INSTRUÇÃO NORMATIVA 4/09 - CÂMARA

SECRETARIA DA CÂMARA

SECRETARIA GERAL ADMINISTRATIVA

Atualiza a rotina interna e de atendimento externo da Equipe de Gestão de Materiais de Consumo – SGA-21.

CONSIDERANDO as atribuições fixadas pelo Ato nº 981, de 31 de maio de 2007, para as Equipes de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21, Gestão de Patrimônio – SGA-27 e Planejamento – SGA-4;

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoamento da rotina de distribuição dos materiais de consumo, não pertencentes ao estoque regular, gerenciados pela Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21;

A Secretária Geral Administrativa, no uso da competência conferida pelo inciso I do art. 17 da Lei nº 13.638, de 04 de setembro de 2003, e pela letra “h”, do inciso I, do § 2º do art. 8º do Ato nº 981, de 31 de maio de 2007, DETERMINA:

Art. 1° As rotinas administrativas inerentes à Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21 compreendem:

I - programar a aquisição e distribuição do material de consumo pertencente ao estoque regular, bem como a sua contabilização;

II - atendimento e processamento subdivididos em: interno (requisições) e externo (fornecedores);

III - Demonstrativo, subdividido em Relatório Analítico dos itens existentes e Inventário anual.

DO ATENDIMENTO E PROCESSAMENTO

Art. 2° A Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21 efetuará o gerenciamento de materiais caracterizados como bens de consumo, os quais serão requisitados diretamente, observadas as respectivas limitações.

Art. 3° Os Chefes de Gabinete da Presidência e da 1ª Secretaria, Secretários Gerais, Secretários Adjuntos, Secretários, Coordenadores de Centro, Consultor Geral de Economia e Orçamento, Procurador Legislativo Chefe, Supervisores de Equipe e de Unidade Administrativa, Diretor Executivo da TV Câmara São Paulo, Assessor Policial Militar, Inspetor da Guarda Civil Metropolitana, e demais responsáveis pelos setores administrativos deverão informar, mediante memorando encaminhado à Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21, o nome do servidor, seu substituto ou sua exclusão, autorizado a acessar o sistema disponibilizado na intranet, que conterá:

I - data;

II - número da requisição (emitido pelo sistema);

III - unidade requisitante (centro de custo);

IV - descrição do material, conforme denominação e código de estoque fornecido pela Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21;

V - tipo de unidade do material (volume, caixa, litro, etc.);

VI - quantidade;

VII - assinatura ou rubrica do servidor que separar o material e respectivo registro funcional;

VIII - assinatura ou rubrica do servidor que entregar o material e respectivo registro funcional;

IX - nome, registro funcional, data e assinatura ou rubrica do servidor da unidade requisitante previamente autorizado a conferir e retirar o material.

§ 1° Os responsáveis indicados no caput deverão informar, mediante memorando encaminhado à Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21, o nome do servidor autorizado a efetuar a retirada do material, que deverá apresentar-se munido de identificação e do protocolo de retirada.

§ 2° É proibida a indicação de Estagiários para a emissão de requisição ou para a retirada de material.

Art. 4° Durante os seis primeiros dias úteis de cada mês, a Equipe de Gestão de Materiais de Consumo – SGA-21 deverá realizar exclusivamente as rotinas de fechamento do movimento do mês anterior (contagens, verificações, elaboração de demonstrativo e demais relatórios que se fizerem necessários).

Art. 5° As requisições serão enviadas eletronicamente através do sistema na intranet, o qual emitirá protocolo para posterior retirada do material solicitado no balcão da sala da Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21, até o 4° (quarto) dia útil subsequente ao protocolo, das 14h às 18h.

§ 1º O sistema permitirá visualizar quando o material estará disponível para retirada.

§ 2° O material requisitado e não retirado até a data estabelecida no caput, terá sua requisição automaticamente cancelada.

§ 3º O prazo para retirada do material relativo às requisições emitidas durante o período de que trata o art. 4º, terá início no 7º (sétimo) dia útil de cada mês.

§ 4° As requisições emitidas nos últimos quatro dias úteis do mês deverão ser retiradas até o último dia útil do respectivo mês, sob pena de cancelamento.

§ 5° O fornecimento será efetuado de acordo com os respectivos limites por material e disponibilidade em estoque, podendo ser reduzido para atender equitativamente aos diversos requisitantes.

Art. 6° O material solicitado será entregue e conferido por dois servidores da Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21, sendo um entregador e um conferente, que verificarão a especificação e quantidade do material retirado, assim como a validade da requisição, apondo, cada qual, no campo específico da requisição, assinatura ou rubrica e número do registro funcional.

Parágrafo único. No ato da retirada, o servidor indicado pela unidade requisitante para esse fim, deverá receber e conferir o material, observando o disposto no inciso IX e §§ 1º e 2º, do art. 3º.

Art. 7° A Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21 só poderá aceitar devolução de materiais fornecidos que não foram utilizados, se estiverem em embalagem original, dentro do prazo de validade e em perfeitas condições de uso, através de memorando especificando a sua descrição, quantidade e motivo de devolução.

Art. 8º O recebimento de materiais de fornecedores deverá observar as seguintes diretrizes:

I - os materiais adquiridos serão recebidos mediante conferência de sua descrição, quantidade e qualidade, conforme nota de empenho emitida pela Equipe de Contabilidade e Orçamento - SGA-23 e respectivas faturas ou notas fiscais;

II - as faturas ou notas fiscais receberão visto e nelas será exarada declaração de recebimento;

III - deverá ser feito acompanhamento do atendimento dos pedidos ou da execução dos contratos pelos fornecedores e comunicados eventuais atrasos ou qualquer outra irregularidade.

§ 1º Após o recebimento, o material será estocado observando posição estratégica de acesso a materiais de frequente movimentação e será controlado mediante verificação de estoque mínimo, compatível com a demanda até nova aquisição.

§ 2º O recebimento de materiais constantes do estoque regular do almoxarifado, de uso exclusivo de uma Unidade Administrativa específica, deverá ser acompanhado pelo servidor da respectiva unidade interessada, e que esteja apto a proceder a verificação correta dos mesmos, autorizando o recebimento.

DOS DEMONSTRATIVOS

Art. 9º O Relatório analítico, devidamente assinado por um servidor e pelo Supervisor da Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21, deverá retratar o movimento de entrada e saída do mês e será feito concomitantemente aos lançamentos efetuados, apresentando as seguintes informações:

I - na entrada: data, descrição, número do processo administrativo que tratou de sua aquisição, quantidade e valor;

II - na saída: data, descrição, quantidade e valor.

Art. 10. O Inventário Anual, devidamente assinado pelo Supervisor da Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21, retratará a movimentação de entrada e saída de materiais durante o ano, e será elaborado a partir dos lançamentos efetuados, e conterá as seguintes informações: descrição do material, saldo anterior (designando a unidade, quantidade e valor) e saldo atual (designando quantidade e valor).

Parágrafo único. O Inventário Anual, após o quadro, conterá, ainda, um resumo atualizado até 31 de dezembro, por item de material, respectivo valor e tomada de contas, conforme modelo estabelecido pela Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21.

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 11. A aquisição e distribuição de livros para controle de frequência de servidores permanecerão a cargo da Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21 e observará procedimento próprio, conforme Instrução Normativa Conjunta SGA/SGP N° 02/2007.

Art. 12. As solicitações de cartuchos para impressoras deverão ser feitas em requisição separada dos demais itens de materiais de consumo e somente serão atendidas mediante a entrega do cartucho vazio.

Parágrafo único. As solicitações de cartuchos enviadas em requisições em que constem outros materiais terão os demais itens cancelados.

Art. 13. A aquisição e distribuição de materiais de consumo que não integrem o estoque regular gerenciado pela Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21, observará as seguintes disposições:

I - deverá ser preenchida Requisição de Compra de Materiais e Serviços, conforme Norma Administrativa nº 01;

II - após o atendimento das providências referidas no Inciso I, a Equipe de Planejamento - SGA-4, verificará a existência de pedidos semelhantes, constantes dos documentos de planejamento e de requisições dos demais setores e reunirá os pedidos de materiais de consumo da mesma natureza, exceto materiais de escritório, e, restando caracterizada hipótese de aquisição com dispensa de licitação, a Equipe de Planejamento - SGA-4 poderá designar um dos requisitantes, especialmente se algum apresentar afinidade técnica com a natureza do material, para confeccionar a Requisição de Compra de Materiais e Serviços, na qual se procederá à unificação das requisições, e figurar como responsável por seu recebimento, conferência (observadas as especificações e condições constantes do mapa de preços), aceite e distribuição;

III - as requisições de materiais de escritório que não possam ser reunidas por semelhança, serão reunidas em uma única Requisição de Compra de Materiais e Serviços pela Equipe de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21, que ficará responsável por seu recebimento, conferência, aceite e distribuição entre os requisitantes;

IV - as requisições de equipamentos e materiais permanentes gerais serão reunidas em uma única Requisição de Compra de Materiais e Serviços pela Equipe de Gestão de Patrimônio - SGA-27, que ficará responsável por seu recebimento, conferência, aceite e distribuição entre os requisitantes.

Art. 14. A solicitação de tesouras, perfuradores e grampeadores, que não estejam classificados no inciso IV, do art. 13, deverá ser justificada no campo “observação” da requisição, e observará as seguintes disposições:

I - será distribuída, anualmente, por Unidade Administrativa, a quantidade de 03 (três) unidades de cada material;

II - a distribuição será feita mediante troca do material fornecido anteriormente ou que já integre o patrimônio da Câmara Municipal, cujo defeito ou obsolescência será constatado, no ato da troca, pela Supervisão de Gestão de Materiais de Consumo – SGA-21;

III – na hipótese da Unidade necessitar de suplementação das quantidades indicadas no inciso I, deverá encaminhar justificativa, através do campo “observação” da requisição, a qual será avaliada pelo Secretário de Contabilidade, Materiais e Gestão de Patrimônio – SGA-2.

IV - as requisições enviadas sem justificativa serão canceladas.

DO PREENCHIMENTO DAS REQUISIÇÕES

Art. 15. O preenchimento das requisições de materiais ao almoxarifado deverá seguir os procedimentos constantes do Guia de Requisições ao Almoxarifado, constante do Anexo Único desta Instrução Normativa.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16. O Secretário de Contabilidade, Materiais e Gestão de Patrimônio - SGA-2, sempre que necessário, estabelecerá instruções complementares e encaminhará sugestão de aperfeiçoamento das presentes disposições, com o auxílio dos Supervisores das Equipes de Gestão de Materiais de Consumo - SGA-21 e Gestão de Patrimônio – SGA-27.

Art. 17. Os casos omissos serão submetidos à Secretaria Geral Administrativa - SGA.

Art. 18. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 19. Fica revogada a Instrução Normativa SGA Nº 01/2007, de 31/07/2007.