PORTARIA CONJUNTA N° 020/SFMSP-SPREGULA/2023

Estabelece parâmetros mínimos de digitalização dos livros de registro cemiteriais.

JOSÉ DO CARMO GARCIA, Superintendente do Serviço Funerário do Município de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 2º, do Decreto nº 61.989, de 18 de novembro de 2022.

CAROLINA ROCHA MALHEIROS, Diretora da Agência Reguladora de Serviços Públicos do Município de São Paulo – SP Regula, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Portaria nº 37/SP-REGULA/2023 de 24 de abril de 2023 e Decreto Municipal nº 61.425, de 9 de julho de 2022.

CONSIDERANDO encargo contratual definido às Concessionárias, delegatárias do Serviço Funerário do Município de São Paulo, de digitalizar os livros físicos de registros existentes em cada um dos cemitérios e de incluir de todas as informações dos livros físicos no sistema eletrônico de dados, observados os parâmetros de gestão documental contados na Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 57.783, de 13 de julho de 2017 e na Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados).

CONSIDERANDO que cabe ao Poder Concedente estabelecer parâmetros operacionais mínimos relativos ao processo de digitalização dos livros de registros;

CONSIDERANDO que a atividade de digitalização do acervo de livros cemiteriais do Serviço Funerário do Município de São Paulo é essencial à localização dos sepultamentos e cessão de terrenos cemiteriais, bem como ao desenvolvimento dos demais aspectos do objeto da concessão;

CONSIDERANDO que o Arquivo Público Municipal ofereceu parâmetros mínimos de digitalização, sem contemplar campos de indexação essenciais às necessidades operacionais;

RESOLVEM:

Art. 1º. Aprovar, na forma do Anexo integrante desta Portaria, a Nota Técnica relacionada ao Anexo III – Caderno de Encargos da Concessionária do Contrato de Concessão nº 53/SFMSP/2022, 54/SFMSP/2022, 55/SFMSP/2022 e 60/SFMSP/2022, intitulada “Preservação Digital do Serviço Funerário do Município de São Paulo”.

Parágrafo único. O referido Anexo deverá ser distribuído às Concessionárias, gratuitamente e em formato digital, pela Gerência de Serviços Funerários e Cemiteriais da Agência Reguladora de Serviços Públicos do Município de São Paulo – SP REGULA.

Art. 2º. As Concessionárias deverão, durante a digitalização dos livros registrais cemiteriais, acrescer as seguintes informações aos campos obrigatórios de indexação referenciados pelo subitem 3.6. do Anexo desta Portaria:

I - Nome do falecido(a);

II – Data do falecimento;

III - Localização física da inumação (cemitério, rua, quadra, lote, gaveta, etc.);

IV - Nº do Livro de registro;

V - Nº da Folha do Livro de registro;

VI - Nome do cessionário(a);

VII - Nº da concessão;

VIII – Data de exumação.

Art. 3º. Para que não haja perda significativa de dados, os livros cemiteriais alocados fora do cemitério de origem, em especial no arquivo central do SFMSP, deverão ser digitalizados, independentemente da data de seu traslado.

Parágrafo único. O Serviço Funerário do Município de São Paulo - SFMSP facultará, dentro de suas dependências, espaço próprio às Concessionárias para o trabalho de digitalização dos arquivos.

Art. 4º. As Concessionárias deverão integrar os próprios sistemas de gestão eletrônica de documentos ao Sistema Hagape como plataforma centralizadora de dados, de acordo com a orientação para padronização a ser fornecida pelo Poder Concedente.

Art. 5º. As dúvidas referentes à execução do encargo de digitalização serão dirimidas pela Gerência de Serviços Funerários e Cemiteriais da Agência Reguladora de Serviços Públicos do Município de São Paulo – SP REGULA, conforme competência atribuída pela Resolução nº 11 de 21 de novembro de 2022.

Art. 6º. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, servindo como termo inicial para fins da cláusula 23.1.6 do Anexo III – Caderno de Encargos.