PORTARIA 223/04 - SMS

GONZALO VECINA NETO, Secretário Municipal de Saúde de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela legislação em vigor, e visando normatizar a gestão de projetos de cooperação técnica internacional,

RESOLVE:

I - Aprovar o Regulamento da Gestão e Operacionalidade dos Projetos de Cooperação e Assistência Técnica Internacional efetivados com a UNESCO, na forma do Anexo Único a esta Portaria.

II - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

ANEXO ÚNICO

REGULAMENTO DA GESTÃO E OPERACIONALIDADE DOS PROJETOS DE COOPERAÇÃO E ASSISTÊNCIA TÉCNICA INTERNACIONAL

TÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º - A Cooperação e Assistência Técnica Internacional foi firmada por meio de Acordos Básicos de Cooperação Técnica com a UNESCO através dos projetos "Reduzindo as DSTs do Município de São Paulo - AIDS-SP" - AIDS, em vigor até 31/12/06; "Atenção Básica" - PSF, também em vigor até 31/12/06; e "Fortalecimento Institucional da Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo para Execução da Gestão Plena" - FGP, com vigência de 19/03/04 a 18/03/08.

Art. 2º - Para fins deste Regulamento, considera-se:

1 - Documento do Projeto ou PRODOC - documento que estabelece a concepção, finalidades, objetivos, resultados e plano básico das ações previstas pelo instrumento legal que regula a parceria;

2 - Agência Executora do Projeto - a Secretaria Municipal de Saúde órgão responsável pela execução do projeto, conforme definido pelo instrumento regulador da cooperação;

3 - Plano de Ação Trimestral - instrumento de planejamento das atividades e procedimentos, concebido pela UNESCO, que permite o planejamento, desenvolvimento, acompanhamento e avaliação das ações do projeto;

4 - Unidade Gestora dos Projetos - UGP - subordinada ao Gabinete do Secretário Municipal de Saúde, responsável pela coordenação unificada dos Projetos de Cooperação Técnica firmados com a UNESCO explicitados no Art. 1º, supra;

5 - Gestor - responsável pela Unidade Gestora de Projetos - UGP que executa a coordenação geral dos projetos;

6 - Coordenação Técnica do Projeto - subordinada à Unidade Gestora dos Projetos - UGP- responsável pela execução técnica do projeto pertinente, no âmbito da Secretaria Municipal de Saúde;

7 - Coordenação Executiva Administrativa - subordinada à Unidade Gestora dos Projetos -UGP- responsável pela viabilização administrativa dos projetos de Cooperação Técnica fornecendo o suporte necessário às Coordenações Técnicas;

8 - Cadastrador - técnico responsável pela conferência de documentos e entrada de dados no sistema informatizado, de acordo com as normas estabelecidas da UNESCO;

9 - Certificador - técnico responsável pela validação de dados introduzidos no Sistema Informatizado pelo cadastrador e em consonância com as normas estabelecidas pela UNESCO;

10 - Autorizador - técnico responsável pela definição das providências necessárias para a gestão administrativa-financeira dos Projetos, solicitação e aplicação de recursos e validação de documentos e informações fornecidas à UNESCO.

TÍTULO II - DA GESTÃO E DO CONTROLE

Art. 3º - A Unidade Gestora de Projetos - UGP promoverá a harmonização, padronização e unificação de procedimentos operacionais a partir da análise do conjunto das ações administrativas adotadas no desenvolvimento de cada Projeto.

Art. 4º - As informações sobre a execução dos Projetos ficarão armazenadas em banco de dados unificado, localizado na Unidade Gestora de Projetos, assegurando aos Coordenadores Técnicos e Administrativo, à UNESCO e aos órgãos de controle interno da Secretaria Municipal de Saúde o acesso, em tempo real, a todos os atos e fatos administrativos e financeiros decorrentes do exercício da coordenação unificada.

TÍTULO III - DA ESTRUTURA DA UNIDADE GESTORA DE PROJETOS

Art. 5º - A Unidade Gestora de Projetos - UGP - subordinada ao Gabinete do Secretário Municipal de Saúde é responsável pela coordenação unificada dos projetos de cooperação Técnica firmados com a UNESCO.

Art. 6º - A Unidade Gestora de Projetos - UGP estrutura-se da seguinte forma:

1 - Coordenação Técnica - PSF - Unidade Técnica subordinada hierarquicamente à Unidade Gestora de Projetos - UGP que objetiva a execução do "Projeto Atenção Básica", objeto do Acordo de Cooperação Técnica celebrado com a UNESCO;

2 - Coordenação Técnica - AIDS - Unidade Técnica subordinada hierarquicamente à Unidade Gestora de Projetos - UGP que objetiva a execução do "Projeto Reduzindo as DSTs do Município de São Paulo - AIDS-SP", objeto do Acordo de Cooperação Técnica celebrado com a UNESCO;

3 - Coordenação Técnica - FGP - Unidade Técnica subordinada hierarquicamente à Unidade Gestora de Projetos - UGP que objetiva a execução do "Projeto Fortalecimento Institucional da Secretaria Municipal de Saúde de São Paulo para Execução da Gestão Plena", objeto do Acordo de Cooperação Técnica celebrado com a UNESCO;

4 - Coordenação Executiva Administrativa - Unidade Administrativa subordinada hierarquicamente à Unidade Gestora de Projetos - UGP que objetiva realizar as ações administrativas e financeiras de suporte às Coordenadorias Técnicas, compondo-se das seguintes unidades:

a) Recursos Humanos - RH

b) Suprimentos - S

c) Pagamentos - P

d) Monitoramento e Avaliação - MA

TÍTULO IV - DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE GESTORA DE PROJETOS E DE SUAS UNIDADES:

Art. 7º - A Unidade Gestora de Projetos - UGP tem as seguintes competências:

1 - Planejar sistematicamente as ações a serem desenvolvidas, valorizando a prévia definição dos objetivos, metas e ações correspondentes constantes dos Projetos aprovados pela UNESCO;

2 - Promover a harmonização, padronização e unificação de procedimentos administrativos e operacionais a partir da análise do conjunto das ações administrativas adotadas no desenvolvimento de cada Projeto;

3 - Autorizar e acompanhar a execução técnica dos Projetos, monitorando e avaliando seus desempenhos e resultados;

4 - Acompanhar a execução orçamentária propondo ao organismo internacional as adequações necessárias à viabilização dos Projetos;

5 - Promover a maximização dos recursos aportados aos Projetos, de forma a garantir o menor custo possível, com garantia da qualidade e priorizando os objetivos finais;

6 - Definir as providências necessárias para a gestão administrativo-financeira dos projetos, solicitando à UNESCO sua implementação;

7 - Promover a elaboração do Plano de Ação Trimestral, do orçamento anual detalhado, mês a mês, e relatórios mensais e anuais de cada projeto;

8 - Realizar toda interlocução entre a Agencia Executora do Projeto - SMS e a UNESCO;

9 - Estabelecer as linhas de ações nas áreas de Recursos Humanos, Suprimentos e Pagamentos a serem implementadas, em consonância com as normas estabelecidas pela UNESCO e as diretrizes emanadas pela Secretaria Municipal de Saúde.

Art. 8º - As Coordenações Técnicas PSF, AIDS e FGP têm as seguintes competências:

1 - Planejar, coordenar, analisar e propor as ações necessárias à execução técnica do Projeto, solicitando à UGP a implementação de medidas administrativas e financeiras pertinentes;

2 - Garantir o fiel cumprimento das normas e procedimentos estabelecidos pela UNESCO relativas à execução do projeto, sob sua coordenação;

3 - Assegurar à UNESCO o amplo acesso às informações de nível técnico-executivo, especialmente quando da realização de visitas de supervisão ou acompanhamento do Projeto;

4 - Elaborar os Planos de Ação Trimestral e Relatórios mensais/anuais;

5 - Informar à Unidade Gestora de Projetos - UGP o andamento dos projetos, as dificuldades encontradas e as necessidades de adequação a serem solicitadas à UNESCO;

6 - Atestar os relatórios dos serviços técnicos realizados.

Art. 9º - A Coordenação Executiva Administrativa tem as seguintes competências:

1 - Planejar, coordenar, analisar e propor as ações necessárias à execução administrativa dos Projetos de Cooperação Técnica fornecendo suporte administrativo às coordenadorias Técnicas indispensáveis à execução dos projetos;

2 - Garantir o fiel cumprimento das normas e procedimentos estabelecidos pela UNESCO, relativas à administração dos projetos, e em consonância com a legislação vigente;

3 - Assegurar à UNESCO o amplo acesso às informações administrativo-financeiras referentes ao desenvolvimento dos projetos;

4 - Fornecer em tempo hábil à Unidade Gestora de Projetos - UGP as informações necessárias à elaboração de Plano de Ação Trimestral e Relatórios mensais/anuais;

5 - Informar à Unidade Gestora de Projetos - UGP as dificuldades encontradas na gestão administrativo-financeira dos projetos e as demandas de adequação a serem solicitadas à UNESCO;

6 - Estabelecer em conjunto com a Unidade Gestora de Projetos - UGP as ações de Recursos Humanos, Suprimentos e Pagamentos a serem implementadas, coordenando e acompanhando sua execução.

Art. 10 - A Unidade de Recursos Humanos tem as seguintes competências:

1 - Executar atividades relativas à recrutamento, seleção, contratação, rescisão e encerramento de contrato de pessoal de acordo com as normas estabelecidas pela UNESCO;

2 - Implantar e supervisionar o cadastro unificado de pessoal;

3 - Assessorar o Gestor da UGP e Coordenadores Executivos no que se refere a área de recursos humanos;

4 - Realizar contatos com órgãos e entidades a fim de subsidiar as ações de capacitação e treinamento de recursos humanos a serem desenvolvidas pelas coordenadorias executivas;

5 - Implantar e manter Banco de Dados de profissionais e entidades ligadas a capacitação de Recursos Humanos;

6 - Monitorar os contratos existentes substituindo-os quando por solicitação das coordenadorias executivas;

7 - Controlar e administrar o quadro de pessoal alocado a cada Projeto, bem como elaborar relatórios mensais de atuação.

Art. 11 - A Unidade de Suprimentos tem as seguintes competências:

1 - Viabilizar a aquisição de bens e serviços necessários a execução dos Projetos de acordo com as normas estabelecidas pela UNESCO, fornecendo relatórios periódicos à Unidade Gestora dos Projetos;

2 - Gerir os contratos de fornecedores de bens e serviços fornecendo relatórios periódicos às Coordenadorias Executivas e Unidade Gestora dos Projetos;

3 - Implantar e manter o cadastro unificado de fornecedores dos Projetos;

4 - Assessorar o Gestor da UGP e Coordenadores Executivos no que se refere às áreas de contratos e aquisição de bens e serviços.

Art. 12 - A Unidade de Pagamentos tem as seguintes competências:

1 - Elaborar e manter atualizado o fluxo de caixa, por projeto;

2 - Providenciar a liberação do pagamento da folha de pessoal e dos demais compromissos que viabilizam a execução dos projetos, de acordo com o cronograma de desembolso previsto no Plano de Ação Trimestral;

3 - Administrar os recursos referentes a Adiantamentos para despesas excepcionais e o Petty Cash para atendimento de despesas de pequeno vulto e pronto pagamento, em consonância com as normas da UNESCO, fornecendo relatórios de aplicação à Unidade Gestora de Projetos - UGP;

4 - Fornecer informações gerenciais à Unidade Gestora de Projetos - UGP, objetivando a elaboração e readequação dos cronogramas de desembolso dos Planos de Ação Trimestral.

Art. 13 - A Unidade de Monitoramento e Avaliação tem as seguintes competências:

1 - Acompanhar o desenvolvimento das ações das Coordenadorias Executivas para garantia do cumprimento da finalidade e objetivos inseridos em cada projeto;

2 - Promover em conjunto com as Coordenadorias Executivas propostas de ajustamentos da concepção e de execução dos projetos necessários ao atingimento dos objetivos finais;

3 - Propor à Unidade Gestora de Projetos - UGP ajustamentos no desenvolvimento dos projetos objetivando readequá-los à realidade e a alteração, se necessário, dos procedimentos administrativos e financeiros, bem como dos cronogramas de desembolso dos Planos de Ação Trimestral;

4 - Promover reuniões e encontros entre representantes da UNESCO e as equipes das Coordenações Executivas sempre que qualquer das partes solicitar ou que o acompanhamento dos projetos assim o exigir;

5 - Elaborar relatórios periódicos de acompanhamento das ações das Coordenações Executivas e da Coordenação Executiva Administrativa para identificar possíveis nós, propondo à Unidade Gestora de Projetos - UGP interferências que visem a melhoria do desempenho dos projetos;

6 - Estabelecer mecanismos que visem a continuidade dos Projetos após o término dos Acordos de Cooperação Técnica.