PORTARIA 5308/10 - SME

DE 05 DE OUTUBRO DE 2010

O Secretário Municipal de Educação, no uso de suas atribuições e considerando:

- a necessidade de fixar normas e diretrizes para o gerenciamento, guarda, digitalização de documentos e processos, especialmente dos prontuários dos servidores da educação, ativos e inativos;

- a importância de assegurar o acompanhamento da execução dos serviços de higienização, organização, indexação e digitalização de documentos arquivados e prontuários funcionais, por equipe de servidores da pasta;

- a implantação de novas rotinas de trabalho, precedidas por treinamento dos servidores de todos os órgãos envolvidos;

- a necessidade de estabelecer sistemática de acompanhamento e controle das ações a serem realizadas, especificamente pelo disposto no processo 2010-0.145.430-4.

RESOLVE:

1 - Designar os servidores abaixo relacionados como gestores do processo, nos respectivos locais de trabalho, respondendo inclusive pelo acompanhamento da execução das atividades relativas ao trabalho de gestão integrada de documentos, celebrado pela Secretaria Municipal de Educação:

a) Gabinete de SME

* Mariza Leiko Kubo RF 118.611.6 (Coordenadora Geral da Atividade)

* Mário Rubens Buffo Jr. RF 778.721.9

* Magaly Ivanov RF 583.533.0

* Sidoni Chamoun RF 117.131.3

b) Departamento de Merenda Escolar

* Débora Cristina da Silva RF 759.675

* Maria de Lourdes da Silva Valentim RF 593.815.5

c) Divisão de Recursos Humanos – CONAE 2

* Christina Alexandra Telles da Silva RF 573.838.9

* Adilson Santana Simões RF 618.621.1

d) Diretorias Regionais de Educação

DRE Butantã

* Eliana Maria Reis de Araújo RF 568.964.3

* Solange Honório Zelev RF 568.468.4

* Marco Antonio Jesus da Rocha RF 623.784.3

DRE Campo Limpo

* Tsutomu Nishimoto RF 608.847.3/2

* Marielza Aparecida Rigo RF 230.211.0/5

DRE Capela do Socorro

* Lúcia Batista da Silva RF 600.206.4/2

* Nilsen Pizzutti Nogueira RF 586.978.1/1

DRE Freguesia/Brasilândia

* Rosaria Gouveia de Souza Bertoldi RF 681.327.5/2

* Lucimar do Nascimento Santos RF 675.077.0/1

DRE Guaianases

* Vagner Francisco Silva RF 676.672.2/1

* Cláudio César Cordeiro Alves RF 715.955.2/3

DRE Ipiranga

* Marta Malheiros Adriano RF 690.979.5

* Eliana Steter RF 508.654.0

DRE Itaquera

* Márcia Marques de Oliveira Galves RF 692.934.6

* Terezinha Eleutério da rosa RF 519.112.2

DRE Jaçanã/Tremembé

* Maria Imaculada de Zonzini e Silva Ribeiro RF 549.955.1

* Célia Regina Rebouças Monteiro RF 290.829.8

DRE Penha

* Sonia Maria Cazorla RF 500.325.3

* Valeria Aparecida Novaes de Brito RF 634.880.7

DRE Pirituba

* Domingas Trindade Silva dos Santos RF 610.516.5/1

* Suelen Moutinho Sapucahy Lins RF 737.834.3/1

DRE Santo Amaro

* Carmen Lúcia Joppert Braga RF 531.244.2

* Elizabete Cani Vieira RF539.571.2

DRE São Mateus

* Eliete Imaculada Costa Andrade RF 559.831.1/3

* Wilson Bernardo Borges RF 738.744.0/1

DRE São Miguel

* Maria Salete de Alencar Guedes Leal RF 594.735.9/2

* Miriam Viana dos Santos RF 697.446.1/3

2 - Estabelecer como diretrizes necessárias ao desempenho das funções dos servidores nomeados nesta Portaria:

a) acompanhar, registrar, conferir e atestar a retirada de prontuários, processos e outros documentos custodiados no respectivo local de trabalho, observando as listas de controle previamente organizadas e editadas;

b) acompanhar o processo de higienização, organização e digitalização dos documentos arquivados nos prontuários dos servidores, bem como dos demais documentos a serem custodiados pela contratada;

c) fornecer subsídios necessários ao processo de organização, digitalização e arquivo, de acordo com diretrizes e orientações estabelecidas pelos órgãos responsáveis da administração municipal;

d) participar de todas as etapas de treinamento necessárias ao desenvolvimento e implantação das novas rotinas de trabalho;

e) atuar como multiplicadores no treinamento dos demais funcionários de modo a consolidar a implantação e uso das novas rotinas estabelecidas e resultantes do processo ora iniciado;

f) atestar a execução dos serviços previstos em contrato, observando cuidadosamente todos os aspectos incluídos no escopo aprovado pela SME;

g) documentar todas as atividades exercidas pela contratada, subsidiando o Gabinete de SME com informação relativa à execução do trabalho;

h) participar de reuniões mensais de acompanhamento e avaliação do trabalho, oferecendo sugestões e subsídios para o aprimoramento dos serviços e para a melhoria das rotinas das equipes envolvidas.

3 - Após o encerramento das etapas de desenvolvimento e implantação da gestão documental, caberá a CONAE-2, em conjunto com as áreas envolvidas nos demais órgãos da Secretaria, a implantação das rotinas que assegurem a continuidade, a segurança e a fidedignidade dos dados, aprimorando o trabalho e observando as orientações e princípios dos órgãos responsáveis da PMSP.

4 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.