PORTARIA SF nº 032/2001

Dispõe sobre procedimentos para realização de despesas através do Regime de Adiantamento.

O SECRETÁRIO DE FINANÇAS E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO, no uso de suas atribuições legais e, considerando o disposto no artigo 21 do Decreto nº 40.533 de 08 de maio de 2001,

R E S O L V E:

1 - DA FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO

1.1. Os processos especiais de Adiantamento Bancário e sua prestação de contas e de Adiantamento Direto e sua prestação de contas, serão formalizados e instruídos pela Unidade Orçamentária, devendo onerar, por atividade específica, o elemento de despesa 3132 - Outros Serviços e Encargos e, excepcionalmente, o 3259 - Outras Transferências à Pessoas, observadas ainda, as normas do Decreto nº 23.639, de 24 de março de 1987.

1.1.1. Ao instruir o processo, o Titular da Unidade Orçamentária deverá definir e justificar o objeto da despesa, juntando, quando for o caso, os documentos necessários.

1.1.2. Quando houver qualquer alteração relativa à designações, substituições, delegações ou nomeações de Titular de Unidade Orçamentária, deverá ser juntada ao processo, cópia da publicação feita no Diário Oficial do Município.

2 - DA TRAMITAÇÃO DO PROCESSO

2.1. O adiantamento bancário fundamentado nos incisos I, II e III e o adiantamento direto fundamentado nos incisos IV a X do artigo 2º da Lei nº 10.513, de 11 de maio de 1988 seguirão a seguinte tramitação:

2.1.1. Após a formalização, o processo será encaminhado ao controle interno da Secretaria, exercido pela Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos, que o analisará sob o aspecto formal e legal, retornando-o à Unidade interessada informando que o mesmo encontra-se em condições para a emissão dos documentos contábeis e encaminhamento ao Departamento do Tesouro - TES, utilizando-se do Anexo 1 - "Liberação de Adiantamento".

2.1.2. A emissão dos documentos, a que se refere o subitem anterior, poderá, a critério de cada órgão, ser efetuada pelo controle interno da Secretaria.

2.1.3. Os casos que requeiram extrema urgência para o recebimento do numerário a ser despendido, deverão ser encaminhados ao Controle Interno da Secretaria com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas, devidamente formalizados.

2.1.4. Nos casos referidos no subitem anterior as Unidades interessadas deverão entrar em contato com o Departamento do Tesouro - TES, no sentido de reservar o respectivo valor, bem como solicitar a liberação do pagamento com a urgência que se fizer necessária.

2.2. O Departamento do Tesouro - TES efetuará o pagamento, juntará o respectivo comprovante e devolverá o processo à Unidade Orçamentária de origem.

2.3. Após a realização da despesa, a Unidade Orçamentária juntará os documentos comprobatórios e apensará os formulários exigidos para prestação de contas, encaminhando o processo ao controle interno da Secretaria dentro do prazo estabelecido nesta portaria.

2.4. A Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos, constituída nos termos do parágrafo único do artigo 14 do Decreto nº 40.533/01, após a adoção das medidas de sua competência, submeterá a prestação de contas à apreciação do Secretário de sua pasta ou, nos casos previstos nos incisos I e II do artigo 16 do mesmo Decreto, ao Secretário Municipal competente, dentro do prazo estabelecido nesta portaria.

2.4.1. A Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos deverá juntar aos processos, despacho de aprovação do Secretário, referenciando a ata do parecer técnico conclusivo.

2.5. Apreciada a prestação de contas de acordo com o disposto no artigo 16 do Decreto nº 40.533/01, o Secretário Municipal competente encaminhará o processo ao Tribunal de Contas do Município de São Paulo.

2.6. Após aprovação da prestação de contas pelo Tribunal de Contas do Município de São Paulo, o processo será devolvido ao Controle Interno do Gabinete do Órgão, que o encaminhará à Seção de Encerramento de Processo - DAF 41.

3 - DA CONTA BANCÁRIA

3.1. O cheque recebido a título de adiantamento deverá ser, de imediato, depositado em conta corrente de instituição financeira conveniada com a Prefeitura, que não poderá ser utilizada para qualquer outra finalidade, e que será aberta da seguinte forma:

- PMSP acrescido do Nome do Responsável pelo Adiantamento

3.1.1. Excetuam-se do disposto no subitem anterior os casos em que houver necessidade do uso imediato do montante global do numerário, desde que devidamente justificado.

3.1.2. As contas bancárias que já se encontram abertas nos moldes da Portaria S.F. n° 1.204/93 poderão ser mantidas da forma como estão.

3.2. A conta corrente a que se refere o subitem 3.1 deverá ser distinta para cada forma de adiantamento e aberta mediante requisição do Titular da Unidade Orçamentária dirigida à agência ou posto de serviço da instituição financeira.

3.2.1. Não será permitida, em qualquer hipótese, abertura de conta conjunta para movimentação do adiantamento.

3.2.2. Fica sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas decorrentes de eventuais cheques emitidos em desacordo com a legislação que rege a matéria.

3.2.3. Os saques deverão ser feitos proporcionalmente a sua utilização, excetuando-se os casos em que houver necessidade do uso imediato e total do valor do adiantamento.

3.3. Em caso de afastamento permanente do responsável pelo adiantamento, o Titular da Unidade Orçamentária solicitará, junto à Instituição Financeira, a emissão de cheque administrativo correspondente ao saldo apurado através de conciliação para fins de recolhimento, bem como o encerramento da conta corrente.

3.4. Poderão ser consideradas como despesas as tarifas de serviços prestados pelas instituições financeiras, decorrentes da movimentação regular dos recursos do adiantamento.

4 - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

4.1. Para a instrução dos processos de prestação de contas são necessários os documentos a seguir:

a) notas fiscais de compra, com preço total expresso, contendo, ainda, quantidade, discriminação e preço unitário das mercadorias, ficando dispensados estes dados, no corpo da nota, quando se tratar de notas fiscais simplificadas e despesas com refeições e combustíveis;

b) notas fiscais de prestação de serviços;

c) recibos de quitação das despesas, fornecidos pelas firmas, devendo constar identificação padronizada do CNPJ, carimbo identificador da firma, data e assinatura do preposto;

d) notas fiscais, devidamente quitadas, contendo aposição de carimbo identificador da firma, bem como a data e a assinatura do preposto;

e) notas fiscais ao consumidor, notas fiscais de microempresas, notas fiscais simplificadas e cupons fiscais, ficando estes documentos dispensados de quitação;

f) recibos de serviços prestados por pessoas não estabelecidas, com indicação do nome, endereço e documento de identificação, bem como comprovante da importância retida a título de Imposto de Renda e Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, quando for o caso;

g) relação de despesas com condução, contendo indicação do nome do servidor, valor mensal "per capita", assinatura e total despendido;

h) relação de cheques emitidos;

i) extrato bancário e cheques cancelados;

j) guia de recolhimento mod. 12-B do Imposto de Renda retido na fonte, se houver, devidamente autenticada pelo Departamento do Tesouro - TES;

k) guia de recolhimento da previdência social, se houver, devidamente autenticada por agência bancária;

l) guia de recolhimento mod. 12-B do saldo não utilizado do adiantamento, devidamente autenticada pelo Departamento do Tesouro - TES;

m) outras guias de recolhimento, quando houver;

n) Nota(s) de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis, quando for o caso;

o) Documentos do Sistema de Execução Orçamentária - S.E.O. pertinente, no caso de cancelamento e ajuste contábil.

p) passagem (aérea, rodoviária, ferroviária) ou do recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial;

4.2. Para fins de uniformidade na instrução dos processos de prestação de contas, deverão ser utilizados Anexos específicos observando a ordem numérica e seguindo o roteiro abaixo:

a) Anexo 2 - "Documentos Fiscais e Legais", colar pela extremidade esquerda notas fiscais, cupons fiscais, recibos de quitação e demais comprovantes de despesas, discriminando e justificando detalhadamente a despesa, inclusive especificando sua utilização.

b) Anexo 3 - "Despesas com Condução", relacionar as despesas por servidor;

c) Anexo 4 - "Resumo das Despesas", relacionar as despesas, classificando-as por tipo;

d) Anexo 5 - "Cheques Emitidos", relacionar os cheques emitidos em ordem cronológica e numérica, inclusive os cancelados.

e) juntar, como folhas do processo, os demais documentos referidos no item 4.1 desta Portaria;

f) apensar a(s) Nota(s) de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis;

g) apensar as planilhas do Sistema de Execução Orçamentária - S.E.O. pertinentes, no caso de cancelamento e ajuste contábil.

4.3. Na utilização dos Anexos desta Portaria deverão ser observadas as disposições específicas neles contidas.

4.4. Quando a despesa estiver relacionada a bens patrimoniais móveis, deverá ser informado o número da chapa de identificação ou do documento que comprove sua incorporação.

4.5. Quando a matéria estiver relacionada com moeda estrangeira, deverá ser juntado ao processo, informativo contendo a divulgação do valor do câmbio oficial da data da despesa, bem como o da data na qual foi efetuado o recolhimento do saldo não utilizado, se houver.

5 - DOS PRAZOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS

5.1. O prazo para prestação de contas, bem como para ajuste contábil, se houver, é de 20 (vinte) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.

5.2. O prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado é de, no máximo, 10 (dez) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.

5.3. Quando a prestação de contas não estiver em consonância com as normas legais, a Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos retornará o processo à Unidade Orçamentária, a fim de que o responsável pelo adiantamento o regularize no prazo de 20 (vinte) dias corridos, contados da data do recebimento do processo em seu Protocolo.

5.4. Em havendo necessidade de novas devoluções do processo, a Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos da Secretaria fixará prazo para o seu retorno.

5.5. A Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos submeterá a prestação de contas à apreciação e deliberação do Secretário Municipal competente no prazo de 90 (noventa) dias corridos, contados do recebimento do processo.

5.6. Toda vez que o processo de prestação de contas retornar à Unidade Orçamentária para regularização, ou tramitar por outras Unidades para providências pertinentes ao processo, o prazo de que trata o subitem anterior terá efeito suspensivo.

5.7. O prazo previsto no subitem 5.5 poderá, desde que devidamente justificado, ser prorrogado por mais 60 (sessenta) dias por decisão do Secretário Municipal competente.

6 - DO EXAME DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

6.1. A Comissão Permanente de Controle de Adiantamento analisará, utilizando-se do Anexo 6 - Análise da Prestação de Contas, as prestações de contas sob os aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à legislação, legitimidade dos documentos, justificação da despesa e conformidade com a dotação onerada, lavrando ata com parecer técnico conclusivo das prestações de contas examinadas.

7 - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

7.1. Todos os comprovantes devem ser emitidos em nome da Unidade Orçamentária ou, se for o caso, da Unidade de Serviço de Natureza Operacional que realizou as despesas, precedido da sigla "PMSP".

7.2. Os comprovantes da participação de servidores em cursos ou congressos serão, obrigatória e oportunamente, juntados ao processo de prestação de contas.

7.3. Os documentos inerentes à prestação de contas não devem conter rasuras, erros ou emendas.

7.4. Serão glosadas as despesas:

7.4.1. não comprovadas com as primeiras vias dos documentos;

7.4.2. comprovadas por meio de cópias reprográficas;

7.4.3. pagas antes do recebimento do numerário;

7.4.4. realizadas ou quitadas em período diferente do fixado no adiantamento.

7.5. Excetuam-se do disposto nos subitens 7.4.1. e 7.4.2. documentos expedidos pelos órgãos da Administração Pública.

7.6. Os comprovantes de despesas que instruirão a prestação de contas deverão conter, no verso, termo de recebimento, carimbo e assinatura do servidor que recebeu o material ou atestou a execução do serviço.

7.7. O Anexo 4 - Resumo das Despesas deverá conter obrigatoriamente a assinatura sobre carimbo do responsável pelo adiantamento e do Titular da Unidade Orçamentária.

7.8. Em caso de impedimento, por qualquer motivo, do servidor responsável pelo adiantamento, deverão ser adotadas, de imediato, as seguintes medidas:

7.8.1. encerramento do processo, no caso do numerário ainda não ter sido recebido.

7.8.2. prestação de contas, no caso do numerário ter sido recebido.

8 - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

8.1. Quando as regularizações solicitadas pela Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos não forem plenamente atendidas ou justificadas, o processo de prestação de contas será encaminhado aos Secretários Municipais para que determinem as medidas cabíveis no cumprimento da legislação para a conseqüente aprovação da prestação de contas.

8.2. O não atendimento aos prazos fixados nesta Portaria, implicará em representação do controle interno da Secretaria ao Secretário da respectiva Pasta.

8.3. Os Anexos 1 a 6 são de uso obrigatório por todas as Unidades, não podendo sofrer qualquer tipo de alteração.

8.4. Os Anexos a que se refere esta portaria serão distribuídos pela Seção de Impressos Fazendários - CONT 44, até que se esgotem os estoques existentes, e posteriormente os mesmos deverão ser providenciado pela própria Unidade.

8.5. Aplicar-se-ão as disposições contidas no Decreto nº 31.503 de 05 de maio de 1992 ou outro que o venha substituir, quando:

8.5.1. tiver sido ultrapassado o prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido recolhido (10º dia após o período de realização da despesa).

8.5.2. tiver sido realizada despesa não cabível no Regime de Adiantamento e que não justifique o interesse público , sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa.

8.5.3. tiver sido adquirida moeda estrangeira além da quantia autorizada, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi efetuada a aquisição.

8.5.4. tiver sido realizada despesa sujeita à glosa, discriminada no subitem 7.4, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa.

8.5.5 - tiver sido adquirido material que conste na lista de DEMAT, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa.

8.5.6 - o saldo eventualmente não utilizado tiver sido recolhido a menor, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido efetuado o recolhimento (10º dia após o período de realização da despesa).

8.6 - Os recolhimentos de que trata o subitem 8.5 deverão ser efetuados através de Guia de Arrecadação - modelo 99-T, código 394 - Eventuais Diversos.

9 - Todos os adiantamentos processados por CONT. 3 até a data da publicação desta portaria terão suas prestações de contas analisadas pelo Departamento da Contadoria.

10 - Dúvidas e casos omissos serão resolvidos pelo Secretário de Finanças e Desenvolvimento Econômico.

11 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial, as Portarias SF nº 1.204, de 23 de novembro de 1993 e a nº 1.402, de 15 de dezembro de 1993.

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