PORTARIA nº 37/02 - SIS

JILMAR TATTO, Secretário de Implementação das Subprefeituras - SIS, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO: os termos da Portaria nº 124, de 30 de abril de 2002, da Exma. Sra. Prefeita, pela qual foi implementado o modelo de Gestão Orçamentária Matricial nas Unidades Organizacionais da Prefeitura;

CONSIDERANDO: o número de Unidades Orçamentárias vinculadas à SIS, bem como a distância geográfica, as dificuldades e o custo de encaminhamento tradicional de informações entre as mesmas;

RESOLVE:

I - A Gestão do Pacote "Material para Construção e Manutenção Civil", cometida a representante desta Secretaria de Implementação das Subprefeituras, para acompanhar o desempenho das contas de despesas pertencentes a esse pacote e orientar os representantes das Unidades Orçamentárias do Município, sobre eventuais correções a serem feitas, quando necessárias, conforme inciso III, da Portaria nº 124, da Prefeita do Município de São Paulo, deverá ser processada, inclusive, através de envio e colhimento de informações, planilhas e outras formas documentais, através de meio eletrônico, preferencialmente por e-mail e, ainda mais:

a) Uma cópia de toda informação ou outra forma documental, solicitada a qualquer uma das Unidades Orçamentárias desta Secretaria, deverá ser encaminhada concomitantemente ao Assessor Orçamentário do Gabinete deste Secretário, preferencialmente através de e-mail;

b) As informações e outras formas documentais recebidas de Unidades Orçamentárias de outros Órgãos, referentes aos itens de despesas compreendidos no pacote "Material para Construção e Manutenção Civil", se consideradas corretas e adequadas, deverão ser registradas no sistema informatizado do Orçamento Matricial e, também, registradas em arquivos eletrônicos apropriados e objeto de oportunos "beckups", para futuras consultas, dando-se ciência e acesso dos mesmos à chefia da ATAEF e à Assessoria Orçamentária do Gabinete do Secretário;

c) Na hipótese dos dados recebidos das Unidades Orçamentárias deste Órgão forem considerados incorretos, insuficientes ou muito destoantes da média praticada por outras Unidades e/ou Órgãos do Município, o Gestor do Pacote deverá solicitar dados complementares à unidade onde tal fato ocorrer, para efeito de corrigir os dados ou, simplesmente, justificá-los;

d) Na ocorrência de dificuldade significativa, na obtenção de dados necessários a uma boa gestão do pacote de que trata este inciso, o fato deverá ser encaminhado ao Assessor Orçamentário deste Gabinete do Secretário, também mediante e-mail.

II - O representante desta Secretaria de Implementação das Subprefeituras, designado pelo Inciso IV da Portaria nº 124, da Prefeita do Município de São Paulo, para acompanhamento e desempenho das contas de despesa desta Secretaria, manter contato com os gestores de pacotes e com o Secretário, avaliar o desempenho dos itens de competência deste Órgão e, inclusive, orientar os ordenadores de despesa sobre eventuais correções a serem efetuadas, deverá, ainda mais:

a) Acompanhar o fluxo de informações solicitadas pelo Gestor de Pacote a que se refere o Inciso I, desta Portaria e orientar os procedimentos que maior eficácia e eficiência possam ser obtidas quanto à transparência dos dados sobre os itens de despesa analisados, em cada caso;

b) Recepcionar as solicitações de informações efetuadas por todos os Gestores de Pacotes, de todos os Órgãos do Município de São Paulo, quando referentes a itens de despesa efetuados pelas Unidades Orçamentárias deste Órgão e encaminhá-las aos responsáveis da área de finanças de cada Unidade, sempre através de meio eletrônico, preferencialmente por e-mail;

c) Acompanhar e orientar o fornecimento de informações a serem prestadas pelas Unidades Orçamentárias deste Órgão;

d) Recepcionar as informações a que se refere a subalínea "a-2,", do Inciso III, desta Portaria, fornecidas pelas Unidades Orçamentárias deste Órgão, analisar o conteúdo das mesmas e, caso necessário, proceder eventuais correções e/ou complementações julgadas convenientes;

e) Enviar as informações, a que se refere a alínea anterior, ao Gestor de Pacote do Órgão solicitante, sempre através de e-mail;

f) Registrar em arquivos eletrônicos todo o fluxo de informações recebidas e/ou encaminhadas sobre o assunto de que trata esta Portaria e efetuar as devidas cópias de segurança, através de competentes 'beckups", dando ciência dos mesmos ao Chefe de Gabinete;

g) Dar ciência imediata ao Secretário deste Órgão sobre todas as informações de valor significativo, principalmente no tocante à eficiência obtida no fluxo de informações a que se refere esta Portaria, bem como sobre a posição que vem sendo assumida pelas diversas Unidades Orçamentárias deste Órgão, no "ranking" de todas as Unidades do Município, oferecendo sugestões para melhor eficiência eventuais correções de nível de realização de despesas, conforme se fizer necessário;

h) Manter arquivo eletrônico adequado de todas as informações transitadas pela sua Assessoria Orçamentária, na forma que possibilite utilizá-las, principalmente, na elaboração de avaliações e/ou projeções de custo de cada atividade e/ou projeto do Órgão;

i) Manter-se constantemente atualizado com as orientações e/ou sugestões emanadas pelos coordenadores da Gestão Orçamentária Matricial, a que se refere o Inciso II da Portaria nº 124, da Prefeita do Município de São Paulo.

III - Ficam designados os responsáveis pela área de finanças de cada Unidade Orçamentária deste Órgão, para o recebimento e registro de todas as informações de que trata esta Portaria, solicitadas às suas respectivas Unidades e, ainda mais:

a) providenciar a obtenção de todos os dados solicitados, analisar o seu conteúdo e encaminhá-los através de e-mails dirigidos ao:

a-1) Gestor de Pacote, quando as informações se referirem a Material de Construção e Manutenção Civil e tiverem sido solicitadas por esse responsável, encaminhando uma cópia idêntica ao Assessor Orçamentário do Gabinete do Secretário;

a-2) Exclusivamente ao Assessor Orçamentário do Gabinete do Secretário, quando as informações se referirem a outros itens de despesa, originadas por outros Órgãos do Município e/ou solicitadas diretamente pelo mencionado Assessor.

IV - Ficam fixados os seguintes prazos máximos para o fornecimento de informações a que se refere esta Portaria:

a) 2 (dois) dias úteis para adequação, orientação e envio de solicitações de informações às Unidades Orçamentárias deste Órgão, a partir do recebimento de pedidos de informações e/ou esclarecimentos oriundos de outros Órgãos do Município;

b) 5 (cinco) dias úteis para obtenção, análise, tratamento, adequação das informações solicitadas e envio na forma a que se refere a alínea "a" do Inciso anterior.

V - Os casos omissos serão tratados e dirimidos pelo Assessor Orçamentário do Gabinete do Secretário e, em última instância, pelo próprio Dirigente deste Órgão.

VI - Esta Portaria entra em vigor a partir de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.