PORTARIA 513/02 - SGP

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE GESTÃO PÚBLICA usando das atribuições que lhe são conferidas por lei, e

CONSIDERANDO:

* as irregularidades constatadas nos processos durante sua tramitação pelas diversas Unidades da PMSP.

* que não devem pairar duvidas quanto à seqüência de folhas e documentos em processos, bem como quanto à rotina para seu arquivamento;

* a competência estabelecida no artigo 46 do Decreto 15.306 de 14 de setembro de 1978;

EXPEDE:

A presente portaria, disciplinando os Capítulo III, IV e VIII do decreto 15.306 de 14.09.78 que dispõem sobre juntada de folhas de informação e documentos; desentranhamento de documentos e arquivamento de processos, respectivamente:

1. - Folha de informação é a impressa com papel timbrado com cabeçalho, podendo ser utilizado o formulário modelo MO-014, ou impresso em microcomputador nos mesmos moldes do formulário, na qual são transcritas informações, cotas, encaminhamentos, pareceres e despachos, pertinentes ao assunto tratado no processo, vedada a utilização de outra folha que não a descrita neste item.

2. - A junção de folha de informação, após a autuação, será feita mediante o completo preenchimento, assinatura do servidor responsável pela juntada, com sua identificação por carimbo, datilografia ou manuscrito em letra legível, nos campos impressos, no cabeçalho e no rodapé do verso da folha anterior

3. - A folha de informação deve ser utilizada na sua totalidade, evitando-se espaços em branco, margens grandes ou aposição de carimbos desnecessários.

4. - Documento é qualquer tipo de papel ou objeto, necessário à instrução do processo.

5. - A junção de documentos obedecerá a ordem de apresentação e será precedida de um só termo de juntada, sempre seguida de uma folha de informação.

6. - Feita a juntada de documentos, as informações, pareceres e despachos serão exarados nas folhas de informação que se seguirem, não sendo permitida a colocação de cotas ou informações no verso de documentos.

7. - As unidades que, ao receberem um processo, constatarem erro, falta de folha e irregularidades na sua paginação, deverão devolvê-lo de imediato à unidade remetente para a devida correção.

7.1. Excepcionalmente, quando a tramitação requerer urgência, a critério da chefia, o processo contendo irregularidades poderá ser recebido, cabendo ao responsável pelo recebimento registrar o acontecido e quais as ocorrências constatadas, em cota na seqüência de folhas.

7.2. No caso do subitem supra, a numeração da folha a ser juntada deverá obedecer a seqüência correta, interrompendo-se o erro, encaminhando-se o processo para fins de regularização, à unidade que cometeu a irregularidade, antes do seu arquivamento.

8. - São consideradas irregularidades em processos:

a) Número da capa não conferir com o conteúdo;

b) falta de folha;

c) ausência de assinatura nas cotas e encaminhamentos;

d) ausência de assinatura e/ou carimbo na Junção de folha de informação ou documentos, no Desentranhamento, na Nota Explicativa de Volume e no encaminhamento ao Arquivo;

e) falta do Termo de Desentranhamento;

f) duplicidade de folhas;

g) erro de paginação;

h) ausência da Nota Explicativa na formação de volumes;

i) ausência de despacho, quantidade de folhas e termos de regularidade e de "arquive-se" no encaminhamento ao DAF-41;

9. - É de responsabilidade da chefia atual, ou autoridade de nível hierárquico igual ou superior, a regularização de páginas de processos, cuja assinatura e carimbo sejam de servidores ausentes por qualquer motivo

10. - A correção de paginação deve ser feita passando-se um traço sobre o número errado e colocando-se o número correto ao lado, com a assinatura e carimbo do servidor que efetuar a correção, corrigindo-se, também, todas as folhas subsequentes.

10.1. É vedado escrever sobre o número incorreto rasurando-o, ou passar corretivo, bem como utilizar a expressão "digo".

11. - Quando for necessário desentranhar algum documento de processo ativo, o responsável pelo ato deverá fazer um Termo de Desentranhamento, devidamente assinado, a ser aposto na seqüência de folhas, do qual constará o número do processo, qual documento está sendo desentranhado, e a justificativa, substituindo o original por cópia reprografica, sem carimbá-la ou renumera-la.

11.1. Quando houver no processo outro documento igual, dispensa-se a colocação de cópia reprográfica, registrado-se o fato no Termo de Desentranhamento.

11.2. A entrega de quaisquer documentos será feita mediante recibo do interessado, mandatário ou seu representante com poderes especiais no qual conste o nome, o RG ou CPF e a assinatura.

11.3. A prova de qualidade de interessado, mandatário ou representante far-se-á pela juntada de documento comprobatório. Tratando-se de procuração por instrumento público bastará a simples exibição, para cópia reprográfica e posterior junção ao processo.

12. - Desentranhamento e junção de documentos em processos encerrados, são competência exclusiva do Departamento Administrativo Financeiro - DAF, que serão solicitados pelas unidades interessadas por memorando contendo justificativa.

13. - É vedada a aposição de folhas, carimbos e informações em processos encerrados, quando solicitados pelas unidades para consulta.

14. - A unidade ao encaminhar processos à Seção de Encerramento de Processos - DAF-41, deve conferir no ato se os mesmos estão regulares quanto a paginação providenciando o encaminhamento através do SIMPROC 60 99 99 999, utilizando a expressão "arquive-se", informando o total de folhas observando, quando for o caso, os desentranhamentos; e se o processo está corretamente paginado.

15. - A unidade que enviar processos para arquivamento, deverá ordená-los na mesma seqüência emitida no Protocolo de Encaminhamento emitido pelo SIMPROC, sendo que cada protocolo deverá conter no máximo 16 processos.

16. - Cabe a unidade que encaminhar o processo para DAF-41, verificar se o mesmo encontra-se regularizado, nos termos desta Portaria, devolvendo os irregulares para correção.

17. - O DAF-41, não receberá para arquivamento, processos que não tenham as informações de acordo com o item 14 desta Portaria.

18. - As unidades deverão seguir o cronograma anexo a esta Portaria, para envio de processos para arquivamento.

19. - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições contrárias em especial a Portaria 639/SGP-G/2001 de 06.11.01.

Anexo à Portaria 513/02 - SGP

CRONOGRAMA PARA O ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS

Segunda-feira: RI/RM/TES, SUPEME-21, SAS-GAB, SMSP-SPUA, SP-CS, SP-FÓ, SP-LA, SP-MO, SP-VP, DESAT, PROCED, ARS-7, PH-11.

Terça-feira: SEHAB, SEMAB, SMS-GAB, SEME, JUD, SGTI, SEMPLA, SP-AF, SP-PE, SP-ST, SSO, PATR, ARS-4, ARS-5, ARS-10, SJ.

Quarta-feira: RI/RM/TES, SMC, SIURB, PREF-GAB, SMSU, SUPEME-2, SP-BT, SP-AD, SP-CL, SP-G, SP-PI, SP-PJ, SP-SM, CONT, SMS-BRIGADEIRO, ARS-6

Quinta-feira: SEHAB, SME, SMT, SMSP-AUT, SP-IP, SP-IQ, SP-JA, SP-MP, EDIF, FISC, DESAP, AUD, ARS-2, GCM, ARS-8, ARS-9.

Sexta-feira: RI/RM/TES, SUPEME-21, LIMPURB, DSV, SP-CV, SP-EM, SP-JT, SP-PR, SP-SE, SP-VM, SP-MG, SMMA, SF, ARS-3, PGM.

* AS UNIDADES NÃO MENCIONADAS NESTE CRONOGRAMA TERÃO LIVRE ACESSO SEM DATA DEFINIDA PARA ARQUIVAMENTO.