ORDEM INTERNA 4/01 - SMMA

A Supervisora Geral de Administração, da Secretaria Municipal do Meio Ambiente-SMMA , no uso de suas atribuições legais e,

Considerando que dentre as diversas atribuições da Supervisão Geral de Administração-SGA, compete assegurar apoio administrativo, material, de recursos áudio -visuais, de transportes e demais serviços necessários ao desempenho de todos os órgãos da Secretaria;

Considerando , a necessidade de melhor otimização do uso e controle dos espaços definidos no 1º., 10º e 11º. andares do prédio sede desta Secretaria, ou daqueles realizados externamente, para a instalação e realização de reuniões e demais eventos necessários ao perfeito desempenho das atividades exercidas pelas diversas Unidades que compõem esta Secretaria;

RESOLVE:

I. As solicitações de uso dos espaços localizados no 1º., 10º e 11º. andares do prédio sede desta Pasta, assim como a comunicação daqueles que se derem externamente para a realização de reuniões e demais eventos correlatos, deverão ser previamente agendadas e informadas quanto à data e horário da realização, junto à SGA, 8º. andar, por meio do formulário "Requisição de Sala/Equipamentos para Eventos ..." e telefone, (ramais 251 e 210 ) com Silvia, Salete ou Letícia, com antecedência mínima de 48 da data prevista para a ocorrência do respectivo evento, bem como, no caso de eventuais cancelamentos e adiamentos;

II. Para as providências decorrentes, quando da reserva e comunicação dos espaços pretendidos, deverão ser preenchidos no formulário especificado no ítem I, os campos correspondentes às eventuais necessidades de suporte administrativo, tais como; a) serviços de copa, água e café; b) tv, vídeo, filmadora e som; c) tela,projetor de slide,retroprojetor; d) quadro magnético; e) "flip chart"; f) linha telefônica; g) informática; etc., complementado pelo numero de participantes;

III. No caso da participação de representantes de outras Secretarias, Órgãos, Empresas ou Entidades, deverá ser remetido relação nominal dos participantes, à SGA.3, para ciência e demais providências do serviço de portaria;

IV. Os bens patrimoniais móveis e imóveis constantes das salas cedidas, bem como os que vierem a ser colocados por esta Supervisão, à disposição para a realização dos eventos, ainda que externos, ficarão sob a responsabilidade do solicitante;

V. O formulário ora instituído estará disponibilizado via rede, no diretório "Smmagbs2/form_sga/REQUISIÇÃO DE SALA e EQUIPAMENTOS", e deverá ser salvo no módulo word como "modelo", para ser impresso sempre que se fizer necessário;

VI. Os casos excepcionais ou omissos serão submitidos à apreciação da SGA;

VII. Esta Ordem Interna entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.