ORDEM INTERNA Nº 1/SEGES/2024

Fixa diretrizes para o fluxo de ofícios na Secretaria Municipal de Gestão - SEGES.

A SECRETÁRIA MUNICIPAL DE GESTÃO, exercendo suas competências legais, estabelece:

DO OBJETO

Art.1º O fluxo de ofícios nas unidades subordinadas desta Secretaria Municipal de Gestão – SEGES deverá observar as disposições desta Ordem Interna.

DA RECEPÇÃO E AUTUAÇÃO

Art. 2º Todos os ofícios recebidos pelo Gabinete, unidades específicas e colegiados vinculados à Secretaria Municipal de Gestão - SEGES deverão ser autuados, pela unidade receptora, no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Parágrafo único. Quando verificado que o ofício recepcionado não trata de assunto inserido nas atribuições desta Secretaria Municipal de Gestão – SEGES, o ofício deverá ser restituído ao órgão ou ente oficiante, com a indicação, caso conhecida, do órgão ou ente responsável pelas informações solicitadas.

DA TRAMITAÇÃO

Art. 3º Os processos autuados, bem como os ofícios recebidos via processo SEI externo, devem ser enviados às unidades responsáveis pela análise e manifestação.

Parágrafo único. No caso de ofícios e documentos enviados pelo Tribunal de Contas do Município, órgãos do Ministério Público e Poder Judiciário, Controladoria Geral do Município – CGM e outros órgãos de controle externo, além de serem encaminhados para as unidades responsáveis, devem também ser enviados à unidade SEGES/AJ/RCI, para conhecimento, registro e monitoramento do prazo pelo Responsável pelo Controle Interno – RCI.

DOS PRAZOS

Art. 4º A autuação do processo SEI deve ocorrer até o dia útil subsequente ao do recebimento do ofício.

§ 1º Deverão ser autuados no mesmo dia do recebimento os ofícios:

I – recebidos com caráter de urgência;

II – com prazo de resposta inferior a 05 (cinco) dias

III - provenientes do Tribunal de Contas do Município, órgãos do Ministério Público e do Poder Judiciário, Controladoria Geral do Município – CGM e demais órgãos de controle externo.

§ 2º Nas hipóteses descritas no § 1o deste artigo, o recebimento e autuação do ofício devem ser comunicados no mesmo dia, por e-mail, às unidades competentes.

Art. 5º Autuado o processo, a tramitação para as unidades subordinadas envolvidas deverá ser efetuada até o dia útil subsequente ao da autuação.

Parágrafo único. A tramitação dos processos mencionados no art. 4º, § 1o, deve ser efetivada no mesmo dia da recepção e autuação.

Art. 6º A resposta deverá observar o prazo consignado no ofício recebido.

Parágrafo único. Quando não fixado prazo no ofício, a resposta deverá ser efetuada em até 20 (vinte) dias úteis contados do seu recebimento na Secretaria Municipal de Gestão - SEGES.

Art. 7º Nos processos referentes a ofícios do Tribunal de Contas do Município, órgãos do Ministério Público e do Poder Judiciário, Controladoria Geral do Município – CGM e demais órgãos de controle externo, quando faltarem 5 (cinco) dias para o prazo final de resposta e as áreas técnicas não se manifestarem no processo, caberá ao Responsável Pelo Controle Interno – RCI enviar um e-mail de notificação aos envolvidos, alertando sobre o prazo de resposta.

Parágrafo único. Quando faltarem 2 (dois) dias para o prazo final de resposta e a área técnica não se manifestar no processo, a Chefia do Gabinete será notificada pelo Responsável Pelo Controle Interno – RCI.

Art. 8º Nos casos em que os ofícios devem ser respondidos pelas autoridades do Gabinete da Secretaria ou que demandem prévia apreciação jurídica, os processos deverão ser encaminhados à SEGES/AJ com, no mínimo, 5 (cinco) dias de antecedência do prazo de resposta.

Art. 9º Se o assunto exigir mais tempo para análise técnica e jurídica, antes do prazo final, o processo deverá ser submetido à autoridade competente para a resposta, que solicitará a prorrogação do prazo diretamente ao órgão ou ente que enviou o ofício, com a devida justificativa.

DA RESPOSTA

Art. 10. Instruído o processo com as informações relevantes, caberá a unidade competente, ou a SEGES/AJ, nos ofícios a serem respondidos pelas autoridades do Gabinete desta Secretaria, elaborar a resposta, observado o padrão formal constante do SEI, e submetê-lo à autoridade competente para assinatura.

Art. 11. O ofício assinado deverá ser encaminhado ao órgão ou ente oficiante, seguindo as instruções de protocolo fixadas no ofício inaugural.

Art.12. Encaminhado ou protocolado o ofício, caberá à unidade responsável pela resposta, ou a SEGES/AJ, no caso dos ofícios a serem respondidos pelas autoridades do Gabinete desta Secretaria, anexar o comprovante da remessa ou protocolo no SEI respectivo e encaminhar o processo para as unidades competentes, para adoção das providências em prosseguimento, ou promover o encerramento formal do processo SEI.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art.13. As unidades terão o prazo de 20 (vinte) dias para verificar os ofícios recebidos antes da vigência desta Ordem Interna e adaptá-los às novas diretrizes, com a possibilidade de prorrogação do prazo após avaliação da Chefia de Gabinete.

Art. 14. Eventuais dúvidas e os casos omissos serão dirimidos pela Chefia de Gabinete.

Art. 15. Esta Ordem Interna entrará em vigor na data de publicação.