Aprova o Regulamento Interno de nomas para a solicitação e o fornecimento de orçamento para a realização de eventos.
ATO DPR / 021 / 03
CELSO OLIVEIRA MARCONDES DE FARIA , Diretor Presidente da ANHEMBI, no uso das competências que lhe são conferidas pelo Estatuto Social, em especial, nos termos do art. 29, I, alínea "g" e
CONSIDERANDO a necessidade da Anhembi aprimorar seus procedimentos internos;
CONSIDERANDO as disposições do ato DPR nº 17/03;
CONSIDERANDO as disposições do ato DPR nº 18/03;
CONSIDERANDO as disposições do ato DPR nº 20/03.
RESOLVE estabelecer o presente
REGULAMENTO INTERNO DE NORMAS PARA SOLICITAÇÃO DE ORÇAMENTO
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º - O objeto deste ato normativo é estabelecer os procedimentos que deverão ser adotados por todas as áreas desta empresa, no que diz respeito a solicitação e o fornecimento de custo para a realização de eventos, com produção desta empresa.
CAPÍTULO II
DOS PROCEDIMENTOS
Art. 2º - A solicitação de orçamento deverá conter:
a) O encaminhamento à Gerência de Vendas, por meio de formulário próprio (anexo I), devidamente preenchido com todos os dados e o maior número possível de detalhes que contribuam na elaboração do orçamento de áreas e serviços fornecidos pela empresa.
b) As solicitações serão protocoladas junto à secretária da Gerência de Vendas. O protocolo registrará um número para a solicitação, a data de entrega, o nome do cliente e a data de retorno para a coordenadoria solicitante.
c) De acordo com a natureza da solicitação, deverão ser respeitados pela partes envolvidas os seguintes prazos:
1. Solicitação de orçamentos de áreas e serviços que a empresa já mantenha contrato de entrega parcelada - 24 horas;
2. Solicitação de orçamentos de áreas e serviços que não tenham contrato de entrega parcelada - 48 horas.
3. Os casos excepcional deverão terão seu prazo de devolução estabelecidos de comum acordo entre o solicitante da área de eventos e o responsável na área de vendas , de acordo com quantidade de itens e complexidade da solicitação.
Art. 3º - A elaboração do orçamento respeitará as seguintes norma:
a) Quando se tratar de evento interno, ou seja aqueles que se utilizam de áreas dentro do Complexo Anhembi, antes da elaboração do orçamento deverá haver a confirmação da data na agenda do Complexo.
b) A Gerência de Vendas disponibilizará um orçamentista para atender a cada Gerência de Eventos.
c) Os orçamentos serão elaborados em concordância com a tabela de preços para locação de áreas do Complexo Anhembi, a tabela de serviços contratados com entrega parcelada e a pesquisa de preços da Gerência de Compras para serviços não contratados.
d) Para a estimativa de custos e prazos de aquisição e compra, será solicitado a Gerência de Compras, por meio de formulário específico (anexo II).
e) Os orçamentos deverão ser elaborados em formulário próprio (anexo III).
f) Os orçamentos deverão ser devolvidos à Gerência de Eventos responsável no prazo estipulado, assinados de acordo com o que segue:
1) Coordenador de Programação e Orçamento e do Orçamentista, quando o valor total não exceder R$ 100.000,00 ( cem mil reais);
2) Gerente de Vendas e Coordenador de Programação e Orçamento quando o valor total for entre R$ 100.000,00 (cem mil reais) e R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais);
3) Diretor de Vendas e Gerente de Vendas quando o valor for superior a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais).
4) Caso não haja concordância do cliente no que diz respeito ao valor do orçamento, e haja negociação com a redução de itens da proposta original, o orçamento deve voltar para a Gerência de Vendas para revisão dos valores.
Art. 4º - Os orçamentos de serviços contratados ou não contratados respeitarão as seguintes normas:
a) Todas as solicitações de serviços devem ser encaminhadas para a Gerência de Compras, a fim de que seja verificada a possibilidade de atendimento, por meio de contrato e em caso afirmativo, seja realizada a reserva de saldo correspondente às necessidades do evento.
b) Caso não haja possibilidade de atendimento por meio de contratos já fixados, deve proceder a Gerência de Compras de forma a levantar o custo médio de tal serviço no mercado e a análise, dado o tamanho da aquisição, do tempo necessário a realização de todos os procedimentos legais.
c) A Gerência de Compras deve informar no mesmo formulário encaminhado por Vendas, os dados que demonstram os valores reais para a prestação do serviço e se há viabilidade de atendimento dentro do prazo que existe até a realização do eventos.
Art. 5º - Confirmada a realização do evento, com a aprovação do cliente, a Gerência de Eventos responsável pelo evento deve comunicar a Gerência de Vendas, encaminhando o processo aberto no GRH-Protocolo que deve estar instruído com o formulário de orçamento, devidamente assinado pelo cliente ou com cópia da ordem de serviço anexada, bem como toda a documentação necessária constante do ato DPR nº017/03, de forma a que a Gerência de Vendas possa providenciar a elaboração de contratos.
Este ato entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Registre-se, publique-se e cumpra-se.
São Paulo, 5 de setembro de 2003.
CELSO OLIVEIRA MARCONDES DE FARIA
Diretor Presidente
OBS.: VIDE DOM 09/09/2003:
Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial da Cidade de São Paulo
