INSTRUÇÃO NORMATIVA 1/08 - SUTEM/SF de 20 de fevereiro de 2008.

SUBSECRETARIA DO TESOURO MUNICIPAL 

NORMATIZAÇÃO DO CADASTRO DAS CONTRATAÇÕES NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL E SUAS AUTARQUIAS E FUNDAÇÕES

O SUBSECRETÁRIO DO TESOURO MUNICIPAL, no uso de suas atribuições legais e:

CONSIDERANDO, a necessidade da Administração Pública Municipal de acompanhar, por meio eletrônico, todas as informações dos contratos firmados com terceiros,

CONSIDERANDO, a necessidade de disciplinar os procedimentos para cadastramento desses contratos, conforme Comunicado nº.1/SGM/SF publicado no DOC de 02/02/2008.

CONSIDERANDO, que o art. 2º § único, da Lei 8.666/93, classifica como contrato, todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontade para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada;

CONSIDERANDO, que as informações desses acordos devem conter dados disponibilizados pelo Sistema de Execução Orçamentária da PMSP, relativos ao controle da execução orçamentária,

RESOLVE:

1. Divulgar os procedimentos a serem observados na utilização do Módulo de Contratações do Sistema de Execução Orçamentária, desenvolvido com a finalidade de possibilitar a gestão das contratações entre terceiros e a Administração Pública da Cidade de São Paulo.

2. A obrigatoriedade de utilização da ferramenta foi parametrizada com base no subelemento e item da despesa.

3. A ferramenta Contratação disponibiliza a Tela Cadastro da Contratação que é desmembrada nas seguintes Guias:

a. Despesa;

b. Reservas Associadas;

c. Empenhos;

d. Fornecedores;

e. Reajuste;

f. Aditamento;

g. Situação;

h. Suspensão;

i. Encerramento;

j. Anulação;

k. Telas de Visualização:

* Valores Atualizados;

* Saldo Geral;

* Saldo Principal;

* Saldo do Reajuste;

* Resumo dos Aditamentos;

* Histórico da Despesa.

DO CADASTRO E ATIVAÇÃO DA CONTRATAÇÃO

4. O cadastro é obrigatório para todas as Unidades usuárias do Sistema de Execução Orçamentária da PMSP.

5. O cadastro compreenderá todas as contratações firmadas pela Administração Municipal, independentemente do valor, devendo ser feito pelos atuais usuários do NovoSEO ou por outros a serem cadastrados para esse fim, conforme a necessidade de cada Unidade ou Órgão.

6. Para as contratações iniciadas após a implantação do Módulo de Contratações, as Unidades Orçamentárias deverão atentar ao que segue:

a. A associação das notas de reserva e empenho será automática, exceto para a primeira reserva, que será informada no cadastro.

b. Nenhuma despesa, cujo cadastro seja obrigatório, poderá ser processada sem o respectivo cadastro, e liquidada sem o preenchimento dos campos das datas de assinatura e publicação do Despacho, bem como do respectivo Termo, se houver.

c. O valor a ser processado está vinculado ao saldo a empenhar da contratação.

7. Qualquer alteração no cadastro da despesa poderá ser efetuada no modo Rascunho, ou seja, antes de sua Ativação, sendo guardadas no histórico todas e quaisquer alterações efetuadas pelo operador do Sistema.

8. O cadastro da Contratação será Ativado após o preenchimento, pelo operador, das datas de assinatura e publicação no DOC do Despacho de Autorização, bem como, assinatura e publicação no DOC do Termo, quando houver.

9. Se após a ativação da Contratação for verificado erro de digitação no seu cadastro, será possível alterar utilizando o recurso Senha Máster mediante autorização do Titular da Unidade Orçamentária ou a quem este delegar não sendo possível utilizar esse recurso para os campos a seguir:

a. Data de início da vigência;

b. Prazo;

c. Modalidade;

d. Tipo de contratação e

e. Valor inicial.

10. Ficam temporariamente excluídas da obrigatoriedade do cadastro:

a. As despesas referentes a adiantamentos;

b. Vencimentos e vantagens fixas de pessoal civil;

c. Contratações encerradas, inclusive as do exercício em que a Unidade for habilitada.

11. Consideram-se contratações encerradas, para efeitos desta Instrução Normativa, aquelas que não possuem nenhuma pendência de pagamento, bem como demais procedimentos obrigatórios para ambas as partes e que caracterizem seu encerramento.

DO GERENCIAMENTO

12. Para efeito desta Instrução Normativa, entende-se por gerenciamento Contratual o acompanhamento administrativo/contábil da Contratação desde sua concepção até o seu encerramento de acordo com as seguintes etapas:

a. Procedimento Licitatório;

b. Formalização do Ajuste;

c. Realização da Execução Orçamentária / Financeira;

d. Cumprimento da execução do Serviço/entrega de mercadoria.

13. A execução do contrato deverá ser acompanhada por um representante, pessoa física, da Administração, especialmente designado para esse fim, conforme disposto no art. 67 da Lei 8.666/93, cujos dados serão cadastrados no sistema.

14. A Unidade deverá exigir que o contratado mantenha preposto, aceito pela Administração, no local da obra ou serviço, para representá-lo na execução do contrato, conforme disposto no art. 68 da Lei 8.666/93, cadastrando estes dados no sistema.

DA HABILITAÇÃO

15. A habilitação das Unidades será gerenciada pela Auditoria Geral da Secretaria de Finanças.

16. Após a habilitação e a publicação das tabelas de subelementos/itens que compões cada fase, a Unidade terá o prazo de 30 (trinta) dias para inserção de suas contratações no Módulo de Contratações.

17. Uma vez habilitada a Unidade, nenhuma contratação será encerrada se houver saldo a empenhar ou sem o atendimento integral de todas as formalidades legais.

DAS DISPOSIÇOES FINAIS

18. A inserção dos dados relativos às contratações em andamento, iniciadas antes da implementação do Módulo de Contratações, será facilitada a partir do preenchimento do Formulário Levantamento de Dados - Anexo I, desta Instrução Normativa.

19. Concluída a implementação de todas as contratações Unidades poderão:

a. Solicitar ao DECON a dispensa do envio do Relatório mensal de Posição dos Contratos, uma vez que este estará disponível àquele Departamento via sistema de Execução Orçamentária.

b. Encaminhar, mensalmente, ao TCM o Relatório SERI extraído via sistema, nas formas: impressa e disquete.

c. Emitir o pré-relatório, para publicação da relação mensal das despesas, nos termos do artigo 116 da LOM.

20. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação