ORDEM INTERNA 1/03 - SP-SÉ/SMSP

DATA : 29.01.2003

DIRIGIDO : A TODOS OS SERVIDORES DA SUBPREFEITURA DA SÉ

ASSUNTO : PROCEDIMENTO A SER ADOTADO PARA AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS NA SUBPREFEITURA-SÉ

CONSIDERANDO a edição da Lei Municipal n 13.399, de 01/08/2002, que criou as Subprefeituras, conferindo-lhes, dentre outras, competência para promover a realização de licitações e contratações que envolvam área de sua exclusiva competência;

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar, no âmbito interno desta Subprefeitura, os procedimentos a serem adotados para aquisição de materiais e contratação de serviços e obras, a fim de conferir maior agilidade e eficiência para a formalização destes ;

DETERMINO :

I - Todas as Unidades deverão observar os procedimentos discriminados no Anexo I desta Ordem Interna, instruindo o processo administrativo com todos os elementos necessários para subsidiar a abertura da licitação ou autorização para aquisição direta.

II - Enquanto não for estruturada a Divisão de Compras desta Subprefeitura, as pesquisas de mercado para instrução dos processos relativos às contratações para fornecimentos e serviços com Dispensa de Licitação, utilização de Atas de Registro de Preços, bem como destinadas a instruir a abertura dos procedimentos licitatórios a serem processados pelas Comissões da SP-Sé, serão efetuadas pelas Unidades requisitantes que originarem os processos.

III - As Unidades requisitantes deverão, ainda, informar, com relação à última compra: data, preço, fornecedor e quantidade, consumo mensal e estoque do almoxarifado;

IV - A Supervisão de Finanças providenciará a juntada da documentação relativa à regularidade fiscal, referente à proposta de menor preço;

V - Os processos referentes às contratações que dependam de manifestação da Assessoria Jurídica deverão ser encaminhados à atual Unidade de Licitação e Contrato, à qual competirá promover as licitações e adotar as medidas necessárias à formalização de contratos, bem como adotar as providências necessárias à celebração de contratação direta.

VI - No prazo de 30 (trinta) dias, os Supervisores deverão efetuar levantamento de todos os processos referentes a contratações, que estejam pendentes de expedição de Termo de Recebimento Definitivo, providenciando a elaboração dos respectivos termos e convocação dos contratados para assinatura, no prazo de 05 (cinco) dias, dando prosseguimento ao processo, nos termos dos itens 10.5. a 10.8 do Anexo desta Ordem Interna.

VII- Cumpra-se.

ANEXO À ORDEM INTERNA Nº 001/SP-SÉ/2003

SUMÁRIO

I - MODALIDADES DE LICITAÇÃO E FORMAS DE CONTRATAÇÃO

II - COMISSÃO DE LICITAÇÃO

III - COMPETÊNCIAS

IV - COMPOSIÇÃO DO PROCESSO

V - PROCEDIMENTO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO PARA COMPRAS E SERVIÇOS DIVERSOS (AQUISIÇÃO DIRETA)

VI - PROCEDIMENTO DE LICITAÇÃO PARA COMPRAS E SERVIÇOS DIVERSOS

VII - PROCEDIMENTO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO PARA CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA

VIII - PROCEDIMENTO DE LICITAÇÃO PARA CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA

IX - DA FORMALIZAÇÃO DO AJUSTE

X - DA EXECUÇÃO DO CONTRATO

XI - DAS PENALIDADES ADMINISTRATIVAS

I - MODALIDADES DE LICITAÇÃO E FORMAS DE CONTRATAÇÃO

1.1. De acordo com a legislação vigente que trata das Licitações e Contratos, são as seguintes modalidades de Licitação e Formas de Contratação estabelecidas:

a) Convite;

b) Tomada de Preços;

c) Concorrência;

d) Pregão;

e) Concurso;

f) Leilão.

g) Dispensa de Licitação

h) Inexigibilidade de Licitação

1.2. Pela natureza dos serviços desenvolvidos na Subprefeitura-Sé, esta norma define a atuação nas situações relativas a: CONVITE, TOMADA DE PREÇOS, CONCORRÊNCIA, PREGÃO E DISPENSA DE LICITAÇÃO.

1.3. As situações relativas à inexigibilidade de licitação serão analisadas caso a caso e processadas nos termos da legislação vigente.

II - COMISSÃO DE LICITAÇÃO

2.1. As comissões de licitação a serem constituídas para atuarem nos processos de compra e contratação de serviços e obras da Subprefeitura serão compostas em número ímpar por, no mínimo, 3 (três) membros e respectivos suplentes, respeitado o limite estabelecido no Decreto n. 42.627, de 19/11/2002.

2.2. A participação dos servidores na Comissão de Licitação se fará sem prejuízo de suas atribuições.

III - COMPETÊNCIAS

3.1. Compete às Coordenadorias elaborar as especificações técnicas do objeto da licitação, bem como o acompanhamento da execução do contrato, nas respectivas áreas de atuação.

3.2. Compete à Comissão de Licitação processar e julgar as licitações

IV - COMPOSIÇÃO DO PROCESSO

4.1. O processo de licitação, devidamente autuado, deverá ser instruído, conforme o caso, com os elementos seguintes:

a) requisição de material ou justificativas para contratação;

b) especificações técnicas;

c) condições de fornecimento ou método de execução;

d) projeto básico;

e) memorial descritivo;

f) planilha de orçamento ou pesquisa de preço;

g) indicação da disponibilidade orçamentária;

h) estoques existentes;

i) previsão de consumo;

j) informação sobre ata de registro de preços, porventura em vigor.

V - PROCEDIMENTO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO PARA COMPRAS E SERVIÇOS DIVERSOS (AQUISIÇÃO DIRETA)

5.1 Para aquisição de materiais e contratação de serviços diversos, até o limite de R$ 8.000,00, a Unidade Requisitante deverá providenciar e enviar à Divisão de Compras da Coordenadoria de Administração e Finanças as respectivas requisições, conforme modelo anexo, do qual deverá constar :

a) especificação detalhada;

b) necessidade de apresentação de catálogo, ficha técnica, amostra e/ou outros documentos específicos conforme o caso vier a exigir;

c) na contratação de serviços, prazo de vigência e/ou exigência da respectiva garantia;

d) discriminação do local e prazo de entrega ou execução dos serviços;

e) justificativa da aquisição ou contratação de serviços ;

f) indicação do responsável pelo pedido de aquisição ou contratação de serviços;

g) parecer conclusivo quanto à aquisição do Coordenador da área respectiva, caso não vinculado à Coordenadoria de Administração e Finanças;

5.2. A Divisão de Compras deverá, no prazo de 05 (cinco) dias :

a) Informar, com relação à última compra: data, preço, fornecedor e quantidade;

b) Informar o consumo mensal e estoque do almoxarifado;

c) verificar a existência de Ata de Registro de Preços;

d) verificar a estimativa de custos, precedida de pesquisa de mercado, entre pelo menos 3 (três) fornecedores identificados, cujas atividades sejam condizentes com o objeto da compra ou serviço;

e) juntar pelo menos 3(três) propostas, com prazo de validade não inferior a 30 (trinta) dias, devendo ser anexada à de menor preço : Certidão Negativa de Débito para com o Sistema de Seguridade Social, Certidão Negativa de Débitos para com a Fazenda Municipal, referente à atividade pertinente à contratação e prova de regularidade com Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);

f) conferir os documentos emitidos via internet, que contenham recomendação nesse sentido;

g) consultar a seção da Publicação de Cadastro do DGS referente a relação de empresas apenadas e suspensas de licitar e informar a situação das empresas pesquisadas;

h) encaminhar o processo à Coordenador de Administração e Finanças.

5.3. Após análise técnica e financeira será providenciada a reserva de recursos do processo, com posterior encaminhando dos autos à Assessoria Jurídica para análise quanto ao aspecto jurídico.

5.4. O Coordenador de Administração e Finanças emitirá parecer conclusivo quanto à aquisição e contratação de serviços afetos à Coordenadoria.

5.5. À Assessoria Jurídica compete:

a) examinar a documentação e a viabilidade de aquisição ou contratação de serviços;

b) elaborar parecer indicando a fundamentação legal da aquisição e contratação de serviços, a fim de subsidiar decisão da autoridade competente;

c) elaborar minuta de despacho a ser submetida ao Sr. Subprefeito;

VI - PROCEDIMENTO DE LICITAÇÃO PARA COMPRAS E SERVIÇOS DIVERSOS

6.1 Para aquisição de materiais e contratação de serviços diversos, com valor superior a R$ 8.000,00, a Unidade Requisitante deverá providenciar e enviar à Divisão de Compras da Coordenadoria de Administração e Finanças as respectivas requisições, conforme modelo anexo, do qual deverá constar :

a) especificação detalhada;

b) necessidade de apresentação de catálogo, ficha técnica, amostra e/ou outros documentos específicos conforme o caso vier a exigir;

c) na contratação de serviços, prazo de vigência e/ou exigência da respectiva garantia;

d) discriminação do local e prazo de entrega ou execução dos serviços;

e) justificativa da aquisição ou contratação de serviços ;

f) indicação do responsável pelo pedido de aquisição ou contratação de serviços;

g) parecer conclusivo quanto à aquisição do Coordenador da área respectiva, caso não vinculado à Coordenadoria de Administração e Finanças;

6.2. A Divisão de Compras deverá, no prazo de 05 (cinco) dias :

a) Informar, com relação à última compra: data, preço, fornecedor e quantidade;

b) Informar o consumo mensal e estoque do almoxarifado;

c) verificar a existência de Ata de Registro de Preços;

d) verificar a estimativa de custos, precedida de pesquisa de mercado, entre pelo menos 3 (três) fornecedores identificados, cujas atividades sejam condizentes com o objeto da compra ou serviço;

e) encaminhar o processo à Coordenadoria de Administração e Finanças.

6.3. Após análise técnica e financeira será providenciada a reserva de recursos do processo e a remessa dos autos à Divisão de Licitações e Contratos para elaboração de minuta do Edital, com posterior encaminhando dos autos à Assessoria Jurídica para análise quanto ao aspecto jurídico.

6.4. O Coordenador de Administração e Finanças emitirá parecer conclusivo quanto à aquisição e contratação de serviços afetos à Coordenadoria.

6.5. À Assessoria Jurídica compete:

a) análise das Minutas de Edital e Contrato, quando for o caso;

b) elaborar parecer indicando a fundamentação legal e modalidade de licitação a ser processada, a fim de subsidiar decisão da autoridade competente;

c) elaborar minuta de despacho a ser submetida ao Sr. Subprefeito;

6.6. Após despacho do Sr. Subprefeito, autorizando a abertura do procedimento licitatório, o processo será encaminhado à Comissão de Licitação competente para prosseguimento, nos termos da legislação em vigor.

VII - PROCEDIMENTO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO PARA CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA

7.1. Para contratação de obras e serviços de engenharia até o limite de R$ 15.000,00, deverá a Unidade Requisitante :

a) instruir o processo com a especificação detalhada dos serviços a serem executados;

b) elaborar planilha de orçamento ou pesquisa de preços;

c) especificar do prazo de vigência e/ou exigência da respectiva garantia;

d) discriminar do local e prazo de execução da obra e/ou serviço;

e) elaborar justificativa da contratação ;

f) indicar do responsável pelo pedido de aquisição ou contratação de serviços;

g) juntar pelo menos 3(três) propostas, com prazo de validade não inferior a 30 (trinta) dias,

h) encaminhar o processo à Coordenadoria de Manutenção da Infra-estrutura Urbana ou à Coordenadoria de Projetos e Obras Novas para análise, conforme o caso.

7.2. Ao Coordenador de Manutenção da Infra-estrutura Urbana e ao Coordenador de Projetos e Obras Novas compete, nas respectivas áreas de atuação:

a) emitir parecer conclusivo quanto à contratação pretendida;

b) encaminhar os autos à Coordenadoria de Administração e Finanças;

7.3. A Coordenadoria de Administração e Finanças providenciará:

a) análise técnica e financeira;

b) juntada de Certidão Negativa de Débito para com o Sistema de Seguridade Social, Certidão Negativa de Débitos para com a Fazenda Municipal, referente à atividade pertinente à contratação e prova de regularidade com Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), referente à proposta de menor preço;

c) conferência dos documentos emitidos via internet, que contenham recomendação nesse sentido;

d) reserva de recursos do processo;

e) encaminhamento dos autos à Assessoria Jurídica para análise, quanto ao aspecto jurídico da contratação.

7.5. À Assessoria Jurídica compete:

a) examinar a documentação e a viabilidade da contratação da obra ou serviço;

b) elaborar parecer indicando a fundamentação legal da contratação de serviços e obras, a fim de subsidiar decisão da autoridade competente;

c) elaborar minuta de despacho a ser submetida ao Sr. Subprefeito;

VIII - PROCEDIMENTO DE LICITAÇÃO PARA CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA

8.1. Para contratação de obras e serviços de engenharia com valor superior a R$ 15.000,00, deverá a Unidade Requisitante :

a) instruir o processo com a especificação detalhada dos serviços a serem executados;

b) elaborar planilha de orçamento ou pesquisa de preços;

c) especificar do prazo de vigência e/ou exigência da respectiva garantia;

d) discriminar do local e prazo de execução da obra e/ou serviço;

e) elaborar justificativa da contratação ;

f) indicar do responsável pelo pedido de aquisição ou contratação de serviços;

g) encaminhar o processo à Coordenadoria de Manutenção da Infra-estrutura Urbana ou à Coordenadoria de Projetos e Obras Novas para análise, conforme o caso.

8.2. Ao Coordenador de Manutenção da Infra-estrutura Urbana e ao Coordenador de Projetos e Obras Novas compete, nas respectivas áreas de atuação:

a) emitir parecer conclusivo quanto à contratação pretendida;

b) encaminhar os autos à Coordenadoria de Administração e Finanças;

8.3. Após análise técnica e financeira será providenciada a reserva de recursos do processo e a remessa dos autos à Divisão de Licitações e Contratos para elaboração de minuta do Edital, com posterior encaminhando dos autos à Assessoria Jurídica para análise quanto ao aspecto jurídico

8.5. À Assessoria Jurídica compete:

a) análise das Minutas de Edital e Contrato, quando for o caso;

b) elaborar parecer indicando a fundamentação legal e a modalidade de licitação cabível, a fim de subsidiar decisão da autoridade competente;

c) elaborar minuta de despacho a ser submetida ao Sr. Subprefeito;

8.6. Após despacho do Sr. Subprefeito, autorizando a abertura do procedimento licitatório, o processo será encaminhado à Comissão de Licitação competente para prosseguimento, nos termos da legislação em vigor.

IX - DA FORMALIZAÇÃO DO AJUSTE

9.1. Após a homologação da licitação, será formalizado o compromisso entre a Suprefeitura e o fornecedor através de contrato.

9.2. O termo de contrato poderá ser substituído por outros instrumentos hábeis, como nota de emprenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviços, nos termos do art. 62 da Lei Federal nº 8.666/93.

9.3. Os termos de contratos e seus aditamentos deverão ser publicados na íntegra ou em extrato no Diário oficial do Município, no prazo de 20 (vinte) dias contados de sua assinatura (art. 26 da Lei Municipal 13.278/02)

9.4. A Coordenadoria de Administração e Finanças e a Assessoria Jurídica deverão manter cópias de todos os contratos e respectivos aditamentos para controle..

9.5. A remessa das informações de que trata a Resolução 5/2002, expedida pelo TCM, será efetuada e controlada pela Coordenadoria de Administração e Finanças.

X - DA EXECUÇÃO DO CONTRATO

10.1. Após a assinatura do contrato, o processo será encaminhado à Unidade responsável pelo recebimento dos materiais ou acompanhamento dos serviços ou obras.

10.2. No caso de estar prevista como data inicial para execução dos serviços ou obras aquela constante de Ordem de Início, deverá a Unidade responsável, após expedida a respectiva Ordem, encaminhar cópias à Coordenadoria de Administração e Finanças e à Assessoria Jurídica, no prazo de 05 (cinco) dias, para acompanhamento e controle do Contrato.

10.3. As unidades responsáveis pelo acompanhamento de serviços ou obras deverão manter rigoroso controle dos prazos referentes aos contratos, sendo que eventuais alterações ou prorrogações de prazo deverão ser previamente justificadas, encaminhando-se os autos à autoridade competente para autorização, com a devida antecedência.

10.4. O objeto do contrato, no caso de obras e serviços, será recebido provisoriamente pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes dentro de 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado, se outro não tiver sido o prazo estipulado no referido ajuste.

10.5. O objeto do contrato, no caso de obras e serviços, será recebido definitivamente por servidor ou comissão designada para esta finalidade, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação ou vistoria, não superior a 90 (noventa) dias, comprovada a adequação do objeto aos termos contratuais.

10.6. A unidade responsável pela fiscalização do contrato deverá elaborar o termo de recebimento definitivo dentro do prazo legal, convocando o contratado para assina-lo, por meio de comunicação por escrito.

10.7. O termo de recebimento será juntado ao processo pertinente à contratação, que será encaminhado à Coordenadoria de Administração e Finanças para as providências cabíveis.

10.8. Findas as providências administrativas, será o processo encaminhado à Assessoria Jurídica para elaboração do termo de encerramento contratual e posterior arquivamento.

XI - DAS PENALIDADES ADMINISTRATIVAS

11.1. As penalidades administrativas são aquelas previstas na legislação federal, bem como no Edital de Licitação e respectivo contrato, impondo-se para sua aplicação a observância dos seguintes procedimentos :

a) proposta de aplicação da pena, feita pelo responsável pelo acompanhamento da execução do contrato, mediante caracterização da infração imputada ao contratado;

b) remessa dos autos à Divisão de Licitações e Contratos para intimação do contratado para apresentação de defesa através de publicação no Diário Oficial do Município;

c) manifestação dos órgãos técnicos e da área jurídica sobre as razões de defesa eventualmente apresentadas

d) decisão da autoridade competente;

e) intimação do contratado;

f) observância do prazo legal para interposição de recurso;

g) aplicada a pena e transcorrido o prazo recursal sem interposição de recurso ou denegado provimento ao recurso interposto, serão os autos remetidos à Coordenadoria de Administração e Finanças para providências quanto à execução da penalidade aplicada.