PORTARIA Nº 030/PR-IT/GAB/2017

José Denycio Pontes Agostinho, Prefeito Regional do Itaim Paulista, no uso das atribuições legais e,

CONSIDERANDOa necessidade de regulamentar o uso do AUDITÓRIO desta Prefeitura Regional,

RESOLVE:

Disciplinar o uso e garantir a conservação e preservação de suas instalações físicas, mobiliários, equipamentos de projeção e sonorização, tendo em vista a grande demanda e diversidade para a sua utilização.

DAS FINALIDADES E OBJETIVOS:

O Auditório foi concebido com a finalidade de promover o crescimento profissional e pessoal dos funcionários e colaboradores da Prefeitura Regional e Secretarias, através da realização em seus espaços, de seminários, capacitações, treinamentos, workshop, conferências e outros eventos.

DAS DEPENDÊNCIAS:

Os setores que utilizarem o Auditório obrigam-se a não ultrapassar a lotação de 100 lugares sentados, para não pôr em risco a segurança de pessoas e bens, não sendo permitida a colocação de assentos adicionais;

A dependência da área do “palco” é composta de uma mesa central com 06 assentos, e nas suas laterais uma longarina com 03 lugares e área reservada para 03 cadeirantes;

Não será permitida na utilização do Auditório, qualquer atividade que tenha menos de 20 pessoas;

Não é permitida a descaracterização dos assentos (retirar e/ou mudar de posição);

Nas dependências do Auditório não é permitido:

O uso de bebidas e alimentos na área dos assentos, assim como objetos que pela sua configuração possam danificar o equipamento ou as instalações ou ainda por em risco a segurança de pessoas e bens;

Entrada de animais, exceto cão guia (devidamente documentado);

Perfurar, pregar, colar seja o que for às paredes, palco ou realizar quaisquer outras alterações sobre as estruturas das instalações cedidas.

DIVULGAÇÃO DE EVENTOS:

A afixação e exposição no hall desta Prefeitura Regional, de cartazes ou outros materiais publicitários ou de divulgação (facebook, internet), necessitam de autorização da Secretaria Executiva de Comunicação (SECOM).

DA CONSERVAÇÂO E PRESERVAÇÃO DAS INSTALAÇÕES, EQUIPAMENTOS E MOBILIÁRIOS.

A Supervisão de Administração e Suprimentos (SASU) ficará responsável pela conservação, preservação e limpeza das instalações, equipamentos e mobiliários do Auditório, bem como da guarda das suas chaves;

Não é permitida a instalação ou substituição de quaisquer aparelhos, bem como a retirada ou mudança de cabos conectados ao sistema de som e audiovisual;

Nenhum móvel e equipamento do auditório poderá ser cedido ou retirado.

DA SOLICITAÇÃO DE USO:

As solicitações de utilização do Auditório serão atendidas mediante ofício, que deverá ser encaminhado ao Gabinete da PR-IT com antecedência mínima de 30 dias e máxima de 45 dias para uma possível consulta de reserva, que será analisada e avaliada mediante a natureza do evento e disponibilidade do espaço;

Ressaltamos a obrigatoriedade do envio de oficio para solicitação;

O Auditório não poderá ser utilizado sem reserva prévia, mesmo se não houver ocupação para outros eventos.

Na solicitação deverá constar:

a) Identificação do setor responsável pelo evento;

b) Identificação do responsável pela ação;

c) Identificação do fim a que se destina a utilização;

d) Identificação da data e horário de utilização;

e) Caso de utilização de empresas de Coffee Break ou Staff, identificação dos mesmos.

Após análise da solicitação e avaliação da sua grade de programação, o Gabinete encaminhará à unidade solicitante, através do correio eletrônico, uma mensagem confirmando ou não a sua reserva, com as devidas justificativas, caso não seja possível o seu atendimento;

Em caso de concorrência entre setores, verificando-se pedidos simultâneos para datas coincidentes, caberá ao Gabinete decidir, ponderando o interesse das iniciativas propostas.

DO HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO:

O funcionamento do Auditório é de segunda a sexta-feira (exceto feriados) das 08h00 às 18h00.

O agendamento excepcional para eventos fora do período e dias aqui estabelecidos passará por prévia avaliação e autorização.

DA RESPONSABILIDADE PELO USO:

As despesas com a reparação ou reposição de equipamentos danificados, furtados ou desaparecidos serão imputadas aos setores responsáveis pela sua utilização;

Os organizadores do evento deverão chegar 30 minutos antes do início dos eventos e somente se retirar após 20 minutos do seu término para conferência de todo equipamento, bens e condições do uso do Auditório;

O Auditório possui cadeiras não numeradas e não será permitida a sinalização de numeração das cadeiras utilizando fitas adesivas;

Os organizadores do evento no auditório responsabilizam-se por todo e qualquer dano, furto ou desaparecimento de bens materiais que façam parte do equipamento, respondendo por eventuais danos ao patrimônio publico, nos termos da legislação vigente.

DAS CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO:

A utilização do Auditório implica nas seguintes responsabilidades dos organizadores do evento:

A operação do Datashow, computador e equipamento de som;

Para o serviço de Coffee Break deverá ser mantido contato prévio com a direção para verificar possibilidades de atendimento de espaço físico. Informamos ainda que não dispomos de funcionário para organização e realização deste serviço;

O material para realização do evento como cartolina, papel sulfite, fita adesiva, canetas, lápis, etc., é de responsabilidade do solicitante do Auditório;

Também não dispomos de máquina de fotocópia para uso no evento;

Devido ao horário de expediente coincidir com o do evento, solicitamos manter um tom de voz (volume) que não venha atrapalhar ou perturbar os trabalhos desta Prefeitura Regional;

Não disponibilizamos vagas no estacionamento interno desta Prefeitura Regional, salvo para carga e descarga de algum material, com a devida autorização;

Após o evento, é de responsabilidade do solicitante a retirada de todo material utilizado ou exposto;

Os convidados do evento deverão zelar pela conservação do Auditório e suas instalações, ficando o solicitante do mesmo responsável por qualquer ato infringido a este regulamento.

DAS VEDAÇÕES DO USO:

É vedada a utilização do Auditório para ações promocionais e vinculações políticas partidárias, sindicais, agremiações de ordem privada ou quaisquer outras que contrariem os objetivos e finalidades precípuos do referido espaço;

É expressamente proibida a comercialização e distribuição de amostra grátis de produtos no Auditório;

Iniciativas que apelem ao desrespeito dos valores constitucionais, nomeadamente no âmbito dos direitos, liberdades e garantias dos cidadãos.

PUBLIQUE-SE.

Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.