PORTARIA Nº 12/2020-CGM-G, de 27 de abril de 2020.

O CONTROLADOR GERAL DO MUNICÍPIO, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei,

Considerando que a Controladoria Geral do Município de São Paulo desempenha a função de órgão central do sistema de controle interno da gestão pública municipal;

Considerando a utilização do SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI) no âmbito da Controladoria Geral do Município, conforme Portaria Conjunta SMG/SMIT Nº 1, DE 26/04/2018;

Considerando a necessidade de preservação dos direitos do usuário do serviço público e a Política de Defesa do Usuário, nos termos dos artigos 2º, inciso XIII, e 26, §2º, inciso III, ambos do Decreto nº 58.426/2018;

RESOLVE:

Capítulo I

Objeto

Art. 1º Esta portaria estabelece as regras e requisitos técnicos para a recepção de documentos nas unidades da Controladoria Geral do Município, com o objetivo de assegurar a integridade das informações neles contidas.

Capítulo II

Âmbito de aplicação

Art. 2º Aplica-se o disposto nesta portaria aos documentos que terão tramitação no SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES, às solicitações de atendimento, aos recursos, ou a quaisquer outros entregues a uma de suas unidades que sejam produzidos:

I - por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e

II - por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais.

Capítulo III

Definições

Art. 3º Para fins do disposto nesta portaria, considera-se:

I - documento nato-digital - documento produzido originalmente em formato digital;

II - documento digitalizado - representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;

III - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;

IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.

Capítulo IV

Disposições gerais

Art. 4º Os documentos entregues às unidades da Controladoria Geral do Município deverão ser, preferencialmente, em formato nato-digitais ou digitalizados e obedecer aos seguintes parâmetros:

I - ser assinado digitalmente, no caso de envio por meio eletrônico;

II - estar em formato PDF pesquisável (padrão OCR) ou PNG, conforme os padrões técnicos previstos no Anexo I;

III - gravado em arquivo individualizado para cada tipo de documento, com tamanho máximo de 50MB (megabytes) por arquivo, nomeado de acordo com seu conteúdo, na ordem sequencial de eventos e sem restrição de acesso; e

IV - conter, quando possível, os metadados especificados no Anexo II.

§ 1º Caso o tamanho de algum arquivo ultrapasse o limite estabelecido, deverá ser entregue já dividido em tantos arquivos quantos forem necessários para que o referido limite seja atendido, com identificação sequencial.

§ 2º Os arquivos deverão estar livres de vírus ou ameaças.

Art. 5º A assinatura digital assegurará a autoria e a autenticidade dos documentos eletrônicos e poderá ser feita mediante:

I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001; ou

II - credenciamento prévio do interessado na unidade receptora do documento da Controladoria Geral do Município, através do preenchimento de um termo de responsabilidade pelo envio da documentação, contendo os dados de identificação do responsável e e-mail cadastrado.

Art. 6º A recepção de documentos eletrônicos nas unidades da Controladoria Geral do Município poderá ser feita:

I - por meio de e-mail oficial indicado para esta finalidade;

II - mediante dispositivo físico de armazenamento de dados; ou

III - outra forma efetiva que esteja disponível na unidade por intermédio de sistema eletrônico.

§ 1º Os documentos entregues em mídia física estarão sujeitos à conferência quanto ao atendimento dos padrões enumerados nos artigos anteriores, na presença do interessado, especialmente para verificar se a mídia possui conteúdo e se os arquivos atendem ao tamanho máximo especificado.

§ 2º A responsabilidade sobre a integridade e o conteúdo dos arquivos eletrônicos protocolados é do interessado, não sendo objeto da conferência mencionada no § 1º deste artigo.

Art. 7º Os documentos que forem apresentados, excepcionalmente, de forma física às unidades da Controladoria Geral do Município, deverão atender os seguintes requisitos:

I - entrega em papel, perfeitamente legível, em formato A4 e, não sendo possível, como nos casos de projetos de arquitetura e engenharia, em mídia eletrônica, conforme os padrões previstos no art. 4º; e

II - não poderão estar furados, grampeados, amassados ou possuir qualquer avaria que prejudique sua digitalização, nem possuir espiral ou qualquer material plástico ou metálico.

§ 1º A fim de garantir o exercício ou a defesa de direitos pelos cidadãos, o setor de protocolo ou o servidor da Controladoria Geral do Município responsável pela recepção de documentos deverá orientar o interessado quanto ao saneamento de eventuais falhas e, caso não seja possível, será autorizado o recebimento de documentos em papel que não atendam as dimensões especificadas nos incisos deste artigo.

§ 2º Os documentos físicos recebidos na Controladoria Geral do Município serão protocolados pela respectiva unidade e convertidos em documentos digitalizados pelo setor competente no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados da data do protocolo.

§ 3º Anexos impressos também serão digitalizados, incluindo o envelope com indicação de remetente e destinatário.

§ 4º Após o prazo para a digitalização, o interessado deverá comparecer ao local onde realizou o protocolo para tomar ciência da digitalização e retirar a respectiva documentação, que será descartada 30 (trinta) dias corridos após o término deste prazo, em caso de não comparecimento.

§ 5º Eventuais reclamações sobre falhas na digitalização dos documentos somente serão aceitas antes do prazo para descarte.

§ 6º No momento da efetivação do protocolo, será dada ciência e orientação expressa dos prazos acima referidos por meio da afixação de cartaz ou outra forma efetiva.

Capítulo V

Disposições finais

Art. 8º O setor de protocolo ou o servidor da Controladoria Geral do Município que receber documentos tem o dever de confidencialidade das informações a que tiver acesso, ficando as unidades destinatárias responsáveis pela anonimização, caso necessária, bem como pela classificação do sigilo e preservação de dados pessoais, na forma prevista no Decreto 58.426/2018.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

JOÃO MANOEL SCUDELER DE BARROS

Controlador Geral do Município

ANEXO I

PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA APRESENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS  

Para todos os documentos nato-digitais e digitalizados:

DOCUMENTO RESOLUÇÃO MÍNIMA COR TIPO ORIGINAL FORMATO DE ARQUIVO*

Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco 300 dpi Monocromático (preto e branco) Texto PDF/A

Textos impressos, com ilustração, em preto e branco 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A

Textos impressos, com ilustração e cores 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco 300 dpi Escala de cinza Texto/imagem PDF/A

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores 300 dpi RGB (colorido) Texto/imagem PDF/A

Fotografias e cartazes 300 dpi RGB (colorido) Imagem PNG

Plantas e mapas 600 dpi Monocromático (preto e branco) Texto/imagem PNG

*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada a compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida. 

ANEXO II

METADADOS MÍNIMOS PARA OS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

Metadados Definição

Assunto Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.

Autor (nome) Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

Data e local Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da criação ou digitalização do documento.

Identificador do documento digital Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).

Responsável Pessoa jurídica ou física responsável pela apresentação do documento.

Título Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído: • formal: designação registrada no documento; • atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.

Tipo documental Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Hash (chekcsum) da imagem Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.