ORIENTAÇÃO NORMATIVA 1/02 - EDIF/SSO

PARA USO E GERENCIAMENTO DE ATA DE REGISTRO DE PREÇOS PARA SERVIÇOS GERAIS DO SEGUNDO ESCALÃO, CONFORME DECRETO 29.929/91.

DEFINIÇÃO DE SERVIÇOS DE SEGUNDO ESCALÃO

Primeiramente, considerando o disposto no artigo 3º do Decreto nº 29.929 de 23 de julho de 1.991, que define as competências e disciplina a execução dos serviços de manutenção e conservação de próprios municipais, o Departamento de Edificações - EDIF., da Secretaria de Serviços e Obras, no uso de suas atribuições, passa a definir e caracterizar os serviços enquadrados como sendo de segundo escalão.

Tais serviços são aqueles que visam:

- manutenção preventiva e corretiva;

- execução de projetos e serviços de pequeno porte, que demandem pessoal especializado;

- pequenas modificações, reformas, adaptações e ampliações.

Não se enquadram nesse escalão os trabalhos de: construção, ampliação, reforma geral ou parcial que impliquem alteração de projeto e/ou acréscimo de área, manutenções/reparos de vulto, serviços técnicos especializados e instalação de equipamentos de grande porte.

As eventuais modificações e adaptações que acarretarem mudanças nas plantas e projetos da unidade, deverão ser documentadas graficamente e encaminhadas a EDIF para as anotações devidas.

USO E GERENCIAMENTO DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS:

I - PROVIDÊNCIAS NO ÂMBITO DA DIVISÃO COMPETENTE PELOS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO DAS UNIDADES REQUISITANTES

1 - PROCEDIMENTOS PARA CONSULTA SOBRE A EXISTÊNCIA, VALIDADE E AUTORIZAÇÃO PARA UTILIZAÇÃO DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS.

A consulta é necessária e deverá ser efetuada junto à unidade gerenciadora - EDIF - SSO - através de telefone, memorando, ofício, fax ou endereço eletrônico (email), obedecendo ao seguinte procedimento:

1.1 Caso não haja Portaria Intersecretarial de Delegação, entre a Pasta a que pertence o órgão da unidade requisitante e a unidade gerenciadora, será feita uma consulta quanto à existência e utilização da ata frente às suas necessidades.

1.1.1 Caso a resposta à consulta seja negativa, a unidade requisitante poderá buscar outros meios, previstos na legislação para a contratação pretendida.

1.1.2 Na hipótese da resposta ser positiva, a unidade requisitante, através da divisão competente no âmbito de sua Secretaria, autuará um expediente e solicitará formalmente, à unidade gerenciadora, autorização para utilização da Ata de Registro de Preços, informando os dados básicos que identifiquem a Secretaria, a Unidade, o endereço completo com telefone, Distrito e Administração Regional a que pertence, bem como a descrição dos serviços a serem realizados.

NOTA: a unidade gerenciadora, após verificação, devolverá a solicitação autorizando ou não a utilização da ata e em caso positivo, anexará o extrato atualizado da Ata de Registro de Preços correspondente e informará se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado.

1.1.2.1 Na hipótese da não autorização, a divisão competente no ambito da secretaria da unidade requisitante, procederá como no item 1.1.1.

1.1.2.2 Havendo autorização para utilização, a divisão competente no âmbito da Secretaria da unidade requisitante, deverá em linhas gerais, adotar os seguintes procedimentos, respeitando, também, aqueles dispostos no item 4 a seguir:

a) Consultar inicialmente o extrato, verificando se as condições para prestação dos serviços bem como as especificações do objeto enquadram-se nas suas necessidades;

b) Providenciar memorial descritivo e orçamento dos serviços que serão realizados e a respectiva reserva dos recursos.

c) Submeter à apreciação do Titular da Pasta, que manifestar-se-á, autorizando ou não a realização dos serviços e a emissão das Notas de Reserva e Empenho;

d) Emitir as Notas de Reserva e Empenho, entregando a 1ª via da nota de empenho ao detentor da ata.

1.2 Mesmo no caso de haver Portaria Intersecretarial de Delegação, a divisão competente no âmbito da Secretaria da unidade requisitante autuará um expediente e consultará a unidade gerenciadora sobre a situação da ata, e a possibilidade de sua utilização, informando os dados básicos que identifiquem a Secretaria, a Unidade, o endereço completo com telefone, Distrito e Administração Regional a que pertence, bem como a descrição dos serviços a serem realizados

NOTA: a unidade gerenciadora, após verificação, devolverá a solicitação autorizando ou não a utilização da ata e em caso positivo, anexará o extrato atualizado da Ata de Registro de Preços correspondente e informará se os preços estão compatíveis com aqueles praticados no mercado.

1.2.1 Na possibilidade de utilização da Ata de Registro de Preços, proceder de acordo com as alíneas: a), b), c) e d) do subitem 1.1.2.2.

1.2.2 Na hipótese da não autorização, a divisão competente no âmbito da Secretaria da unidade requisitante, procederá como no item 1.1.1.

1.3 A autorização por parte da gerenciadora, não implica na sua responsabilidade por eventual utilização inadequada da ata. A responsabilidade pela correta utilização será sempre da unidade orçamentária contratante e da detentora.

2- PREÇOS

O preço unitário será aquele indicado na Ata de Registro de Preços, sendo essa a única remuneração pela execução dos serviços, não incidindo qualquer outra taxa ou acréscimo.

3- CANCELAMENTO DO SALDO DE EMPENHO

Se houver saldo a cancelar, a unidade requisitante deverá adotar as medidas necessárias e providenciar o seu cancelamento.

4- ORDEM DE SERVIÇO, RECEBIMENTO E LIQUIDAÇÃO

4.1 Para realização de serviços previstos no 2º escalão, conforme Decreto 29.929/91, a divisão competente no âmbito da Secretaria da unidade requisitante, após autorização da unidade gerenciadora, deverá adotar, na seguinte ordem, as providências:

a) Anexar cópia da Ata de Registro de Preços correspondente ao processo administrativo da contratação pretendida;

b) Elaborar ORDEM DE VISTORIA, numerada sequencialmente, assinada pelo responsável pela divisão competente no âmbito da Secretaria da unidade requisitante, ao responsável técnico habilitado pela PMSP para vistoria, elaboração do Memorial Descritivo e posterior fiscalização dos serviços;

c)Elaborar MEMORIAL DESCRITIVO, devidamente assinado pelo responsável técnico habilitado pela PMSP, de modo a caracterizar com clareza o serviço a ser executado, e sempre que necessário acompanhado de croquis simples da situação do prédio, que deverá ser encaminhado à detentora da Ata de Registro de Preços, para elaboração do orçamento dos serviços, que deverá ser assinado pelos responsáveis técnicos da detentora da Ata e da PMSP;

d)A aprovação formal, por parte do responsável técnico habilitado pela PMSP, da planilha de orçamento preliminar apresentada pela detentora da Ata de Registro de Preços, dar-se-á após a sua verificação quanto à conformidade diante do memorial descritivo e critérios técnicos de orçamentação e medição da tabela de preços de EDIF.

e)Uma vez efetuada a reserva de recursos para a despesa, encaminhar o processo administrativo ao Titular da Pasta, para autorizar a execução dos serviços e o empenho respectivo;

No caso de aprovação do Titular da Pasta citada no item anterior, emitir a ORDEM DE SERVIÇO, numerada sequencialmente, assinada pelo responsável pela divisão competente no âmbito da Secretaria da unidade requisitante, quando em conformidade com a Legislação Federal em vigência deverá exigir da detentora da Ata de Registro de Preços, a apresentação da ART- Anotação de Responsabilidade Técnica do CREA, que deverá ser anexada ao processo administrativo, para cada ORDEM DE SERVIÇO entregue; cópia da Ordem de Serviço deverá ser encaminhada à unidade gerenciadora, em no máximo 2 (dois) dias após sua emissão.

4.2 Recebimento e Liquidação:

a) Elaborar Memorial de Cálculo, assinado pelo responsável técnico da detentora da Ata de Registro de Preços e pelo responsável técnico habilitado pela PMSP;

b) Elaborar PLANILHA DE MEDIÇÃO dos serviços devidamente assinada pelo responsável técnico da detentora da Ata de Registro de Preços e pelo responsável técnico habilitado pela PMSP;

c) NOTA FISCAL emitida pela detentora da Ata de Registro de Preços, onde constem os seguintes dados:

- descrição dos serviços;

- local da execução dos serviços;

- número do agrupamento e da ata de registro de preços;

- número da ordem de serviço;

- número da nota de empenho;

- valor de reajuste, quando houver.

d) Emitir TERMO DE RECEBIMENTO, numerado sequencialmente, dos serviços, devidamente assinado pelo responsável técnico da detentora da Ata de Registro de Preços, pelo responsável técnico habilitado pela PMSP e pelo responsável pela divisão competente no âmbito da Secretaria da unidade contratante; cópia do Termo de Recebimento deverá ser encaminhado à unidade gerenciadora, em no máximo 2 (dois) dias após sua emissão.

e) CERTIFICADO DE GARANTIA - emitido pela detentora da Ata de Registro de Preços, com prazo de validade mínimo de 180 (cento e oitenta dias), assinado pelo seu representante legal e também, pelo seu responsável técnico, contendo os seguintes dados: descrição dos serviços, local de sua execução, número da ata de registro de preços, da ordem de serviço e da nota fiscal;

f) Toda a documentação mencionada no item 4 deverá ser anexada ao processo administrativo da contratação.

5- RECLAMAÇÕES E APLICAÇÃO DE PENALIDADES

Cabe ao responsável técnico habilitado pela PMSP para fiscalização dos serviços, informar a unidade gerenciadora quanto ao desempenho da detentora da Ata de Registro de Preços e, quando for o caso, solicitar a aplicação das penalidades previstas em contrato.

A aplicação das penalidades e eventuais reconsiderações de despachos, ficam a cargo da unidade gerenciadora, mediante manifestação do responsável técnico habilitado pela PMSP, observado o Decreto de Execução Orçamentária em vigor no exercício.

II - PROVIDÊNCIAS NO ÂMBITO DA SECRETARIA DA UNIDADE GERENCIADORA

1. Formalizar a Ata de Registro de Preços, inclusive publicação, na íntegra, no Diário Oficial do Município e enviar cópia ao Tribunal de Contas do Município, bem como eventuais aditamentos.

2. Cumprido o disposto no item anterior, o processo administrativo deverá ser encaminhado à unidade gerenciadora, a quem caberá sua custódia.

3. Providenciar cópia do extrato da Ata de Registro de Preços, bem como dos critérios técnicos de orçamentação e medição da tabela de preços de EDIF., para fornecimento às unidades contratantes, quando solicitados. Estes poderão ser encontrados no site da Secretaria de Serviços e Obras, no Portal da Prefeitura, endereço: www.prefeitura.sp.gov.br.

4. Efetuar a pesquisa de preços, para verificar a compatibilidade com os preços praticados no mercado, mediante consulta à 03 (três) empresas do ramo, a cada período de 06 (seis) meses contados da data de assinatura do(s) contrato(s) de Ata(s) de Registro de Preços, nos termos do Decreto Municipal nº 41.772, de 08 de março de 2.002 e Decreto Municipal nº 25.236/87.

5. No caso de prorrogação da validade da Ata de Registro de Preços, o órgão gerenciador deverá adotar as providências devidas, com antecedência mínima de 2 (dois) meses do término da sua validade:

5.1- Consulta à detentora quanto a concordância para a prorrogação;

5.2- Consulta à seção de cadastro, quanto a existência de penalidades (inidoneidade, suspensão, multas, advertências e etc.);

5.3- Consulta às 3 (três) unidades orçamentárias que mais tenham utilizado os serviços constantes da Ata de Registro de Preços, com a finalidade de aferir a qualidade do serviço e material empregado, cumprimento dos prazos e/ou se existe alguma objeção quanto à prorrogação pretendida;

5.4- Pesquisa de preços junto a, no mínimo, 3 (três) empresas do ramo, com o objetivo de aferir se os preços constantes da ata estão compatíveis com aqueles praticados pelo mercado, para fins de prorrogação do ajuste.

5.5- Encaminhar o processo administrativo à autoridade competente, para despacho decisório.

6- A unidade gerenciadora, poderá a seu critério, no intento de aprimorar os serviços de manutenção e os critérios de utilização das Atas de Registro de Preços, proceder juntamente com os responsáveis pelas unidades contratantes, vistorias aos prédios onde foram ou estão sendo executados os serviços de manutenção.

III - DISPOSIÇÕES FINAIS

1- O profissional citado como responsável técnico habilitado pela PMSP deverá pertencer à carreira de servidores municipais (engenheiro, arquiteto ou tecnólogo), com registro no CREA.

2- Tratando-se de medição única, a liquidação/pagamento poderá ser efetuada no mesmo processo de empenho;

3- É vedada a emissão e entrega de nota de empenho e ordem de serviço após o término da validade da Ata de Registro de Preços;

3.1- Todas as ordens de serviços emitidas e entregues às detentoras antes do término da validade das Atas de Registro de Preços, deverão ser integralmente cumpridas.

3.2- Poderá ser admitida nota de empenho complementar, após o vencimento da Ata de Registro de Preços, apenas para eventuais pagamentos advindos de reajustes econômicos ou financeiros;

4- Os pedidos de reajuste serão apreciados conforme disposto na Ata de Registro de Preços e legislação pertinente;

5- Eventuais alterações na execução dos serviços obedecerão o disposto no artigo 81 da Lei 10.544/88;

6- As Pastas a que pertencem as unidades usuárias das Atas de Registro de Preços, deverão através de ofício encaminhado à unidade gerenciadora-EDIF, designar um funcionário que as representará junto à unidade gerenciadora, e com quem serão mantidos os contatos necessários referentes à utilização e gerenciamento das Atas de Registro de Preços

7- Fica ressalvada a possibilidade da alteração de condições previstas nesta Orientação Normativa, em face da superveniência de normas federais ou municipais aplicáveis.

8- Esta Orientação Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial aquelas pertinentes à pesquisa de preços a ser efetuada que resultou na alteração de sua redação, tal como acima disposto.