PORTARIA Nº 023/SGM-SEGES/2022

Estabelece procedimentos para o desentranhamento, devolução e descarte de peças gráficas não aprovadas constantes dos processos que trataram de obras e edificações sob a vigência da Lei nº 11.228, de 25 de Junho de 1992, regulamentada pelo Decreto nº 32.329, de 23 de Setembro de 1992, arquivados na Divisão de Arquivo Administrativo de Processos.

O SECRETÁRIO EXECUTIVO ADJUNTO DE GESTÃO, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer procedimentos para o desentranhamento, devolução e descarte de peças gráficas não aprovadas constantes dos processos que trataram de obras e edificações sob a vigência da Lei nº 11.228, de 25 de Junho de 1992, regulamentada pelo Decreto nº 32.329, de 23 de Setembro de 1992, arquivados na Divisão de Arquivo Administrativo de Processos.

Art. 2º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I – Desentranhamento: retirada do documento original do processo, com ou sem a aposição de cópia autenticada administrativamente em seu lugar; e

II – Peça gráfica: representação gráfica de elementos para a compreensão de um projeto ou obra.

Art. 3º A Divisão do Arquivo Administrativo de Processos, da Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Executiva de Gestão, poderá desentranhar as versões não aprovadas de peças gráficas constantes em processos encerrados.

Art. 4º O desentranhamento a que se refere o artigo 3º desta Portaria deverá ser documentado e juntado ao respectivo processo, observado, para esse fim, o modelo documental constante do Anexo Único desta Portaria.

Art. 5º A Coordenadoria de Gestão Documental publicará Edital de Desentranhamento de Documentos no Suplemento Eletrônico do Diário Oficial – E-publi, convocando o interessado a retirar para guarda particular, no prazo de 30 (trinta) dias contados da data de publicação do Edital, os documentos desentranhados na forma dos artigos 3º e 4º desta Portaria.

Parágrafo único. O Edital de Desentranhamento a que alude o caput deste artigo deverá informar, para cada processo único:

I – o número do processo;

II – o número sequencial, no processo, das páginas desentranhadas;

III – a quantidade de páginas desentranhadas;

IV – o nome do interessado no processo; e

IV – o endereço do imóvel objeto do processo.

Art. 6º A entrega dos documentos estará condicionada à apresentação de documentos que qualifiquem o interessado, na forma prevista no art. 3º do Decreto nº 51.714, de 13 de Agosto de 2010.

Parágrafo único – Aos documentos retirados será aposto carimbo com a inscrição “SEM VALOR”, subscrito pelo servidor que efetuar a entrega.

Art. 7º Decorridos 30 (trinta) dias sem manifestação de interesse na retirada, os documentos poderão ser eliminados por meio da fragmentação mecânica.

Art. 8º Em se tratando de processos encerrados indeferidos, deverá ser mantido no processo o último conjunto de peças gráficas apresentadas.

Art. 9º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

 ANEXO ÚNICO

TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Nos termos da Portaria 023/SGM-SEGES/2022, a Divisão do Arquivo Administrativo de Processos, procedeu ao desentranhamento de documentos deste processo, conforme segue:

1. Edital de Aviso para Retirada de Documentos__________________

2. Processo:____________________________________________________

3. Interessado:_________________________________________________

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4. Endereço do imóvel___________________________________________

5. Quantidade de páginas desentranhadas;________________________

6. relação das páginas desentranhadas___________________________

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Assinatura e Carimbo Funcional

Em atendimento ao Edital de chamamento para retirada de Documentos nº____________, informo que os documentos:

8. ( )Foram entregues a________________________________________

RG___________________CPF_____________________em ____/____/____ 

9.( )Foram descartados em ____/____/____

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Assinatura e Carimbo Funcional