SECRETARIA MUNICIPAL DA FAZENDA

Portaria SF n. 123, de 02 de julho de 2020.

Dispõe sobre os procedimentos a serem observados na pesquisa de preços, reserva e emissão de passagens aéreas, nacionais e internacionais, para viagens de servidores da Secretaria Municipal da Fazenda.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º. Esta Portaria dispõe sobre os procedimentos a serem observados na pesquisa de preços, reserva e emissão de passagens aéreas, nacionais e internacionais, para viagens de servidores da Secretaria Municipal da Fazenda.

Art. 2º. Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I - solicitante: servidor responsável pela pesquisa de preços, reserva de tarifas, emissão, remarcação e cancelamento das passagens aéreas;

II - autorizador: servidor da Coordenadoria de Administração (COADM) responsável pela autorização da emissão de passagens aéreas;

III- fiscal: servidor da Divisão de Recursos Logísticos de COADM (COADM/DILOG) responsável pela fiscalização do contrato firmado entre esta Secretaria e a empresa agenciadora de passagens áreas;

IV- passageiro: servidor autorizado pelo Secretário Municipal da Fazenda à empreender viagem;

V- sistema WTS: sistema online de reserva e emissão de passagens aéreas.

Art. 3º. Para cadastro do servidor solicitante no Sistema WTS, a chefia imediata deverá encaminhar a solicitação ao fiscal do contrato por meio do e-mail SF-VIAGENS (sfviagens@PREFEITURA.SP.GOV.BR).

Art. 4º. A compra de passagens aéreas deverá ser previamente reservada via Sistema WTS, observando o disposto no Art. 6º desta Portaria.

Art. 5º. O solicitante somente poderá emitir a passagem aérea após a aprovação pelo autorizador, que o fará diretamente no Sistema WTS.

Art. 6º. Para emissão de passagem aérea, caberá ao solicitante:

I - providenciar, via sistema SEI, autorização assinada pelo Secretário Municipal da Fazenda.

II - realizar pesquisa e reserva de passagens, observando que a emissão destas deverá ser efetuada, no mínimo, dois dias antes da data da viagem;

III - enviar a documentação para o e-mail sfviagens@PREFEITURA.SP.GOV.BR, contendo:

a) arquivo PDF da autorização assinada via SEI pelo Secretário Municipal da Fazenda;

b) printscreen da tela de cotação de ida e de volta com todos os aeroportos;

c) informações sobre o evento, contendo data e o horário do início e fim do evento;

d) justificativa/convite do evento.

§ 1º O número de autorização a que se refere o inciso I do caput deste artigo deverá ser solicitado ao Gabinete desta Secretaria.

§ 2º O solicitante realizará, por meio do Sistema WTS, a reserva do bilhete que apresentar a tarifa mais econômica, que se ajuste aos horários do evento e demais condições definidas nesta Portaria.

§ 3º A pesquisa deve ser feita com um intervalo de, no mínimo, 1 (uma) hora tanto para o horário de ida quanto o de volta.

§ 4º Excepcionalmente, poderá ser admitida a emissão de passagem em prazo inferior ao previsto no inciso II do caput deste artigo, devendo a justificativa constar expressamente do pedido, que terá tratamento prioritário.

§ 5º Não é permitido realizar reserva de passagem com bagagem despachada, ressalvados casos excepcionais autorizados previamente pelo Chefe de Gabinete.

§ 6º A escolha das passagens aéreas deverá priorizar os voos que proporcionem as seguintes condições, nessa ordem de preferência:

I- voos diretos;

II - tarifa de menor preço dentre os aeroportos localizados na região metropolitana de São Paulo, sendo possível a escolha de aeroportos fora desta área quando esta tarifa não superar aquela;

III - chegada ao destino em até 04 (quatro) horas antes do início do evento e partida em até 04 (quatro) horas do seu término previsto.

§ 7º Excepcionalmente e mediante autorização do Secretário Municipal da Fazenda, a viagem poderá ocorrer em horários diversos do determinado no inciso III do § 6º deste artigo.

§ 8º Ressalvados os casos admitidos por esta Portaria, não será aceita como justificativa para a escolha de reservas a mera preferência entre companhias aéreas, aeroportos ou outra razão estranha ao interesse da Administração. 

Art. 7º. O autorizador aprovará ou rejeitará a emissão da passagem, após o solicitante enviar a documentação, conforme Art. 6º desta Portaria, para o e-mail sfviagens@PREFEITURA.SP.GOV.BR.

Art. 8º. Uma vez autorizada a reserva, o solicitante deverá aguardar a emissão automática e o e-mail de confirmação da emissão, enviado via Sistema WTS. 

Art. 9º. Concluída a emissão, o solicitante deverá enviar o bilhete da passagem aérea ao passageiro e ao e-mail sfviagens@PREFEITURA.SP.GOV.BR. 

Art. 10. O passageiro deverá imprimir ou realizar download do bilhete em seu celular e conferir a correção de seus dados, para apresentá-lo juntamente com um documento de identificação no momento do check-in.

§ 1º No caso de incorreções dos dados pessoais, o passageiro ou solicitante deverá comunicar o fiscal do contrato, no máximo 24h após a emissão das passagens, sob pena de ressarcimento ao erário pelos prejuízos causados.

§ 2º O passageiro deverá acompanhar, junto ao site da companhia aérea, a situação do voo até o momento do check-in.

Art. 11. Não poderão ser adquiridas passagens aéreas para fins particulares por intermédio do contrato celebrado por esta Secretaria.

Art. 12. As passagens aéreas emitidas somente serão alteradas em decorrência de modificação da programação do evento a que se destinam ou de outro fato superveniente, de interesse desta Secretaria, que justifique a alteração, mediante autorização do Chefe de Gabinete ou nova autorização do Secretário Municipal da Fazenda, em caso de acréscimo de diárias.

§ 1º O pedido de alteração de passagens emitidas será encaminhado para o e-mail SF-VIAGENS, com os documentos mencionados no inciso III do artigo 6º desta Portaria, para análise do autorizador.

§ 2º O autorizador verificará a documentação encaminhada e enviará ao fiscal do contrato para dar prosseguimento na alteração das passagens.

§ 3º Concluída a alteração, será enviado, por e-mail, o novo bilhete ao solicitante.

§ 4º Em situações excepcionais, a alteração da passagem poderá ser realizada pelo próprio passageiro junto à companhia aérea, devendo tal fato ser justificado e comprovado, independentemente da ocorrência de ônus para a Administração.

§ 5º Os trâmites e o ônus das alterações dos bilhetes efetuadas por motivos particulares recairão exclusivamente sobre o passageiro.

Art. 13. O pedido de cancelamento das passagens emitidas deverá ser solicitado ao fiscal do contrato por meio do e-mail SF-VIAGENS (sfviagens@PREFEITURA.SP.GOV.BR).

§ 1º O fiscal do contrato solicitará à empresa contratada o reembolso, deduzidos os valores referentes às multas cobradas pelas companhias aéreas, independente da vigência do contrato.

§ 2º Os trâmites e o ônus do cancelamento dos bilhetes efetuadas por motivos particulares recairão exclusivamente sobre o passageiro.

Art. 14. Para fins de instrução do processo de pagamento de diárias, o solicitante deverá encaminhar documentação para a Divisão de Execução Orçamentária e Financeira (COADM/DIEOF) através do e-mail DIEOF-EQUIPE (dieofequipe@PREFEITURA.SP.GOV.BR), nos termos do Decreto n.º 48.744, de 20 de setembro de 2007.

Art. 15. As dúvidas ou casos omissos serão dirimidos pelo Gabinete desta Secretaria.

Art. 16. Esta Portaria entrará em vigor na data da sua publicação, revogada a Portaria SF nº 75, de 04 de abril de 2016.