrigatórios por lei

. Expediente de licença para funcionária casada com funcionário público civil ou

militar

. Expediente de Licença Adoção/Guarda de Menor

. Memorando de reassunção (processo de faltas, licença s/vencimentos)

Formulários para levantamento de Vantagens

.Cópia de contagem de tempo

. Expediente de Gratificação de Gabinete

. Gratificação Serviço Noturno

. Termo de opção de jornada de trabalho

. Adicional de Insalubridade

. Expediente de Licença Prêmio

. Expediente Salário Família

. Expediente Salário Esposa

. Expediente de Hora Extra

. Expediente de Serviços Extraordinário

. Expediente de Autorização para residir fora do município

. Expediente de Averbação de Férias em dobro

. Expediente de Averbação de Licença Prêmio em dobro

DESLIGAMENTO:

Exoneração/dispensa/rescisão a pedido: Requerimento

. Cargo em comissão: Portaria

. Procedimentos disciplinares: Portaria de demissão/exoneração/dispensa

. Título de Aposentadoria

. Portaria de Cassação da Aposentadoria

. Certidão de Óbito

. Portaria de Declaração de Cargo Vago

Diversos

. Cópia - Certidão Funcional

. Averbação extra - municipal - cópia do despacho e da Certidão do INSS

. Cópia - Ofício do INSS

. Gratificação de Gabinete - cópia de despacho

. Gratificação de Função - cópia de despacho

. Termo de Opção - Quadro dos Profissionais do Município - QP

. Cópia de informação, quando for de retificação

. Licença Médica - Pessoa da família

. Licença Médica - Compulsória

. Licença Médica - por acidente

. Comunicação de Acidente Pessoal - Alta Médica - CAP

. Licença Médica - Gestante

. Licença Médica - servidor ( afastado p/outro órgão público)

. Cópia - Ofício do Poder Judiciário

. Cópia da Portaria - Processo de faltas

. Cópia da informação onde conste o resumo do decidido no Inquérito Administrativo

. Cópia do Relatório de aposentadoria para análise do TCMSP

. Cópia da Decisão do Egrégio TCMSP- Aposentadoria

. Cópia do Laudo Médico de Readaptação Funcional

. Cópia da Ficha de Avaliação de Desempenho

. Relatório do Programa de Reaproveitamento de Pessoal (PRP)

. Cópia do despacho do recurso de promoção por merecimento e antiguidade

. Cópia do despacho averbado (promoção)

. Requerimento de retratação do pedido de desligamento

. Cópia de alteração de Conta Corr